Разработка базы данных “Автосалон АЛМАЗ” с помощью программы Microsoft Access

 

    Таблица «Должность» имеет следующие поля и соответствующие им типы данных  представленные в таблице 2. Данная таблица содержит список должностей сотрудников работающих в автосалоне. 

    Таблица 2 – Должность

 

    Таблица «Продажа» имеет следующие поля и соответствующие им типы данных  представленные в таблице 3. Данная таблица не содержит никаких сведений, так как она создана для  создания формы «Продажа».

    Таблица 3 – Продажа

 

    Таблица «Производитель» имеет только одно ключевое поле – Производитель с текстовым типом данных. Данная таблица содержит список производителей, имеющихся в автосалоне, машин.

    И наконец таблица «Сотрудники» имеет  следующие поля и соответствующие им типы данных представленных в таблице 4. 

 Таблица 4 – Сотрудники

 
 
    

3. Запросы

    В созданной базе данных имеются  3 запроса, созданных в режиме конструктора.

    Два из этих запросов связаны с таблицами  так, как показано на рисунке 1.

    Первый  запрос – запрос на выборку «Автомобили  в (наличии)» не несет никакого самостоятельного значения, он создан для отчета «Продажа».  Данный запрос представлен на рисунке 2. 

    

 

    Рисунок 2 – Запрос «Автомобили в (наличии)» 

    Второй  запрос на выборку -  «Запрос на общее  количество каждой марки», подсчитывает количество автомобилей одинаковой марки и их общую стоимость. Данный запрос представлен на рисунке 3. 

    

 

    Рисунок 3 – «Запрос на общее количество каждой марки» 

    И наконец третий запрос на выборку – «Запрос на остаток машин» создан также для отчета «Остаток машин». Данный запрос представлен на рисунке 4. 

      

    Рисунок 4 – «Запрос на остаток машин» 

    

4. Формы

    В разработанной базе данных создано 10 форм. Все они созданы в режиме конструктора.

• Форма «Автосалон» является главной формой, которая автоматически появляется при запуске базы данных. Подробнее она будет рассмотрена в руководстве пользователя.
• Форма «Должность» является подчиненной и входит в состав формы «Сотрудники» и позволяет добавлять новые должности. Данная форма представлена на рисунке 5.

 

    

 

    Рисунок 5 – Форма «Должность» 

    

• Форма «подчиненная форма Автомобили (в наличии)» также является подчиненной и в ходит в состав главной формы.
• Формы «Продажа» и «Продажа подчиненная форма» являются подчиненными и входят в состав формы «Продажа1».
• Форма «Продажа1» является сложной формой и входит в состав главной формы. Подробнее о работе данной форме будет рассказано в руководстве пользователя.
• Форма «Производитель» входит в состав формы «Форма1» и позволяет добавлять новых производителей. Данная форма представлена на  рисунке 6.

    

 

    Рисунок 6 – Форма «Производитель» 

    

• Форма «Сотрудники» входит в состав главной формы.
• И наконец последняя форма «Форма 1» также входит в состав главной формы.

 
    

5. Отчеты

    В созданной базе данных составлено, с помощью конструктора 2 отчета.

    Первый  отчет – «Запрос на остаток  машин», представлен на рисунке 7. 

    

 

    Рисунок 7 – Отчет по остатку машин

    Второй  отчет – отчет «Продажа» представляет из себя чек о продаже автомобиля. Данный отчет показан на рисунке 8.

    

    Рисунок 8 – Отчет «Продажа» 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Раздел  3 Руководство пользователя 

    На  диске вложенном в курсовую работу хранится файл - Автосалон Алмаз.mdb. При запуске данного файла пользователя встречает кнопочная форма «Автосалон», представленная на рисунке 9. 

      

    Рисунок 9 – Форма «Автосалон» 

    Данная  форма предлагает пользователю следующие  действия:

• Просмотр имеющихся  автомобилей в наличии;
• Просмотр отчета по остатку машин;
• Осуществление продажи;
• Просмотр сотрудников автосалона;
• Выход из базы данных.

    Рассмотрим  последовательно все эти действия:

1. Просмотр имеющихся автомобилей в наличии реализован формой «Форма1», представленной на рисунке 10.

    Рисунок 10 – Форма «Форма1» 

    В данной форме имеются возможности осуществить поиск по выделенному столбцу, добавить новый автомобиль и  добавить производителя.

