Табличный процессор Excel

     Табличный процессор Excel 

     Табличный процессор Excel – самый популярный на сегодняшний день табличный редактор.

     Он  позволяет легко оперировать  с цифрами, обладает удобным интерфейсом  – это как компьютер «общается» с пользователем, позволяет строить  различные графики, множество диаграмм, которые способствуют более полному способу представления информации и усвоения материала. При написании этого реферата я использовала текстовый редактор Word 7.0 из пакета Microsoft Office . Также помимо использования книжного материала, я использовала справку, которую можно вызвать походу работы.   

1. Microsoft

       Microsoft – лидер по производству программного обеспечения   Несомненным лидером на рынке программного обеспечения (ПО) на сегодняшний день является корпорация Microsoft. Основателем компании является Билл Гейтс. Его продукция является самой популярной в мире, поэтому Билл Гейтс – самый богатый человек в мире.

     Практически на 80 % компьютеров мира стоит операционная система Windows (естественно, и на моем компьютере). ПО Microsoft приобрело статус «Де факто». Его изучают в школах и ВУЗах, его используют в большинстве организаций и на большинстве персональных компьютеров. Корпорация Microsoft старается сделать так, чтобы пользователь при помощи ее ПО мог решить все возникающие перед ним проблемы. Причем различные программные продукты имеют как-бы «одно лицо», интерфейс.

     Это позволяет пользователю освоив работу например в текстовом процессоре Word, уверенно чувствовать себя в Excel , что значительно сокращает время освоения программ. К тому же ПО для бизнеса обьединяется в так называемый пакет MS-Office. В него обычно входят 3-4 взаимосвязанных программных оболочки позволяющих создавать, вести и обрабатывать любые документы и информацию. Причем информация набранная например в Excel может быть свободно перенесена в Word или наоборот.

     1.2. Информация 

       Основная информация и технические  характеристики   Табличный процессор  Excel  фирмы Microsoft предназначен для ввода хранения обсчета и выдачи больших обьемов данных в виде удобном для анализа и восприятия информации.

     Все данные хранятся и обрабатываются в  виде отдельных или связанных  таблиц. Одна или несколько таблиц составляет «рабочую книгу», в этом случае таблицы называются рабочими  листами этой книги. Листы можно  удалять добавлять или перемещать из одной рабочей книги в другую. Физически на диске сохраняется вся книга в виде отдельного файла с расширением «xls». Так как Excel – табличный редактор, то и основную информацию я буду отображать в таблицах.

     Основные  технические характеристики   Характеристика Значение Число пользовательских панелей инструментов Ограничивается только объемом памяти Число пользовательских кнопок Ограничивается только объемом памяти Число открытых документов Ограничивается только объемом памяти и системными ресурсами Максимальный размер листа 16384 строк на 256 столбцов Ширина столбца от 0 до 255 символов Высота строки от 0 до 409 пунктов Длина текста в ячейке не более 255 символов Длина формулы не более 1024 символов Число листов в книге Ограничивается только объемом памяти (максимальное число листов книги, открываемой по умолчанию - 255)     Технические характеристики листов и книг   Характеристика Значение Число сценариев Ограничивается только объемом памяти, хотя в итоговый отчет включаются первые 251 сценарий Число видов Ограничивается только объемом памяти, хотя в окне диалога Диспетчер видов выводится список первых 256 видов Количество значащих десятичных разрядов 15 Максимальное положительное число 9.99999999999999E307 Минимальное отрицательное число -9.99999999999999E307 Минимальное положительное число 1E-307 Максимальное отрицательное число -1E-307 Предельное число итераций 32767 Размер массивов не более 6553 элементов Число сводных таблиц на листе Ограничивается только объемом памяти Число элементов в сводной таблицы не более 256 Число страниц в сводной таблице не более 8000 Число цветов в книге 56 Число стилей ячейки в книге не более 4000 Число пользовательских числовых форматов Ограничивается только объемом памяти Число выделенных диапазонов не более 2048 Число имен в книге Ограничивается только объемом памяти Число аргументов функции не более 30 Число вложений функций не более 7 Число стандартных функций 320 Число пользовательских функций

