Отечественный опыт работы с автоматизированными системами учета в гостиничном бизнесе

Автоматизация работы этажной службы:

• Составление планов уборок номеров, оперативное внесение данных об изменении статуса номера (убран/не убран);
• Учет услуг мини-баров, составление листов расхода, начисление полученных услуг на счета проживающих гостей;
• Анализ состояния имущества в номерах. Оперативный ввод данных о порче имущества, с возможностью начисления суммы причиненного ущерба на счета гостей, виновных в порче;
• Сбор произвольной информации о состоянии номеров, для дальнейшего анализа.

Автоматизация работы бухгалтерии и финансовой службы:

• Оформление необходимой документации при работе с контрагентами;
• Ведение взаиморасчетов, анализ задолженности;
• Учет и планирование платежей;
• Анализ финансового состояния;
• Формирование стоимости проживания, бронирования и дополнительных услуг.

Получение оперативной информации о деятельности гостиницы:

• Состояние номерного фонда;
• Предстоящие заезды и выезды;
• Проживающие гости;
• История проживания гостей за выбранный период;
• Текущая загрузка;
• Загрузка за период;
• Планируемая загрузка;
• Состояние счетов гостей;
• Взаиморасчеты с клиентами, анализ дебиторской задолженности;
• Динамика загрузки номерного фонда;
• Предоставленные услуги;
• Финансовые итоги работы в разрезе услуг, номеров, гостей, организаций;
• Взаимоотношения с контрагентами;
• Категории гостей;

Основные  особенности системы:

• Использование принципа «расчетный час» при определении  количества дней проживания;
• Автоматический расчет полной стоимости проживания гостя при его поселении;
• Автоматический подбор наиболее подходящих номеров для каждого конкретного размещения;
• Учет номерного фонда по номерам и местам;
• Возможность поселения на дополнительное место;
• Бронирование как номеров, так и категорий;
• Разделение оплаты за услуги между гостем и контрагентом в любых соотношениях;
• Возможность разделения номерного фонда гостиницы на несколько частей, с последующим пропорциональным расселением гостей и распределением выручки;
• Возможность работы с компонентой Web – Расширение, для настройки системы удаленного бронирования;
• Взаимодействие со смежными системами (бухгалтерия, общепит, тарификационные системы, электронные замки);
• Возможность гибкой настройки системы под бизнес — процессы конкретного гостинично — санаторного объекта;
• Поддержка работы с различными моделями фискальных регистраторов.

Взаимодействие  со смежными системами

Бухгалтерия

     Экспорт сводных данных о хозяйственных  операциях гостиницы в программу 1С: Бухгалтерия с требуемой периодичностью. Импорт данных о платежах контрагентов из бухгалтерии.

     Тарификационная система

     Автоматическое  начисление стоимости телефонных переговоров  из номеров на счета гостей, на основании  данных, полученных из тарификационных  систем. Тарификационная система  по умолчанию — «Барсум». Возможность настройки обмена практически с любой другой системой.

Замковые  системы

     Автоматическая  передача информации о поселяющемся госте и параметрах его размещения (номер, срок проживания) в замковую систему для дальнейшего переноса данных на электронный ключ.

     Ресторанные системы

     Взаимодействие  с ресторанными системами Ресторан. Начисление стоимости услуг, предоставляемых  окологостиничными заведениями (рестораны, развлекательные центры и т.д.) на счета гостей, проживающих в гостинице.  
 

Профессиональная  система "UCS-Shelter"

UCS Shelter-это новая разработка UCS, принципиально отличающаяся от других программных продуктов фирмы, поскольку здесь автоматизированы такие процессы как бронирование, поселение, выселение, работа со счетами гостей и т.д. Все программы связаны между собой, то есть передача данных производится автоматически. Таким образом, установив в ресторанах и барах гостиницы систему UCS R-Keeper, складскую систему UCS StoreHouse, систему автоматизации гостиницы UCS Shelter, Вы осуществите комплексную автоматизацию гостиницы.

Система UCS Shelter поддерживает иерархические счета (фолио) с возможностью задания ограничений на транзакции и трансферты, с занесением сумм как по факту оказания услуги, так и автоматически, продажу услуг сложными пакетами с возможностью многоступенчатого пересчета фактической стоимости, тарифы и тариф-контракты, ведение истории гостя и истории расчетов с клиентами, открытое, групповое, специальное резервирование, по типу номера или по номеру. Информация о счетах ресторана, о совершенных звонках и просмотрах телевидения автоматически попадает в счёт гостя.     Система UCS Shelter состоит из набора модулей и ядра, обеспечивающего их интеграцию и разграничение пользовательских полномочий. Такое решение позволяет собирать автоматизированные рабочие места с нужной функциональностью, расширять и заменять функции без перекомпиляции системы.

