Отчет по практике в ООО«Бюро оценки «Регион»

Содержание

108

Введение

Настоящее время можно с уверенностью назвать эпохой персональных ЭВМ. Произошло качественное изменение ситуации в плане доступности компьютерных технологий для массового потребителя. На рынке программного обеспечения ПК появились продукты, позволяющие решать ряд практических задач, в том числе задачу информационно-технической поддержки функционирования организаций.

Все выше сказанное можно применить к деятельности предприятия в том числе и к работе с клиентами предприятия. На современном этапе в автоматизации деятельности предприятий наиболее перспективным  является автоматизация работы специалистов на базе персональных ЭВМ, установленных непосредственно на рабочих местах специалистов, поскольку неотъемлемым показателем квалификации любого специалиста-бизнесмена, инженера, экономиста, журналиста, бухгалтера и других является умение правильно использовать информационные технологии в своей профессиональной работе.

Автоматизация деятельности предприятия по работе с клиентами при оценке имущества позволяет эффективнее выполнять функции контроля за формированием базы данных клиентов, учётом договоров с клиентами, контролем проведения финансовых операций, учётом должников по оплате, формированием сопровождающих документов, а также унифицировать всю систему документооборота на предприятии. Что позволит сократить до минимума обработку данных вручную и тем самым увеличить производительность труда.

Создание информационной системы по учёту клиентов для Общества с ограниченной ответственностью «Бюро оценки «Регион», позволит обществу сократить обработку информации вручную, уменьшить время обработки информации и формирования отчётов, вести контроль за исполнением договоров.

Целью преддипломной практики является исследование информационной системы учёта услуг основной деятельности на примере общества с ограниченной ответственностью «Бюро оценки «Регион».

Основными направлениями автоматизации являются:

     автоматизация услуг оценочной деятельности( консультирование по вопросам коммерческой деятельности и управления);

     автоматизация  посреднических услуг по оценке недвижимого имущества;

     автоматизация услуг вспомогательной деятельности в сфере страхования и негосударственного пенсионного обеспечения;

     автоматизация деятельности в области права, бухгалтерского учёта и аудита, консультирования по вопросам коммерческой деятельности управления предприятием;

     автоматизация услуг деятельности в области архитектуры, инженерно-технического проектирования, геологоразведочные и геофизические работы, геодезической и картографической деятельности, деятельности в области стандартизации и метрологии, деятельности в области гидрометеорологических и смежных с ней областях, видов деятельности, связанных с решением технических задач, не включённых в другие группировки;

     автоматизация услуг рекламной деятельности;

     автоматизация услуг проведения расследований и обеспечения безопасности.

Достижение указанной цели предполагает решение следующих задач:

     теоретическое и правовое исследование основ информатизации в Российской Федерации;

     ознакомление и изучение опыта создания и применения конкретных информационных технологий и систем информационного обеспечения для решения реальных задач;

     анализ готовых программных проектов на российском рынке;

     изучение современного состояния автоматизации учёта услуг основной деятельности на предприятии, выявление преимуществ и недостатков в её работе;

     совершенствование автоматизации учёта услуг основной деятельности  на предприятии, то есть системы, адаптированной под специфику работы общества с ограниченной ответственностью «Бюро оценки «Регион»;

Целью написания дипломной работы является автоматизация учета услуг основной деятельности в ООО «Регион «Оценка» Брянск».

Объектом исследования является общество с ограниченной ответственностью «Бюро оценки «Регион».

Предметом исследования явились процессы автоматизации учета услуг основной деятельности в ООО «Регион «Оценка» Брянск».

При написании отчёта по преддипломной практике были использованы такие методы исследования как монографический, метод наблюдения, методы анализа и сравнения.

108

108

108

1. Теоретические основы применения информационных систем

1.2 Теоретические основы применения информационных систем

Под информационным обществом (ИО) понимается этап развития общества, на котором научное знание и информация становятся определяющим фактором общественной жизни и производства.

В последние десятилетия XX века в ряде государств и на международном уровне были приняты программы, непосредственно нацеленные на продвижение к информационному обществу, на включение в него развивающихся стран. Термин «информационное общество» используется в таких программах для обозначения цели, которая может быть достигнута в ходе повсеместного освоения ИКТ. Считается, что таким образом повсюду в мире может быть обеспечен устойчивый экономический рост, повышено общественное благосостояние, укреплено социальное согласие, реализован потенциал большинства стран мира в области развития демократии и, в конечном счете, обеспечены транспарентное и ответственное управление в мировом сообществе, международная стабильность. В «Окинавской Хартии» ИО (равно как и информационная экономика) понимается как общество глобальное, и потому речь может идти об участии (неучастии) отдельных стран в его жизни и об использовании (неиспользовании) ими его преимуществ, но не о построении изолированного информационного общества в отдельно взятой стране.

Технологическую основу информационного общества образуют ИКТ:

                     базовые (производство элементной базы — интегральных микросхем, схем памяти, процессоров и т. п.);

                     первичные (устройства и системы, где информация является как исходным, так и конечным продуктом — компьютеры, телевизоры, телефоны, магнитофоны и т. д.);

                     вторичные (вспомогательные информационные устройства, позволяющие резко повысить производительность и качество выпускаемой продукции и услуг — станки с ЧПУ, банкоматы, другие автоматические и полуавтоматические системы, в том числе заменяющие не физический, а умственный труд человека, то есть обеспечивающие принципиально новую ступень автоматизации, и т. д.).

Можно выделить следующие фундаментальные экономические, социальные, культурные и политические характеристики (признаки) ИО:

                     значительная часть ВНП создается в отраслях, непосредственно производящих информационные блага и услуги, а также оборудование для передачи и обработки информации;

                     темпы развития информационного сектора экономики (в т. ч. производства средств связи и телекоммуникационного оборудования) превосходят темпы роста экономики в целом; информационный сектор обеспечивает от 50 до 100% чистого прироста занятости;

                     разработка новых ИКТ и услуг становится одним из основных направлений предпринимательской активности;

                     развитие информационного сектора экономики опирается на устойчивый и расширяющийся потребительский спрос, обусловленный высоким образовательным и культурным уровнем расширяющегося круга потребителей информации;

                     в структуре потребления значительной части социально-активного населения знания и информация играют не меньшую роль, чем традиционные потребительские товары;

                     поведенческие стереотипы, связанные с потребностью занятых в производстве людей непрерывно усваивать и перерабатывать информацию, становятся одним из важнейших факторов трансформации индивидуального и общественного сознания;

                     перераспределение общественного богатства в пользу работников информационного сектора повышает экономическую и статусную ценность образования, заинтересованность человека в приобретении новых знаний и навыков;

                     уровень благосостояния большинства граждан позволяет им широко применять ИКТ и продукцию информационного сектора экономики в повседневной жизни;

                     информация (за исключением отдельных случаев) является открытой и общедоступной, в чем проявляется и утверждается демократический характер гражданского общества;

                     действует система правового регулирования отношений, возникающих по поводу производства, распространения и использования информации и ИКТ. 

Информатизация общества в национальном и в международном масштабах теснейшим образом связана с глобализацией, выступающей в данном аспекте как общий фон, на котором разворачиваются все другие преобразования. Информатизация — важная часть этих преобразований, одна из самых динамичных и действенных.

Путь России в информационное общество должен отвечать ее национальным интересам и исходить из ее особенностей. Как отметил Президент РФ в Послании Федеральному Собранию 16 мая 2003 года, «ни одна страна, каких бы размеров и какой бы богатой она ни была, не может развиваться успешно, если она изолирована от остального мира». Россия участвовала в принятии Окинавской «Хартии глобального информационного общества», Женевских «Декларации принципов» и «Плана действий» по созданию информационного общества, поддерживает и разделяет изложенные в этих документах идеи и поставленные цели.

Информация и знания как важнейший производственный ресурс ИО имеют принципиально иную природу по сравнению с прежними символами хозяйственной власти: они более «демократичны», чем земля или капитал, однако далеко не каждый человек в состоянии эффективно воспользоваться теми знаниями, доступ к которым открывается перед ним в информационном обществе. Поэтому в социальном и политическом аспектах информационное общество не является и не может быть однородным; напротив, относительное преодоление в индустриальном обществе традиционных отношений господства и подчинения с избытком компенсируется структурированностью социума, принимающей настолько явный характер, что появились аргументированные предупреждения о возможности перехода «от общества эксплуатации к обществу отчуждения», с его новыми формами социального конфликта.

Снижение издержек на получение и передачу информации создает технологические предпосылки для постепенного расширения круга людей, имеющих возможность принимать участие в выработке и принятии политически значимых решений, и постепенного уменьшения неравенства граждан в плане их политических возможностей.

Однако на практике в развитых странах расширение доступа граждан к информации сопровождается нарастанием политической пассивности. Одна из причин отсутствия интереса к политике, особенно на местном уровне, заключается в том, что люди перестают отождествлять себя с какой-либо социальной группой помимо собственной семьи; виртуальный мир Интернета становится для них новым «местом жительства». Между тем сообщества, возникающие в киберпространстве, не способны стать такими же центрами политической жизни, как сообщества «реального мира», что чревато новыми угрозами для демократии.

Предпосылки развития информационного общества в России

За последние 7—10 лет в России, остающейся одним из центров мировой науки и культуры, сформировались предпосылки для быстрого и масштабного развития ИО.

Информация становится общественным ресурсом развития, а масштабы ее использования — сопоставимыми с традиционными ресурсами (энергия, сырье и т. д.).Объем продаж только средств вычислительной техники и информатики (в основном ПЭВМ и периферии) превосходит в России 3 млн. штук в год; объем рынка программного обеспечения превысил 900 млн. долларов. Общий объем отечественного рынка ИКТ в 2003 оценивается в 24 млрд. долларов, что позволяет говорить о макроэкономической значимости ресурса «информация».

В России сформировался и быстрыми темпами развивается рынок телекоммуникаций, информационных технологий, продуктов и услуг. Несмотря на трудности экономического развития, растет парк вычислительной техники, ускоренными темпами идет развитие систем и средств телекоммуникации, растет количество корпоративных информационных сетей и число абонентов мировых открытых сетей; численность российских пользователей Интернета превысила 8 миллионов человек. Интенсивно расширяется национальная сеть связи, использующая спутниковые каналы. Успешно осуществляется телефонизация страны, быстро растет рынок средств мобильной связи. В значительной степени информатизированы многие отрасли хозяйства, банковская сфера и сфера государственного управления.

Современная Россия является частью мирового политического и экономического сообщества в такой степени, в какой она никогда не была в прошлом. В прямом и переносном смысле Россия подсоединена к остальному миру кабельными и спутниковыми каналами связи, активно используемыми сотнями тысяч сотовых и простых телефонов, факсов, компьютеров и т. д.

Сформирована и функционирует государственная структура, ответственная за создание и развитие информационно-технологического базиса обеспечения процессов перехода. Наличие перечисленных предпосылок не является достаточным условием для автоматического вхождения России в ИО. По оценкам ряда экспертов, по различным параметрам развития ИКТ Россия занимает от 50-х по 90-е места в мировом перечне стран, ранжированном по убыванию готовности к ИО. Движение России к информационному обществу требует комплексных целенаправленных усилий со стороны государства.

Общие задачи движения к информационному обществу включают задачу осуществления настоящей Программы «Развитие информационного общества»  является полномасштабное вхождение России в глобальное информационное общество в качестве полноправного участника, что позволит:

      осуществить переход от экономики, основанной на расширяющемся потреблении природных ресурсов, к экономике, основанной на знаниях;

      обеспечить качественное повышение производительности труда и экономический рост;

      преодолеть электронно-цифровой разрыв с ведущими западными державами и таким образом сократить число угроз национальной безопасности;

      поднять уровень общественного благосостояния до уровня ведущих стран мира;

      повысить эффективность системы государственного управления;

      стимулировать развитие отечественной науки;

      обеспечить гражданам страны возможность пользоваться всеми благами ИО;

      в полной мере использовать потенциал ИКТ для привлечения граждан страны к участию в общественно-политической жизни и выводу демократии на новый уровень. 

Достижение поставленной цели возможно только на основе опережающего развития информационного сектора экономики России, активно взаимодействующего со всеми прочими ее секторами и тем самым способствующего повышению темпов хозяйственного роста и гармонизации структуры национального хозяйства. Повторяя и заимствуя, догнать, а тем более вырваться вперед, невозможно. Опираясь на науку, на ее фундаментальные достижения, необходимо ставить цели и намечать параметры, превосходящие уже достигнутые где-либо в мире.

В ближайшей перспективе опережающее развитие информационного сектора экономики представляет собой:

                     необходимое условие преодоления кризисных явлений в хозяйственной и социальной сферах;

                     фактор консолидации общества вокруг непреходящих гуманистических ценностей и национально-исторических традиций народов России;

                     инструмент укрепления федеративного государства и социально-экономического выравнивания уровня жизни в разных регионах страны.

Предусматриваются три варианта реализации Программы: ускоренный, стабильный и медленный. Основными критериями, характеризующими эти варианты, являются:

      темпы наращивания численности пользователей компьютерных сетей;

      темпы создания взаимосвязанного множества виртуальных частных сетей;

      приоритетность финансирования пилотных проектов развития ИКТ;

      степень целевой поддержки преподавания дисциплин, связанных с развитием и использованием информационных технологий. 

Государству отводится ведущая роль в обеспечении развития информационного общества, выражающаяся в осуществлении им функций:

      координации деятельности различных участников этого процесса;

      укрепления институтов демократии на всей территории страны, обеспечения прав граждан, создания системы общественного контроля за ходом развития ИО;

      выработки и правового закрепления политических, экономических и правовых механизмов, регламентирующих «правила игры» для участников этого процесса;

      создания адекватной новым условиям законодательной и нормативно-правовой базы, форм и методов административного регулирования, способствующих притоку инвестиций и развитию честной конкуренции;

      обеспечения активного участия в становлении информационного общества частного сектора экономики;

      предоставления свободы выбора направлений деятельности предпринимательским структурам, заинтересованным в развитии производства и отечественного рынка информационно-коммуникационных средств, продуктов и услуг. 

Государство выступает катализатором происходящих перемен в интересах развития общества и личности и с этой целью:

      осуществляет необходимые преобразования в сферах науки, культуры, образования и здравоохранения, позволяющие наращивать «человеческий капитал»;

      ведет борьбу с монополизмом и осуществляет контроль за концентрацией собственности в СМИ и телекоммуникационном бизнесе;

      юридически и технологически обеспечивает права на доступ к информации и информационным ресурсам для всего населения, а также охрану персональных данных, гарантирует гражданам предоставление постоянно расширяющегося набора информационных услуг;

      гарантирует свободу слова независимо от способов распространения информации;

      вырабатывает государственную политику по развитию российской части Интернета;

      целенаправленно использует ИКТ для расширения диалога власти и граждан.

Государство является гарантом «цифровой солидарности» всех заинтересованных сторон на национальном уровне, который обеспечит преодоление разрыва в использовании ИКТ различными общественными группами и в различных регионах России.

Государство обеспечивает доступ к общественно значимой информации. Информация должна быть открыта для всех и предоставляться постоянно с гарантией достоверности и полноты. Основная общественно значимая информация предоставляется населению бесплатно.

Должно быть обеспечено активное участие России в международном разделении труда на мировом рынке информационно-коммуникационных средств, продуктов и услуг, в разработке международных стандартов и правовых положений в этой области, в реализации международных проектов и программ информатизации. Необходимо сотрудничество с международными организациями, прежде всего с Советом Европы, при формировании рынков аудиовизуальной и деловой информации, развитии рынка телекоммуникаций.

