Контрольная работа 

     Тема: Виды рабочих мереприятий.Пресс-конференция

     Содержание

     Виды рабочих мероприятий: 

     1. презентация, 

     2. пресс-конференция,

     3. выставка,

     4. прием, 

     5. клубный вечер. 

     Презентация – показ нового товара, предъявление широкой публике новой коллекции мод или кинофильма; то же самое для новой компьютерной программы перед началом её продаж; рекламная, популяризирующая акция.

     Проведение  презентации (рассматриваемой, как  акция), может сопровождаться показом презентации (в смысле документа) для увеличения наглядности и демонстрации объектов и событий, которые не могут быть непосредственно предъявлены аудитории.

     Значимость  презентации (как документа) может не быть связана с обязательным её участием в презентации, как акции.

     Далее под словом презентация будет подразумеваться документ программы PowerPoint, а его "участие" в презентации, как акции, будут обозначаться словами демонстрация презентации или показ презентации. Устное выступление человека с одновременным показом презентации будет именоваться докладом.  

     Презентации могут создаваться не только для  показа на большом экране для коллектива слушателей в аудитории, но также  могут быть использованы как вспомогательный  учебный материал, предназначенный  для индивидуальной работы. Созданные презентации легко тиражируются, могут быть показаны практически на любом компьютере и представляют собой прекрасное средство аудиовизуальной поддержки любого доклада – выступления на научной конференции, отчета перед начальством или урока в классе.

 Задачи  презентации

     Для определения основной задачи презентации  необходимо выяснить следующее:

• кто является целевой аудиторией, на которую рассчитана Ваша презентация
• какова конечная цель презентации, т.е. что предполагается определить, объяснить, предложить или продемонстрировать с помощью нее;
• что собой представляет объект презентации;
• к каким его особенностям необходимо привлечь внимание целевой аудитории,
• каков способ демонстрации презентации – на большом экране в аудитории, на компьютерах слушателей в группе.

     выставка – это интегрированное коммуникативное средство, объединяющее в себе маркетинг, рекламу, PR  и другие инструменты.

     Выставка - это уникальный маркетинговый механизм, объединяющий все инструменты продвижения и сбыта продукции. Тем не менее, выставочная культура в нашей стране - явление еще достаточно молодое, поэтому в процессе организации выставок и подготовке к участию в них возникает немало трудностей у экспонентов и даже у самих организаторов.

     Зачем всё-таки нужны выставки?

     Разумно проведенная выставка - это целенаправленная и очень эффективная рекламная кампания, ни у кого не вызывающая агрессивной реакции, потому что хорошая выставка - всегда праздник.

     Основной  задачей выставочного движения является создание положительного имиджа экспонируемых организаций наряду с повышением престижности самой вывыставки, так как эти понятия взаимосвязаны: чем престижней выставка, тем выше отдача для участников; чем привлекательней экспозиции фирм, тем интересней выставка для посетителей.

     Выставка - это также и эффективный инструмент сбыта. На выставке возможно не только представить свой товар во всей его красе, но также и провести исследование востребованности продукта, его эстетических и потребительских показателей.

     Один  из самых безусловных моментов хорошо организованной выставки - предоставляемая экспонентам возможность работы не только и не столько с конечными покупателями, но с торговыми и оптово-заку-почными организациями.

     Хочется отметить еще одну, на мой взгляд, ведущую функцию выставок. Процесс организации выставки объединяет организаторов и экспонентов с государственными структурами и общественными объединениями, оказывая колоссальное воздействие на формирование промышленной политики, и, таким образом, способствует интенсивному развитию как отдельно взятого предприятия, так и всей экономики в целом.

     приемы  очень важны как для развития деловых отношений, так и для  установления дружеских связей между  руководителями и подчиненными. 
   Основной целью таких приемов является налаживание контактов, а также обмен мнениями и информацией в неофициальной обстановке. При этом еда и напитки, как правило, второстепенны. От правильной организации приема зависит очень многое. 
   Хорошая дипломатия поможет извлечь много полезного для себя из этих встреч. 
   Официальные приемы имеют свои традиции. Со временем установились определенные виды как деловых, так и светских приемов, выработались особые правила этикета, которых участники подобных мероприятий должны придерживаться. 
   В книге подробно описан этикет, соответствующий каждому виду официального приема, правила его организации, начиная с рассылки приглашений и заканчивая ответным визитом. 
   Для тех, кто решил выйти в свет и устроить встречу на высшем уровне, будет очень полезно ознакомиться с правилами поведения на официальных приемах. Здесь очень важно соблюдение установленных правил этикета. Даже незначительная ошибка может нарушить гармонию во взаимоотношениях, что приведет к потерям в бизнесе. И наоборот, хорошо проведенный вечер может стать залогом будущего успеха в делах. 
   В книге содержится много полезной информации и дельных советов, которые обязательно пригодятся. 
 

