Система управления базами данных

     • щелкнуть по вкладке Отчеты,

     • кнопкой выбрать необходимый отчет в окне базы данных;

     • щелкнуть по кнопке Просмотра.

     Режим конструктора предназначен для изменения шаблона (структуры отчета).

     Макрос - это объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержания. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных включенных в него действии. Возможно также из одного макроса запустить другой макрос или функцию модуля.

     Работа  с формами и отчетами существенно  облегчается за счет использования  макрокоманд. В MS Access имеется свыше 40 макрокоманд, которые можно включать в макросы. Макрокоманды выполняют такие действия, как открытие таблиц и форм, выполнение запросов, запуск других макросов, выбор опций из меню, изменение размеров открытых окон и т.п. Макрокоманды позволяют нажатием одной (или нескольких одновременно) кнопки выполнять комплекс действий, который часто приходится выполнять в течение работы. С их помощью можно даже осуществлять запуск приложений, поддерживающих динамический обмен данных (DDE), например MS Excel, и производить обмен данными между вашей базой данных и этими приложениями. Один макрос может содержать несколько макрокоманд. Можно также задать условия выполнения отдельных макрокоманд или их набора.

     Модуль - объект, содержащий программы на MS Access Basic, которые позволяют разбить процесс на более мелкие действия и обнаружить те ошибки, которые невозможно было бы найти с использованием макросов.

     Завершив  работу с Access (или с ее приложением), надо корректно закончить сеанс. Простое выключение компьютера - плохой метод, который может привести к возникновению проблем. При работе WINDOWS приложения используют множество файлов, о существовании которых пользователь может даже не подозревать. После выключения машины эти файлы останутся открытыми, что в будущем может сказаться на надежности файловой системы жесткого диска.

     Безопасно выйти из Access можно несколькими способами:

     • двойным щелчком мыши на пиктограмме  системного меню в строке заголовка  главного окна Access;

     • из меню Access выбором пункта Файл Выход,

     • нажатием комбинации клавиш Alt + F4.

     Пользовательский интерфейс MS Access 2003

     Интерфейс пользователя MS Access – это комплекс программ, который реализует диалог в процессе работы пользователя с  приложением Access.

     После загрузки MS Access на экране появится главное  окно, в котором размещается окно базы данных. При первом запуске Access в главном окне выводится область задач в режиме «Приступая к работе», с помощью которой можно открыть существующие БД и «Создать файл».

     При выборе команды «Создать файл» в  области задач изменится режим  на «Создание файла».

     При выборе команды «Новая база данных»  откроется окно диалога «Файл  новой базы данных», в котором  необходимо выбрать имя диска  и директории для хранения БД, а  также имя БД (тип файла устанавливается  по умолчанию «Базы данных Microsoft Office Access») и щелкнуть на кнопке «Создать», будет сохранен файл с расширением .mdb.

     В главном окне появится окно БД с  назначенным именем, например «Деканат: база данных (формат Access 2000). В Access2003 для  новых баз данных по умолчанию  используется формат файла Access 2000, необходимый для обеспечения совместимости с базами данных предыдущих версий. Для того чтобы изменить формат файлов Access 2000, необходимо в меню главного окна выбрать команду «Сервис / Служебные программы / Преобразовать базу данных» и указать нужный формат.

     Для изменения используемого по умолчанию  формата файлов при создании новой  базы данных необходимо выбрать команду  Сервис / Параметры, активизировать вкладку  «Другие» и в списке «Формат файла  по умолчанию» выбрать из списка Access 2002—2003. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение 

      Таким образом, база данных – это информационная модель, позволяющая упорядоченно хранить данные о группе объектов, обладающих одинаковым набором свойств.

      Программное обеспечение, предназначенное для  работы с базами данных, называется система управления базами данных (СУБД). СУБД используются для упорядоченного хранения и обработки больших объемов информации.

      Современные СУБД дают возможность включать в  них не только текстовую и графическую  информацию, но и звуковые фрагменты  и даже видеоклипы.

      Простота  использования СУБД позволяет создавать  новые базы данных, не прибегая к  программированию, а пользуясь только встроенными функциями. СУБД обеспечивают правильность, полноту и непротиворечивость данных, а также удобный доступ к ним.

      СУБД Microsoft Access полезная, нужная и интересная программа. Графический многооконный интерфейс, который дает возможность мне в диалоговом режиме создавать таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы. Специальные приспособления, которые автоматизируют работу во время создания и ведения базы данных (Мастеры и Конструкторы, Ассистенты и т.п.) заметно упрощают весь процесс и делают программу доступной в изучении каждому. Также играет роль возможность работать в локальном режиме или в режиме клиента на рабочей станции в компьютерной системе, возможность использовать объектную технологию для внедрения в базу данных объектов разного происхождения (текстов, ЕТ, диаграмм, рисунков и т.д.). 
 
 

Список  литературы 

1. Информатика: компьютерная техника. Компьютерные технологии. Пособн. /под ред. А.И. Пушкаря.- К.: Выд. ц. «Академия», 2002.- 704с.
2. Каймин В.А. Информатика. Учебник.   2-е изд., доп. и перераб. - М.: ИНФРА-М, 2001. — 272 с.
3. Левин А. Самоучитель работы на компьютере. Microsoft Office 2000.       СПб.: Питер,2002. – 655с. 
4. Могилев А.В., Пак Н.И., Хённер Е.К. Информатика. - М.: Академия, 2004. — 848 с.
5. Пушкарь А.И. Система управления базами данных Microsoft Access и ее применение в экономике. Учебное пособие / А.И. Пушкарь, И.П. Коврижных, А.М. Мокринских. – Харьков: Изд. ХГЭУ, 2002.- 112с.
6. Соболь Б.В. и др. Информатика. Учебник.   3-е изд., доп. и перераб. - Ростов н/Д: Феникс, 2007. — 446 с.