Государство обязано адекватно отвечать на вызовы международной, национальной, общественной и личной безопасности, порождаемые движением к информационному обществу, обеспечивать защиту общенациональных политических, экономических и общественных интересов.

Для этого Россия должна активно участвовать в подготовке и принятии масштабных международно- правовых соглашений, ставящих под контроль производство и распространение потенциально опасных для общества информационных технологий; в координации деятельности в сфере борьбы с информационным терроризмом и компьютерными преступлениями; в выработке действенных мер защиты информационных ресурсов, составляющих национальное достояние, интеллектуальной собственности и авторских прав на материалы, распространяемые по мировым открытым сетям.

Необходимо смещение центра тяжести процессов информатизации из столицы на периферию, широкое привлечение региональных и муниципальных органов власти к участию в этих процессах и созданию на местах условий для развития информационного общества.

Серьезное внимание следует уделить проблеме планирования на основе достижений социальной прогностики, начиная с технологий этого процесса и заканчивая широко разветвленной практикой.

Программа развития информационного общества требует широкой просветительской поддержки. Основные положения Программы, программные мероприятия, ее социальная направленность должны быть понятны населению.

Основные направления развития информационного общества в России. Основные направления развития информационного общества связаны с созданием развитой информационной среды - совокупности технико-технологических, социально-политических, экономических и социально-культурных компонентов, факторов и условий, при которых информация и знания становятся реальным и эффективным ресурсом социально-экономического и духовного развития страны. Программа предлагает следующий комплекс решений:

      разработку и реализацию политических, социальных, экономических, правовых, организационных и культурных решений, обеспечивающих движение по выбранному пути;

      создание и развитие соответствующей производственно-технологической базы.

В политическое, социально-экономическое и социально-культурное направления входят следующие компоненты:

      система мер, необходимых для реализации и защиты на всей территории России прав интеллектуальной собственности и смежных с ними прав ;

      система мер по стимулированию развития информационного сектора экономики:

      программа финансируемых государством мер по информатизации важнейших отраслей промышленности, сферы науки, систем образования и здравоохранения;

      программа привлечения иностранных инвестиций в формирующийся информационный сектор российской экономики и обеспечения благоприятного инвестиционного климата для иностранных компаний;

      программа мер по экономическому и организационно-административному стимулированию развития информационного сектора экономики;

      программа первоочередных мер по повышению уровня жизни работников сферы науки и образования, имеющая конечной целью увязывание уровня доходов работников с их способностями к творчеству и инновациям;

      инвестиционные проекты, ориентированные на оптимизацию мировых информационных и транспортных потоков, использование возможностей России в реализации «закрывающих» технологий и т. д.;

      система мер по совершенствованию демократических институтов и становлению гражданского общества;

      система мер, направленных на реформирование законодательной базы, регулирующей производство, распространение и использование информации.

В производственно-технологическое направление входят следующие компоненты:

      создание технико-технологической базы информационного общества;

      система мер по созданию конкурентоспособных информационных технологий и благ на основе использования любых доступных источников инвестиций (государственных и частных, российских и зарубежных), в том числе:

      программа фундаментальных и прикладных исследований;

      программа создания технопарков, свободных экономических зон и других эталонных регионов концентрации высокотехнологического производства;

      программа взаимодействия с международными институтами и корпорациями, занимающими лидирующие позиции в производстве информации и наукоемкой продукции;

      создание и развитие новых информационных, компьютерных и телекоммуникационных технологий, обеспечивающих реализацию процессов сбора, накопления, хранения, передачи и доставки информации, ее целостность, доступность и конфиденциальность.

Одна из задач, которую приходится решать менеджерам, специалистам по маркетингу, офис- менеджерам, состоит в хранении информации о клиентах фирмы и управления этой информацией. Особенно это актуально для тех, кому по долгу службы приходится иметь дело со многими фирмами. Решить эту задачу можно несколькими путями. Первый и наиболее простой способ это записывать и хранить информацию на бумажных носителях, - но недостатки этого метода очевидны. Это в первую очередь, отсутствие мобильности в получении такой информации, кроме того, большая вероятность потери такой информации при утрате носителя.

Ставший де-факто стандартом офисный пакет MS Office предлагает средства для хранения контактной информации. Это раздел «Контакты» органайзера MS Outlook. Но для решения других задач, кроме обычного процесса накопления,  MS Outlook не приспособлен. Также часто пользователи, владеющие навыками работы с приложениями MS Office, пытаются использовать MS Access или MS Excel для создания удобной базы данных о клиентах. Эти программы позволяют достигнуть большего эффекта, - но данные, сохранённые одним сотрудником в рабочей книге Excel или базе данных Access, обычно недоступны для специальных ухищрений другим сотрудникам фирмы. Конечно средства MS Office, в том числе и возможности встроенного языка VBA, позволят решить и эту проблему, но проектирование баз данных и создание программного продукта непрофессионалами, - например, специалистами по продажам, - обычно очень напоминает изобретение велосипеда- не особенно удобного [13].

Выбор оптимального средства управления контактами позволит не только автоматизировать этот процесс, что приведёт к снижению затрат времени на рутинную работу, а значит – к увеличению эффективности всей работы; многофункциональное программное обеспечение этого класса позволяет решить целый ряд задач помимо хранения в единой базе. Одной из них является обеспечение доступа к этой информации нескольким пользователям. А кроме того, создание удобной выборки по заданным критериям, хранение данных не только о контактах, но и взаимоотношениях с фирмами, планирование этих взаимоотношений, получение всевозможных отчётов по введенным запросам.

Наиболее функциональными продуктами, созданными для ведения подобных работ, являются так называемые CRM (Customer Relationchip Management) –системы. Эти программы позволяют удобным способом вводить данные о клиенте в базу данных (либо –предоставляют ему самому такую возможность –через Web-формы, например, при регистрации в Интернет- магазине. CRM позволяют также учитывать информацию, которая относится ко взаимодействию клиента с компанией (к примеру, о совершенных сделках и их объёме). Все эти данные удобно обновляются при каждом новом контакте, что позволяет поддерживать их в актуальном состоянии. Эти программы нацелены на корпоративный рынок, что вполне оправдано их функциональными возможностями. Но этот фактор обусловил и цену этих программных продуктов, которая ориентирована на средние и малые предприятия. Да и многие функции мощных CRM-систем, оптимальные для крупных компаний, попросту не нужны небольшим фирмам. В этом случае удачным решением будет использование небольших программ для ведения бизнес-баз данных. Они не только дешевое, но и гораздо проще в освоении и применении. Программы этого класса позволяют вести историю контактов, планировать их и отслеживать, вести историю продаж, осуществлять персонилизированную рассылку по электронной почте; зачастую – работать во многопользовательском режиме с возможностью разделения прав доступа к функциям программы. Познакомимся ближе с такими программами [5].

Программа по учёту клиентов необходима компании для поддержания связи с клиентами, учёта, хранения и анализа практически всех данных о каждом клиенте и заключённых с ними сделках. Клиентская база способствует эффективной работе отделов продаж, маркетинга и технической поддержки на всех стадиях переговоров и предоставления услуг. Такая программа будет полезна любой организации, работающей с людьми или финансовыми отделами больших предприятий. Учёт клиентов на основании информационной системы позволяет ведение базы данных и учёта клиентов (организаций и клиентов), выставленных им счетов, заключённых договоров, других документов, товаров и услуг, сотрудников. Автоматизация учёта кадров предназначена для оптимизации деятельности предприятия, финансового отдела и других задач, которые можно гибко настроить. Имеются различные варианты контроля оплаты счетов. Удобная сортировка по любому полю, экспорт напрямую в  и генерация документовWord на основе шаблонов, сетевой и многопользовательский режим, ведение истории. В базе данных содержится полная информация по всем договорам с клиентами. Указывается тип сделки, сумма сделки, валюта, скидки по сделке, даты начала и окончания действия договора и т. д.

В подчинённых таблицах показывается продукция (товары,  услуги) по договорам, а также приложения к договорам(как правило, это документы о продлении срока договора или добавлении услуг). Контроль проведения финансовых операций. Учёт должников по оплатам.

Формируется список выставленных счетов клиентам. Оплату по ним можно отслеживать в этой же таблице, а можно ввести отдельную таблицу фактических платежей клиентов по мере их поступления. Последний вариант удобен, если клиенты оплачивают счёт частями в несколько этапов или платят по нескольким счетам сразу. Существует возможность посмотреть баланс клиентов (начислен/оплачено) в отдельной таблице. Формирование

Документов, сопровождающих сделки.

Учёт клиентов – это удобный инструмент для автоматизированного оформления договоров, счетов и целого ряда других необходимых документов. На основе таблицы, содержащей список выставленных счетов, можно сформировать шаблон счёта и печатать выставляемые счета из программы. Аналогично, на основе таблицы с договорами можно сформировать шаблон договора.

Учитывая, что программа представляет собой гибкую систему, настраиваемую под ваш бизнес, можно менять структуру данных, добавлять необходимые виды документов (накладные, отчёты и т.п.) и, соответственно, создавать их шаблоны. Можно проводить анализ работы менеджеров: удобная сортировка и фильтрация по любому полю позволяет легко анализировать работу менеджеров- какие клиенты ими ведутся, сколько заказов и на какую сумму оформлено, нет ли долгов по оплатам.

«Учёт клиентов» позволяет вести анализ маркетинговых акций и мероприятий –рассылок, публикаций, рекламы в Интернет, семинаров, любых других воздействий на клиентов. На основе этих данных определяется эффективность маркетинга. Существует возможность создания шаблонов договоров, счетов и других документов. Используется генерация документов Word на основе шаблонов (договоров, счетов, других документов). Если Вы первый раз будете выполнять экспорт какой-либо записи Вашей базы в MS Word, «Учёт клиентов» создаст шаблоны для отчётов по всем таблицам. Вы можете открыть шаблон и изменить его как Вам необходимо [15].

Существует возможность изменения структуры данных – добавления таблиц, полей, связей.

Основными функциями программы являются:

1.                   Ведение базы данных клиентов. В базе данных содержится полная и многосторонняя информация о клиентах, полная история работы с ними.

2.                   Учёт договоров с клиентами. В базе данных содержится полная информация по всем договорам с клиентами. Указывается тип сделки, сумма сделки, валюта, скидки по сделке, дата начала и окончания действия договора и т. д. В подчинённых таблицах показываются услуги, выполняемые по договору.

3.                   Контроль проведения финансовых операций. Учёт должников по оплате. Формируется список выставленных счетов клиентам. Оплату по ним

можно отслеживать по этой же таблице, а можно вести отдельную таблицу фактических платежей клиентов по мере их поступления. Последний вариант удобней, если клиент оплачивает счёт частями в несколько этапов или платят по нескольким счетам сразу. Существует возможность посмотреть баланс клиентов в определённой таблице.

Работа с клиентами осуществляется в процессе ведения предпринимательской деятельности. Право на осуществление предпринимательской деятельности гарантировано Конституцией Российской Федерации и регулируется гражданским законодательством. Однако при осуществлении работы с клиентами необходимо учитывать и требования федеральных законов о персональных данных.

Законодательство Российской Федерации в области персональных данных основывается на Конституции Российской Федерации  и международных договорах РФ,  включает Федеральный Закон «О персональных данных» и других документах, определяющих случаи и особенности обработки персональных данных .

Обработка персональных данных должна осуществляться на основе принципов:

      законности целей и способов обработки персональных данных и добросовестности;

      соответствия целей обработки персональных данных целям, заранее определённым и заявленным при сборе персональных данных, а также полномочиям оператора;

      соответствия объёма и характера обрабатываемых персональных данных, способов обработки персональных данных целям обработки персональных данных;

      достоверности персональных данных, их достаточности для целей обработки персональных данных, избыточных по отношениям к целям, заявленным при сборе персональных данных;

      недопустимости объединения созданных для несовместимых между собой целей баз данных информационных систем, персональных данных.

Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше чем этого требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении. Обработка персональных данных может осуществляться оператором с согласия субъектов персональных данных.

Согласия субъекта персональных данных не требуется в следующих случаях:

1.      Обработка персональных данных осуществляется на основании Федерального закона, устанавливающего её цель, условия получения персональных данных и круг субъектов, персональные данные которых подлежат обработке, а также определяющего полномочия оператора;

2.      Обработка персональных данных осуществляется в целях исполнения договора, одной из сторон которого является субъект персональных данных;

3.      Обработка персональных данных осуществляется для статистических или иных научных целей при условии обязательного обезличивания персональных данных;

4.      Обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных, если получение согласия субъекта персональных данных невозможно;

5.      Обработка персональных данных необходима для доставки почтовых отправлений организациями почтовой связи, для осуществления операторами электронной связи расчётов с пользователями услуг связи за оказанные услуги связи, а также для рассмотрения претензий пользователей услугами связи;

6.      Обработка персональных данных осуществляется в целях профессиональной деятельности журналиста или в целях научной, литературной или иной творческой деятельности при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта персональных данных;

7.      Осуществляется обработка персональных данных, подлежащих опубликованию в соответствии с Федеральными законами, в том числе персональных данных лиц, замещающих государственные должности, должности государственной гражданской службы, персональных данных кандидатов на выборные государственные или муниципальные должности.

8.      В случае, если оператор на основании договора получает обработку персональных данных другому лицу, существенным условием договора является обязанность обеспечения указанным лицом конфиденциальности персональных данных и безопасности персональных данных при их обработке.

Таким образом, производя учёт клиентов, необходимо руководствоваться не только производственными интересами, но и требованиями законодательства.

1.2             Обзор готовых программных решений на российском рынке

Программа Easy Clients- представляет собой базу данных ваших клиентов. Программа позволяет вести учёт информации о Ваших клиентах, а также искать, изменять, хранить эту информацию, вести историю контактов, планировать и отслеживать их, вести историю продаж, осуществлять персонилизированную рассылку по E-mail и многое другое.

В программе реализован многопользовательский режим с возможностью разделения прав доступа к функциям программы. С помощью Easy Clients Вы сможете оказывать своим клиентам услуги намного эффективнее. Она будет полезна:

      менеджерам и начальникам отдела продаж и отдела закупок, так как в программе существует реальная возможность ведения подробного досье на каждого клиента, планирования контактов и рабочего времени менеджеров. Возможна организация рассылок, сегментация клиентов, построение выборок и многое другое;

      специалистам сервисных служб и подразделений послепродажной поддержки, так как в программе, возможно использование всей информации о клиенте, которая собрана менеджерами отдела продаж, тем самым повышается качество работы с клиентами и их обслуживание;

      любой организации, ведущей собственную базу клиентов, поставщиков и других видов контрагентов;

      для любого человека, планирующего свои встречи и ведущего деловые контакты.

Рассмотрим основные достоинства программы:

      дружественный интерфейс (программу быстро осваивают пользователи, ранее не имевшие представления о компьютере);

      небольшой размер дистрибутива (например, некоторые предлагают базы данных 18-20 МБ инсталляции);

      возможность подстройки под свои нужды (имеются ввиду строки статусов и возможность их переименования);

      возможность разделения доступа  и введение системы ограничений;

      отсутствие для сетевой версии громоздкой серверной части, что обычно смущает небольшие компании, не привыкшие к такого рода сложностям в настройке и эксплуатации.

      Малый размер, хорошая скорость, большая функциональность.

Программа распространяется при условии наличия двух вариантов:

      Локальная (однопользовательская). Распространяется по принципу Freeware.

