В усіх випадках, коли у запрошенні є літери R.S.V.R, або слова "Прохання відповісти", необхідно якомога швидше дати відповідь про можливість/неможливість бути присутнім, Як заведено, відповідь дається протягом 1 - 2 днів після отримання запрошення, Якщо особа, яку запрошують, не певна у тому, чи зможе вона бути присутньою, краще відмовитися одразу, ніж зробити це в останній момент, Затримка відповіді на запрошення ставить організаторів у складне становище тому, що іони не можуть прийняти рішення щодо pea-садки за столом, а також не можуть запросити когось Іншого, Це й змушує організаторів нагадувати про необхідність дати відповідь, Взагалі ж не відповісти на запрошення - серйозна помилка.

    Якщо подружжя відмовляється від запрошення через відсутність чоловіка або дружини у місті або у зв'язку з отриманням раніше іншого запрошення для одного з них, він чи вона має сповістити про це організаторів, І тоді можливе надсилання запрошення одному з них - присутньому у місті і вільному на час запрошення.

    Вважається абсолютно прийнятним як для чоловіка, так і для жінки відповісти згодою на запрошення, направлене для обох, І самому/самій прийти на коктейль, обід-буфет, а ля фуршет, якщо це є бажаним І коли на його/її присутність розраховують організатори.

    Вважається, що на запрошення, які надходять від Імені глави держави, необхідно дати відповідь протягом 24 годин а моменту його отримання, Не запрошення, передане по телеграфу, слід відповісти негайно також по телеграфу або по телефону, Існує всього кілька ситуацій, коли можлива відмова прийняти запрошення від імені глави держави. Це - смерть члена сім'ї, хвороба запрошеного, весілля члена сім'ї, відсутність запрошеного у столиці, в країні у день проведення відповідного заходу.

    Більш правильним є відповісти на запрошення листом чи листівкою, ніж надсилати візитну картку. У деяких країнах відповідь візитною карткою вважається нетактовною, особливо коли йдеться про офіційне запрошення.

    Відповідь на запрошення пишеться від руки чорним чорнилом на білому або сніжно-білому папері, розмір якого приблизно такий, як розмір запрошення. Відповідь дається від третьої особи.

3. Ділова культура та діловий етикет на дипломатичних прийомах

    У сучасному діловому світі вміння співпрацювати з іншими, демонструючи при цьому хороші манери та здатність створювати робочу обстановку, у якій кожен відчуває себе комфортно, а значить має можливість максимально сконцентруватися на справі, є надзвичайно важливим. Хороші, адекватні ділові манери дають співробітникам можливість відчувати себе впевнено з тим, щоб вони могли працювати з людьми (колегами, клієнтами, діловими партнерами і т.д.) та виконувати свою роботу ввічливо, професійно і ефективно.

    Професійні вміння та навички дипломатичного співробітника не можуть підмінити собою знання норм і правил ділового етикету. Так, вміння вести переговори з конкретних питань міжнародного життя не означає автоматичного вміння даною особою вести неформальну бесіду, яка є надзвичайно важливим елементом у процесі встановлення особистих контактів між людьми у будь-якій ситуації. Якщо співробітник знає правила і закономірності підготовки дипломатичних документів (нот, меморандумів, угод і т.п. ), це не обов'язково означає, що ця людина вміє написати лист-подяку, наприклад, за цікавий і приємний музичний вечір, неформальний обід і т.п., на який він був запрошений своїм діловим партнером - представником іншої країни. Вміння знаходити рішення складних питань двосторонніх відносин держав не завжди означає вміння залагоджувати конфліктні ситуації, які можуть виникнути у колективі. Саме тому кожний дипломат-професіонал повинен володіти правилами і нормами ділового етикету.

    Дипломати-професіонали не можуть бути лише грамотними, але часто "сухими" спеціалістами, які мало чи недостатньо обізнані з правилами та принципами спілкування з іншими людьми, а тому не повністю використовують свої потенційні можливості під час різнобічних ділових контактів і, як результат, не завжди можуть діяти максимально ефективно. Щоб уникнути подібної ситуації, конче необхідно питанням ділового етикету приділяти особливу увагу як при підготовці молодих кадрів для дипломатичної служби, так і у щоденній роботі вже працюючих спеціалістів.

