Форматирование данных
и ячеек. При создании практически любого
документа в той или иной форме используется
форматирование. Электронные таблицы
не являются исключениями и любая программа
для их создания поддерживает возможности
форматирования. Особенностью этой программы
является как возможность использования
изначально заданных форматов, так и создания
своих собственных стилей ячеек.
Для того, чтобы приступить к
форматированию ячейки или ячеек
их следует выделить, затем с
помощью пункта Ячейка… из
меню Формат или пункта Формат
ячеек контекстного меню открыть окно
Атрибуты ячейки, которое содержит вкладки,
позволяющие задать параметры форматирования.
На вкладке Числа можно выбрать формат
числа. С помощью вкладки Шрифт можно установить
тип, размер или цвет шрифта.
Рассмотрим несколько подробнее
вкладку Выравнивание. Она предназначена
для управления выравниванием содержимого
ячейки. Кроме того, здесь устанавливается
расстояние от линий сетки и направление
письма. Переключатели По горизонтали
и По вертикали позволяют задать выравнивание
содержимого ячейки в горизонтальном
и вертикальном направлении. Если переключатель
По горизонтали установлен в режим Стандарт,
то используются стандартные правила
выравнивания: числа выравниваются по
правому краю, а текст – по левому.
Круглая кнопка позволяет при
помощи мыши плавно изменять угол
наклона письма. Вертикальная кнопка устанавливает
отображение содержимого ячейки по вертикали,
как бы в столбик.
Если указана опция Разрыв
строки, то будет разрешен автоматический
разрыв строки на краю ячейки.
Отметим, что нажатие комбинации
клавиш Ctrl + Enter в любом месте текста также
приведет к разрыву строки.
При работе с ячейками электронной
таблицы, также как и с текстовыми
документами, можно использовать
как жесткое, так и мягкое
форматирование: либо непосредственно
в ячейке задать определенный размер
шрифта, либо создать стиль с необходимым
размером шрифта и применить его к ячейке.
Для документов, с которыми приходится
работать часто, и которые при этом должны
выглядеть одинаково, рекомендуется применять
мягкое форматирование, т.е. воспользоваться
стилем, а при работе с документами, которые
необходимо только быстро напечатать,
допустимо применение жесткого форматирования.
Стили ячеек обеспечивают особое удобство
и позволяют получать некоторые интересные
эффекты.
OpenOffice Calc позволяет применять стили ячеек
как в ручном режиме, так и автоматически
– в зависимости от определенных условий.
Если пользователь хочет особым образом
выделить некоторые данные в таблице,
например, все значения выше среднего
выделить зеленым цветом, а значения ниже
среднего – красным, то желаемого результата
довольно просто достичь при помощи условного
форматирования. Есть две возможности
связать автоматическое присвоение формата
ячейки с некоторыми условиями. Первая
из них – присвоение формата формулой.
Функция СТИЛЬ может быть добавлена к
существующей формуле в ячейке. Таким
образом, вместе с функцией ТЕКУЩ пользователь
может задать, например, цвет ячейки в
зависимости от значения. Использование
формулы =…+СТИЛ (ЕСЛИ(ТЕКУЩ()>3;«красный»;«зеленый»))вызывает
окрашивание ячейки в красный цвет, если
значение больше 3, и назначает стиль с
именем «зеленый» в ином случае (разумеется,
если указанные стили определены).
Другая возможность – использование
условного формата. При помощи
пункта Условное форматирование
из меню Формат в диалоге допускается
задание до трех условий, которые должны
быть выполнены, чтобы ячейка или группа
выделенных ячеек получила определенный
формат. При изменении данных стили форматирования
будут изменяться автоматически.
Для представления данных в виде диаграммы
их следует предварительно выделить (вместе
с заголовками, если таковые имеются),
после чего из меню вставка выбрать пункт
Диаграмма. В открывшимся окне Автоформат
диаграммы нужно выполнить ряд действий,
позволяющий выбрать тип диаграммы, указать
расположение рядов данных, задать заголовок
диаграммы, наименование осей и т.д. Если
требуется вставить диаграмму в документ.
