Системы подготовки текстовых документов

Графический интерфейс пользователя «NauDoc» позволяет оперативно переключаться с одного вида работ на другой и включает в себя следующие компоненты:

1. Блок основного содержания.

2. Панель навигации.

3. Панель инструментов для работы с документами.

Программа предусматривает то, что любой документ может быть поставлен на контроль: по нему назначаются ответственные за выполнение, ответственные за контроль, поддерживается итоговый контроль исполнения.

Разграничение прав пользователей позволяет обеспечить дополнительную защиту для конфиденциальных документов. Безусловно, программа «NauDoc», как и любая другая программа, не является идеальным решением. Например, в ряде случаев ее терминология расходится с традиционными терминами, используемыми в отечественном делопроизводстве.

Там, где нужно обрабатывать большие объемы документов, вести в них сложные поиски, поддерживать распределенные архивы, – вне конкуренции «DOCs Open».

«DOCs Open» позволяет решать следующие задачи:

~ интеграция с программами создания документов;

~ регистрация всей поступающей и создаваемой документации;

~ контроль движения документов и выполнения работ;

~ ускорение движения документов между исполнителями;

~ обеспечение сохранности документации;

~ улучшение информационно справочной работы, сокращение времени поиска и получения документа из архива по запросу;

~ автоматизация составления отчетных документов.

Особенность этой системы электронного делопроизводства – полная интеграция со всеми распространенными офисными программами. Осуществляя учет, хранение и быстрый поиск документов. «DOCs Open» в то же время обеспечивает их создание и просмотр всеми распространенными офисными приложениями.

Компания «ИнтерТраст» предлагает корпоративную информационную систему «CompanyMedia», построенную на базе «Lotus Notes».

«CompanyMedia» позволяет решать большое количество прикладных задач в области документационного обеспечения управления. Она предназначена для государственных учреждений и коммерческих организаций, деятельность которых регламентирована; идеально подходит для компаний со значительной территориальной удаленностью структурных подразделений. «CompanyMedia» позволяет наладить «сквозное» делопроизводство в сети предприятий любой сложности, причем система будет отслеживать движение документа не только в пределах одного предприятия, но и между ними.

Предусмотрена возможность:

– проведения глобального визирования;

– создания приказов, распространяющихся на любую глубину иерархии управления;

– отбор документов по определённой и не сложной системе;

– контроля над исполнением документов и поддержания горизонтальных информационных связей между сотрудниками различных подразделений одного или нескольких предприятий.

Система "Делопроизводство 2.5" может работать как в локальном режиме, так и в сетевом режиме. Программный комплекс позволяет автоматизировать процесс делопроизводства предприятия или организации независимо от его вида деятельности. Программа помогает организовать учет и контроль исполнения документов на основании действующих стандартов и нормативов.

Основными функциями данной программы являются:

- операции по регистрации, редактированию и архивации документов;

- контроль исполнения документов; – создание документов различного назначения по имеющимся стандартным шаблонам;

- создание собственных шаблонов документов с помощью пакета Microsoft Office 2003 или MS Office 2007;

- создание и вывод на печать отчетов, позволяющих оценить состояние делопроизводства на предприятии;

- учет документов с помощью журнальной регистрации;

- регистрация документов, полученных или отправленных по электронной почте.

Блок приложений для автоматизации документооборота организации “Делопроизводство” предназначен для автоматизации работы служб документационного обеспечения предприятий и организаций на основе требований, предъявляемых Государственной Системой Документационного Обеспечения Управления (ГСДОУ).

Модули блока обеспечивают:

      регистрацию всех категорий документов, циркулирующих в организации;

      постановку на контроль документов и резолюций руководства;

      статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников организации;

      автоматическую доставку электронных документов исполнителям;

      подготовку проектов документов, их визирование и рассылку;

      создание электронной библиотеки (архива) документов организации.

Модуль “Регистрация документов” предназначен для организации учета всех входящих, исходящих и внутренних документов организации на основе регистрационно-контрольных карточек. В модуле реализованы механизмы контроля над исполнением документов, резолюциями руководства, исполнительской дисциплиной сотрудников организации и т.п. Модуль обеспечивает автоматическую подготовку различных отчетов и стандартных учетных документов служб документационного обеспечения.