    Часто ділова культура, ділові манери розуміються дуже вузько - як вміння відповідно одягатися, вести себе за столом, вітатися та представляти себе іншим. Рідше до цього переліку додається вміння спілкуватися з людьми, причому передусім мається на увазі усне спілкування. Письмовому спілкуванню та спілкуванню за допомогою різних технічних засобів - телефонів, факсів, мобільних телефонів, електронної пошти - увага при цьому практично не приділяється.

    До того ж навіть при такому звуженому розумінні ділової культури, ділового етикету дипломатичні співробітники, на жаль, не рідко припускаються прикрих помилок у ході спілкування як з колегами, так і з діловими партнерами - представниками інших державних установ, зарубіжними дипломатами, акредитованими у країні. Як свідчить досвід, найпоширенішими з них є незнання правил і норм спілкування за допомогою телефонів, мобільних телефонів, електронної пошти; невміння вести бесіду - невміння слухати та говорити; відсутність навичок тайм-менеджменту. Згадаймо, як часто ділові зустрічі перериваються необов'язковими дзвінками; якою важкою може бути розмова з людиною, яка не намагається бути "активним слухачем" і бажає лише домінувати у спілкуванні; як заважають загальній справі невміння співробітників виділити пріоритетні завдання і, головне, сконцентруватися на їх виконанні. Цей перелік, на жаль, можна продовжувати.

    Ділова культура, діловий етикет є широкими і різнобічними поняттями. Володіти діловою культурою, знати норми та принципи ділового етикету означає, крім згаданих вище, також уміння:

- організовувати  свою щоденну діяльність; матеріали  та документи, з якими необхідно  працювати; своє робоче місце;

- використовувати  інформаційну техніку для підвищення  ефективності своєї роботи;

- адекватно спілкуватися - вміти слухати і говорити, вести  неформальну бесіду, переговори  та ділові зустрічі;

- готувати та  ефективно проводити ділові засідання  та зустрічі;

- знати принципи  підготовки ділових поїздок (по  країні та за кордон) як власних,  так і своїх ділових партнерів;

- знати принципи  тайм-менеджменту;

- працювати,  бути ефективним у будь-яких  ситуаціях, як звичайних робочих, так і стресових;

- встановлювати,  підтримувати і розвивати особисті  та ділові контакти - знати закони  нетворкінгу;

- вдосконалювати  свої професійні навички та  вміння, підвищувати свій загальний  професійний рівень.

    Кожне з названих положень у свою чергу містить низку відповідних конкретних, детальних знань та навичок.

    Знання основних правил та принципів ділового етикету, безумовно, необхідне кожному дипломатичному співробітнику, незалежно від того, яке місце на службовій драбині він займає. Молодим співробітникам, які тільки починають свою кар'єру, діловий етикет необхідний для того, щоб полегшити процес входження у колектив, підвищувати майстерність і ефективність роботи; працівникам середнього рівня діловий етикет допоможе відшліфовувати набуті вміння та навички спілкування, взаємодії у колективі, вдосконалювати свій професійний імідж і готувати себе до подальшого просування в кар'єрі; дипломатичним співробітникам вищого рівня діловий етикет необхідний тому, що саме вони є діловим взірцем для інших працюючих, вони, по суті, закладають принципи і правила ділових стосунків у відомстві, саме вони є виразниками основних засад корпоративної культури дипломатичного відомства держави.

    Очевидно також, що кожному дипломатичному співробітнику знання норм і правил ділового етикету необхідне, незалежно від місця його роботи: за кордоном чи у центральному апараті МЗС.

    Розглянемо це положення на прикладі вміння спілкуватися, яке, поряд із умінням встановлювати і підтримувати особисті та ділові контакти, є дуже важливим для дипломата.

   Співробітникам центрального апарату МЗС вміння спілкуватися необхідне під час контактів із зарубіжними дипломатами, акредитованими в Україні, зустрічей із громадянами інших країн, які перебувають в Україні, візитів до України різного рівня зарубіжних делегацій, контактів із представниками інших державних установ країни, у щоденній роботі з колегами, а також під час відряджень за кордон.

