Разработка приложений с использованием информационных технологий MS ACCESS: Создание базы данных "Меню"

ГОУ ВПО

Уфимский  Государственный  Авиационный Технический  Университет 
 
 

Кафедра экономической  информатики

 
 
 
 
 
 
 
 

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к курсовой работе

по  дисциплине «Информатика» 

Разработка  приложений с использованием информационных технологий MS ACCESS:

Создание базы данных "Меню" 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Группа ГМУ-127 

Студент    ___________          ________              

         (подпись) (дата)                     
 
 

Принял(а)  Габитов В.А. ________ _____________

      (дата)       (оценка) 
 
 
 

УФА- 2008г. 

         Оглавление 

Введение.  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . …4

1.Информационная модель . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

2.Описание используемого программного обеспечения . . . . . . . 5

3.Структура базы данных . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

    3.1.Таблицы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6

    3.2.Запросы. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9

    3.3.Отчёты . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

4.Формы входных и выходных данных . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

5.Руководство пользователя . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Заключение. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ...18

Список использованной литературы и программного  

обеспечения. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение. 

         В настоящее время  краеугольным камнем любого бизнес-процесса является информация. Для эффективной работы любой организации должно перерабатываться огромное количество информации, касающееся как внутренней, так и внешней ее среды. Причем, информация должна обрабатываться столь же быстро, сколь быстро меняется ситуация, т.к. должна быть своевременной для принятия на ее основе адекватного и эффективного решения.  В связи с нарастанием информации в контуре управления и усложнением ее обработки трансформируются и совершенствуются информационные системы. И направлением развития в этой области является все большая автоматизация обработки данных.

         В современных условиях наличие исправно функционирующей, отвечающей специфическим требованиям, грамотно составленной информационной системы управляющей базами данных во многом определяет способность какой–либо бизнес структуры своевременно получать всю необходимую информацию и своевременно реагировать на возможные изменения, что в свою очередь и определяет конкурентоспособность на рынке.

         Таким образом, значение информационных систем управляющих  базами данных в нынешних условиях становления информационного общества неоспоримо.

         На сегодняшний  день Microsoft Access – компонент семейства офисных приложений  Microsoft Office – является одной из самых популярных настольных СУБД. Это связано с тем, что Access обладает очень широким диапазоном средств для обработки данных. Эти средства являются не только простыми и удобными, но и высокопродуктивными, что обеспечивает высокую скорость разработки приложений.

         В ходе данной работы создается база данных, содержащая сведения об учете абонентов мобильной связи. 
 
 

1.Информационная модель 

         СУБД Access - это система управления базами данных реляционного типа. Таблицы, запросы, формы, отчеты и макросы - это самостоятельные объекты базы данных.

         В Microsoft Access возможно  обрабатывать данные достаточно разнообразных типов таких как: текстовый и числовой типы данных, даты и время, денежные значения и др.

         Так как Microsoft Access является современным приложением Windows, можно использовать в работе все возможности DDE (динамический обмен данными) и OLE (связь и внедрение объектов). DDE позволяет осуществлять обмен данными между Access и любым другим поддерживающим DDE приложением Windows. В Microsoft Access можно при помощи макросов или Access Basic осуществлять динамический обмен данными с другими приложениями.

 

2.Описание используемого программного обеспечения

      

          В Microsoft Access данные хранятся в виде таблиц, состоящих из полей и записей. Каждое поле таблицы имеет имя и определенный тип. Разные таблицы могут иметь однотипные поля, что позволяет нам устанавливать между ними связи и выполнять операции реляционной алгебры. Запись – это строка таблицы. Каждая запись содержит информацию об отдельном объекте.

         В Microsoft Access для обработки данных базовых таблиц используется мощный язык SQL (структурированный язык запросов). Используя SQL  можно выделить из одной или нескольких таблиц необходимую для решения конкретной задачи информацию. Access значительно упрощает задачу обработки данных. Совсем не обязательно знать язык SQL. При любой обработке данных из нескольких таблиц Access использует однажды заданные связи между таблицами.

         Формы - это средства для ввода данных и отображения  их на экране. Смысл формы - предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено.

         После ввода данных  в БД вам может понадобиться найти какую- то их часть. Запрос- это объект, позволяющий пользователю извлечь необходимые данных из одной или нескольких таблиц и предоставить их пользователю в удобном виде. Существует несколько видов запросов: запросы на выборку, добавление, обновление и удаление данных, перекрёстные запросы. С помощью запросов можно создавать новые таблицы.

         С помощью Access можно формировать документы для распечатки данных в различных видах. Такие документы называются отчётами.

