Команда ПОСЛЕДНИЙ ДОКУМЕНТ 

   В ходе  работы  с программой формируются  различные выходные документы. Для  удобства просмотра последнего документа  из группы Сервис главного меню выбирается  данная команда или вызывается из всех основных режимов при нажатии клавиш Ctrl+F7. Печать последнего документа осуществляется из главного меню или при нажатии клавиш Ctrl+F8.

2. Учет бухгалтерских  операций

2.1. Счета

 

        План счетов - основа ведения бухгалтерского  учета.  Перед тем как начать  работу,  необходимо просмотреть  какая система  счетов заложена в программу "1С: Бухгалтерия". При необходимости эта система счетов может быть откорректирована  в соответствии  с потребностями предпринимателя.

        Для просмотра и корректировки   плана  счетов  следует  выбрать   пункт главного  меню Операции,  а в ней - команду Счета.  На экран будет выведен план счетов бухгалтерского учета (см. рис.4).

Рис. 4

   План  счетов представляется в виде списка, имеющего четыре графы:

   Код          - код (номер) счета в соответствии с действующим планом счетов;

   С/сч.        - код (номер) субсчета (для основного счета эта графа пуста);

   Наименование  - наименование счета или субсчета;

   Вид субконто - наименование вида  объектов  аналитического  учета                    (субконто), если по данному счету (субсчету) ведется аналитический учет.

        Список упорядочен по кодам  (номерам) счетов и субсчетов.  Просмотр, удаление, корректировка  и ввод новой записи ведется,  как и для всех списков. Быстрый  поиск счета и субсчета осуществляется  при вводе его номера с клавиатуры. При этом вводимый номер выводится в нижней строке окна, а курсор перемещается по графе Код.

        При вводе нового счета (субсчета) в список счетов он будет  помещен там по порядку.  При  вводе счетов с субсчетами  сначала  вводится строка с  кодом счета,  пустым кодом субсчета и в ней указывается наименование счета.  Затем в строках с  тем  же  кодом  счета  и  кодами субсчетов  вводится наименование субсчетов.

        При корректировке графы  "Вид  субконто"  после нажатия клавиши Entrer на  экран  будет  выведен  список видов объектов аналитического учета (субконто). Из этого списка клавишами "­" и “¯"  выбирается нужный вид субконто и нажимается клавиша Enter (см. рис.5) Список видов субконто содержит две графы: номер субконто и наименование субконто. Список можно упорядочить как по  номеру  субконто (F2), так и по наименованию субконто (F4). 

   

   Рис. 5

        Если в списке нет необходимого  вида субконто,  нажимается клавиша  Ins и вводится наименование нужного вида субконто. Чтобы отменить ведение аналитического учета или субсчета,  выбирается строка Без субконто и нажимается клавиша Enter .

        При наличии у  счета   субсчетов  существует  возможность   ведения списка субконто по  счету в целом или по каждому  субсчету отдельно.  В первом  случае следует указать наименование субконто только для строки с наименованием  счета,  во втором - только для строк с наименованиями субсчетов.

        Нельзя изменять  номера счетов  или субсчетов,  по которым  имелись операции в текущем  или в прошлых периодах.  Для печати плана счетов надо нажать клавишу F8.

2.2. Ведение аналитического  учета

 

   Программа позволяет вести  неограниченное количество объектов аналитического учета:  по товарам, материалам,  организациям, сотрудникам, основным средствам и  т.д. Для  обобщенного названия группы объектов аналитического учета в программе используется термин субконто. Список субконто выводится и корректируется командой  Виды субконто  пункта главного меню Операции. Его можно менять и при просмотре счетов бухгалтерского учета  и при вводе операций.

    Чтобы  задать ведение аналитического  учета по тому или иному   синтетическому счету  или   субсчету,  следует  в режиме  просмотра счетов (команда Счета пункта главного меню Операции ) указать в графе Вид субконто наименование  вида субконто,  который будет связан с данным счетом или субсчетом. После этого при вводе проводок по данному счету или субсчету  программа  будет предлагать выбрать из соответствующего справочника объект,  к которому относится проводка.  Например, если к счету 71  "Расчеты  с  подотчетными  лицами"  прикреплен вид субконто Сотрудники, то при вводе проводок по счету 71 программа предложит выбрать из  списка  сотрудника,  к которому относится операция.  Если нужного сотрудника в списке нет, список можно также дополнить.  Каждый вид субконто может быть прикреплен к любому числу счетов и субсчетов. (Например,  для счетов 60, 61, 62, 64, 76 можно вести единый список субконто - "Организация").

        Принципы работы со списком  видов  субконто  (ввод  новой   записи, просмотр, корректировка,  удаление)  такой  же как и для всех списков.

        Списки значений субконто содержат  объекты  аналитического  учета  одного вида.

        Обращение к списку значений  субконто выполняется:

        - при нажатии клавиши F3 из окна Виды субконто (при этом выводится список для того вида субконто, на котором установлен курсор);

        - при  вводе данных в журнал  операций для проводок по тем  счетам, по которым предусмотрено  ведение аналитического учета;

        - при корректировки плана счетов;

        - при составлении стандартных отчетов.

        Список значений  субконто содержит  три графы:  код,  наименование  субконто и цена. Список можно  упорядочить как по коду  субконто (F2), так и по наименованию субконто (F4).

Рис. 6

        Графа субконто "Цена" заполняется для тех объектов аналитического учета, для которых она имеет смысл (например,  основные средства, материалы и т.д.).