     Пресс-конференция — мероприятие для СМИ, проводимое в случаях, когда есть общественно значимая новость, и организация или отдельная известная личность, непосредственно связанные с этой новостью, желают дать свои комментарии по этой новости, которые были бы интересны и важны для общественности.

     Технология проведения пресс-конференции

     Обычно  в ходе пресс-конференции её участники  отвечают на вопросы журналистов, прямо или косвенно связанные с темой пресс-конференции.

• Примерно за неделю до ожидаемой пресс-конференции необходимо оповестить те СМИ, чьё присутствие необходимо на пресс-конференции, в зависимости от её темы. Как правило, это делается путём рассылки пресс-релизов (по уже заранее заготовленной медиа-карте) — по электронной почте или по факсу.
• После рассылки пресс-релизов необходимо убедиться в получении, позвонив по телефону.
• Накануне перепроверяется количество принявших приглашение, тех, кто посетит пресс-конференцию.
• Важно присутствие «узнаваемых персонажей». Поэтому нужно заранее наладить с ними контакт и пригласить, заинтересовав их.

     Для того, чтобы заинтересовать как можно  большее количество важных (и нужных)людей, необходимо поставить во главе обсуждения тему, общую и актуальную для всех приглашаемых(так, чтобы в названии не фигурировало название компании или организации). Пригласить следует представителей различных общественных слоев.

     Наиболее  оптимальное время проведения пресс-конференции — с 11.00 до 16.00.

     Время проведения пресс-конференции обычно от 30 минут до 3 часов в зависимости  от темы и количества журналистов.

     Функции ведущего ^[1]:

• отвести нежелательный вопрос, т.е. оставить без ответа, ссылаясь на отклонение от объявленной темы;
• принять вопрос;
• выбрать кандидата на очередной вопрос;
• объявить о начале и финале мероприятия.

     Пресс- конференция

     Может возникнуть ситуация (важное событие, ЧП и т. д.), когда вам необходимо либо объясниться по какому-то поводу с общественностью или привлечь ее внимание в максимальном масштабе. В этом случае вы прибегаете к пресс-конференции, на которую приглашаете представителей СМИ. Следует только помнить, что если есть возможность решить проблему и достичь искомых результатов без пресс-конференции, то лучше сделать именно так. Во-первых, это довольно трудоемкое мероприятие, а во-вторых, и это главное, пресс-конференция — довольно острая форма работы: если вы окажетесь недостаточно подготовлены к ней, она легко может выйти из-под контроля и вы получите нежелательный результат. Поэтому на проведение пресс-конференции следует идти только, если без этой меры никак не обойтись или при условии, что вы к ней хорошо подготовлены. 
 
Приглашение может быть разослано во все СМИ или избирательно, но если на нее явится представитель не приглашенного вами СМИ или просто нежелательный для вас журналист, не пустить его вы не имеете права, поскольку вы проводите информационное мероприятие именно для СМИ, и он фактически будет исполнять свой профессиональный долг. Не пустив его, вы получите больше неприятностей (в СМИ и, возможно, в суде), чем от одной-двух неприятных публикаций. 
 
Для того, чтобы пресс-конференция достигла желаемых целей, необходимо в ее подготовке и проведении учесть несколько обстоятельств. 
 
1. Время проведения. Лучше всего проводить ее в середине недели (вторник, среда, четверг), потому что понедельник обычно редакционный день в СМИ, и желаемой явки вы не получите, а пятница — день, предшествующий уик-энду, день культурных программ, и результат будет тот же. Своя специфика и у времени суток. Журналисты — профессиональные «совы» (вечерние мероприятия, поздние записи, тракты, монтаж и т. п.), встают обычно не раньше 10 часов. Поэтому на время до 11.00—11.30 пресс-конференции лучше не назначать. Также нежелательным является и время после 15.00, так как начинается сдача материалов в редакциях, записи, тракты, студийное время, те же вечерние мероприятия. Поэтому оптимальное время для пресс-конференции с 11.00 до 15.00 с учетом обеденного времени. Разумеется, такие ограничения носят самый общий характер. Иногда приходится проводить пресс-конференции и в ночное время, и в выходные дни. Реальный выбор времени зависит от конкретной ситуации. 
 
2. В приглашении (письменном, телефонограмме, электронном сообщении, факсе, устно) должна быть сообщена тематика (проблематика) пресс-конференции, чтобы редакции могли определиться, кого из журналистов на нее послать. Хотя приглашения могут быть и именные. Приглашения должны быть разосланы за пять - семь дней до проведения самой пресс-конференции, не позднее, чем за 48 часов. 
 