Состоящий из нескольких таблиц, то можно
установить, в какую таблицу должна быть
вставлена диаграмма. После заполнения
нужных полей нужно нажать на клавишу
Готово и диаграмма будет размещена на
листе.
Выводы
и предложения
Электронные таблицы в настоящее
время стали неотъемлемой частью
программного обеспечения персональных
компьютеров. Это объясняется большим
набором функций для работы с данными,
простотой освоения и работы, благодаря
наличию разнообразных инструментальных
средств – табличных процессоров. Большой
выбор табличных процессоров позволяет
пользователю выбрать наиболее подходящий
к данной задаче.
Электронная таблица позволяет
автоматизировать процесс обработки
информации, осуществлять сложные
вычисления, анализировать их и
представлять в наглядном виде
(графики, диаграммы). В настоящее
время, когда пользователь все больше
обращает внимание на оперативность, наглядность
предоставляемой информации, а для инженерно-технических
работников все важнее становится обработка
хранение больших объемов данных, играют
большую роль такие функции табличного
процессора, как составление списков,
сводных таблиц, возможность использования
формул, копирование данных, форматирование
и оформление, анализ и предоставление
данных с помощью диаграмм и сводных таблиц,
извлечение информации из внешних баз
данных, обеспечение безопасности.
Этим же объясняется широкое
применение их в различных
областях деятельности человека.
Они являются неотъемлемой частью
информационных систем, которые
облегчают доступ пользователя
к информации по практически
любой области науки, культуры,
здравоохранения, обучения, в будущем
– к знаниям, накопленным человечеством
за время его существования. Кроме того,
табличные процессоры, как составная часть
автоматизированных информационных систем
применяются на производстве: в них вводится
информация о ходе выполнения производственных
заказов, о наличии инструментов, сырья
и т.д. В деловой сфере, где постоянно обновляются
сведения о товарах и фирмах, биржевая
и банковская информация без таблиц и
средств работы с ними так же не обойтись.
В последнее время стало возможным
в табличных процессорах создание гипертекстовых
ссылок в таблице с целью перехода в другие
файлы, находящееся на компьютере пользователя,
в локальной сети или в сети Internet. Данные
и диаграммы можно сохранить как отдельную
Web-страницу или добавлять к существующей
странице.
Список
использованной литературы
- Биллинг В.А.,
Дехтярь М.И. VBA и XP. Офисное программирование.
– М.: Русскаяредакция, 2004. – 693 с.
- Гарнаев А.
Использование MS Excel и VBA в экономике и
финансах. – СПб.: БХВ – Петербург, 2002.
– 420 с.
- Ефимова О.В.,
Морозов В.В., Угринович Н.Д. Курс компьютерной
технологии с основами информатики. –
М.: АБФ, ФСТ, 2003. – 482 с.
- Каратыгин
С. И др. Базы данных: Простейшие средства
обработки информации. Электронные таблицы.
Системы управления базами данных. Т.1/
Каратыгин С., Тихонов А., Долголаптев В.
–М.: ABF, 2000. – 533 с.
- Ковальский
С. Excel 2000 без проблем. – М.: Бином, 2000. –
210 с.
- Информатика:
учебник. Курносов А.П., Кулев С.А., Улезько
А.В., Камалян А.К., Чернигин А.С., Ломакин
С.В.: под ред. А.П.Курносова. Ворнеж, ВГАУ,
2003. – 238 с.
- Информатика:
Учебник./ Под ред. Н.В. Макаровой – М.: Финансы
и статистика, 2002. – 768 с.
- Пакты прикладных
программ: Учеб. Пособие для сред. проф.
Образования/ Э.В. Фуфаев, Л.И. Фуфаева.
– М.: Издательский центр «Академия», 2004.
– 352 с.