        Просмотр, корректировка,  удаление, ввод новой записи списка значений  субконто  осуществляются  так   же  как  и  для  других  списков.

        Печать списка значений субконто  возможна из окна Виды субконто после нажатия клавиши F8.

        Для субконто можно задавать  параметры  при  нажатии   клавиши  F5, предварительно установив  курсор на конкретный субконто.  Названия параметров субконто едины для всех видов субконто одного вида. Значения параметров можно использовать в форме первичных документов,  в формах отчетов, в формулах типовых проводок и т.п. Принцип работы со списком параметров субконто такой же, как и для других списков. 

2.3. Ведение журнала  операций

 

        Исходными данными  для бухгалтерии  являются проводки,  вводимые  в журнал хозяйственных операций.  На основании введенных проводок  программа автоматически формирует  баланс и другую отчетность.

        Журнал операций выводится на экран при выборе команды Журнал операций пункта главного  меню  Операции (см.рис.6). 

Рис. 7 

   Журнал  выводится  в виде списка, состоящего из 6 граф (колонок).

        Дата   - указывает дату совершения хозяйственных операций.

        Дебет  - указывает коды счета и субсчета дебета проводки.

        Кредит - указывает коды счета и субсчета кредита проводки.

        Сумма  - указывает сумму проводки.

        N -  указывает номер рабочего места, на котором вводилась данная проводка. Эта графа используется при переносе и при удалении  операций.

        Кратное содержание - указывает на содержание операций и  проводки . Рекомендуется в ее левой части указывать текст, характеризующий операцию в целом,  а в правой части - текст, описывающий операцию в целом, а в правой части - текст, описывающий конкретную проводку.

        В верхней части экрана  (строки  2-5)  отображаются  наименования  счетов дебета и кредита текущей  проводки, соответствующие субконто. Журнал операций является обычным  списком и принцип работы  с  ним такой же,  как  и для других списков.  Выход из журнала операций осуществляется после нажатия клавиши Esc.

        Ввод проводок  (Ins)  осуществляется последовательно по колонкам переходя из колонки в колонку после нажатия клавиши Enter.  Колонка N заполняется автоматически после задания номера  рабочего  места в "Установке параметров".

        При вводе проводок следует  иметь в виду:

        - дата должна находиться в  интервале видимости операций (задается  после нажатия клавиши F7);

        - при вводе счетов дебета и  кредита проводки их можно  выбрать  из списка счетов.  Для этого после нажатия клавиши  Enter нажать клавишу F3. На экране будет выведен список счетов,  из которого клавишами управления курсором выбирается нужный и нажимается клавиша Enter;

        - если по счету ведется аналитический  учет,  то после ввода  кода  счета программа  предложит  выбрать из списка соответствующее субконто. Если в списке нет нужного субконто, его можно туда ввести (Ins).

        При вводе  однотипных проводок  можно воспользоваться копированием  проводок.     Для копирования   проводки  курсор  устанавливается   на проводку-образец и нажимается  клавиша F9.  После этого ввод проводки аналогичен описанному выше, но в колонках будут значения проводки-образца, которые можно принять, нажав клавишу Enter или исправить.

        Проводки в  журнале  операций  можно отсортировать по датам  (F2), счетам дебета (F3),  счетам кредита (F4),  суммам (F5)  и содержанию операций (F6).

        Для поиска проводки  надо произвести  их сортировку в колонке,  по  которой производится поиск, а  затем с клавиатуры ввести  нужные символы (например код  счета дебета). В случае обнаружения введенного символа он отображается в нижней части списка,  а курсор устанавливается на первый элемент, отвечающий введенным символам.

2.4. Ввод входящих  остатков

 

        Чтобы начать работать с программой  необходимо ввести и остатки  по всем счетам (входящее сальдо) на начало того периода,  с которого начинают применять программу. Остатки вводятся в виде проводок, в которых соответствующий счет (субсчет) корреспондируется с некоторым фиктивным счетом 00.  Чтобы ввести дебетовый остаток по счету, код  этого счета указывается "00".  Для ввода кредитового остатка код "00"  заносится в графу "Дебет",  а в графу "Кредит" - код счета (субсчета), по которому вводится остаток.

   Для тех  счетов (субсчетов),  по которым задано субконто,  следует вводить остатки  по каждому субконто. После того, как все остатки введены, нужно  просмотреть  "Оборотно-сальдовую ведомость" (пункт меню Отчетность). Если остатки введены правильно, остаток на конец периода по счету "00" должен быть нулевым. Убедившись в правильности введенных проводок, выполняется команда Закрытие рабочего периода пункта меню Операции. 
 
 
 

2.5. Типовые операции

 

        Типовые операции предназначены  для упрощения ввода проводок. С их помощью можно автоматизировать  ввод стандартных или часто   используемых операций и печатать необходимые первичные документы. Типовые операции представляются собой сценарии  стандартных или часто повторяющихся действий.

        При задании типовой операции  в журнал  операций  помещается  одна или несколько  проводок,  имеющих  общую  дату и содержание операции. Суммы проводок могут рассчитываться автоматически  или  запрашиваться при вводе типовой операции.  Программа позволяет корректировать и дополнять список типовых операций и формулы для расчета сумм  проводок. При использовании типовых операций можно автоматически получать соответствующий первичный документ.  Формат  первичного  документа  также можно корректировать.