     Ограничивается  только объемом памяти Число окон книги Ограничивается только системными ресурсами Число подокон окна не более 4 Число связанных листов Ограничивается только объемом памяти Интервал масштабирования от 10% до 400% Число поименованных видов Ограничивается только объемом памяти Число отчетов Ограничивается только объемом памяти Число сценариев Ограничивается только объемом памяти Число уровней сортировки 3 для однократной сортировки; неограниченно для последовательных сортировок Технические характеристики диаграмм   Характеристика Значение Число диаграмм, использующих данные листа Ограничивается только объемом памяти Число листов, используемых диаграммой не более 255 Число рядов данных в диаграмме не более 255 Число элементов в ряду данных не более 4000 Суммарное число элементов во всех рядах данных диаграммы не более 32000 Число шрифтов диаграммы не более 255 Число стилей линии не более 8 Число весовых коэффициентов линии не более 4 Число узоров для заливки плоских фигур 18 Число возможных сочетаний узора и цвета (цветной монитор) 56448 Число возможных сочетаний узора и цвета (цветной принтер) 56448 (Зависит от марки принтера и его программного обеспечения.)     

     1.3 Основные пункты меню и их назначение   у  Excel 

        3. Основные пункты меню и их назначение у Excel есть еще масса преимуществ. Это очень гибкая система  «растет» вместе  с вашими потребностями, меняет свой вид и подстраивается под Вас. Основу Excel составляет поле клеток, и меню в верхней части экрана. Кроме этого на экране могут быть расположены до 10 панелей инструментов с кнопками и другими элементами управления.

     Вы  можете не только использовать стандартные  панели инструментов. но и создавать  свои собственные. Рассмотрим основные пункты меню Excel 7.0При открытии или создании новой рабочей книги в верхней части экрана располагается основное меню Excel. Оно состоит из 9 раскрывающихся подменю, которые в свою очередь содержат пункты меню или раскрывающиеся подменю второго порядка. Основное меню имеет следующие подменю, сгруппированные по типам работы.

     1)   Файл - Подменю для работы с  файлами, их открытия закрытия и сохранения.

      2)   Правка - Подменю для работы  с клетками таблицы.

      3) Вид - Подменю для изменения  внешнего вида таблицы и представления  данных.

      4)   Вставка - Подменю для  добавления ячеек, строк, столбцов  и других элементов. 

     5)   Формат  - Подменю для изменения  вида представляемых данных в  таблице.

     6)   Сервис   - Подменю проверок  и изменения настроек системы.

           7)  Данные - Подменю обработки данных таблицы их сортировки и группировки.

      8) Окно     - Подменю изменения вида окна и переходов между окнами.

      9) ?    - Подменю помощи. Рассмотрим подробнее каждое подменю   Файл Создать      Создать новую рабочую книгу.

     Открыть. Открыть существующую рабочую книгу. Закрыть. Закрыть рабочую книгу. Сохранить. Сохранить изменения в файле на диске. Сохранить как. Сохранить рабочую книгу под новым именем. Сохранить рабочую область. Сохранить измененные документы и состояние рабочей области.

     Свойства  Вывод сведений о данном документе  Доступ Совместное использование одного документа несколькими пользователями Параметры страницы Изменение параметров страницы для документа Область печати - Задать - Убрать   Определение области листа для распечатки Удаление определения Предварительный просмотр Просмотр документа перед печатью Печать Вывод документа или его части на печать 1 2 3 4 Список последних файлов, которые вы открывали. Можно повторно открыть указанный в списке файл. Выход Выход из программы Excel   Правка. Отменить. Отменить последнее произведенное действие. Повторить. Вернуть отмененное действие. Вырезать. Вырезать выделенный обьект в буфер. Копировать. Скопировать выделенный обьект в буфер Вставить Вставить обьект из буфера Специальная вставка Позволяет выбрать, что вставлять данные или формулы Заполнить - Вниз - Вправо - Вверх - Влево ... Заполнить выделенный интервал значениями, расположенными в первой ячейке. Или скопировать формулу из первой ячейки со сменой ее аргументов для каждой строки или столбца.

