Табличный редактор Microsoft Excel: цель, функции, задачи

ПЕНЗЕНСКАЯ  ГОСУДАРСТВЕННАЯ ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ  АКАДЕМИЯ 
 

Кафедра: Информатика 
 
 
 
 
 

Контрольная работа

по информатике на тему:

«Табличный  редактор Microsoft Excel: цель, функции, задачи» 
 
 
 
 
 

Пенза, 2011

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

       Microsoft Office , самое популярное семейство офисных программных продуктов, включает в себя новые версии знакомых приложений, которые поддерживают технологии Internet, и позволяют создавать гибкие Интернет - решения.

       Microsoft Office - семейство программных продуктов  Microsoft, которое объединяет самые  популярные в мире приложения  в единую среду, идеальную для  работы с информацией. В Microsoft Office входят текстовый процессор Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, средство подготовки и демонстрации презентаций Microsoft PowerPoint и новое приложение Microsoft Outlook. Все эти приложения составляют Стандартную редакцию Microsoft Office. В Профессиональную редакцию входит также СУБД Microsoft Access.

       Microsoft Excel - программа, предназначенная для организации данных в таблице для документирования и графического представления информации.

       Программа MS Excel применяется при создании комплексных  документов, в которых необходимо:

• использовать одни и те же данные в разных рабочих листах;
• изменить и восстанавливать связи.

       Преимуществом MS Excel является то, что программа  помогает оперировать большими объемами информации. Рабочие книги MS Excel предоставляют возможность хранения и организации данных, вычисление суммы значений в ячейках. Ms Excel предоставляет широкий спектр методов позволяющих сделать информацию простой для восприятия.

       В наше время, каждому человеку важно  знать и иметь навыки в работе с приложениями Microsoft Office, так как современный мир насыщен огромным количеством информацией, с которой просто необходимо уметь работать. 
 
 
 
 

       I ГЛАВА ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ТАБЛИЧНОГО ПРОЦЕССОРА

       MS EXCEL

       Основное  назначение: обработка таблично организованной информации.

       Главное достоинство - возможность мгновенного автоматического пересчёта всех данных, связанных формульными зависимостями.

       Возможности Excel:

• решает математические задачи;
• выполняет табличные вычисления;
• вычисляет значения функций;
• строит графики функций;
• решает уравнения;
• работает с матрицами;
• осуществляет математическое моделирование и численное экспериментирование;
• проводит статистический анализ;
• осуществляет прогнозирование и оптимизацию;
• реализовывает функции БД;
• вводит пароли и защиту на отдельные элементы таблицы;
• наглядно представляет данные в виде диаграмм и графиков;
• позволяет вводить и редактировать тексты и рисунки;
• осуществляет многотабличные связи;
• имеет встроенный режим презентаций.

       1.1 Особенности табличного процессора MS Excel

       Табличный процессор MS Excel (электронные таблицы) - одно из наиболее часто используемых приложений пакета MS Office, мощнейший инструмент в умелых руках, значительно упрощающий рутинную повседневную работу.

       Основное  назначение MS Excel - решение практически любых задач расчетного характера, входные данные которых можно представить в виде таблиц. Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без программирования расчётов. В сочетании же с языком программирования Visual Basic for Application (VBA), табличный процессор MS Excel приобретает универсальный характер и позволяет решить вообще любую задачу, независимо от ее характера.

       Особенность электронных таблиц заключается  в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчёт по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчёту значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.

       Основные  возможности электронных  таблиц:

• проведение однотипных сложных расчётов над большими наборами данных;
• автоматизация итоговых вычислений;
• решение задач путём подбора значений параметров;
• обработка (статистический анализ) результатов экспериментов;
• проведение поиска оптимальных значений параметров (решение оптимизационных задач);
• подготовка табличных документов;
• построение диаграмм (в том числе и сводных) по имеющимся данным;
• создание и анализ баз данных (списков).

       1.2 Назначение приложения Microsoft Excel

       Прямоугольные таблицы широко используются для  упорядоченного хранения данных и наглядного представления чисел или текстовой  информации во многих отраслях нашей  профессиональной деятельности. В таблице  может быть отображена как исходная (первичная) информация, так и результаты выполнения арифметических, логических или иных операций над исходными данными. До появления компьютеров таблицы создавались на бумаге в виде разграфленных листов или картотеки. Компьютеры облегчили не только отображение данных, но и их обработку. Программы, используемые для этой цели, получили название табличных процессоров или электронных таблиц. Электронная таблица, как и разграфленная на бумаге, разделена на столбцы и строки, в ячейки которых записана различного рода информация: тексты, числа, формулы и т.д.