Модуль “Обращения граждан” предназначен для ведения делопроизводства на основании обращений физических лиц, контроля исполнения документов и подготовки ответных документов.

Модуль “Библиотека рабочих документов” служит для подготовки документов, их классификации (размещения по электронным папкам), контекстного поиска информации и печати документов. Модуль может быть использован для хранения документов произвольного содержания, таких как: нормативные документы организации, справочные материалы, подготовки проектов документов и т.д.

Модуль “Организационно распорядительные документы” предназначен для автоматизации подготовки распорядительных и отчетных документов организации, а также осуществления контроля над исполнением распоряжений, приказов и поручений.

Модули “Согласование” и “Ознакомление” предназначены для автоматизации подготовки организационно – распорядительных документов.

Модули осуществляют автоматическую рассылку проектов документов сотрудникам организации по внутренней почте Notes для электронного визирования или ознакомления. Также осуществляется контроль над процессом ознакомления и визирования документов.

Модуль “Совещания” предназначен для руководящих работников предприятия, а также секретарей-референтов руководящего звена.

В заключении 3 главы, хочу отметить, что база данных позволяет автоматически оповещать всех участников о предполагаемой повестке дня, дате и времени проведения совещания, оформить по итогам его проведения протокол, и на основе принятых решений автоматически рассылать поручения конкретным исполнителям с указанием сроков их выполнения работ. По итогам выполнения работ осуществляется формирование отчетов и справок о выполнении.

Заключение

Поставленные мною цели и задачи в данной курсовой работе достигнуты. Рассмотрены и изучены наиболее популярные программы, которые используются для создания документов. Также рассмотрен пакет прикладных программ Microsoft Office, (MS Word, Microsoft Excel и т.д.) и системы автоматизации документационного обеспечения управления: «БОСС-Референт» и «Делопроизводство 2.5»

Таким образом, делая выводы, хочется сказать, что в последнее время мало кто пользуется для создания документов текстовыми редакторами. Появление Microsoft Word их вытеснило. На данный момент уже сложно определить к текстовым процессорам или к настольным издательствам относится Microsoft Word, настолько много у него функций. Среди систем подготовки текстовых и табличных документов более подробно в курсовой работе были рассмотрены две программы пакета прикладных программ Microsoft Office – это текстовый процессор Microsoft Word и табличный процессор Microsoft Excel. Для создания документов в основном используются только эти две программы, независимо от размеров и сферы деятельности организации. Это связано с тем, что почти везде сейчас используется операционная система Windows (2000, NT, XP, Me, Vista), созданная, как и Office компанией MS. Эти программы позволяют подготовить сложные и большие по объему документы, включая книги.

Очень легко учиться работать в программах, входящих в Microsoft Office, так как все они, включая и операционную систему Windows, имеют похожий интерфейс.

Системы автоматизации документационного обеспечения управления позволяют делать с документами все то, что с ними делают в любой системе делопроизводства и документооборота и включают в себя принципиально новые возможности, доступные только компьютерам. В том числе при помощи этих программ можно и создавать документы.

Конечно, корпоративная система документооборота является недешевым удовольствием. Но сколько может в живом деле стоить потерянный или неправильно обработанный документ, сколько может стоить своевременная и точная информация? Иногда это вопрос выживания фирмы. Кроме того, снижение стоимости компьютерной обработки и хранения информации в памяти компьютера – один из самых динамичных позитивных процессов в истории человечества. Из-за того, что происходит унификация и стандартизация документов, в большинстве программ, использующихся для создания документов, используются шаблоны. То есть в уже оформленный документ с необходимыми атрибутами, куда нужно просто ввести данные. Также в программах имеются такие функции, при которых сам пользователь может создать свой шаблон документа. Это намного ускоряет и упрощает работу по созданию документа.

В заключение своей курсовой работы, хочу отметить, что сейчас предлагается очень много различных как текстовых и табличных процессоров, так и систем автоматизации документационного обеспечения управления. Сделать выбор очень сложно. Это связано с тем, что у каждой программы есть и достоинства, и недостатки, а универсальных программ нет. При выборе программного продукта следует учитывать сферу деятельности, технические свойства компьютера, операционную систему, установленную на компьютер, размеры организации, отдаленность подразделений.