Автоматизированная система – Siemens HHSC 2.0

Представительство Siemens Enterprise Communications анонсировало выход русифицированной версии программного комплекса HiPath Hospitality Service Center 2.0, предназначенного для использования в гостиничном бизнесе. Его локализация, включавшая перевод ее графического интерфейса, системы голосовой почты и документации, завершена специалистами расположенного в Санкт-Петербурге центра разработки программного обеспечения Siemens Software Center в январе; уже ведется пять проектов по внедрению новинки. Предыдущая версия HHSC — 1.1 — в Россию не поставлялась.      Данное  программное обеспечение, созданное  в рамках концепции Siemens One, предусматривающей предоставление полного комплекса услуг для гостиниц, —модульная система, рассчитанной на управление функционированием заведений различного масштаба — от небольших отелей до международных сетей. HHSC обеспечивает поддержку бизнес-процессов гостиниц, включая бронирование номеров, регистрацию постояльцев, предоставление им услуг, контроль качества и времени предоставления услуг, выписку проживающих. Предусмотрены также сбор и обработка статистических данных о клиентах и формирование различных отчетов: об обслуживании клиентов, загрузке персонала, о деятельности гостиницы в целом с представлением экономических и других характеризующих ее работу показателей.      HHSC является решением на базе  консоли оператора с функциями фронт-офиса и возможностью управления отношениями с клиентами. Наряду со стандартными функциями консоли оператора (принятие и удержание вызовов, возможность консультации, обслуживание клавиш прямого вызова и ряд других), предусмотрены такие возможности, как отображение состояния телефонов проживающих, переадресация вызовов на их добавочные номера, установка с применением пользовательского интерфейса времени «будильников». Программное обеспечение HHSC осуществляет также учет и тарификацию вызовов клиентов и административного персонала.      С учетом потребностей гостиниц различного размера модули системы HHSC сгруппированы  в программные пакеты, которые предлагаются отелям с 50 и 600 номерами (это соответственно HHSC Compact и HHSC Business), а также сетям гостиниц — HHSC Professional. Важная особенность последнего пакета — возможность интеграции с различными системами управления деятельностью гостиниц других производителей, включая, например, используемый во многих отелях популярный комплекс Micros Fidelio.      В качестве коммуникационных систем, поддерживающих работу HiPath Hospitality Service Center 2.0, используются УАТС HiPath 30004.0 и HiPath 40002.0, а также их последующие модификации. Место операциониста оснащено рабочей станцией, выполняющей функции консоли HHSC, и связанным с УАТС телефоном. Сервер HHSC работает под управлением операционной системы Windows 2003 Server.      Для поддержки работы пакета HHSC Business используется также сервер голосовой почты, а для HHSC Professional требуется сервер исполнения приложений третьих фирм. Для связи компонентов инфраструктуры применяются каналы локальных сетей, а также линии ISDN. В распоряжение постояльцев предоставляются телефоны различных типов (в Siemens рекомендуют устанавливать новые телефоны Profiset 3005 Hotel, предназначенные для гостиничных номеров) и модули с сенсорными экранами. Для вывода информации могут использоваться также телевизоры. Взаимодействие с персоналом гостиниц осуществляется с применением телефонов DECT, двухрежимных телефонов DECT/Wi-Fi и карманных компьютеров.

Автоматизированная  система -  ИС-ПРО

 

     Компания  Интеллект-Сервис, созданная в 1994 году, работает на рынках Украины, России, Беларуси, Молдовы. Компания выпускает программный продукт ИС-ПРО, предназначенный для автоматизации учета и управления на производственных предприятиях,предприятиях торговли, сферы услуг и в бюджетных организациях.

     Подсистема  Администратор гостиницы представляет собой выделенный модуль в системе ИС-ПРО и предназначена для автоматизации рабочего места администратора и бухгалтера гостиничного комплекса.

     Функциональные  возможности подсистемы позволяют  формировать наличные и безналичные  счета по тарифам гостиницы за предоставленные услуги, производить  регистрацию, поселение, формировать  заказы на поселение (бронирование номеров), вести контроль оказанных гостям услуг и их оплаты, автоматизировать учет телефонных переговоров, а также  формировать и распечатывать  необходимые оперативные и бухгалтерские  отчеты.

     На  основании введенных первичных  документов по бронированию и поселению  гостей, система автоматически производит их обработку, исходя из особенностей процесса расселения для данной гостиницы. Гибкая система настройки и простой, дружественный интерфейс позволяют  в минимально короткие сроки запустить  систему в промышленную эксплуатацию, что позволит в значительной степени  облегчить работу бухгалтеру (администратору) по контролю над состоянием гостиничного комплекса, а сам учет при этом делается похожим на ручную обработку  документов.  
 