      Сетевая (многопользовательская). Позволяет вести базы данных нескольким пользователям (через сеть) одновременно. Сетевая версия реализована по технологии Client/Server, с использованием следующих возможностей:

Возможности:

      позволяет добавлять, редактировать и удалять информацию о клиентах;

      вести историю взаимоотношений с клиентами;

      настраиваемое цветовое выделение клиентов с приближающейся датой следующего контакта, поможет вам не пропустить следующую встречу с клиентом;

      вести историю продаж;

      отбирать клиентов по дате первого, последнего и следующего контакта;

      разделять клиентов по их роду деятельности, внутренним статусам, ведущим их менеджерам, по информации, откуда к Вам при шёл клиент;

      сортировать и отбирать клиентов по вышеназванным параметрам;

      осуществлять персонализированную рассылку по E-mail с сохранением в истории;

      осуществлять групповые операции с клиентами;

      строить дерево (иерархию клиентов);

      искать клиентов по любой доступной информации;

      печать отчётов о клиентах, о событиях и продажах, печать конвертов;

      работать с программой нескольким пользователям, с разграничением урвоней доступа на уровней пользователей и групп пользователей;

      экспорт и импорт данных (перенос) и конфигурации;

      поддержка папок клиентов;

      защищать программу паролем;

Сохранение всех настроек программы и положения окон [16].

«Учёт клиентов» - это  простая и удобная CRM – система для ведения клиентов. CRM – это стратегия организации бизнеса, в которой отношения с клиентом становятся в центр деятельности компании. Главная цель CRM- стратегии – определить наиболее «доходных» клиентов, научиться более эффективно работать с ними, предотвратить их 2уход» к конкуренту, и таким образом, увеличить доход своей компании.

«Учёт клиентов» - это гибкая CRM – система, настраиваемая под Ваш бизнес. Программа предназначена для автоматизации деятельности отдела продаж, финансового отдела и решения других задач, которые можно гибко настроить.

Основные функции программы:

1.                   Ведение  базы клиентов компании. В базе данных содержится исчерпывающаяся информация о клиентах, полная история работы с ними. История деловых контактов с клиентом отображается сразу как только курсор остановился на выбранном клиенте. В том же окне в подчинённых таблицах показываются контакты выбранного клиента, заказы клиента, содержимое заказов, договоры с клиентом, выставленные ему счета и клиентские платежи, запланированные мероприятия. Каждый клиент закреплён за ответственным менеджером.

В зависимости от периодичности контактов клиенты распределяются на «горячих», «тёплых», «холодных» и «Отказ». Предусмотрены удобные способы сортировки и фильтрации данных. Менеджеры получают эффективный инструмент для сбора. Хранения и поиска данных о клиентах, планирования своей работы.

2.                   Учёт договоров с клиентами. В базе данных содержится полная информация по всем договорам с клиентами. Указывается тип сделки, сумма сделки, валюта, скидки по сделке, даты начала и окончания действия договора и так далее. В подчинённых таблицах показывается продукция (товары, услуги) по договорам, а также приложения по договорам (документы о продлении срока договора или добавление услуг);

3.                   Контроль проведения финансовых операций. Учёт должников по оплатам. Формируется список выставленных счетов клиентов. Оплату по ним можно отслеживать в этой же таблице, а можно вести отдельную таблицу фактических платежей клиентов по мере их поступления. Последний вариант удобен, если клиенты оплачивают счёт частями в несколько этапов или платят по нескольким счетам сразу. Существует возможность посмотреть баланс клиентов (начислено/оплачено) в отдельной таблице.

4.                   Формирование сопровождающих сделки документов.»Учёт клиентов» - это удобный инструмент для автоматизированного оформления договоров, счетов и других необходимых документов. На основе таблицы, содержащей список выставленных счетов, можно сформировать шаблон счёта и печатать выставляемые счета из программы. Аналогично, на основе таблицы с договорами можно сформировать шаблон договора.

Учитывая, что программа представляет собой гибкую CRM- систему, настраиваемую под Ваш бизнес, можно изменять структуру данных, добавлять необходимые виды документов (накладные, отчёты, и другие документы)и соответственно, создавать их шаблоны.

5.                   Анализ работы менеджеров. Удобная сортировка и фильтрация по любому полю позволяет легко анализировать работу менеджеров- какие клиенты ими ведутся, сколько заказов и на какую сумму оформлено заказов, нет ли долгов по оплате.

6.                   Учёт и анализ маркетинговых воздействий. «Учёт клиентов» позволяет вести анализ маркетинговых акций и мероприятий – рассылок, публикаций, рекламы в Интернет, семинаров, любых других воздействий на клиентов. На основе этих данных определяется эффективность маркетинга.

Рассмотрим основные преимущества системы:

      возможность создания шаблонов договоров, счетов и других документов. Используется генерация документов Word на основе шаблонов (договоров, счетов, других документов). Когда вы первый раз будете выполнять экспорт какой-либо записи Вашей базы  в MS Word «Учёт клиентов» создаст шаблоны для отчётов по всем таблицам. Вы можете открыть шаблон и изменить его.

      возможность изменения структуры данных – добавления таблиц, полей, связей.

«Учёт клиентов» - это CRM- система, настраиваемая под ваш бизнес. Соответственно, структуру данных можно легко изменять согласно вашим требованиям. Вы можете: удалять ненужные поля и таблицы, скрывать/отображать поля и таблицы, создавать новые поля (как хранимые, так и вычисляемые) и таблицы.

Например, в таблице со списком продуктов (товаров или услуг) по каждому продукту показывается его картинка с фото. Если она не нужна, можно удалить это поле. Если необходимо реализовать новую функцию системы, надо создавать новые поля или таблицы. Например, можно сформировать новую таблицу «Накладные».

К любым таблицам можно назначать подчинённые таблицы различными типами связей («Один- ко- многим» или «многие - ко –многим»). Легко определять ниспадающие списки и значения в них.

      Удобные способы сортировки и фильтрации данных:

«Учёт клиентов» позволяет с помощью удобного интерфейса построить сложные логические запросы к базе данных. Например, можно получить список контактных лиц, которые относятся к определённой отрасли, находятся не в Санкт –Петербурге, интересовались определённым продуктом в течение последних двух лет. Для этих целей используются фильтры.

Когда необходимо отобрать данные с одинаковыми значениями полей, вместо таблицы с фильтрами удобнее использовать дерево данных, задавая поля для его уровней (веток). Например, первый уровень – ответственный, второй уровень – отрасль и т. д. Отсортировав данные необходимым образом, можно посчитать итоги по любому полю (сумма, среднее или по формуле).

Сортировка и фильтрация данных позволяют быстро сформировать целевые группы клиентов, проанализировать работу менеджеров, провести учёт должников по оплатам, а также решить те специфические задачи, которые будут необходимы.

      Многопользовательский режим:

права на просмотр и изменение информации в системе настраиваются администратором в зависимости от функциональных обязанностей каждого пользователя.

Многопользовательский режим работы позволяет распределить зоны ответственности: отдел продаж делает договоры, финансовый отдел выставляет счета, контролирует оплаты, производственный отдел следит за тем, чтобы своевременно обновлялась информация о предоставляемых организацией услугах и т. д.

В результате обеспечивается согласованная работа сотрудников различных подразделений с клиентами.

      Настраиваемый пользовательский интерфейс:

Пользователь может настроить под себя вид таблиц и размеры экранных форм, а затем, сохранив настройки, каждый день работать в системе, полностью учитывающей его потребности и привычки. Например, можно настроить правила цветовыделения строк.

Функциональные возможности программы: с помощью программы можно делать следующее:

      создавать, изменять, удалять записи, поля, таблицы;

      импортировать данные в любую таблицу базы данных из Excel или текстовых файлов CSV;

      удалять дублированные записи с одинаковыми значениями заданных полей;

      сортировать таблицы по любому полю, включая сортировку по нескольким полям (до 3-х) удерживая клавишу Shift;

      фильтровать таблицу по любому полю, используя следующие операторы: =, >, >=,  <, <=, < >, «Содержит», «Не содержит», «Начинается с», «Не начинается с», «Кончается на», «Не кончается на», LIKE, NOT LIKE;

      группировать одинаковые данные в любом поле, когда  таблица отсортирована по этому полю (для отмеченных полей в свойствах таблицы);

      помечать записи как «Избранное», тогда они будут отображаться оранжевым цветом. Цвет задаётся в свойствах таблицы;

      помечать записи как «Мёртвое (неинтересное»), тогда они будут от отображаться серым или другим цветом;

      настраивать правила цветовыделения. Вы сами определяете, какие строки, каким цветом и при каких условиях выделять;

      строить дерево по любым полям с произвольным количеством уровней для  иерархического отображения данных любой таблицы;

      изменять данные в любом поле (кроме ID и вычисляемых полей) прямо в таблице или в отдельной форме (выбирается в настройках), отмечать несколько записей, удалять, печатать, экспортировать отмеченные данные;

      изменять или удалять сразу несколько записей в любой таблице базы данных с помощью формы «Групповое обновление»;

      создавать новые хранимые поля для таблиц следующих типов; Текстовое, Большой текст, Числовое, Да/Нет, Дата и Время, Картинка;

      создавать вычисляемые поля для таблиц, например можно создать поле с формулой «[Поле 1]/ «[Поле 2]»;

      создавать вычисляемые поля, значения которых будут браться из других таблиц;

      создавать новые таблицы с абсолютно такими же возможностями по действиям с ними, как и у любой другой таблицы;

      привязывать ниспадающие списки полей к другим таблицам для лёгкого выбора значений из них при редактировании в таблице или для выбора из других форм при редактировании в форме;

      задавать произвольное количество подчинённых таблиц для любой таблицы (для чего необходимо задать привязку по полям в свойствах таблицы);

      менять порядок следования полей в любой таблице, используя перетаскивание или с помощью формы «Настройки»;

      переименовывать поля таблиц и названия самих таблиц в соответствии со спецификой вашего бизнеса;

      печатать текущее представление любой таблицы с учётом видимости полей, их ширины и порядка;

      экспортировать данные любой таблицы в MS Excel или текстовый CSV-файл с учётом текущего представления таблицы;

      экспортировать текущую запись в Word на основе файла- шаблона с закладками, соответствующими названиями полей;

      работать с несколькими файлами баз данных, создавать новые базы данных, разумеется, можно также открывать их с помощью MS Access [15].

Программа учёта клиентов SBIClients. Имеется возможность бесплатно использовать программу:

      Нет ограничений: отсутствуют ограничения по количеству сетевых рабочих мест и по возможностям программы;

      Сетевая структура: все менеджеры будут одновременно работать по сети с единой базой клиентов. Количество рабочих мест не ограничено.

      Актуальность данных: собранную в одном месте информацию легко держать актуальной. Изменения данных о клиенте сразу видны менеджерам.

      Безопасность информация о ваших клиентах хранится в одном месте, и потому легче обеспечить её безопасность. Только вы даёте доступ к ней другим лицам;

      Распределение доступа: каждому менеджеру можно назначить права пользования базой клиентов – добавлять данные, редактировать их или удалять данные из базы.

      Надёжная работа: вероятность разрушения структуры базы данных минимальна.

Программа учёта клиентов SBIClients состоит из следующих разделов:

      Администрирование;

      Задачи;

      Клиенты.

Раздел Администрирование: основное рабочее место управляющего программой: раздел предназначен для управления пользователями, установки прав доступа к различным разделам программы, для установки разрешений на действия над клиентами, задачами и другими объектами программы.

Раздел Клиенты: раздел предназначен для работы с клиентами, с которыми у Вас установлены контакты. Сюда можно вносить информацию о компаниях-конкурентах или компаниях, контакты с которыми только планируется установить. Позволяет работать как с клиентами- компаниями, так и с клиентами – частными лицами.

Раздел Задачи: раздел предназначен для планирования задач и контроля их выполнения.

Программа позволяет как устанавливать задачи для себя, так и передавать задачи своим коллегам и подчинённым [16].

Программа "Инвестиционный анализ" предназначена для оценки эффективности инвестиционных проектов. С помощью этой программы Вы сможете: подготовить бизнес - план, открыть собственное дело, либо расширить существующее. В программе возможна установка до 200 интервалов анализа и до 50 видов продукции (работ, либо услуг), практические неограниченное число затратных и доходных статей.

Программа для финансового анализа "Финансовый анализ:Проф + Оценка бизнеса®" сочетает в себе возможности двух программ: "Финансовый анализ: Проф" и "Оценка бизнеса", и помимо возможности создания на основе данных бухгалтерской отчетности аналитического текстового отчета о финансовом состоянии организации, в программе реализованы три методики оценки стоимости предприятия, что позволяет дополнительно создать отчет по оценке стоимости анализируемого предприятия.

Комплект "Универсал". Комплект программных продуктов включает в себя наиболее востребованные программные продукты:
Программу для анализа финансового состояния "Финансовый анализ: Проф + Оценка бизнеса", программу для разработки бизнес - плана "Инвестиционный анализ", систему  бюджетирования "Бюджет, программу для определения рыночной стоимости объектов недвижимости «Оценка недвижимости».

Комплект "Эксперт". Комплект программных продуктов включает в себя все востребованные программные продукты:

1. Программу для анализа финансового состояния "Финансовый анализ: Проф + Оценка бизнеса".

2. Программу для разработки бизнес - плана "Инвестиционный анализ"
3. Систему  бюджетирования "Бюджет 1.3."

4. Программу для определения рыночной стоимости объектов недвижимости «Оценка недвижимости»

5. Программу для повышения оперативности при составлении отчетов о дебиторской задолженности контрагентов «Учёт договоров и дебиторской задолженности».

6. Программу для полнофункционального профессионального маркетингового анализа «АВС анализ продаж: Проф».

7. Программу для расчета эффективности приобретения имущества "Эффективность лизинга"

Audit Expert  - программа для проведения анализа финансового состояния предприятия на основании его финансовой отчетности позволяет осуществлять временной, структурный и трендовый финансовый анализ, расчет различных финансовых показателей, получение отчетов и заключений по результатам анализа. В программе для финансового анализа "Audit Expert" реализованы различные методики финансового анализа, включая анализ кредитоспособности заемщика, подготовки годового отчета АО, а также элементы бенчмаркинга – сравнение финансового состояния предприятия с компаниями-конкурентами или лидерами отрасли.

Компьютерная программа для финансового анализа "Мастер финансов: Анализ Проф" представляет собой профессиональную систему, предназначенную для проведения комплексного ретроспективного анализа, а также прогнозирования финансового состояния предприятия на основе данных бухгалтерского баланса.Программа для финансового анализа "Мастер Финансов: Анализ Проф" существует на рынке программных продуктов России уже более 10 лет.

Программа для финансового анализа "Мастер Финансов: Анализ" - профессиональный программный продукт для проведения оценки финансового состояния организации, позволяющий в несколько раз снизить затраты Вашего времени при составлении аналитического отчета по анализу финансово - хозяйственной деятельности. Разработанная модель включает более чем десятилетний опыт работы в сфере анализа финансово - хозяйственной деятельности и отвечает всем необходимым требованиям, предъявляемым на сей момент к программному обеспечению данной направленности.

Программа «Бюджет» предназначена для планирования и анализа деятельности предприятия и его структурных подразделений на основе плановых и фактических показателей. Позволяет работать с неограниченным количеством подразделений, анализировать план/факт, выявлять причину произошедших отклонений.

Мастер финансов: бюджет предприятия – это комплексная информационная система, предназначенная для решения задач производственно-финансового планирования и бюджетирования деятельности промышленного предприятия. Система может быть использована качестве инструментальной основы для постановки на предприятии управленческого учета.