3. Пресс-конференция должна иметь четкий сценарный план проведения. В принципе, любая пресс-конференция состоит из двух частей: изложения позиции фирмы по теме пресс-конференции (примерно 10 мин.) и ответов на вопросы журналистов (примерно 20 мин.). Соотношение этих двух частей — дело организаторов и зависит в конечном счете от их интересов. Если вы почему-то не заинтересованы в излишних вопросах, имеет смысл большую часть пресс-конференции посвятить изложению своих взглядов, оставив время на несколько вопросов и, извинившись, закончить встречу. Если же вы заинтересованы ответить на большее число вопросов, то основную часть встречи целесообразно посвятить именно этому. Этот вроде бы чисто процедурный момент очень важен, и он полностью в руках организаторов. Пресс-конференцию полезно записывать на магнитофон, чтобы иметь возможность анализа ее хода. 
 
4. Вести пресс-конференцию может лицо, ответственное за связи с прессой, но на пресс-конференции обязательно присутствие лица, принимающего решения в фирме по тематике пресс-конференции, чтобы журналисты могли получить информацию из первоисточника. 
 
5. Участники пресс-конференции (со стороны организаторов) должны быть обязательно представлены журналистам устно, и очень желательны таблички с ясно написанными фамилиями на столе президиума. Это важно хотя бы для правильного упоминания должностей и фамилий в соответствующих сообщениях СМИ. 
 
6. Вступительное слово, в котором объясняется основная причина созыва пресс-конференции, должно быть заранее подготовлено в письменном виде. 
 
7. Полезно также провести регистрацию участников (со стороны СМИ) пресс-конференции — это позволит анализировать результаты встречи в последующих публикациях или (что тоже возможно) умолчаниях. По крайней мере важно знать, кто же из журналистов и какие СМИ откликнулись на ваше приглашение. 
 
8. Очень полезно раздать участникам пресс-конференции необходимые, на ваш взгляд, информационные материалы, включая текст выступления в первой части конференции. Журналисты, несомненно, что-то запишут, что-то задиктуют, что-то зафиксируют на магнитной ленте, но все-таки ваша совесть будет чиста, если вы дадите им в руки текст с адекватным (на ваш взгляд) пониманием существа вопроса. Да и журналисты любят столь профессиональное отношение к организации встречи с ними, задавая более осмысленные и продуманные вопросы и унося ваш текст, с которым они могут поработать позже. Пользуясь случаем, организаторы могут раздать также и другие материалы (фоновую информацию, рекламные материалы, буклеты и т. п.). Полезно все раздаточные материалы собрать в специальный пакет, предоставляемый журналистам при регистрации. 
 
9. Разнообразит и производит большее впечатление от пресс-конференции дополнение слов и текстов наглядными материалами, изобразительным рядом: демонстрация фотографий, слайдов, кино- и видеоматериалов, моделей, образцов продукции и т. п. 
 
10. Способствует доброжелательности в отношениях с журналистами и их угощение (кофе-брейк, прохладительные напитки, фуршет). Об этом может быть сообщено и в приглашении. Только проводить угощение — в общем-то обычный жест гостеприимного хозяина — следует по окончании пресс-конференции. 
 
Мнения И ОПЫТ. Иначе осуществленное до или во время собственно пресс-конференции угощение может пойти во вред ее проведению, как это было во время одной из пресс-конференций, проводившейся мэрией СПб во дворце Белосельских-Белозерских. Журналистов после встречи с мэром повели в кинозал мимо буфета, где уже были накрыты столы, потом повели обратно, и они увидели, что те, кто не дошел до кинозала, времени даром не теряли. В итоге до вопросов к мэру дошло только пять человек. 
 
Излишне обильное угощение после пресс-конференции также не является свидетельством хорошего стиля. Но как элемент встречи угощение важно. Во-первых, это, действительно, естественный вид гостеприимства. Во-вторых, организаторы получают возможность неформального общения, установления более близких контактов, доверительных отношений, запуска необходимых слухов и т. п. 
 
11. He всегда ход и содержание пресс-конференции полностью удовлетворяют ее организаторов. Поэтому пресс-конференцию полезно дополнить интервью или серией интервью по ее окончании, данных одному или нескольким СМИ (наиболее важных и авторитетных). В таком интервью можно дополнительно расставить акценты, привлечь внимание к наиболее важным фактам и мнениям и тем самым усилить позитивный информационный эффект или скорректировать эфект нежелательный. 
 
Реализация самых различных форм и способов работы со СМИ (проблемные статьи, интервью, творческие портреты, приглашение журналистов на экскурсию, их участие в мероприятиях, проводимых фирмой, и т. д.) возможна только в случае уже установленных рабочих отношений между фирмой и соответствующими СМИ и журналистами, т. е. предполагает успешно поставленную текущую работу.