Возможности системы

Подготовка  поселения:

• Формирование номерного фонда с учетом реквизитов каждого номера
• Контроль состояния номера (обслуживается, не обслуживается, на ремонте)
• История изменения реквизитов номера
• Разграничение прав доступа пользователей на редактирование и просмотр документов, архивов и справочников
• Протоколирование изменений документов системы

Управление  поселением:

• Анализ номерного фонда на указанный период
• Бронирование номеров
• Регистрация гостей
• Поселение гостей
• Просмотр карты размещения
• Оперативный анализ занятости номеров за определенный день

Учет  оказанных услуг:

• Настройка произвольных программ расчета тарифов на услуги
• Типовая спецификация услуг
• История изменения цен на услуги
• Количественный учет оказанных услуг в разрезе материально-ответственных лиц
• Автоматическое формирование счетов к получению и актов выполненных работ в произвольных разрезах по услугам и периоду проживания
• Режим "Окончательный расчет" - детальный анализ предоплаты, оплаты по факту оказания услуги и задолжености по контрагенту/гостю с возможностью выставления результирующих счетов
• Автоматический учет телефонных переговоров (импорт данных АТС)
• Связь с фискальными регистраторами различных типов

ИС-ПРО  – готовые решения для управления пансионатами: 

     Подсистема  Управление пансионатами представляет собой выделенный модуль в системе ИС-ПРО и предназначена для автоматизации рабочего места администратора и бухгалтера пансионатов.

     Функциональные  возможности подсистемы позволяют  вести учет путевок, производить  регистрацию, поселение, формировать  и распечатывать необходимые  оперативные и бухгалтерские  отчеты.

     На  основании введенных первичных  документов система автоматически  производит их обработку, исходя из особенностей процесса расселения для данного  пансионата. Гибкая система настройки  и простой, дружественный интерфейс  позволяют в минимально короткие сроки запустить систему в  промышленную эксплуатацию, что позволит в значительной степени облегчить  работу бухгалтеру (администратору).

Возможности системы

• Формирование номерного фонда с учетом реквизитов каждого номера
• Контроль состояния номера (обслуживается, не обслуживается, на ремонте)
• Разграничение прав доступа пользователей
• Протоколирование изменений документов системы
• Анализ по путевкам на указанный период
• Просмотр карты размещения
• Оперативный анализ по видам путевок, заездов
• Введение картотеки взаиморасчетов с туристическими агентствами и другими контрагентами

     Оформление  договоров на предоставление путевок, контроль оплаты путевок

Программный комплекс для управления гостиницами -  Inn

 

      Программный комплекс Inn был создан для автоматизации процесса резервирования, поселения и учета проживания гостей в гостиницах, санаториях, пансионатах и любых других учреждениях подобного типа. Программа имеет удобный интуитивный интерфейс, позволяющий быстро и продуктивно работать администраторам, директорам небольших гостиниц, получая постоянный контроль над всеми проживающими гостями, вести эффективное бронирование мест, контролировать дополнительные услуги, предоставляемые гостиницей, выписывать счета, создавать и подсчитывать стоимость индивидуального меню питания для каждого гостя (для санаториев), создавать отчеты о передаче смены между несколькими служащими и др. 

     О каждом госте, при необходимости, в  базе данных сохраняется подробная  личная информация в виде личной карточки для повторного удобного поселения  и контроля. Создается база данных фирм, с которыми гостиница имеет  связи, с подробной информацией  о нахождении фирмы, расчетном счете  и т.д.  

      Программа ведет автоматический расчет стоимости  проживания с возможностью посуточной или почасовой оплаты. При этом план размещения и резервирования всех номеров находится перед администратором  в удобном наглядном виде с  указанием всех фамилий и названий фирм проживающих.

      Тарифы  за проживание задаются для каждого  номера отдельно, номера разбиты на категории для удобства поселения  и отображения на плане. Количество номеров не ограничено. При выселении  гостя имеется возможность выписать счет за проживание с подробным указанием  всех сумм за проживание, дополнительные услуги, питание, а также уплаченные клиентом деньги, с распечаткой стандартной  формы на принтер.

      При передаче смены портье гостиницы (администратором  санатория)  при необходимости  формируется отчет передачи смены  с подробным указанием резервирований, поселений и выселений, сделанных  администратором во время смены. При этом вычисляется сумма, которую  необходимо передать следующему администратору.

      Основные  возможности программного комплекса  Inn:

• визуальное отображение выселенных, занятых, зарезервированных и свободных номеров;
• количество номеров – неограничено;
• возможность поселения на отдельные места одного номера;
• полный автоматизированный расчет сумм за проживание, дополнительные услуги, питание;
• формирование стандартного счета за все предоставленные услуги;
• возможность почасовой оплаты за проживание;
• возможность составления индивидуальных схем питания для каждого гостя с автоматическим расчетом стоимости;
• сохранение личной подробной информации о каждом госте, фирме;
• удобный поиск нужного гостя, фирмы в базе данных;
• возможность составления отчета о произведенных действиях и необходимой сумме при передаче смены одним администратором другому;
• мультиязычная поддержка.