Модель «Мастер Финансов: Планирование» предназначена для подготовки комлексного финансового плана, позволяет провести полный комплекс работ по разработке, контролю и план-фактному анализу данных.
В программе «Мастер Финансов. Планирование» реализовано множество оригинальных решений, обеспечивающих контроль правильности процедур планирования и удобство использования для конечного пользователя.

Программа "Эффективность лизинга" предназначена для расчета эффективности приобретения имущества: 1. За собственные средства. 2. В кредит. 3. В лизинг (долгосрочную аренду)

Программа позволяет проанализировать эффективность приобретения как отдельно взятого объекта имущества, так и комплекса приобретаемых основных средств.

Внедрение CRM-системы позволяет резко повысить эффективность работы компании и качество обслуживания клиентов, а, следовательно, и увеличить прибыль за счет роста процента их удержания (как известно, удержание клиента обходится фирме в 7 - 10 раз дешевле, чем привлечение нового).

Калькулятор страховой премии. Данный программный продукт предназначен для автоматизации расчета страховых премий практически по любым видам страхования. Изначально в программу заложены алгоритмы расчета премии по страхованию имущества юридических лиц, передвижной техники, грузов и транспортных средств (КАСКО).

Система "Мастер MRP II Excel" может использоваться на промышленном предприятии как в качестве единой базы данных производственных ресурсов, так и в качестве индивидуальной программы расчетов для пользователей различных отделов и служб. Можно также отметить, что компьютерная модель планирования, реализованная в программе, является идеальным инструментом практического моделирования процессов для преподавания таких учебных дисциплин как производственный менеджмент, логистика и управление запасами.

"Мастер MRP II" – Комплексная информационная система, предназначенная для решения задач планирования и оперативного управления предприятием на основе методологии MRP II (Manufacturing Resource Planning).

Invest for Excel® - лидирующее программное обеспечение для оценки и планирования корпоративных инвестиций. Финансовый персонал крупных международных компаний по всему миру экономят время и ресурсы, успешно пользуюсь Invest for Excel® на протяжении более 10 лет.
Демо-версия(exe) (скачивание доступно после регистрации)
Демо-версия(zip) (скачивание доступно после регистрации)
Презентация (PDF) (скачивание доступно после регистрации)

"Мастер проектов: Бюджетный подход" - профессиональная программа для оценки эффективности инвестиций, подбора оптимальных схем финансирования проекта, а также расчета критических значений ключевых

исходных параметров.

"Мастер проектов: «Предварительная оценка" - программа для оценки рентабельности инвестиционных проектов и расчета основных финансовых показателей эффективности инвестиций при минимуме исходных данных.

108

108

2.                  Современное состояние автоматизации учёта услуг основной деятельности в обществе с ограниченной ответственностью «Бюро оценки «Регион»

2.1.           Организационно-экономическая характеристика предприятия

Общество с ограниченной ответственностью «Бюро оценки «Регион» создано в соответствии с Гражданским Кодексом РФ, федеральным законом от 8 февраля 1998 года №14-ФЗ. Руководствуется в своей деятельности Гражданским Кодексом РФ, Федеральным законом от 8 февраля 1998 года №14-ФЗ,а также Уставом организации. Полное фирменное наименование общества: общество с ограниченной ответственностью «Бюро оценки «Регион» (далее «Общество»). Находится организация по адресу Брянская область, г. Брянск, пр- т Станке -Димитрова, 72.

Основной целью Общества является осуществление коммерческой деятельности для извлечения прибыли и распределение её между участниками общества. Для достижения поставленных целей общество осуществляет следующие виды деятельности:

     консультирование по вопросам коммерческой деятельности и управления (оценочная деятельность);

     представление посреднических услуг по оценке недвижимого имущества;

     предоставление различных видов услуг;

     вспомогательная деятельность в сфере страхования и негосударственного пенсионного обеспечения;

     деятельность в области права, бухгалтерского учёта и аудита, консультирование по вопросам коммерческой деятельности управления предприятием;

     деятельность в области архитектуры, инженерно-технического проектирования, геологоразведочные и геофизические работы, геодезическая и картографическая деятельность, деятельность в области стандартизации и метрологии, деятельность в области гидрометеорологических и смежных с ней областях, виды деятельности, связанные с решением технических задач, не включённых в другие группировки;

     рекламная деятельность;

     проведение расследований и обеспечение безопасности.

Общество обладает правами юридического лица с момента его государственной регистрации в установленном порядке, имеет расчётный счёт и иные счета в учреждениях банков, печать и штамп со своим наименованием и указанием места нахождения Общества, бланки установленного образца, товарный знак и знаки обслуживания. Общество имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права. Нести обязанности, быть истцом  и ответчиком в суде и арбитражном суде.

Общество имеет гражданские права и несёт гражданскую ответственность, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещённых федеральными законами, в соответствии с целью и предметом деятельности общества, определёнными Уставом общества.

Общество несёт ответственность по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом и не отвечает по обязательствам своих участников. Участники общества не отвечают по его обязательствам и не несут риск убытков, связанных с деятельностью Общества, в пределах стоимости внесённых ими вкладов, при этом участники внесшие вклады в Уставный капитал не полностью несут солидарную ответственность по обязательствам Общества, в пределах стоимости неоплаченной части вклада участника.

Рисунок 1 – Организационная структура общества

108

Общество образовано единственным участником, который одновременно является генеральным директором Общества- Плотниковым А.С.

Таблица 1- Основные показатели ООО «Бюро оценки «Регион» за 2008- 2010 гг.

 Используя приведенные данные оценим финансовые результаты деятельности общества «Оценка «Регион» за период 2008, 2009, 20010 годы.

Из таблицы видно, что объем предоставленных услуг с каждым годом растет: в 2009 году, по отношению к 2008 году- на 9%, в 2010 году – на 51%.

На такое повышение повлияли следующие факторы:

      в 2010 году было доступно ипотечное кредитование- проценты банка составляли от 11% годовых;

      рынок оказываемых услуг значительно расширился, захватывая близлежащие города региона;

      с приходом новых риэлторов в агентство сроки выполнения работ резко сократились;

      юристом предоставляются бесплатные консультации, после которых клиенты становятся клиентами агентства по оформлению сделок.

Себестоимость предоставленных услуг в 2009 году, по сравнению с 2007 годом, повысилась на 4%, а в 2010 году, соответственно, повысилась на 41 %. На повышение себестоимости повлияло следующее:

      рост энергозатрат, повышение цен на воду, тепло, телефонную связь, оплату интернета;

      установка новейшей охранной сигнализации;

      увеличение расхода топлива для автомобилей;

      теле- радио- реклама услуг агентства.

Затраты на 1 рубль предоставленных услуг (отношение себестоимости к объему предоставленных услуг) в 2009 и 2010 годах, по отношению к 2008 году, снизились на 40%.

Это снижение связано с тем, что фирма стремится минимизировать затраты за счет:

      подключения безлимитного интернета;

      большего использования «сарафанное радио» для привлечения клиентов;

      ограничения междугородних телефонных разговоров;

Судя по показателям прибыли (разница между объемом услуг и себестоимостью) агентство работает рентабельно, то есть прибыль растет с каждым годом: в 2009 году, относительно 2008 года возросла на 31%, в 2010 году, так же, относительно 2008 года возросла на 89 %.

На это повлияло снижение затрат на 1 рубль предоставленных услуг. Динамика роста рентабельности обуславливается теми же причинами.

Численность персонала ежегодно увеличивается, в 2009 году в штате прибавился 1 риэлтор, в 2010 году - еще 3 специалиста. Это связано с увеличением объема предоставленных услуг. При необходимости специалисты подменяют друг друга, повышая, тем самым, уровень своей квалификации, одновременно не допуская уход клиента из фирмы в другое агентство.

В 2009 году производительность труда (отношение объема предоставленных услуг к численности работающих), по отношению к 2008 году, снизилась на 9%, а в 2010 году, сравнивая с 2008 годом- на 6%. На это повлияло расширение штата. Однако для фирмы это нормально, сотрудники быстро входят в рабочий ритм, тем самым есть тенденции повышения и производительности труда коллектива.

Среднемесячная заработная плата сотрудников в 2009 году, по отношению к 2008 году, возросла на 25%, в 2010 году, соответственно на 87%. Следовательно, возрастает фонд оплаты труда (произведение среднемесячной заработной платы на численность персонала). Этот рост связан с увеличением объема предоставляемых услуг, так же, за оперативность и профессионализм директор поощряет премиями, за счет фирмы отправляет на платные семинары в Москву, Уфу, Самару.

В целом, общество с ограниченной ответственностью работает стабильно, с прибылью, несмотря на общую экономическую нестабильность. Повышение и понижение цен сказывается на рынке недвижимости, однако всегда есть желающий продать и желающий купить недвижимость, необходимо так организовать работу фирмы, чтобы они пришли именно к вам за вашими услугами. 

Руководство общества с ограниченной ответственностью «Бюро оценки «Регион» активно участвует в деловой жизни Брянской Гильдии риэлторов: в составе брянской делегации принимало участие в работе Национальных Конгрессов по недвижимости (главных форумов риэлторов России). Каждый год принимает активное участие в организации и проведении традиционных летних форумов брянских риэлторов.

2.2.           Автоматизация учёта услуг основной деятельности в ООО «Бюро оценки «Регион»

Информационная система – это вся инфраструктура предприятия, хозяйствования в процессе управления всеми информационно-документальными потоками. Под информационной системой обычно понимается прикладная программная подсистема, ориентированная на сбор, хранение, поиск и обработку текстовой и фактографической информации [11].

Для передачи данных на организации компьютеры соединены в локальную сеть общим количеством 5 штук.

Вариант соединения компьютеров между собой, когда кабель проходит от одного компьютера к другому, последовательно соединяя компьютеры и периферийные устройства между собой, называется линейной шиной (рисунок 1).

Рисунок 2- Локальная сеть типа "линейная шина"

В компьютерной сети установлены периферийные устройства: принтеры (лазерные) три HP Laser Jet, один Canon LBP2900 и три принтера для профессиональной печати фотографий Epson Stylus Photo R290 Series/

Помимо локальной сети организация использует всемирную сеть Интернет для передачи данных, используя Proxy – сервер.

В организации используют операционную системуWindows 2007. Для работ с офисной документацией используют пакет Microsoft Office. А также для ведения бухгалтерского учёта используют специальные бухгалтерские программы. В данной организации установлены следующие программные продукты:

     Microsoft Office Word 2007;

     Microsoft Office Excel 2007;

     1С: Бухгалтерия 7.7. Упрощённая система налогообложения;

     Автобаза;

     Автокальк (Eurotax);

     Электронный клиент банк (Elclient);

     Camedia master;

     PD SPU (отчётность в Пенсионный фонд)ю

Microsoft Office Word 2007  - один из лучших текстовых процессоров. Он позволяет создавать и редактировать документы, добавлять в них таблицы и рисунки, изменять оформление абзацев и начертание шрифта, готовить документ к печати. Дополнительные модули Word позволяют выполнять такие операции, как проверка орфографии и грамматики, формирование оглавлений и указателей, слияние с базой данных [12].

Microsoft Office Excel 2007 – это одна из самых мощных и широко распространённых программ, предназначенных для создания и управления электронными таблицами. Спектр задач, которые можно решать с помощью этой программы, -очень широк- это может быть анализ данных, полученных в процессе лабораторной работы по физике, скурпулёзный расчёт бухгалтерской деятельности малого предприятия, сложные инженерные, статистические, финансовые и другие расчёты [29].

«1С: Бухгалтерия 7.7» - универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского учёта. Она представляет собой компоненту «Бухгалтерский учёт» системы  «1С: Предприятие 7.7» с типовой конфигурацией. Компонента «Бухгалтерский учёт» позволяет реализовать любую схему учёта и может использоваться как автономно, так и совместно с другими компонентами «1С:Предприятие 7.7». Типовая конфигурация представляет собой готовое решение для автоматизации большинства участков бухгалтерского учёта [13].

При разработке новой редакции был учтён опыт практического применения «1С: Бухгалтерии для УСН» десятками тысяч малых предприятий и предпринимателей, проводился ряд консультаций с ведущими специалистами МНС. Это позволило совместить ведение бухгалтерского и налогового учёта по упрощённой ситенме налогообложения, реализовать ряд достаточно тонких учётных механизмов, часть которых пока не имеет аналогов в других системах, и при этом сделать ведение учёта максимально удобным, «прозрачным» и простым даже для неподготовленного пользователя. Новое в редакции 1.3 конфигурации «Упрощённая система налогообложения». Уплата ЕНВД по отдельным видам деятельности [30].

Автобаза. Очень часто основной, а порой и единственной задачей эксплуатации программы является предоставление в соответствующие государственные службы правильно составленной отчётности. Получение же из введенных в компьютер данных картины состояния предприятия н6а текущий момент, не говоря уже о сколь - либо продолжительном периоде часто становится чрезвычайно трудоёмкой или вообще неподъёмной задачей.

Оценка рентабельности предприятия, суммарных затрат на единицу выпускаемой продукции или предлагаемой услуги, возможность снижения себестоимости, прогнозирование доходов – вот далеко неполный перечень вопросов, которые хотел бы изучить любой руководитель, прежде, чем принять какое- либо решение.

В условиях стабилизированной экономики и все возрастающей конкуренции становится необходимым просчитывать ситуацию на много ходов вперёд, анализируя все возрастающую информацию из различных источников, проигрывая всевозможные сценарии. Многие ли программные продукты могут позволить из громадного числа введенных в компьютер первичных документов (путевых листов, счетов, накладных, платёжек) получить какую либо цельную картину о состоянии предприятия и повлиять на решения о путях дальнейшего его развития.

Автоматизация предприятия: система управления автопарком «Автобаза» позволяет решать широкий круг задач, связанных с эксплуатацией транспортных средств:

     учёт путевых листов легковых, грузовых автомобилей (4-П, 4- С), автобусов общего и не общего пользования, спецтехники;

     учёт горюче- смазочных материалов (по пробегам, по моточасам, в т. ч. автомобилей с двумя двигателями);

     учёт ремонтов (выполненных в автосервисах и собственными силами);

     учёт запасных частей (приход на склад, расход со склада на ремонты);

     учёт аккумуляторов;

     учёт автомашин;

     планирование ТО – 1 и ТО – 2;

     учёт аккумуляторов;

     учёт рабочего времени водителей и механиков;

     калькулятор норм расхода топлива (позволяет делать расчёт норм расхода топлива согласно Методическим рекомендациям Минтранса РФ № АМ- 23- р от 14.03.2008 в зависимости от условий эксплуатации);

     многочисленные отчёты (ведомости ГСМ, акты на списание ГСМ, резины, аккумуляторов, запчастей, отчёты по ремонтам, сводные отчёты различного аналитического характера и др.).

Программа «Автобаза» позволяет получить реальную картину работы автопредприятия: учёт доходов, учёт расходов, рентабельность, оценку эффективности.

Разработчиком программы «Автобаза» является ЗАО «Центр Информационных Технологий «Автоинжиниринг» [14].