         Для автоматизации  процесса создания таблиц, форм, запросов и отчётов используются специализированные диалоговые графические средства, называемые Конструктор. Конструктор предоставляет пользователю набор инструментов, с помощью которых можно быстро создать объект.

         Также в  Microsoft Access предусмотрено автоматическое конструирование таблиц, форм, запросов и отчётов с помощью программы Мастер. 

3.Структура базы данных

         База данных служит для автоматизации сведений об учете абонентов мобильной связи. В созданной базе данных «Меню» представлены следующие таблицы:

• Абоненты компании;
• Корпоративные клиенты;
• Услуги абонентам.

 

3.1.Таблицы

         Все таблицы создавались  в режиме конструктора. Здесь можно  определить имена, типы, размеры полей, подстановку значений поля из других таблиц или запросов и так далее. Конструирование таблиц производится следующим способом: Таблицы/Создать/Конструктор/ОК. при выполнении этих команд откроется окно.

         Для создания таблицы  необходимо заполнить столбцы Имя  поля и Тип данных. 

Таблица “абоненты компании”

 

Таблица “корпоративные клиенты”  

 
 

 Таблица “услуги абонентам”

              

         Для нормального  функционирования таблиц, обеспечения  целостности и непротиворечивости данных в базе необходимо составить  Схему данных: Сервис/Схема данных.

         В появившееся окно добавляете таблицы и создаёте их связи.

 

Общий вид схемы данных

         Созданные таблицы  можно заполнять в самих таблицах (двойной щелчок мыши по названию таблицы), а можно заполнять через формы. 

3.2.Запросы 

         В Microsoft Access запросы – это основные элементы выборки записей, обновления таблиц и обработки таблиц. Результат выполнения запроса – это новая, чаще всего временная таблица, которая существует до закрытия запроса.

         Простейшие запросы  могут быть созданы с помощью мастера: Запросы/Создание запроса с помощью мастера.

         Затем необходимо выбрать таблицу, интересующие вас поля, тип отчёта и ввести имя запроса.

         Любой запрос можно  создать в режиме Конструктора. Существует несколько видов запросов, которые  создают через Конструктор, но все  эти запросы начинаются с создания запроса на выборку: Запросы/Создать/Конструктор. Затем добавляете таблицы, которые вам нужны в появившееся окошко. В графу поле заносите имена интересующих вас полей. После того как запрос на выборку создан, его можно преобразовать в перекрёстный запрос, запрос на обновление, удаление либо создание таблицы. Для этого нужно вызвать контекстное меню, выбрать необходимый тип и заполнить добавившиеся графы.

         В Access существует несколько видов запросов, основные из которых я использовала в своей базе данных:

• Состояние счета абонентов – запрос, выдающий данные о состояния счета абонентов. Запрос выполнен в режиме Конструктора.

 

Запрос  “состояние счета абонентов”  
 
 

 

Запрос  “удаление абонентов с отрицательным балансом ” 

• Запрос на удаление, выполнен в режиме конструктора. Позволяет удалить абонентов с отрицательным балансом.

 
 

3.3.Отчёты 

         Отчёт – это макет  документа, по которому может быть осуществлён  вывод данных в виде выходного  печатного отчёта. Для того что  бы распечатать этот отчет необходимо спроектировать его содержание, т.е. определить состав и содержание разделов отчёта, размещение в нём значений, выводимых из полей таблиц или запросов базы данных.

         Отчёты удобнее  всего создавать с помощью  Мастера: Отчёты/Создание отчёта с помощью  Мастера. В появившемся окне необходимо последовательно выбрать Таблицу либо запрос, интересующие поля, уровни группировки, порядок сортировки, вид макета, требуемый стиль и выбрать для отчёта имя.

         Отчёты можно создавать  как по таблицам, так и по запросам.

         В своей работе я  сделала следующие отчёты:

• Отчёт по таблице “Абоненты компании”.
• Отчёт по запросу “Состояние счета абонентов”.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Отчет по таблице “Абоненты компании”.

 
 
 

Отчет по запросу “Состояние счета абонентов”

 
 

4.Формы входных и выходных данных 

         В Microsoft Access имеются формы для первоначальной загрузки данных во взаимосвязанные таблицы базы данных, просмотр данных, а также их корректировки и редактирования. Работая с формой, можно добавлять и удалять записи из таблицы, изменять значения полей, получать расчётные данные. Access позволяет создавать однотабличные (на основе одной таблицы) и многотабличные (для работы с несколькими взаимосвязанными таблицами). Создавать формы можно в режиме Конструктора и с помощью Мастера форм.

Создание  формы через Конструктор: Формы/Создать/Конструктор. Затем выбираете таблицу по которой делаете форму и откроется окно Конструктора форм.