    Для добавления нового автомобиля вызывается форма «Автомобили (в наличии)», представленная на рисунке 11. Затем заполняются все поля и нажимается кнопка “СОХРАНИТЬ”. Если нужно добавить еще один автомобиль нажимается кнопка “ДОБАВИТЬ” и проделываются аналогичные действия. После того как нужное количество автомобилей было добавлено нажимается кнопка “НАЗАД” для возврата на форму «Форма1». 

      

    Рисунок 11 – Добавление нового автомобиля 
 

    Для добавления нового производителя вызывается форма «Производитель». На которой  вписывается новый производитель и нажимается кнопка сохранить. Для добавления еще одного производителя нажимается кнопка добавить и выполняются аналогичные действия. Для возврата на форму «Форма1» нажимается кнопка выхода.

2. Просмотр отчета по остатку машин. Для просмотра отчета по остатку машин нажимается соответствующая кнопка, после нажатия на экране появляется данный отчет.
3. Осуществление продажи. Данная операция реализуется формой «Продажа1», представленной на рисунке 12.

      

    Рисунок 12 – Форма «Продажа1» 

    Для того чтобы продать автомобиль заполняются  все поля, при этом после того как мы внесем код автомобиля  в таблице, входящей в состав формы появляются все необходимые для продажи данные об этом автомобиле. После заполнения всех полей нажимаем на кнопку “ЧЕК” и появляется уже заполненный чек, реализованный с помощью отчета «Продажа». После того как чек будет напечатан проданный автомобиль удаляется из базы данных.

4. Просмотр сотрудников Автосалона. Данная операция реализована при помощи формы «Сотрудники», представленной на рисунке 13.

      

    Рисунок 13 – Форма «Сотрудники» 

    На  данной форме возможно: добавить нового сотрудника, осуществить поиск необходимого сотрудника, удалить запись о сотруднике и добавить новую должность.

• Для того чтобы добавить нового сотрудника нажимается кнопка добавить и заполняются все необходимые поля после чего нажимается кнопка сохранить.
• Для того чтобы удалить запись о сотруднике нажимается кнопка “корзина”.
• Для того чтобы добавить должность нажимаем на кнопку “ДОБАВИТЬ ДОЛЖНОСТЬ”

    После окончания работы с данной  формой нажимаем кнопку выхода из формы.  
 
 
 
 
 
 

    ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

    В деловой или личной сфере часто  приходится работать  с данными  из разных источников, каждый из которых связан с определённым видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определённые знания и организационные навыки. Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчёты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчёты.

    В базе данных сведения из каждого источника  сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определённым условиям, создаётся запрос. Запросы также позволяют обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные и специальные сообщения.

    Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или  созданный пользователем макет.

    Для анализа данных или распечатки их определённым образом используются отчёты. Например, можно создать отчёт, группирующий данные и подводящий итоги.

    В окне базы данных можно работать со всеми её объектами. Для просмотра объектов определённого типа следует выбрать соответствующую вкладку. С помощью кнопок можно открывать и изменять существующие объекты и создавать новые.

    Разработанная база данных позволяет быстро и эффективно работать автосалону. Удобный интерфейс программы, с одной стороны, позволяет легко ориентироваться в программе, не требуя от сотрудников каких-либо специальных навыков работы с электронно-вычислительными машинами, с другой стороны предоставляет пользователю оперативную информацию . Данные сведения позволяют проводить достаточно глубокие маркетинговые исследования, на основе которых можно анализировать текущее состояние автосалона и планировать его дальнейшую деятельность.

    Разработанный программный продукт  был предложен  руководству ООО “Автосалон Алмаз” в г. Салавате, одобрен им, и в скором времени будет внедрен для использования в ООО “Автосалон Алмаз” после прохождения испытательного срока и последующей доработки непосредственно для нужд автосалона.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ 

    

1. Кренке  Д. Теория и практика построения баз  данных. – 8-е изд. – СПб.: Питер, 2003. 800с.
2. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2002. – СПб.: БХВ-Петербург, 2002. – 720 с.
3. Microsoft Access 2000. Шаг за шагом: Практическое пособие / Пер. с англ. – М.: ЭКОМ, 2000. – 352 с.
4. Информатика. Базовый курс / Под ред. С.В. Симоновича.– СПб.: Питер, 2001. – 640 с.