       В настоящее время на рынке известно большое количество программ, обеспечивающих хранение и обработку табличных  данных: Microsoft Excel, Lotus l-2-З, Quattro Pro и другие. Электронные таблицы различаются, в основном, набором выполняемых функций и удобством интерфейса. Более 90% пользователей персональных компьютеров работают с Microsoft Excel.

       Microsoft Excel применяется при решении планово-экономических,  финансовых, технико-экономических и инженерных задач, при выполнении бухгалтерского и банковского учета, для статистической обработке информации, для анализа данных и прогнозирования проектов, при заполнении налоговых деклараций.

       Электронные таблицы Excel позволяют обрабатывать статистическую информацию и представлять данные в виде графиков и диаграмм. Их можно использовать и в повседневной жизни для учета и анализа расходования денежных средств: при ежедневной покупке продуктов и хозяйственных товаров, при оплате счетов и т.д.

       Электронная таблица имеет вид прямоугольной матрицы, разделенной на столбцы и строки. В ней могут храниться различные данные: тексты, числа, даты, результаты выполнения арифметических, логических или других операций над исходной информацией.

       Возможность быстрого пересчета данных при поступлении новой информации, расчета нескольких вариантов исходных данных облегчает моделирование различных ситуаций и выбор оптимального варианта.  
Электронные таблицы можно легко вставить в документ, составленный в текстовом процессоре Word или другом приложении Microsoft Office. Тесная интеграция приложений, входящих в пакет, позволяет повысить эффективность работы пользователя, создавать профессионально оформленные документы и использовать возможности локальной и глобальной информационной сети (World Wide Web) для коллективной работы и публикации данных.

II ГЛАВА НАЗНАЧЕНИЕ И ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ТАБЛИЧНОГО ПРОЦЕССОРА 

       2.1 Структура документа Excel

       Структурно  основанным объектом Excel является рабочая  книга, которая сохраняется как целостный объект в едином файле. Книга делится на листы, а листы на ячейки. Связанная совокупность книг называется рабочим пространством или рабочей средой.

       Файл  с данными Excel имеет расширение *.xls - если это таблица, и *.xlc - если это  диаграмма.

       1 файл -1 книга. 

       В 1 книге - до 255 рабочих листов.

       Каждый  рабочий лист может иметь несколько  страниц. Переход между листами  осуществляется выделением соответствующего ярлычка (кнопки навигации).

       Лист  имеет матричную структуру и  содержит 256 столбцов с именами от А до IV и 65536 строк, с соответствующими номерами. Элементарной единицей данных в таблице Excel является ячейка (клетка). Она находится на пересечении строки и столбца, которые составят адрес ячейки (столбец + строка, А1, В2). Текущая (активная) ячейка - это та, в которой находится курсор. 

       2.2 Правила назначения имён

       Правила назначения имени ячейки:

       Начинается  с буквы, символа подчёркивания ( _ ) или левого слеша.( / )

       В имени нельзя использовать пробелы. Их заменяют символом подчеркивания.

       Длина имени не должна превышать более 255 символов. Правила назначения имени  листа:

• длина имени не более 31 символа;
• имя листа нельзя заключать в квадратные скобки [ ];
• в имя нельзя включать следующие символы: двоеточие (:); правый и левый слеши (\ /); знак вопроса (?); звёздочка (*).

       Присвоить (или удалить) ячейке (или диапазону) собственное имя можно с помощью  команды ВСТАВКА=>Имя=>Присвоить или используя поле имени, поставив в него курсор и проведя изменения. 

       2.3 Типы данных в ячейках электронной  таблицы

       Ячейки  электронной таблицы могут содержать  данные произвольного типа (по мере необходимости пользователь может  загружать в них самую любую  информацию - данные числового, логического  типа, даты массивов OLE-объекты, формулы, финансовые, статистические и другие функции и т. д.). Действие с ячейками выполняется по однотипным данным, которые задаются в формате ячеек. Ячейки рабочего листа электронной таблицы могут содержать:

• исходные или первичные данные - константы;
• производные данные, которые рассчитываются с помощью формул или функций.

       Ячейки, содержащие константы, называются влияющими, а ячейки с формулами - зависимыми.

       В обычном режиме работы в ячейках  с производными данными отображаются значения, а формулы можно увидеть  лишь при активации (выделении) ячейки в строке ввода и редактирования.

       Данные  в ячейках таблицы могут относиться к одному из следующих типов: текст, числа, даты, формулы и функции. Тип  данных подразумевает:

• допустимое множество значений, которые можно принимать константа или переменная;
• допустимое множество операций над этими данными.

