Создание пользовательской базы данных в СУБД «Access»

Измененная ER-диаграмма представлена на рисунке 2. Новый вариант ER-диаграммы находится  в третьей нормальной форме, так  как сущности не имеют свойств, зависящих  от неключевых.

     1.4 Определение физических характеристик атрибутов 

     Следующий этап проектирования – построение даталогической модели. В рассматриваемом случае задача этого этапа – преобразование ER-диаграммы в реляционную схему. На основе полученных отношений можно построить базу данных в первой нормальной форме. Для устранения избыточности и транзитивных зависимостей между атрибутами (сведение базы данных к третьей нормальной форме) перейдем к анализу данных и объединению отдельных атрибутов данных в объекты и составим комплект рабочих бланков описания объектов (табл. 1-7). Заполним графу «Связанные объекты» всех рабочих бланков. В столбце «Имя» надо указать список объектов, связанных с данным объектом, а в столбце «Связь» – тип связи между этими объектами.

     Таблица 1 – Рабочий бланк (описание объектов)

 
 
 

     Таблица 2 – Рабочий бланк (описание объектов)

 

     Таблица 3 – Рабочий бланк (описание объектов)

     Таблица 4 – Рабочий бланк (описание объектов)

 

     Таблица 5 – Рабочий бланк (описание объектов)

 

     Таблица 6 – Рабочий бланк (описание объектов)

 

 

      Таблица 7 – Рабочий бланк (описание объектов)

     Заключительный  этап проектирования базы данных заключается  в создании связей между таблицами. Для каждого объекта надо рассмотреть столбец «Связь» в рабочем бланке и отметить те случаи, когда встречается связь «многие». Надо проверить, чтобы у соответствующего объекта была указана связь «один». Если связь «многие» встречается с обеих сторон отношения, то необходимо создать дополнительную таблицу пересечения, с помощью которой связь «многие ко многим» будет сведена к двум связям типа «один ко многим».

     Все таблицы базы данных «Детские пособия» находятся в третьей нормальной форме:

     - каждый столбец таблицы неделим,  и в рамках одной таблицы нет столбцов с одинаковыми по смыслу значениями (1НФ);

     - первичные ключи однозначно определяют  запись и неизбыточны, все поля  каждой из таблиц зависят от  ее первичного ключа (2НФ);

     - значение любого поля, не входящего  в первичный ключ, не зависит от значения другого поля, тоже не входящего в первичный ключ (3НФ). 
 
 
 
 

     2. Создание, связывание и заполнение таблиц 

     В Access используется три способа создания таблиц: путем ввода данных, с помощью Конструктора таблиц и с помощью Мастера создания таблиц. Для каждого их этих способов существует специальный ярлык новых объектов в списке таблиц. При создании нового файла базы, кроме этих ярлыков в списке таблиц больше ничего нет.

     Наиболее часто применяемый способ создания таблиц – использование режима Конструктора, так как он используется не только для просмотра структуры таблицы, но и для изменения этой структуры. В режиме Конструктора таблицы создаются путем задания имен полей, их типов и свойств. Чтобы создать таблицу в режиме Конструктора нужно:

     - дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание таблицы с помощью конструктора или на кнопку Создать в верхней части окна базы данных, выбрать из списка в окне Новая таблица элемент Конструктор и нажать на кнопку Ok. После этого открывается пустое окно Конструктора таблиц.

     - в окне Конструктора таблиц в столбец Имя поля ввести соответствующие имена полей создаваемых таблиц.

     - в столбце Тип данных выбрать из раскрывающегося списка тип данных, которые будут содержаться в поле, для каждого поля создаваемой таблицы.

     - в нижней части окна Конструктора таблиц на вкладках Общие и Подстановка ввести свойства каждого поля или оставляем значения свойств по умолчанию.

     - задать ключевое поле, воспользовавшись контекстно-зависимым меню.

     - после описания всех полей будущей таблицы нажать на кнопку Закрыть.

     - на вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы < имя таблицы >нажать на кнопку Ok.

     - в окне Сохранить как в поле Имя таблицы ввести имя создаваемой таблицы и нажать на кнопку Ok.

     После указанных действий в списке таблиц в окне БД появится имя и значок новой таблицы. Ввести данные в созданную таблицу можно открыв таблицу в режиме Таблицы. Для того чтобы наиболее удобным образом можно было просматривать, создавать, удалять и модифицировать связи между таблицами, в Microsoft Access используется Схема данных.

     Рисунок 3 – Схема данных 

     Для того чтобы создать связь между таблицами с помощью Схемы данных, необходимо:

     - выбрать команду Сервис, Схема данных…;

     - в диалоговом окне Добавление таблицы раскрыть вкладку Таблицы, выбрать из списка таблицу «Сотрудник», нажать кнопку Добавить; аналогично добавляются оставшиеся шесть таблиц: «Ребенок», «Должность», «Дополнительная информация», «Пособие», «Ведомость» и «Семейное положение»;

     - нажать кнопку Закрыть, чтобы закрыть диалоговое окно Добавление таблицы;

     - в таблице «Ребенок» выберем поле ТН, нажмем левую кнопку мыши и перетащим поле ТН в таблицу «Сотрудник». Отпустим кнопку мыши над полем ТН;

     - в диалоговом окне Изменение связей устанавливаем флажки Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей.

     Аналогичные действия выполняем для установления оставшихся связей (рисунок 3).

     Заполнять таблицы удобнее с помощью форм. В отличие от таблиц, в формах не содержится информация баз данных. Форма – это всего лишь формат (бланк) показа данных на экране компьютера. 

                 2.1 Реализация запросов к базе данных