Программа Автокальк ХР – калькуляция стоимости ремонта транспортных средств и определения трудоёмкости. Официальный дилер Швейцарского концерна «Евротакс Интернэшнл АГ» в республике Беларусь, работающий в Беларуси уже более 10 лет, предлагает Вашему вниманию русифицированную версию программного обеспечения «Автокальк», используемого страховыми компаниями, экспертными бюро, станциями технического обслуживания и ремонтными мастерскими во всей Европе, для составления калькуляций ремонта транспортных средств . На территории республики Беларусь программа «Автокальк» сертифицирована Государственным комитетом по стандартизации Республики Беларусь. Программное обеспечение «Автокальк» - это: максимально полные базы данных заводов – изготовителей по легковым автомобилям, джипам, микроавтобусам и грузовым транспортным средствам.

Международные идентификационные коды, коды производителя, технические характеристики и серийная (заводская) и дополнительнаяи комплектация транспортных средств.

Электронная детализация транспортных средств: техпроцесс ремонта, автоматическое исключение повторяющихся работ и коды работ.

Заводские нормативы трудоёмкости и оригинальные (заводские) номера для всех запчастей. Корректировка норматива трудоёмкости в зависимости от установленного на транспортное средство оборудования.

Нормативы на все категории  окрасочных работ, затраты на лакокрасочные материалы (для всех типов эмали), расчёт подготовительно-заключительных работ при окраске, технология проведения окрасочных работ [15]:

      калькуляция ремонта пластиковых деталей;

      калькуляция стоимости годовых остатков;

      экспорт итоговых данных в документ Word 2007;

      поддержка «горячая линия», ответы на запросы, отнесение стоимости программы на затраты, и, как следствие, уменьшение налогов плюс полная амортизация стоимости прав пользования в период действия договора.

Максимально полные базы данных заводов – изготовителей по легковым автомобилям, джипам, микроавтобусам и грузовым транспортным средствам до 7,5 тонн. Есть возможность работать с базами данных заводов – изготовителей транспортных средств, содержащими информацию за последние 35 лет. Кроме того, удобный интерфейс программы позволяет максимально упростить процесс визуальной идентификации автомобиля.

Международные идентификационные коды, коды производителя, технические характеристики и серийное (заводское) оборудование транспортных средств.

Вся информация поступает непосредственно с заводов – изготовителей. Помимо визуальной идентификации транспортных средств, имеется возможность идентифицировать транспортные средства по коду производителя (КВА) или по международному идентификационному коду (МИК) [15]:

Электронная детализация транспортных средств: при нажатии мышкой на деталь она автоматически распадается на составные части. Детальные раскладки, чёткое отображение и названия на русском языке – гарант качества и удобства.

Техпроцесс ремонта, автоматическое исключение повторяющихся работ и коды работ. Заводские нормативы трудоёмкости и оригинальные (заводские) номера для всех запчастей. Особый интерес представляет следующий аспект – все нормативы трудоёмкости ремонтных работ являются заводскими, то есть полностью совпадают с информацией, имеющейся у официальных дилеров.

В программе существуют также пакеты связанных операций. Например, выбрав стекло ветровое и место повреждения, перед вами автоматически появится окно с перечислением запчастей необходимых для замены ветрового стекла.

В программе представлены также технологические линии разреза согласно данных завода- изготовителя, при частичной замене детали.

Выбрав необходимый вам элемент, автоматически появившееся окно предложит выбрать вам зону ремонта. Корректировка норматива трудоёмкости в зависимости от установленного на транспортном средстве оборудования. Например, на автомобиле надо заменить крышу. Норматив на замену крыши при наличии боковой подушки безопасности отличается от норматива при её отсутствии. Поэтому программа автоматически предложит сделать выбор: присутствует на транспортном средстве боковая подушка безопасности или нет.

Аналогично при замене бампера программа спросит о наличии либо отсутствии противотуманных фар, так как при наличии противотуманных фар на величину снять/установить противотуманные фары норматив на замену бампера будет развиваться.

Нормативы на все категории окрасочных работ, затраты на лакокрасочные материалы (для всех типов эмали), расчёт подготовительно- заключительных работ при окраске.

Программный продукт позволяет скалькулировать все затраты (стоимость эмали, лака, укрывных и расходных материалов) и рассчитывать время, необходимое на проведение полного комплекса окрасочных работ с учётом:

      подготовительно- заключительных операций при окраске;

      материала, из которого изготовлена деталь (металл или пластик);

      типа эмали (алкид, акрил, металлик или перламутр);

      категории окраски (окраска новой детали, ремонтная, поверхностная или «при переходе).

В программе присутствуют технология и методы проведения окрасочных работ: хотелось бы особо подчеркнуть, что все нормативы подготовительно- заключительных и окрасочных работ предоставляются заводами – изготовителями при участии AZT (Центра Технических Исследований), компании «Евротакс», Союза автомобильных независимых экспертов Германии (BVSK),  Объединённого Союза немецких страховщиков (GDV), Центрального союза кузовной и автомобильной техники (ZKF) Центрального Союза немецких автопроизводителей (ZDK) и союза окрасочников Германии [15]:

Отличительной чертой современного автомобилестроения является то, что всё больший процент кузовных деталей изготавливается из пластика. С помощью программы «Автокальк» вы имеете уникальную возхможность калькулировать ремонт пластиковых изделий. Причём, вне зависимости от марки и модели автомобиля, и вида повреждения. Вам только нужно знать размер повреждения и вид пластика, из которого изготовлена деталь.

Калькуляция стоимости годных остатков: после проведения калькуляции повреждений программа автоматически вычисляет целесообразен ли ремонт транспортных средств со стоимостью ремонта меньше допустимого предела – горит зелёный квадрат;, если нецелесообразен – горит красный квадрат. После этого можно переходить к калькуляции стоимости годных остатков [15].

Экспорт итоговых данных в документ MS Word 2007: завершает процесс калькулирования экспорт итоговых данных в документ Word 2007. Ваша компания сможет использовать  данный документ как приложение к заказу- наряду при бухгалтерских проводках и для обоснования стоимости работ для ваших клиентов.

При необходимости мы готовы преобразовать итоговый документ Word 2007 в удобный и необходимый для Вас формат или осуществить распечатку итоговых данных на бланке заказ - наряда.

«Электронный клиент» - это система дистанционного банковского обслуживания (банк – клиент) для юридических лиц;

Система «Электронный клиент» позволяет клиенту создавать, хранить и обмениваться с банком следующими документами:

Выписки по счетам клиента;

Платёжное поручение в российских рублях;

Валютное платёжное поручение;

Заявки и поручения на покупку или продажу валюты;

Заявка на отзыв отосланных в Банк платёжных документов (только для рублёвых Платёжных поручений при условии, что они отложены);

Уведомление о полученных банком документах клиента;

Документы в свободном формате, содержащие, в том числе файлы, графику и так далее (письмо).

По желанию клиента при вводе данных может осуществляться автоматический контроль за вводимой информацией и в случае необходимости выдаётся сообщение об ошибке [16]:

Клиент может создавать документы как «С чистого листа», так и используя в качестве шаблонов документы, уже хранящиеся в базе данных. Появление новых форм и модернизация существующих форм документов у клиента осуществляется автоматически при связи клиента с банком, после выполнения запроса на получение новых модулей. При создании документов клиент может использовать информацию, хранящуюся в справочных базах, созданных самостоятельно, либо получаемых из банка. Такими базами в системе являются:

      реквизиты предприятий;

      коды и курсы валют;

      справочники банков Российской Федерации.

Для клиентов, создающих рублёвые платёжные документы в своих бухгалтерских программах, предусмотрен импорт данных из файлов форматов DBF и ASCII в систему «Электронный клиент». Это программы типа «1С: Бухгалтерия», «Парус» и т.п.. Настройки, необходимые для импорта из «1С:Бухгалтерия», выполнены в поставляемом дистрибутиве.

Таким образом, перечисленные свойства позволяют клиенту иметь достаточно широкий набор финансовых инструментов и справочной информации в одной системе.

Встроенные средства разработки позволяют быстро перестраивать систему под текущие требования, а новые версии системы автоматически транспортируются на рабочие места клиентов, не требуя от них никаких специальных действий.

В информационной системе должны выполняться ссответствующие требования к программно-аппаратным средствам. Персональный компьютер IBM PC должен соответствовать следующей конфигурации

     процессор II или аналогичный или старше;

     цветной дисплей с адаптером SVGA,

     клавиатура со 101 клавишей, русско – латинская,

     не менее 64 Мбайт оперативной памяти;

     не менее 120 Мбайт свободного пространства на накопителе на жёстких магнитных дисках;

     свободный последовательный или порт;

     операционная система MS Windows 200;

     установленный Hayes – совместимый модем (при работе по коммутируемой линии),

     дисковод CD ROM дисков (для установки),

     телефонная коммутируемая линия телефонной сети общего пользования или доступ в Internet с возможностью работы по FTP-протоколу (по согласованию с технической службой банка).

В системе применены технологии, обеспечивающие шифрование информации, передаваемой по каналам связи и электронную подпись платёжных документов [16]:

В качестве носителя ключей применены элементы памяти Touch Memory фирмы Dallas Semiconductor (ключевой элемент и адаптер), либо USB- ключ: ключевой элемент [16]:

Программное обеспечение Camedia Master 4.0  или Camedia Master Pro позволяет без труда обрабатывать, редактировать, систематизировать и распечатывать цифровые снимки и видеоролики. Его дружественный пользовательский интерфейс интуитивно понятен и снабжён яркими цветными пиктограммами. Не имея опыта в обработке графики, вы сможете придать снимкам индивидуальность и улучшить их качество. С помощью этого программного обеспечения можно также создавать  из отдельных фото панорамные изображения. Уменьшение  копии снимков облегчат поиск нужных фотографий. Для более опытных пользователей существует версия Pro.  Она позволяет создавать презентации со звуковым сопровождением, которые можно сохранять как видеоролики, и HTML –фотоальбомы [17]:

PD – SPU – программа подготовки данных персонифицированного учёта, передаваемых в ПФ РФ (разработка ГУ – ОПФР по Смоленской области).

Программа предназначена для автоматизации процесса подготовки данных персонифицированного учёта.

Характеристики программы: программа ориентирована на компьютеры типа PC/AT – PI/PII/PIII/PIV, операционная система – MS Windows 2007.

Печать всех документов на любых принтерах (русифицированных и нерусифицированных, на сетевых и локальных).

Простая технология установки и настройки. Поставляется пользователю в инсталляционном файле. Простой переход на более поздние версии путём повторной распаковки архива устаревшей программы.

Возможность работы с несколькими предприятиями с ведением разделённых баз данных для каждого отдельного предприятия. Не требует от пользователя знаний кодов персонифицированного учёта, формата выходных файлов, правил заполнения индивидуальных сведений и анкетных данных [18].

Функциональные возможности: программа PD SPU имеет простой, интуитивно понятный пользовательский интерфейс и позволяет в удобном для пользователя режиме ввести все необходимые данные, произвести  их обработку и сформировать выходные документы как в электронном, так и в печатном виде.

Пользователи, имеющие готовые массивы данных, во избежание операций ручного ввода, могут воспользоваться функциями импорта. Возможен импорт из электронных документов формата ПФР всех предыдущих версий, импорт из файлов формата DBF, а также из текстовых файлов заданного пользователем формата.

Программа имеет множество сервисных функций, максимально облегчающих работу оператора.

Программа снабжена файлами помощи, в которых наряду со справкой по работе с PD – SPU входит полный набор нормативной документации, содержащей исчерпывающую информацию по вопросам формирования передаваемых данных.

Режим массовых корректировок позволяет автоматически изменить значение выбранного атрибута всем сотрудникам, представленным в списке. Используя функции формирования выходных документов можно сформировать и вывести отчётные документы на экран или на печать, по желанию пользователя. Есть возможность сформировать пачки документов, либо документ на одного человека, а также напечатать пустой бланк.

При формировании пачек документов предусмотрен режим пробной выгрузки, при котором можно просмотреть результат, не сохраняя его.

Организации, использующие унифицированный классификатор адресов могут подключить его к PD – SPU [18].

108

3.                  Совершенствование автоматизации учёта услуг основной деятельности в ООО «Бюро оценки «Регион»

3.1 Разработка структуры базы данных

База данных представляет собой организованную на машинном носителе совокупность взаимосвязанных данных и содержит сведения о различных сущностях одной предметной области – реальных объектах, процессах, событиях или явлениях. На сегодняшний момент наиболее широкое распространение получила реляционная модель базы данных. В основе реляционной базы данных лежит идея о том, что любой набор данных можно представить в виде двумерной таблицы. Простейшая реляционная база данных может иметь единственную таблицу, в которой будут храниться все необходимые данные. Однако на практике реляционная база данных обычно построена из множества таблиц, связанных по определённым критериям. Универсальный комплекс прикладных программ, предназначенный для создания и обслуживания баз данных, а также обеспечения многоаспектного доступа к данным и их обработки осуществляет система управления базами данных (далее СУБД).

Применение концепции СУБД для построения информационных систем позволяет увеличить уровень мобильности и гибкости всей информационной системы, с меньшими затратами ресурсов контролировать целостность и не противоречивость данных, сократить затраты не только на генерацию и хранение данных, но и поддерживать их в актуальном состоянии.

На сегодня известно большое число различных серверов баз данных SQL: Oracle, Microsoft SQL Server, IBM DB2, PostgreSQL, MySGL. Выбор остановился на бесплатно распространяемой СУБД MySQL.

MySQL – компактный многопоточный сервер баз данных, характеризующийся большой скоростью, устойчивостью и лёгкостью в использовании. MySQL является идеальным решением для малых и средних приложений, а также компилируется на множестве платформ [19].

Краткий перечень возможностей MySQL:

      поддерживается неограниченное количество пользователей, одновременно работающих с базой данных;

      количество строк в таблицах может достигать 50 млн.;

      быстрое выполнение команд. Возможно MySQL самый быстрый сервер из существующих.

      простая и эффективная система безопасности.

Для того, чтобы наглядно изобразить  каким образом организована база данных построим инфологическую модель.

Инфологическая модель отображает реальный мир в некоторые понятные человеку концепции, полностью независимые от параметров среды хранения данных. Существует множество подходов к построению таких моделей: графовые модели, семантические сети, модель «сущность – связь» и т. д. Наиболее популярной из них оказалась модель «сущность – связь» (ER – диаграммы – Entity – Relationship) [19].

Моделирование данных – это процесс создания логической структуры данных. Этап инфологического моделирования предполагает выделение информационных объектов в заданной предметной области и определение отношений между ними. Инфологическое моделирование может выполняться в соответствии с построением одной из следующих моделей:

     модели «сущность – связь»;

     семантической объектной модели.

Моделирование предметной области базируется на использовании графических диаграмм, включающих разнородные компоненты. В рамках дипломного проекта будет построена модель «сущность- связь» (диаграмма) [20].

На этапе инфологического моделирования выделяются информационные объекты, существующие в предметной области задачи, которые подлежат автоматизации. После выделения информационных объектов определяются информационные связи или взаимоотношения между ними. Инфологическое моделирование исследуемой предметной области может выполняться с применением двух подходов: модели «сущность – связь»; семантической объектной модели.

Данное инфологическое моделирование выполняется на базе модели «сущность – связь» с последующим построением ER – диаграммы. Модели «сущность -  связь», дающие возможность представлять структуру и ограничения реального мира, а затем трансформировать их в соответствии с возможностью промышленных СУБД, являются весьма распространёнными. Сущность – это некоторые объекты, процессы или явления, идентифицируемые в рабочей среде пользователя. В качестве сущности могут выступать: место, вещь, личность, явление и т. д. При этом различают тип сущности и экземпляр сущности. Понятие «экземпляр сущности» относится к конкретному предмету [20].