     Очистить - Все - Форматы - Содержимое - Примечания Очистка Всего содержимого ячеек Форматов данных в ячейках Формул или значений ячеек Примечаний к ячейкам Удалить Удалить строку, столбец или ячейки Удалить лист Удаление рабочего листа Переместить/скопировать Перемещение или копирование выделенных листов по книге или в другую книгу Найти Поиск текста в выделенных ячейках Заменить Поиск текста и замена его новым текстом Перейти Быстрый переход на ячейку или область Вид Строка формул. Показать или скрыть панель формул Строка состояния Показать или скрыть строку состояния Панели инструментов Выбрать стандартные панели инструментов Во весь экран Вывести на экран только таблицу и Основное меню Масштаб Изменение масштаба таблицы от 10% до 400 % Диспетчер отчетов Печатать или определить вид отчета

     Диспетчер видов. Определить поименованный Вид   Вставка Ячейки Вставить новую ячейку Строка Вставить новую строку. Столбец Вставить новый столбец. Лист Вставить новый рабочий лист. Диаграмма - На этом листе - На новом листе Вставить вновь создаваемую диаграмму. Макрос - Модуль - Диалоговое окно - Макрос MS Excel. Создание нового программного модуля.

     Вставка в книгу нового листа диалога. Вставка в книгу нового листа  макросов Разрыв страницы Вставить символ обозначающий переход на новую страницу при печати. Функция Вызов мастера  функций для создания или редактирования существующей в клетке функции. Имя - Присвоить - Вставить - Создать - Применить Присвоение или удаление имени выделенному интервалу Вставить имя из листа существующих имен в формулу. Создать автоматически имя выделенному интервалу.

     Замена  ссылок в формуле на имена. Примечание Создание, редактирование и удаление примечания Рисунок Вставка рисунка  из внешнего файла Обьект Одного из обьектов стандртизованых Microsoft Формат Ячейки Изменение шрифта, границ и других параметров ячейки Строка - Высота - Автоподбор высоты - Скрыть - Показать Изменение параметров строки     Скрыть строку из вида Сделать видимой скрытую строку Столбец - Ширина - Автоподбор ширины - Стандартная ширина - Скрыть - Показать Изменение параметров столбца    Скрыть столбец из виду Сделать видимым скрытый столбец Лист - Переименовать - Скрыть - Показать - Подложка   Переименовать рабочий лист Скрыть рабочий лист Показать скрытый рабочий лист Изменить фон  рабочего листа Автоформат Автоматическое форматирование рабочего листа Стиль Выбор стиля для форматирования листа Размещение - На передний план - На задний план - Сгруппировать Размещение видимых обьектов Сервис Орфография Проверка орфографии Зависимости - Влияющие ячейки - Зависимые ячейки - Источник ошибки - Убрать все стрелки - Панель зависимостей Показать зависимости при помощи стрелок Показать стрелками ячейки которые влияют на результат Показать ячейки, чей результат зависит от данной ячейки Указать источник ошибки для данной ячейки Удалить все указатели Вывод панели трассировки зависимостей Автозамена Добавление или удаление списка элементов автозамены Подбор параметра Решение задачи с одним параметром Сценарии Создание и проверка условных сценариев Поиск решения Поиск решения по заданной модели Защита - Защитить лист - Защитить книгу   Защитить рабочий лист от изменений Защитить от изменений всю книгу Надстройки Добавить удалить необходимые шаблоны и мастера Макрос Запись макроса Назначить макрос Работа по созданию, записи и назначению клавишам макросов. Параметры Изменение  и установка параметров системы Данные Сортировка Сортировка выделенных ячеек Фильтр - Автофильтр - Показать все - Расширенный фильтр   Отбор записей с помощью раскрывающихся списков Показать все записи Отбор записей с указанием условий в отдельном диапазоне Форма Поиск, изменение и удаление записей базы данных Итоги Добавление итогов к списку Таблица подстановки Создание в выделенном диапазоне таблицы подстановки значений в формулу Текст по столбцам Разбор текста в выделенном диапазоне по столбцам Мастер шаблонов Средство создания шаблонов документов Консолидация Обьединение диапазонов в указанный диапазон Структура - Скрыть детали - Показать детали - Сгруппировать - Разгруппировать - Автоструктура - Удалить структуры - Параметры Подменю по созданию, изменению и удалению параметров структуры документа Сводная таблица Создание и изменение сводной таблицы Поле сводной таблицы Установка свойств поля сводной таблицы Обновить данные Обновление сводной таблицы Получить внешние данные Вставка данных из внешнего источника Окно Новое Открыть новое окно Расположить Изменение расположения окон Скрыть Убрать с экрана текущее окно Показать Показать скрытые окна Закрепить области Строки выше и столбцы левее курсора больше не прокручиваются. 1 Активное окно 2 Активное окно Перейти в одно из открытых окон ? Вызов справки Справочная система с подробным описанием всех функциональных возможностей.