    Співробітникам державних установ за кордоном (посольств, консульських закладів, представництв при міжнародних організаціях) вміння спілкуватися також, безумовно, необхідне в щоденній роботі з колегами; під час контактів з представниками державних, громадських установ, різного роду організацій (добродійних, молодіжних і т.п. ), а також з окремими громадянами країни перебування, під час контактів із діловими партнерами - представниками країни перебування та третіх країн, дипломатичні торговельні представництва яких відкриті у даній країні; в роботі з різного рівня українськими делегаціями, які прибувають з візитами у країну перебування.

    У широкому контексті можна стверджувати, що вміти спілкуватися для дипломатичного співробітника означає вміння:

- вітатися, вибираючи  адекватну, відповідну форму звертання  до кожної конкретної особи, виходячи з її статусу та посади, яку вона обіймає;

- адекватно рекомендувати  інших осіб, а також, за необхідності, представляти себе;

- вручати свою  візитну картку та приймати  чужу візитну картку;

- знати принципи  ефективного спілкування: вміти слухати (бути активним слухачем) та вміти говорити (вміти контролювати розмову, а за необхідності, і домінувати у бесіді);

- спілкуватися  з "проблемними" співрозмовниками (неуважними, агресивними, незадоволеними  тощо);

- вести неформальну  бесіду, яка є необхідним і надзвичайно важливим елементом встановлення та підтримання контактів з іншими людьми, а також є невід'ємним елементом ділових зустрічей;

- застосовувати  принципи ефективного спілкування  при веденні ділових засідань, бесід та переговорів;

- знати принципи  та правила письмового спілкування  (написання ділових листів, меморандумів  для внутрішнього користування, листів-подяк тощо);

- спілкуватися  за допомогою технічних засобів  - знати норми та правила ділового  етикету при використанні технічних засобів - телефонів, факсів, мобільних телефонів, електронної пошти.

    Деякі з названих елементів уміння спілкуватися можуть, на перший погляд, здатися неважливими, такими, що не потребують уваги, та, на жаль, щоденна практика свідчить про прикрі помилки дипломатичних співробітників під час їхнього спілкування не лише між собою, але й з діловими партнерами. Це і неповажливе ставлення до своєї візитної картки, яка може бути неохайною або ж невідповідної якості; неповага до візитної картки іншої особи - складання її удвоє, неуважне ставлення до інформації, представленій на ній. Це і невміння представити присутніх та, за необхідності, себе; забування представити під час розмови по телефону й себе; невміння розмістити учасників ділової зустрічі у приміщенні найбільш ефективним способом - без створення додаткових бар'єрів між ними і з правильним планом розміщення їх за столом тощо.

    Наявні помилки та недоліки у ділових манерах дипломатичних співробітників не лише завдають прикростей їх власному професійному іміджу, але можуть створити невигідне враження про відомство, яке вони представляють.

    Вірогідність такого негативного ефекту зростає у тому разі, коли помилки у ділових манерах, етикеті допускаються дипломатичними співробітниками у країнах з так званими "знаковими культурами", де форма має не менше, а у деяких ситуаціях і більше значення, ніж зміст зробленого чи сказаного (прикладом таких знакових культур можуть бути Китай, Японія та Сінгапур).

    Знання загальних принципів та правил ділової культури, розуміння їх важливості для досягнення успіхів у професійній діяльності очевидно і логічно призводять до усвідомлення своєрідності ділових культур різних регіонів та країн світу. При цьому дипломатичним співробітникам необхідно не лише визнавати наявність своєрідних, особливих рис у діловій культурі тієї чи іншої конкретної країни (того чи іншого регіону), але намагатися розуміти їх природу (традиції, звичаї, на які вони спираються, з яких вони "виросли"), знати існуючі своєрідні норми і правила та використовувати ці знання у щоденній роботі.

    Може здатися, що порівняно із загальними завданнями зовнішньополітичного відомства держави питання ділової культури, ділового етикету мають невелике значення. Насправді ж ділова культура, адекватні ділові манери впливають на корпоративне життя будь-якої організації, у тому числі й зовнішньополітичного відомства країни, у таких аспектах:

- висока ділова  культура, діловий етикет допомагають  співпрацювати з діловими партнерами  як у країні, так і за кордоном;