Экземпляры сущности имеют идентификаторы – атрибуты, с помощью которых эти экземпляры именуются или идентифицируются. Взаимоотношения между сущностями называются связями. Модель «сущность – связь» включает в себя классы связей и экземпляры связей. Классы связей – это взаимоотношения между классами сущностей, экземпляры связи – это взаимоотношения между экземплярами сущностей. Между объектами, возможно существование связей трёх типов. «Один – к – одному» (1:1) – это связь, когда в каждый момент времени каждому представителю (экземпляру) сущности (объекту) соответствует один или ни одного представителя другой сущности. «Один ко – многим» (1:N) – это связь, когда одному представителю сущности (объекту) соответствуют 0, 1 или несколько представителей другой сущности. «многие – ко – многим (N:M)». В явном виде в реляционных базах данных такая связь не поддерживается.

В проектируемой информационной системой подготовки и ведения документации процесса реализации определены следующие информационные объекты [20]:

Рассмотрим инфологическую модель информационной системы по учёту клиентов для ООО «Бюро оценки «Регион», сделанной в CASE – системе проектирования баз данных Erwin Data Modeler (приложение 1).

Сущность users  хранит сведения об оценщиках, которые имеют право просматривать и редактировать данные в базе.

Сущность kartochka хранит сведения о клиенте – сведения о клиенте, фирме, в которой застрахована машина, машине и сроках выполнения отчёта.

Сущность otchet  хранит сведения о базе клиентов.

Сущности между собой имеют 2 типа связи – «один – ко многим» и «один – к одному». Так один оценщик (user) может заполнять много карточек. Один журнал (otchet) может иметь много карточек. Один оценщик имеет только один такой журнал.

С учётом специфики конкретной предметной области на основе её инфологической модели разрабатывается даталогическая модель данных (приложение 1). Под датологической понимается модель, отражающая логические взаимосвязи между элементами данных безотносительно их содержания и физической организации. Кроме инфологической модели, архитектура СУБД включает даталогическую и физическую модели, которые в отличие от инфологической являются компьютер – ориентированными. С их помощью СУБД даёт возможность программам и пользователям осуществлять доступ к хранимым данным лишь по их именам, не заботясь о физическом расположении этих данных. Так как указанный доступ осуществляется с помощью конкретной СУБД, то модели должны быть описаны на языке описания данных этой СУБД. Инфологическая модель должна быть отображена в компьютер –ориентированную даталогическую модель 2понятную» СУБД. В процессе развития теории и практического использования баз данных, а также средств вычислительной техники создавались СУБД, поддерживающие различные даталогические модели. Для построения даталогической модели как и инфологической было использовпано визуальное средство Erwin Data Modeler. Были определены атрибуты сущностей. Атрибут должен описывать свойство, качество, идентификатор или характеристику сущности. На основании логической модели была сформирована физическая модель. В физической модели сущности являются таблицами базы данных, а их атрибуты – полями.

Для наглядного представления работы информационной системы по учёту клиентов Общества с ограниченной ответственностью «Бюро оценки «Регион»», а также для того, чтобы проследить за всеми информационными потоками, необходимо построить модель. Такая модель должна быть адекватна предметной области, следовательно, она должна содержать в себе знания всех участников бизнес – процессов организации. Построение модели осуществляется с помощью CASE – средства верхнего уровня BPwin, поддерживающее методологии IDEF3 (WorkFlow Diagram) и DFD (DataFlow Diagram). Наиболее удобным языком моделирования бизнес – процессов является IDEF0 [22].

В IDEF0 система представляется как совокупность взаимодействующих работ или функций. Такая чисто функциональная ориентация является принципиальной – функции системы анализируются независимо от объектов, которыми они оперируют. Это позволяет более чётко смоделировать логику и взаимодействие процессов организации.

Под моделью в IDEF0 понимают описание системы (текстовое и графическое), которое должно дать ответ на некоторые заранее определённые вопросы.

Основу методологии IDEF0 составляет графический язык описания бизнес- процессов. Модель в нотации IDEF0 представляет собой совокупность иерархически упорядоченных и взаимосвязанных диаграмм. Каждая диаграмма является единицей описания системы и располагается на отдельном листе [22].

Процесс моделирования какой – либо системы в IDEF0 начинается с определения контекста, то есть наиболее абстрактного уровня описания системы в целом. В контекст входит определение субъекта моделирования, цели и точки зрения на модель.

Под субъектом понимается сама система, при этом необходимо точно установить, что входит в систему, а что лежит за её пределами, другими словами, мы должны определить, что мы будем в дальнейшем рассматривать как компоненты системы, а что как внешнее воздействие. На определение субъекта системы будет существенно влиять позиция, с которой рассматривается система, и цель моделирования – вопросы, на которые построенная модель должна дать ответ. Другими словами, первоначально

необходимо определить область (Scope) моделирования. Описание области как системы в целом, так и её компонентов является основой построения модели. Хотя предполагается, что в течении моделирования область может корректироваться, она должна быть в основном сформулирована изначально, поскольку именно область определяет направление моделирования и когда должна быть закончена модель. При формулировании области необходимо учитывать два компонента – широту и глубину. Широта подразумевает определение границ модели – мы определяет, что будет рассматриваться внутри системы, а что снаружи. Глубина определяет, на каком уровне детализации модель является завершённой. При определении глубины системы необходимо не забывать об ограничениях времени – трудоёмкость построения модели растёт в геометрической прогрессии от глубины декомпозиции. После определения границ модели предполагается, что новые объекты не должны вноситься в моделируемую систему; поскольку все объекты модели взаимосвязаны, внесение нового объекта может быть не просто арифметической добавкой, но в состоянии изменить существующие взаимосвязи.

Модель может содержать четыре типа диаграмм:

Контекстную диаграмму (в каждой модели может быть только одна контекстная диаграмма);

Диаграмма декомпозиции;

Диаграмма дерева узлов;

Диаграммы только для экспозиции (FEO) [22].Контекстная модель – это модель, представляющая систему как набор иерархических действий, в которой каждое действие преобразует некоторый объект или набор объектов. Высшее действие иерархии называется действием контекста – это самый высокий уровень, который непосредственно описывает систему. Уровни ниже называются порождёнными декомпозициями и представляют подпроцессы родительского действия [23].

Диаграмма декомпозиции;

Диаграмма дерева узлов;

Диаграммы только для экспозиции (FEO) [22].

Контекстная модель – это модель, представляющая систему как набор иерархических действий, в которой каждое действие преобразует некоторый объект или набор объектов. Высшее действие иерархии называется действием контекста – это самый высокий уровень, который непосредственно описывает систему. Уровни ниже называются порождёнными декомпозициями и представляют подпроцессы родительского действия [23].

При создании модели сначала необходимо изобразить самый высокий уровень – действие контекста. Наименование действия описывает систему непосредственно и, как правило, состоит из одного активного глагола в сочетании с обобщающим существительным, которое разъясняет цель деятельности с точки зрения самого общего взгляда на систему.

Каждый блок может иметь различные типы связанных с ним стрелок. Стрелки обозначают людей, место, вещи, понятия или события. Стрелки связывают границы диаграммы с блоками, а также действия (блоки) на диаграмме между собой. В диаграммах IDEF0 имеется четыре основных типа стрелок.

Вход блока представляет материал или информацию, которая должна быть использована или преобразована блоком, чтобы произвести продукцию (выпуск). Стрелки входа всегда направляются в левую сторону блока. Стрелки входа необязательны, так как не все действия могут преобразовать или изменять (заменять) что- либо [23].

Каждый блок должен иметь по крайней мере одену стрелку контроля (управления). Управление всегда входит в вершину блока. Управление, как правило, представляется в виде правил, инструкций, политики компании, процедур или стандартов. Оно влияет на деятельность без фактического преобразования чего-либо. Управление может также использоваться для описания процедуры начала или окончания выполнения действия.

Стрелки выхода (выпуска) – это материал или информация, произведенная блоком. Каждый блок должен иметь по крайней мере одну стрелку выхода (выпуска). Процессы, которые не производят продукции (выпуска). Процессы, которые не производят продукции (выпуска), лучше не моделировать вообще.

Механизмы выполнения – это те ресурсы, которые обеспечивают выполнение действия. В качестве механизма исполнения могут быть рассмотрены: персонал компании, машины и оборудование, которые обеспечивают основную деятельность. Стрелка механизма может отсутствовать, если определено, что это не важно для работы блока.

Контекстная диаграмма изображает деятельность самого верхнего уровня и обозначает границу моделирования относительно цели, возможностей и точки зрения. Название контекстной диаграммы находится в дереве модели непосредственно под общим описанием [23].

Рассмотрим информационные потоки в рамках информационной системы по учёту клиентов ООО «Бюро оценки «Регион» (рисунок 3).

Рисунок 3 – Контекстная диаграмма

Входными сведениями являются сведения о клиенте (фамилия, имя, отчество, номер телефона), сведения об автомобиле (марка, государственный знак) и сведения о страховой компании. Выходной информацией является журнал учёта клиентов. Функционирование информационной системы происходит на основе стандартов Ассоциации Российских Магистров Оценки (АРМО). Поддерживают функционирование информационной системы специалист по оценке. Рассмотрим диаграмму декомпозиции первого уровня, согласно которой раздел предприятия состоит из 3- х модулей: модуля сбора сведений, модуля обработки сведений, модуля формирования карточки клиентов (рисунок 4).

108

Рисунок 4- Диаграмма декомпозиций

Декомпозиционное разложение модели используется в моделировании бизнес – процессов, для того, чтобы дать более подробное описание блоков. Каждое из этих действий может в свою очередь быть декомпозировано. При каждой декомпозиции блока создаётся новая диаграмма. Число декомпозиций не ограничено и полностью зависит от уровня сложности, который необходимо показать в модели.

108

3.2 Разработка приложений пользователя

Эффективно построенная информационная система не может не внести изменений в существующую технологию контроля, а также управления бизнес – процессами. Внедрение информационной системы управления предприятием вносит существенные изменения в управление бизнес- процессами. Каждый документ, отображающий в информационном поле течение или завершение того или иного сквозного бизнес – процесса, в интегрированной системе создаётся автоматически, на основании первичного документа, открывшего процесс. Сотрудники, ответственные за этот бизнес – процесс, лишь контролируют и при необходимости, вносят изменения в позиции построенных системой документов.

Первое ваше задание - разработка прикладного программного обеспечения деятельности отдела по учету недвижимости, находящейся на балансе предприятия. В связи с реорганизацией станционного хозяйства, объектов в ведении отдела теперь около полусотни. Квартир порядка трех тысяч, в них проживает около десяти тысяч человек. Учет недвижимости, а также отслеживание квартплаты отныне в ведении этого отдела, но это уже второй этап работы.

Вы провели в отделе по учету недвижимости значительное время, но все, что вам удалось выяснить из разговора с персоналом, - это набор данных, которые будут храниться в электронном виде, их тип и максимальное количество в базе (таблице 3).

Таблица 2 - Набор данных «Недвижимость»

Данные сведены в таблицу. Если какой-либо параметр отсутствует в базе данных, то извлечь его и выполнить какие-либо расчеты с его участием будет в дальнейшем невозможно.

Нормализация данных. Теперь займемся проектированием эффективной структуры данных. На сегодняшний день известны три модели данных: иерархическая, сете­вая и реляционная. Так как Microsoft Visual FoxPro - это реляционная СУБД, то выбора у нас нет. Теория реляционных баз данных была разработана в начале 70-х гг. Коддом (E. F. Codd) на основе математической теории отношений.

В реляционной базе данных все данные хранятся в ви­де таблиц, при этом все операции над базой данных сводятся к манипуля­циям с таблицами. Основными понятиями в этой теории являются: табли­ца, строка, столбец, индекс, первичный и внешний ключи, связи. Таблица состоит из строк и столбцов и имеет уникальное имя в базе данных. База данных содержит множество таблиц, связь между которыми устанавлива­ется с помощью совпадающих полей. В каждой из таблиц содержится ин­формация о каких-либо объектах одного типа.

Приступая к созданию нового приложения, главное - самым тщатель­ным образом спроектировать структуру его таблиц. Если не уделить струк­туре должного внимания, то в лучшем случае это может проявиться в не­эффективной работе приложения, а в худшем - в невозможности реали­зации некоторых требований к системе в целом. И, наоборот, при хорошей организации набора таблиц будут решены не только текущие проблемы, но и потенциальные, которые в данный момент вы не могли предвидеть. В итоге структура данных является определяющим фактором успеха или провала всего приложения.

Э.Ф. Кодд доказал, что при создании таблиц и связей между ними, сле­дуя только немногим формализованным правилам, можно обеспечить простоту манипулирования данными. Его методика получила наимено­вание нормализации данных. Теория реляционных баз данных основана на концепции использования ключевых полей для определения отношений между таблицами. Чем больше таблиц, тем больше отношений требуется определить, чтобы связать их между собой. Из теории Кодда отнюдь не следует, что каждая таблица должна быть напрямую связана с любой дру­гой таблицей. Но, поскольку каждая таблица связана хотя бы с одной таб­лицей в базе данных, можно утверждать, что все таблицы в базе имеют прямые или косвенные отношения друг с другом.

Мы установили, какие поля будут включены в базу данных. Следующий этап состоит в разделении их на таблицы. Конечно же, можно было бы ра­ботать с приведенной выше единственной таблицей «Недвижимость», но даже не знающим правил нормализации ясно, что для каждого проживаю­щего в квартире не имеет смысла повторять всю информацию о здании, квартире, ответственном квартиросъемщике и лицевом счете, а при пере­именовании улицы - вносить исправления в тысячи записей, содержащих сведения о технических характеристиках квартиры.

Наличие повторяющейся информации приведет к неоправданному увеличению размера базы данных. В результате снизится скорость выпол­нения запросов. При многократном вводе повторяющихся данных возрас­тет вероятность ошибки.

      Включаем поля, относящиеся только к предметной области табли­цы. Поле, представляющее факт из другой предметной области принадлежит другой таблице. Позже при установлении отношений между таблицами можно объединить данные нескольких полей из разных таблиц. А на этом этапе каждое поле таблицы описывает только одну предметную область. Если вы обнаружите, что в разных таблицах встречается однотипная информация, значит, какие-то таблицы содержат лишние поля.

      Не включаем производные или вычисляемые данные. В большинстве случаев нет необходимости хранить результаты вычислений в таблице. С помощью Visual FoxPro можно выполнить данные вычисле­ния в нужный момент. Не имеет смысла хранить итоговые поля в таблице.

      Включаем всю необходимую информацию Довольно легко упустить важные данные. Вернёмся собранным на первой стадии проектирования материалам. Внимательно рассмотрим бланки и отчеты и убедимся в том, что вся интересующая нас информация может быть извлечена или вычислена из таблиц.

      Разделим информацию на наименьшие логические единицы. Вам может показаться удобным иметь одно поле для хранения полного имени клиента или одно поле для названия и описания продукта. Если вы объе­диняете более одной категории информации в одном поле, вам будет по­том весьма непросто выделить из него отдельные факты. Постараемся разбить информацию на наименьшие логические части.

Воспользуемся практическими рекомендациями теории нормализации для разработки на основании таблицы «Недвижимость» многотабличной базы данных «Real Estate».

На рисунке  вы видите то, что у вас должно получиться после всех ма­нипуляций, кратко изложенных выше и предусмотренных теорией норма­лизации. Практический же путь к этому результату посмотрим на следующих полутора десятках страниц.

Рисунок 5- . Окончательный вид базы данных «Real Estate»

Первая нормальная форма. Таблица находится в первой нормаль­ной форме, если значения всех ее полей атомарные, и в ней отсутст­вуют повторяющиеся группы полей.