     О программе Данные о версии, номере продукта и параметрах системы.

     1.4. Выполнение команд 

       Выполнение команд меню с использованием сочетаний клавиш (горячие клавиши) Все команды меню могут быть вызваны с помощью клавиатуры. Для этого нажмите клавиши ALT+ подчеркнутая буква в имени меню, а затем нажмите клавишу с изображением буквы, подчеркнутой в команде меню. Функциональные клавиши и клавиши управления курсором Перечень команд функциональных клавиш приведен в таблице. Клавиша       SHIFT   CTRL   ALT   CTRL +SHIFT ALT+ SHIFT F1 Вывести справку или открыть окно помошника

     Что это такое?   Вставить лист с  диаграммой   Вставить новый лист F2 Перейти к правке содержимого ячейки и строки формул Перейти к правке примечания ячейки   Выполнить команду Сохранить как   Выполнить команду Сохранить F3 Вставить имя в формулу Вставить функцию в формулу Присвоить имя   Создать имена по тексту ячеек   F4 Повторить последнее действие Повторить последний переход или поиск) Закрыть окно Выполнить команду Выход   F5 Выполнить команду Перейти (меню Правка) Отобразить окно диалога Поиск Восстановить исходный размер окна книги       F6 Перейти в следующую область окна Перейти в предыдущую область окна Перейти в следующую книгу   Перейти в предыдущую книгу   F7 Выполнить команду Орфография (меню Сервис)   Переместить окно книги  F8 Включить режим расширения выделенной области Включить режим перехода к следующему участку выделяемой области Изменить размер окна книги Отобразить окно диалога Макрос F9 Пересчитать все листы во всех открытых книгах Пересчитать текущий лист Свернуть окно книги F10 Перейти в строку меню Вывести контекстное меню Развернуть или восстановить окно книги  F11 Создать диаграмму Вставить новый лист Вставить лист для макроса Microsoft Excel. Открыть окно редактора Visual Basic F12 Выполнить команду Сохранить как (меню Файл) Выполнить команду Сохранить (меню Файл) Выполнить команду Открыть (меню Файл)   Выполнить команду Печать (меню Файл)          
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение 

       Итак, в своей работе я попыталась  рассказать об основных возможностях  табличного процессора Excel. Применение  этого табличного процессора позволяет легко оптимизировать и ускорить работу по обработке информации. Ведь не зря доказано, что представление информации в табличном виде, а также в виде графиков, диаграмм позволяет более наглядно и лучше представить информацию.