       Текст - последовательность букв, иногда цифр или некоторых специальных символов.

       Числа могут включать цифры и различные символы: знак процента, знак мантиссы, круглые скобки, денежные обозначения, разделители и др.

       Разделители в разных странах отличаются: десятичный - в США точка, а в России и многих других странах запятая; для обозначения тысяч - в России иногда ставят пробел, в США - запятая, во многих странах - точка.

       Дата  и время. Вводятся как числа и выравниваются по правому краю. Дата и время могут быть использованы в качестве аргументов для формул. Вид и тип написания даты определяются в формате ячейки.

       Формула. Формулой в электронной таблице называют арифметические и логические выражения. Формула всегда начинается со знака равенства (=) и вводится по латинскому регистру. Формулы могут содержать константы - числа или текст (в двойных кавычках), ссылки на ячейки, знаки арифметических, логических и других операций, встроенные функции, скобки, закладки и др. Сохраняется принятый в математике порядок выполнения операций.

       Функция. Представляет собой программу с уникальным именем, для которой пользователь должен задать конкретное значение аргументов.

       Все функции имеют одинаковый формат записи и включают имя функции и находящийся в круглых скобках перечень аргументов.

       Excel содержит более 400 встроенных  функций, условно разделенных  на несколько категорий, (с ними  познакомимся отдельно). 

       2.4 Режимы работы табличного процессора

       Режим, в котором находится табличный  процессор в каждый конкретный момент, отражается в Строке состояния (внизу окна, слева).

       Режим готовности - в Строке состояния появляется индикатор Готово.

       Режим ввода данных - в Строке состояния появляется индикатор Ввод;

       Режим редактирования - индикатор Правка.

       Командный режим - в Строке состояния появляются подсказки;

       Запись макроса - подключение микропрограммы на Visual Basic. 

       2.5 Операции перемещения, копирования, заполнения и вставки

       Данные  электронной таблицы можно перемещать, копировать, вставлять и использовать для заполнения других ячеек таблицы. Варианты копирования, заполнения и вставки:

• копирование только значений (не формул);
• копирование только форматов;
• полное копирование значений, форматов и формул.

       При копировании и перемещении формул ссылки на ячейки автоматически подстраиваются.

       При вырезке и вставке формул относительные  ссылки, как правило, не настраиваются.

       Копирование и заполнение ячеек используется для упрощенного ввода однотипных данных и формул. Для этого используется команда меню ПРАВКА=>Заполнить и маркер автозаполнения.

       Автозаполнение - процедура автоматического заполнения строки или столбца изменяющееся последовательностью данных (рядами) или постоянными значениями.

       Маркер  заполнения - небольшой черный квадратик, расположенный в нижнем правом углу выделенной ячейки или диапазона ячеек.

       При выделении строки маркер заполнения выводится в левом нижнем углу. При выделении столбца маркер заполнения выводится в правом.

       Маркер  заполнения используется при копировании  мышью.

       Без мыши копирование, перемещение и вставка проходит через буфер обмена. Выделенный для копирования блок, при задании Копирования, выделяется на экране мерцающей рамкой.

       Перетаскивание  при помощи мыши выполняется со следующей  последовательностью: выделит блок, поместить курсор на любую линию контура блока, нажать на левую кнопку мыши и произвести передвижение. 

       2.6 Ввод и редактирование формул

Ввод  любой формулы должен начинаться с ввода знака равенства. Тогда  в строке формулы отображается формула, а в ячейке - результат вычисления.

       Простейшая  формула представляет собой сочетание  операндов, знаков действий и скобок и описывает некоторые действия, которые выполняются сданными.

       Операндами  в формулах могут быть константы (числовые, текстовые, логические, даты) или ссылки на них, т.е. адреса. Адрес модно набирать в строке в строке формул или формировать его автоматически. Выделяя нужную клетку в процессе набора. В формулах используют относительные, смешанные и абсолютные адреса.

       Символы основных операций:

       Арифметические: + (сложение) - (вычитание) * (умножение) / (деление) % (проценты) ^ (возведение в степень);

       Сравнение: = <><=>= <>;

       Текстовые: & - конкатенация (соединение) символьных цепочек;

       Логические: И ИЛИ НЕ - логическое умножение, сложение и отрицание.

       При создании формул следует иметь в виду приоритеты операций. Он соответствует приоритету в арифметике: наибольший - возведение в степень, наименьший - конкатенация. Операции с одинаковым приоритетом выполняются последовательно. Для изменения приоритета используют скобки.