На «заре» существования реляционных баз данных на количество по­лей в записи накладывались определенные ограничения. Разработчики объединяли несколько предполагаемых полей в одно, чтобы все нужные данные поместить в одну запись. Известно, что если поле со­держит несколько значений, то существенно усложняется формирование отношений между полями, считывание данных и выполнение других опе­раций, а необходимость выполнения поиска подстрок и синтаксического анализа полей в значительной степени замедляет работу приложения. К счастью, сейчас все ограничения на количество полей в записи сняты.

Приведем наши данные к первой нормальной форме. Выделим самостоятельные группы полей и поместим их в отдельные таблицы. На пер­вый взгляд их четыре. Это информация об адресе, здании, квартире и собственниках. Добьемся атомарности всех полей. Поле FioHost, в которое записывается информация о фамилии, имени и отчестве ответственного квартиросъемщика, заменим тремя полями: Family, Name, Second. Также

Таблица 3- Информация об адресе

поступим и с проживающими в квартире. Поле Address разобьем на три: название,  признак и порядок их следования в официальных докумен­тах.  

Получится следующая картина  (таблица 4).

Таблица  4- Информация об улицах

Если значением поля First является Ложь, то при формировании адреса здания в официальных документах на первое место будет поставлен признак: улица Ворошилова, а если Истина - название: Воронежское шоссе или Воронежский проезд. Обратите внимание на заполнение поля Sign. Если в поле First стоит Ложь, то значение признака пишется с большой буквы.

Обратите внимание на то, как легко будет сейчас решаться проблема переименования улицы. Допустим, что отныне Воронежское шоссе, стоящее под номером 175 в таблице Street, переименовано, например, в улицу Муравьева-Амурского. Вносим исправления только в таблицу Street. Оставляем этот номер, меняем название, признак и значение поля First c Истина на Ложь. Проблема решена. Так как во всех остальных таблицах Воронежское шоссе (улица Муравьева-Амурского) фигурирует под номе­ром 175, то никакие изменения не требуются (таблица 5)

Таблица 5 - Информация о здании (Building)

Таблица 6 - Информация о квартире (Flat)

Удовлетворение требованиям первой нормальной формы называется структурной или синтаксической нормализацией.

Данные разделены (табл. 2.1, 2.2, 2.3, 2.4) на четыре родственные группы: улицы, здания, квартиры и проживающие (рисунок 6). Значения всех полей этих таблиц - атомарные. Все таблицы находятся в первой нормальной форме. Однако останавливаться на этом не следует. С такими данными все еще возможно возникновение проблем. Прежде всего в базе данных много повторений значений - не внутри одной записи, а в преде­лах одной таблицы. А там, где есть повторяющиеся значения, возможны противоречия. Посмотрите на поля Material и District таблицы Building. Та же картина, которая имела место чуть раньше с названиями улиц. Варианты названий материала стен: шлакобетон, шлакобетонные, шлб, шл.бет. Уберем название материала стен и названия районов в отдельные таблицы - справочники (Wall и District), оставив в основной таблице Building ссылки на эти справочники. База данных примет более правильный вид (таблица 8).

Рисунок 6 – Родственные группы

Таблица 7 - Структура таблицы Building

Структура таблицы Building несколько изменилась. Вместо описаний района и материала стен появились ссылки на соответствующую таблицу 9.

108

Таблица 8- Форматы данных

Вторая нормальная форма. Таблица находится во второй нор­мальной форме, если она удовлетворяет условиям первой нормальной формы, и любое не ключевое поле однозначно идентифицируется полным набором ключевых полей.

Настало время поговорить о ключевых полях. Мощь реляционных баз данных, таких как Microsoft Visual FoxPro, опирается на их способность бы­стро найти и связать данные из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчётов. Для этого каждая таблица должна содержать одно или несколько полей, однозначно определяющих каждую запись в таблице. Такие поля называют первичным ключом таблицы.

Если для таблицы определён первичный ключ, то Microsoft Visual FoxPro предотвращает дублирование значений полей или ввод значений Null в эти поля. В Microsoft Visual FoxPro можно выделить три типа ключевых полей: простой ключ, составной ключ и счетчик (Integer AutoInc).

Если поле содержит уникальные значения, то его можно определить как ключевое или простой ключ. Примеры из нашей реальной жизни: идентификационный номер налогоплательщика, однозначно определяющий каждого жителя нашей страны, номер свидетельства пенсионного фонда, кадастровый номер земельного участка, реестровый номер строения, номер автомобиля - все это уникальные номера в пределах страны.

Поле Street (номер улицы) в таблице Street также можно определить как простой ключ. Этим же требованиям отвечают поля District (номер района) и Material (номер материала) таблиц District и Wall. Можно смело гарантировать их уникальность в преде­лах нашего программного комплекса. С таблицей Building, содержащей информацию о зданиях, при определении первичного ключа нужно поступить таким образом.

К нашим услугам составной ключ. Связка полей - номер улицы плюс номер дома - однозначно определит положение записи, относящейся к одному зданию в этой таблице. С однозначным определением квартиры в таблице Flat (квартиры) дело состоит чуть сложнее. Составной первичный ключ выглядит так: номер улицы плюс номер дома плюс номер квартиры.

В очень редких случаях с определением первичного ключа для табли­цы может сложиться тупиковая ситуация. Не отчаивайтесь, добавьте в таблицу поле и определите его тип как «Integer (AutoInc)». Все остальное Visual FoxPro сделает самостоятельно. В это поле будет автоматически вноситься уникальное число даже при работе с Вашей базой в сетевом варианте (с нескольких компьютеров одновременно).

Третья нормальная форма. Таблица находится в третьей нормальной форме, если она удовлетворяет условиям второй нормальной формы и ни одно из неключевых полей таблицы не идентифицируется с по­мощью другого неключевого поля.

Посмотрите внимательно на таблицу Flat (квартиры). Она содержит не­ключевое поле Account (номер лицевого счета), которое однозначно оп­ределяет ответственного квартиросъемщика (поля: Family, Name, Second и Pasport) в этой таблице. Уберем все эти поля в еще одну таблицу Account и назначим в ней в качестве простого первичного ключа поле Account (таблице 9).

Таблица 9 - Информация об ответственном квартиросъемщике (Account)

Осталось установить связи между таблицами, и база данных будет го­това к работе. Microsoft Visual FoxPro поддерживает три типа связей: один к одному, один ко многим и много к одному.

Связь «один к одному» означает, что каждой записи одной таблицы соответствует только одна запись другой таблицы и наоборот. В качестве примера рассмотрим связь между таблицами Flat и Account (рисунок 7).

Рисунок 7- . Схема связей между таблицами

Одна квартира - один ответственный квартиросъемщик. Связь между ними поддерживается при помощи совпадающих полей Account. У полей, используемых для связи, одинаковое наименование (Account) и тип (числовой с 5 разрядами). Точнее связь между таблицами устанавливается на основании значений совпадающих полей, а не их наименований.

Связь «один ко многим». В качестве иллюстрации данного типа связи обратимся к таблицам Street и Building. Одной улице в таблице улиц Street соответствует несколько зданий из таблицы зданий Building. Связь между ними осуществляется на основании значений совпадающих полей Street. Используется простой первичный ключ таблицы Street. В качестве других примеров могут быть рассмотрены таблицы Building и Flat, Flat и Owners. Одному зданию соответствуют несколько квартир, а одной квартире - несколько собственников. Для связи этих таблиц используются составные первичные ключи.

Связь «много к одному» аналогично ранее рассмотренному типу «один ко многим». Тип связи между объектами полностью зависит от ва­шей точки зрения. Например, если вы будете рассматривать связь между собственниками и квартирой, то получите много к одному. Несколько соб­ственников проживают в одной квартире.

Связь «многие ко многим» возникает между двумя таблицами в тех случаях, когда одна запись из первой таблицы может быть связана более чем с одной записью из второй таблицы, а одна запись из второй таблицы может быть связана более чем с одной записью из первой таблицы. Таких связей следует избегать, так как реляционная модель не позволяет непо­средственно работать с ними. Microsoft Visual FoxPro или любая другая реляционная СУБД в этом случае бесполезны. Всегда можно ввести в ба­зу данных еще одну-две промежуточные таблицы и тем самым избежать возможных неприятностей при разработке интерфейса вашего приложе­ния, используя понятные и безотказно работающие связи «один ко мно­гим». Некоторые варианты заданий из этого пособия могут привести к свя­зи «многие ко многим» между таблицами базы данных.

Разработка базы данных: запуск Microsoft Visual FoxPro: для запуска Microsoft Visual FoxPro компьютере нажимаем кнопку «Пуск» и выбераем в открывшемся главном меню пункт «Все программы». В списке программ находим «Microsoft Visual FoxPro 9» - FoxPro установлен там по умолчанию. Щелчок левой кнопкой мыши даст следую­щую картинку (рисунок 8.).

Рисунок 8– Главное окно Visual FoxPro,

На экране появилось главное окно Visual FoxPro, окно менеджера пане­ли задач (Task Pane Manager), в нижней части которого содержится список ранее открывавшихся баз данных, и командное окно (Command) с послед­ними, набранными в нем командами.

Команду Visual FoxPro выполним, набрав ее в окне Command и нажав на клавишу Enter. Для повторного выполнения команды поместим курсор на строку с командой и нажмите Enter еще раз.

Так как в окне Command допускается редактирование, можно изменить команду инструментами редактирования, доступными в Visual FoxPro. Эти инструменты позволяют редактировать, вставлять, удалять, вырезать и помещать текст в окне Command. Преимущество использования окна Command состоит в немедленном выполнении инструкций. Нет необхо­димости сохранять файл и запускать его как программу.

Кроме того, в окне Command сохраняются в виде команд все действия, производимые с меню и диалоговыми окнами. Можно скопировать и разместить эти команды в программе Visual FoxPro. После этого програм­му можно запускать сколько угодно раз, избегая многократного повтора одних и тех же действий.

Для комфортной работы создадим на рабочем столе ярлык Microsoft Visual FoxPro 9, в его свойствах в качестве рабочей папки укажеме ту, в ко­торой будет располагаться разрабатываемое приложение и данные. В на­шем примере - это папка Real Estate.

Все объекты в этой папке расположим структурировано. Примерный вид папки c приложением может быть таким (рисунок 9).

Рисунок 9 - . Состав папки Real Estate

BOOK - папка, содержащая формы справочников.

CLASS - папка, содержащая пользовательские классы.

DBF - папка с данными (контейнер, таблицы, индексные файлы, поля примечаний и т. д.).

DECKTOP - в этой папке расположены картинки, используемые для оформления главного окна программного комплекса.

FORM - папка, содержащая главные формы приложения.

HELP - папка с файлами контекстуально-зависимой помощи, вызывае­мой при нажатии клавиши F1.

ICO - иконки для оформления интерфейса вашего приложения.

INSTALL - папка, содержащая файлы дистрибутива для инсталляции готового программного комплекса на клиентский компьютер.

PICTURE - фотографии зданий (в данном примере).

REPORT - папка, содержащая отчеты Visual FoxPro.

Запустим Microsoft Visual FoxPro на компьютере и воспользуйтесь одним из трех способов.

•          В окне менеджера панели задач (Task Pane Manager) на его первой вкладке Start выберите ссылку New Database. На экране дисплея появит­ся окно Create. Перейдем в папку DBF, в которой мы будем хранить дан­ные, зададим имя базы данных - Real Estate. Нажмём кнопку Сохранить. База данных получила свое название и законное место на жестком диске.

•          В главном меню Visual FoxPro щелкнем пункт File и выберем ко­манду New. В открывшемся окне щелкнем радиокнопку Database и нажмём кнопку New file. На экране дисплея появится окно Create. Перейдем в папку DBF, в которой мы будем хранить данные, зададим имя базы данных - Real Estate. Нажмём кнопку Сохранить.

•          Вводим в командном окне (Command) команду Create Database. На экране дисплея появится окно Create. Перейдём в папку DBF, в которой мы будем хранить данные, задаём имя базы данных - Real Estate. Нажмём кнопку Сохранить.

Теперь в папке DBF появилось три файла - так называемый контейнер базы данных. Это файлы: Real Estate.dbc Real Estate.dct Real Estate.dcx

Отличительной особенностью Microsoft Visual FoxPro является то, что один объект этой СУБД размещается в нескольких файлах (от одного до трех).

Создание таблиц. Visual FoxPro 9.0 позволяет создавать как таблицы, входящие в базу данных, так и свободные таблицы. Это дань истории развития продукта - черта, свойственная только ему. Так уж сложилось со времен появления Visual FoxPro 3.0. Воспользуемся ей.

Будут применяться таблицы обоих типов. Свободная (вне базы данных) таблица User  - даст возможность отрегулировать вопрос о правах доступа к приложению (рис. 3.2), а все остальные, размещенные в контейнере Real Estate - представляют реляционную базу данных.

Существует несколько способов создания таблиц в Microsoft Visual FoxPro:

1)     с помощью Мастера таблиц;

2)     с использованием Конструктора таблиц;

3)     путем импорта данных из внешнего файла в текущую базу данных;

4)     создание их в текущей базе данных, связанных с таблицами внешнего файла.

Процесс создания таблицы с помощью мастера включает в себя несколько этапов. Нам предложено несколько десятков образцов таблиц делового и личного применения. Выбираем нужные детали и проектируем свою таблицу. Два последних применяются в процессе доработки уже готового и запущенного в эксплуатацию программного комплекса. Конструктор таблиц - вот то, что нам необходимо в этом случае!

Воспользовавшись главным меню Visual Fox Pro или окном менеджера панели задач откроем базу данных Real Estate, появилось окно Конструктора базы данных (рисунок).

Рисунок 10– Окно Конструктора базы данных

Дальше три пути на наш выбор. Все они приведут к цели. Такое оформление характерно для многих продуктов корпорации Microsoft. Это пересекающиеся каскады.

Каскад первый. Щелкнем по первой иконке панели инструментов конструктора базы данных. Под ней мы нашли подсказку New Table. Появилось окно New table, позволяющее выбрать запуск Мастера таблиц или Конструктора таблиц. Щёлкнем в нем по кнопке New table. Произошёл запуск Конструктора таблицы (рисунок 11).

Каскад второй. Щелкнем правой кнопкой мыши в любом месте окна Конструктора базы данных- появится всплывающее меню (рисунок 11).

Рисунок 11– Работа в главном меню Visual Fox Pro

Выберем в нём пункт New table. Появится окно с заголовком New table, позволяющее выбрать запуск Мастера таблиц или Конструктора таблиц.

Процесс создания таблицы с помощью мастера включает в себя несколько этапов. Программой предложено несколько десятков образцов таблиц делового и личного применения. Выбираем нужные детали и проектируем свою таблицу. Два последних применяются в процессе доработки уже готового и запущенного в эксплуатацию программного комплекса. Мы заняты разработкой нового приложения – и нам необходим Конструктор таблиц.

Воспользовавшись главным меню Visual Fox Pro или окном менеджера панели задач откроем базу данных Real Estate, созданную в подразд. 3.1.

Каскад третий. В главном меню Visual FoxPro выбираем пункт Data­base. Появляется всплывающее подменю (рисунок 12). Выбераем в нём пункт New table. Появляется окно New table, позволяющее выбрать запуск Мастера таблиц или Конструктора таблиц. Щелкнем в нём по кнопке New table. Происходит запуск Конструктора таблицы (рисунок 12).

