Печать документов Microsoft Word

Печать документов Microsoft Word

Рассматривая работу с  текстовым редактором, нельзя не упомянуть  о такой его важной функции, как  вывод документа на бумагу. Как  правило, для этих целей просто щелкают  по кнопке Печать. Однако далеко не всегда для вывода используются стандартные  листы формата A4, иногда требуется  подготовить документ для бумаги иного формата. Кроме того, часто  возникает необходимость изменять ширину полей и т. д. А при сохранении файла на диск не всегда подходит стандартный  формат файлов Word (DOC). Поэтому прежде чем продолжить знакомство с различными функциями этого текстового процессора, давайте рассмотрим функции Word для управления всем этим хозяйством.

Параметры страницы

Когда вы создаете новый  документ в русской версии редактора, он создается в расчете на европейский  стандарт A4, то есть лист шириной 210 мм и длиной 297 мм. Поля устанавливаются  в 3 см слева, 1,5 см справа и по 2 см сверху и снизу. Поскольку такие настройки  не всегда и не всех могут устроить, зайдите в меню Файл и выберите пункт Параметры страницы. В открывшемся  окне можно задать размеры полей, а также отступы от краев листа  до колонтитулов и ряд иных настроек.

Если требуется печатать на обеих сторонах листа, то следует  включить опцию Зеркальные поля. А  для печати буклетов окажется полезной опция 2 страницы на листе, которая заставляет программу выводить страницы таким  образом, что, согнув лист пополам, вы получите две страницы на внутренней стороне  листа. При этом внутренние и внешние  поля переплета будут иметь одинаковую ширину. Переключатель положения  переплета определяет, где именно будет находиться переплет.

Перейдя на закладку Размер бумаги, можно выбрать один из предлагаемых вариантов, включающих основные европейские  и американские стандарты листов и конвертов. Кроме того, выбрав вариант Другой, допускается задавать размеры бумаги самостоятельно – главное, чтобы с таким форматом мог работать ваш принтер. Ориентация листа в пространстве также подлежит изменению.

На странице Источник бумаги можно активизировать такую полезную опцию, как различие колонтитулов для  четных и нечетных страниц. При этом становится возможным, например, указать  на левых страницах название всего  документа, а на правых – названия глав или разделов. Здесь же определяют вертикальное выравнивание и отступы от колонтитулов.

Предварительный просмотр

Прежде чем отправить  документ на печать, следует хоть раз  взглянуть на него в режиме предварительного просмотра. Особенно это полезно  сделать после того, как вы что-либо измените в параметрах страницы или  если работа с документом ведется  в виде Обычный, а не в режиме разметки. Для этого щелкните по кнопке Предварительный  просмотр на стандартной панели инструментов или выберите аналогичный пункт  из меню Файл. В результате Word откроет специальное окно и перейдет в режим просмотра перед печатью.

В этом режиме невозможно править  текст, зато видно то, что и как  будет напечатано. Для удобства можно  масштабировать изображение листа, размещать две или более страниц  рядом (кнопка Несколько страниц). Щелчок мышкой по изображению документа приводит сначала к его увеличению, а затем – к уменьшению. Еще одна интересная кнопка – Подгонка страниц – заставляет Word автоматически изменить размеры шрифтов таким образом, чтобы он сжался на одну страницу. Кнопка Закрыть возвратит вас к правке документа, а Печать отправит весь документ печататься. Кнопка печати, как вы уже знаете, имеется и на стандартной панели инструментов.

Параметры печати

При работе с многостраничными документами часто возникает  потребность напечатать не весь документ, а лишь некоторую его часть, например одну подправленную страницу. В таком  случае для экономии бумаги, картриджей и времени следует использовать диалоговое окно Печать, вызываемое либо из меню Файл, либо по Ctrl+P.

В нем прежде всего можно выбрать, на каком принтере печатать, а также определить аппаратные настройки при помощи кнопки Свойства. Опция печати в файл заставит Word сохранить документ в специальном файле, который затем можно будет, например, записать на дискету, отнести на другой компьютер и распечатать с него, вне зависимости от того, имеется там Word или нет.

Возвращаясь к выбору фрагмента  для печати, следует отметить, что  кроме текущей страницы допускается  печатать выбранные страницы, указывая их номера (при этом, если вы самостоятельно осуществляли нумерацию и в качестве начального значения указали значение, отличное от единицы, то номера страниц  следует указывать в соответствии с проведенной нумерацией). Помимо этого, если перед тем как вы обратились к окну печати, у вас имелся выделенный фрагмент текста, можно напечатать только его, выбрав соответствующую опцию.

В группе Копии указывают, сколько экземпляров следует  напечатать. Чтобы при этом копии  выводились не постранично (сначала 5 первых страниц, затем 5 вторых и т. д.), а  целиком, следует убедиться, что  включена опция Разбивать по копиям.

Список Вывести на печать пригодится при двусторонней печати: сначала вы печатаете только нечетные страницы, а затем переворачиваете стопку напечатанных листов, вновь вставляете в принтер и выводите на печать четные страницы. Только перед этим следует разобраться, какой стороной следует вставлять бумагу в ваш принтер, чтобы не напечатать «вверх ногами» или, что еще хуже, на той стороне листа, где уже напечатан текст.

Список литературы: http://www.snkey.net/books/samxp/ch12-8.html (25.03.12г)