       В формулах можно использовать готовые стандартные функции, предоставляемые Мастером функций, доступ к которому осуществляется через команду Вставка=>Функции или знак на панели инструментов.

       При вводе одинаковых данных или аналогичных  формул в разные ячейки применяется копирование или маркер заполнения, при этом адреса ячеек-аргуметов в формулах, записанных в относительных или смешанных ссылках, будут меняться автоматически, абсолютные адреса останутся неизменными.

       В случае использования одинарной  функций, знак равенства подставляется автоматически. При наборе формулы, не имеющей специальной функции, или сложной формулы знак равенства набирается либо с клавиатуры, либо щелчком по соответствующему знаку строки формул. 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

       MS Excel - одна из самых популярных сегодня программ электронных таблиц. Ею пользуются ученые и деловые люди бухгалтеры и журналисты, с ее помощью ведут разнообразные таблицы, списки и каталоги, составляют финансовые и статистические отчеты, подсчитывают состояние торгового предприятия, обрабатывают результаты научного эксперимента, ведут учет, готовят презентационные материалы. Возможности Excel очень высоки. Обработка текста, управление базами данных - программа настолько мощна, что во многих случаях превосходит специализированные программы-редакторы или программы баз данных. Такое многообразие функций может поначалу запутать, чем заставить применять на практике. Но по мере приобретения опыта начинаешь по достоинству ценить то, что границ возможностей Excel тяжело достичь.

       За  многолетнюю историю табличных расчётов с применением персональных компьютеров требования пользователей к подобным программам существенно изменились. В начале основной акцент в такой программе, как, например, VisiCalc, ставился на счётные функции. Сегодня наряду с инженерными и бухгалтерскими расчетами организация и графическое изображение данных приобретают все возрастающее значение. Кроме того, многообразие функций, предлагаемое такой расчетной и графической программой, не должно осложнять работу пользователя. Программы для Windows создают для этого идеальные предпосылки. В последнее время многие как раз перешли на использование Windows в качестве своей пользовательской среды. Как следствие, многие фирмы, создающие программное обеспечение, начали предлагать большое количество программ под Windows.

       Программа Excel обеспечивает как легкость при  обращении с данными, так и  их сохранность. Excel позволяет быстро выполнить работу, для которой  не нужно затрачивать много бумаги и времени, а также привлекать профессиональных бухгалтеров и финансистов.

       Данная  программа сумеет вычислить суммы  по строкам и столбцам таблиц, посчитать  среднее арифметическое, банковский процент или дисперсию, здесь  вообще можно использовать множество  стандартных функций: финансовых, математических, логических, статистических.

       СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ 

1. Верстак А.Ф. Электронные таблицы Microsoft Excel. –М.:, 2008. - 28с.: ил.
2. Голицын О.Л., Партыка Т.Л., Попов И.И. Программное обеспечение. Издательство «Форум». – М.: 2006, 431 с.
3. Градобаева И. Н. Microsoft Excel: Практ. Задания: Пособие для учащихся общеобразоват. Шк., гимназий, лицеев/ И. Н. Градобаева, Е. А. Николаева. Мн. – Мн.: «Аверсэв». – М.: 2009. – 112 с.
4. Губарев В.Г. Программное обеспечение и операционные системы ПК. – М.: 2009, 384 с.
5. Дуванов А.А. Основы web-дизайна и школьного "сайтостроительства". - М.: 2009. – 112 с.
6. Журин А.: Самоучитель работы на компьютере Microsoft Office 2000 & Windows'98.- M.: "ЮНВЕС", 2009. - 640 С.
7. Задачник по Microsoft Excel. Д.М. Златопольский // Информатика. – М.: 2010. 
8. Информатика: школьный справочник / авт.-сост. Т.В. Борисенко. - Минск: Аверсев, 2006. - 270 с.: ил.
9. Курбатова Microsoft Excel 2003. Самоучитель. Диалектика. –М.: 2007. – 219 с.
10. Левин А.Ш. Excel - СПб.: Питер, 2008. - 74 с.: ил.
11. Левкович О. А. Основы компьютерной грамотности. – М.: ТетраСистемс, 2009.- 528 с.: ил.
12. Леонтьев В.П. Все об Интернете. - М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2007. - 192 с.: ил.
13. Леонтьев В.П. Интернет. - М.: ОЛМА-ПРЕСС Образование, 2005. - 48 с.: ил.
14. Леонтьев В.П. Новейший самоучитель работы на компьютере. - М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2005. - 496 с.: ил.
15. Леонтьев В.П. Первые шаги в Excel. - М.: ОЛМА-ПРЕСС Образование, 2005. - 48 с.: ил.