Рисунок 12- . Работа в главном меню Visual FoxPro 9.0 с БД

Во всех трех случаях увидим окно Конструктора таблицы. Это форма с тремя вкладками: Fiels, Indexes и Table.

•          Fields (Поля) - поля создаваемой таблицы и условия достоверности вводимых данных на уровне поля;

•          Indexes (Индексы) - индексы создаваемой таблицы;

•          Table (Таблица) - условия достоверности вводимых данных на уров­не записи, а также триггеров добавления, удаления и модификации.

Первая вкладка (рис. 3.6) используется при определении полей табли­цы. Она предназначена для ввода названия полей, типа данных и ширины поля. При занесении числовых полей задается количество десятичных знаков. Кроме основных параметров для каждого поля на этой вкладке за­даются дополнительные параметры, которые помогут вам при сопровож­дении программного комплекса. Обратите особое внимание на ячейку Field comment. Не оставляйте ее пустой! Опишите подробно назначение поля таблицы. Позже обязательно поймете важность этого совета.

Имена полей должны содержать не более 255 символов и могут вклю­чать любые комбинации символов за исключением точки, восклицательно­го знака и квадратных скобок. Используйте в именах полей только латин­ские буквы при общей длине имени до 10 символов включительно. В этом случае у Вас не будет проблем с конвертацией таблиц Microsoft Visual FoxPro в таблицы других СУБД (например, Microsoft SQL Server).

Каждое поле таблицы должно иметь уникальное имя, но в различных таблицах можно использовать одинаковые имена полей. В таблице 11 при­ведены основные типы данных полей Microsoft Visual FoxPro 9.0.

Таблица 10 - Типы данных полей таблиц Microsoft Visual FoxPro 9.0

Format (Формат) - задает формат отображения данных в окне Browse, отчетах и формах.

Input mask (Маска ввода) - задает шаблон для ввода данных.

Caption (Заголовок) - определяет заголовок поля.

Rule (Условие) - проверка правильности ввода данных на уровне поля создаваемой таблицы.

Message (Сообщение) - текст сообщения, которое появится на экране дисплея при неправильном вводе данных в поле.

Default value (Значение по умолчанию) - значение, вводимое в поле по умолчанию.

Display library (Показать библиотеку) - определяет имя файла библио­теки классов.

Display class (Показать класс) - определяет имя класса из выбранной библиотеки классов.

Next Value (Начальное значение) - задает начальное значение счетчи­ка. Доступно только для поля Integerlnc.

Step (Шаг) - приращение счетчика. Доступно только для поля Integerlnc.

Создадим нашу первую таблицу Building. Имя поля и его описание вводится с клавиатуры, а тип данных выбирается из списка.

Рассмотрим действия по созданию таблицы подробнее (рисунок 13).

Рисунок 13– Таблица Building в Конструкторе таблиц

(первая вкладка Indexes)

1.      Введём в первую колонку имя первого поля: Street и нажмем клавишу <Tab>. Курсор переместится во вторую колонку Type. По умолчанию будет назначен тип Character длиной 10 символов.

2.      Раскроем список типов данных при помощи мыши. Выберем тип Numeric и нажмём клавишу <Tab>.

3.      Заполним колонки Width (число знаков) и Decimal (число знаков после десятичной точки). Для ссылки на номер улицы используем четыре десятичных знака. Это дает возможность работать с 9999 улицами, что вполне достаточно для города с миллионным населением. Кстати, в Хаба­ровске 1248 улиц, переулков, проездов, шоссе, кварталов, площадей, бульваров и т. д.

4.      Обязательно заполним ячейку Field comment.

5.      Повторяем шаги 1-4 для всех оставшихся полей таблицы.

Остальные поля первой вкладки конструктора таблиц на этом этапе можно не заполнять. После занесения данных обо всех полях таблицы просто закройте окно конструктора таблиц. Появится диалоговое окно «Сохранение», запра­шивающее подтверждение на сохранение структуры таблицы (рисунок 14).

Рисунок 14– Диалоговое окно «Сохранение»

Щелкнем по кнопке «Yes». Наша первая таблица появилась в окне базы данных, а в папке DBF - два файла: Building.dbf (сама таблица) и Building.fpt (поле Memo). Заполнять созданную таблицу начинающему пользователю категорически не рекомендуется. Посмотрим на содержимое таблице 12. Это не отдельная таблица, она будет связана с другими таблицами базы данных Real Estate.

Таблица 11- Информация, содержащаяся в связанной таблице

Аналогичным образом создадим все наши таблицы, разработанные в разд. 2: Flat, Owners, Account, Street, District и Wall.

Создание первичных ключей и индексов. Одним из основных требований, предъявляемых к СУБД, является возможность быстрого поиска требуемых записей. В реляционных СУБД для реализации этого требования служат индексы. Индекс очень похож на алфавитный указатель в книге. Индекс работает с таблицей по такому же принципу. Он содержит отсортирован­ные значения указанного поля таблицы и ссылки на номера записей таб­лицы, где эти значения находятся.

При поиске записи система управления базами данных сначала

просматривает индекс, что занимает совсем немного времени, так как для этого используется специальный алгоритм, находит ссылку на номер записи и по ней - нужную строчку в таблице. Таким образом, отпадает необходимость последовательного просмотра всех за­писей в таблице.

Индекс можно построить по полю почти любого типа. Пользователь не обязан знать, за счет чего достигается такое огромное увеличение скорости поиска, а достаточно создать индекс и система Visual FoxPro позаботится обо всем остальном.

Посмотрим на конечный результат (рисунок …). На нём представлены ин­дексы таблицы Flat. Их три: Flat Id (Primary), Account (Candidate) и Address (Regular).

Рисунок 15– Индексы таблицы Flat

Нельзя создавать индексы по всем полям таблицы для достижения макси­мальной скорости поиска в сложных запросах. Во-первых, в этом просто нет необходимости, а во-вторых - возникнет серьёзная задержка при добавлении записей в таблицу, так как системе придется перестраивать большое число индексов одновременно.

Простой первичный ключ - это индекс, созданный по ключевому полю таблицы (тип Visual FoxPro - Primary). Составной первичный ключ - это индекс, созданный по ключевой связке полей таблицы (Тип Visual FoxPro также - Primary).

О том, как выбрать ключевое поле или назначить ключевую связку полей для таблицы, рассказано в разд. 2 («вторая нормальная форма»).

Первичный ключ у любой таблицы может быть только один. Этого тре­бует теория нормализации. Кроме первичного ключа таблица может иметь любое количество обычных индексов (Тип Visual FoxPro - Regular). Среди них могут быть и уникальные, не допускающие повторяющихся значений. Их принято называть индексы-кандидаты на роль первичного ключа (Тип Visual FoxPro - Candidate). В нашем примере такой индекс есть. Загляните в таблицу Flat и обратите внимание на поле Account (номер лицевого счета квартиросъемщика). Это поле однозначно определяет поло­жение любой квартиры в таблице .

А теперь о создании ключей и обычных индексов с самого начала и по порядку.

Создание простого первичного ключа. Создадим простой первич­ный ключ для таблицы Street (улицы). Ключевое поле, однозначно опре­деляющее положение любой улицы в таблице улиц, также носит название Street..

1.     Откройте таблицу Street в режиме конструктора. Для этого в окне ба­зы данных Real Estate щелкните по таблице Street правой кноп­кой мыши. Появится меню. В нем пять пунктов. Выберите из них четвер­тый с названием Modify.

2.     Появится окно конструктора таблиц. Перейдите на вторую вкладку с названием Indexes (рис. 3.9). Увидите таблицу. В ней шесть колонок: Or­der, Name, Type, Expression, Filter и Collate.

Рисунок 16 - Таблица Street в Конструкторе таблиц (вторая вкладка Indexes)

1.      Во вторую колонку введите название индекса - street.

2.      Нажмите клавишу Tab для перехода в третью колонку Type.

3.      Откройте при помощи мыши поле со списком. В нем четыре значения: Primary, Candidate, Binary и Regular. Выберите первое - Primary.

4.      В четвертую колонку введите название поля, по которому создается индекс (первичный ключ в данном случае) - street. Остальные колонки за­полнять не требуется.

1.      Щелкните мышью по кнопке OK. Visual FoxPro попросит подтвердить сделанные изменения. В появившемся окне выберите

Рисунок 17 – Создание составного первичного ключа

кнопку Yes.Создание составного первичного ключа. Создадим составной первичный ключ для таблицы Owners (проживающие). Связка ключевых по­лей, однозначно определяющая положение любой записи в этой таблице, выглядит так: Street+House+Flat+ Number.

6. .Откройте таблицу Owners в режиме конструктора. Для этого в окне базы данных Real Estate (рис. 2.1) щелкните по таблице Owners правой кнопкой мыши. Появится меню. В нем пять пунктов. Выберите из них чет­вертый с названием Modify.

7. Появится окно конструктора таблиц. Перейдите на вторую вкладку с названием Indexes. Увидите таблицу. В ней шесть колонок: Order, Name, Type, Expression, Filter и Collate.

8. Во вторую колонку введите название индекса - Ownersid.

9. Нажмите клавишу Tab для перехода в третью колонку Type.

10. Откройте при помощи мыши поле со списком. В нем четыре значе­ния: Primary, Candidate, Binary и Regular. Выберите первое, как и в пре­дыдущем случае - Primary.

11. В четвертую колонку с названием Expression необходимо ввести выра­жение для составного индекса. Воспользуемся построителем выражений. Для его запуска сделайте щелчок мышью по кнопке О. Она

расположена справа от колонки. Появится диалоговое окно построителя. Составные части выражения должны быть одного типа, поэтому использование функции STR для преобразования Numeric в Character - необходимость.

В четвертую колонку с названием Expression необходимо ввести выра­жение для составного индекса. Воспользуемся построителем выражений. Для его запуска сделайте щелчок мышью по кнопке О. Она расположена справа от колонки. Появится диалоговое окно построителя (рисунок …). Составные части выражения должны быть одного типа, поэтому использование функции STR для преобразования Numeric в Character - необходимость.

12. Щелкните мышью по кнопке OK. Visual FoxPro попросит подтвердить сделанные изменения. В окне выберите кнопку Yes.

Создание обычного индекса по полю таблицы. Порядок создания как простого индекса (Regular), так и уникального (индекса-кандидата Can­didate) - один и тот же и практически ничем не отличается от создания первичного ключа. Просто в пункте номер пять предыдущей инструкции выберите соответствующее значение (Regular или Candidate). Все индексы одной таблицы Visual FoxPro хранит в одном CDX-файле.

Контроль правильности ввода данных. Информация, накапливаемая в базе данных, должна обладать абсо­лютной достоверностью. Несоблюдение этого правила может порой при­вести к печальным последствиям. Например, отдел комплектации не сде­лает вовремя заказ на поставку необходимых материалов, владелец квар­тиры получит квитанцию для оплаты налога на автотранспорт, которого у него никогда не было, а пенсионеру будет отказано в выдаче страхового полиса и т. д. Даже самые опытные пользователи, заполняющие таблицы, могут допустить ошибку и занести неверные данные, что, скорее всего, и произошло в перечисленных выше случаях.

Разработчик программного комплекса просто обязан помочь пользова­телю избежать большинства ошибок при вводе информации. Ниже приве­дены две возможности, которые любезно предоставили в наше распоря­жение авторы Microsoft Visual FoxPro 9.0.

Добавление условия на значение поля позволяет проверить корректность данных только в одном поле, независимо от значений других полей. Рассмотрим пример, в котором на номер района наложено ограни­чение. Этот номер не может находиться вне диапазона от 1 до 9, даже ес­ли пользователь этого очень захочет.

Рисунок 18– Ограничение на номер района

Откройте таблицу District в режиме Конструктора. Для этого в окне базы данных Real Estate щелкните по таблице District правой кнопкой мыши. Появится меню. В нем пять пунктов. Выберите из них чет­вертый с названием Modify.Появится окно конструктора таблиц (вкладка Fields).

1.                  Запустите построитель выражений для ячейки Rule, выбрав пикто­грамму О. Наберите на клавиатуре: District>0 .And. District<10 и щелкни­те по кнопке OK.

2.                  Запустите построитель выражений для ячейки Message, выбрав пик­тограмму О. Наберите на клавиатуре: «Номер района должен быть от 1 до 9» и щелкните по кнопке OK. Закройте окно конструктора таблицы и подтвердите сохранение сделанных изменений.

При попытке ввода номера района, который не находится в пределах диапазона 1-9, получим сообщение об ошибке и отказ программного ком­плекса от записи в таблицу сделанных изменений (рисунок 19).

Рисунок 19 - . Сообщение при ошибочных действиях оператора

Добавление условия на значение записи. Позволяет сравнить зна­чения нескольких полей сразу. Рассмотрим пример, в котором произво­дится проверка соответствия общей площади квартиры сумме состав­ляющих: жилой, вспомогательной и приведенной площади балкона.

Для того чтобы добавить условие на значение записи:

1.      Откройте таблицу Flat в режиме конструктора. Для этого в окне базы данных Real Estate (рис. 2.1) щелкните по таблице Flat правой кнопкой мыши. Появится меню. В нем пять пунктов. Выберите из них четвертый с названием Modify.

2.      Появится окно конструктора таблиц (первая вкладка Fields).

3.      Перейдите на третью вкладку Table (рисунок …).

4.      Запустите построитель выражений для ячейки Rule, выбрав пикто­грамму О. Наберите на клавиатуре: squareflat = dwell+ branch+ balcony и щелкните по кнопке OK.

Запустите построитель выражений для ячейки Message, выбрав пик­тограмму □ . Наберите на клавиатуре: "Общая площадь квартиры не равна сумме составляющих" и щелкните по кнопке OK. Закройте окно конструктора таблицы и подтвердите сохранение сделанных изменений.

Рисунок 20 – Вкладка Table

В случае появления этой ошибки при работе программного комплекса появится сообщение (рис. 3.15).

Рисунок 21- Сообщение об ошибке

Создание связей между таблицами. Подведем итоги. База данных имеется. Таблицы доведены до третьей нормальной формы и помещены в базу. Первичный ключ есть у каждой таблицы. Индексы созданы. Типы связей между таблицами определены. Настало время создания связей между таблицами непосредственно в базе данных. Связи между таблицами назначают и просматривают в окне базы данных (рис. 2.1). Открыть его можно следующим образом. В главном ме­ню Visual FoxPro щелкните пункт File и выберите команду Open. В открыв­шемся окне в ячейке Тип файлов выберите пункт Database (*.dbc). Перей­дите в папку DBF. Выберите нашу базу данных Real Estate.dbc. Обязатель­но поставьте флажок 0 в ячейке Open exclusive. Если этого не сделать, то вам будут доступны не все опции по работе с базой данных.

Из двух связанных таблиц одна является главной (родительской), а дру­гая подчиненной (дочерней). Для главной таблицы нужен индекс Primary (в окне базы данных он отмечен значком ? и его имя выделено жирным шрифтом), а для подчиненной - Regular.

Установим связь между таблицами District (главная) и Building (под­чиненная). Поместите указатель мыши на первичный ключ главной таб­лицы District. Нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, «перета­щите» появившийся символ перечеркнутой окружности на обычный ин­декс District таблицы Building. Значок перечеркнутой окружности пре­вратится в маленький прямоугольник с надписью внутри. Отпустите ле­вую кнопку мыши. Связь установлена. Имейте ввиду, что попытка про­делать эти действия, начиная с подчиненной таблицы Building, закон­чится неудачей. Значок перечеркнутой окружности никогда не превра­тится в прямоугольник с надписью.

Обеспечение ссылочной целостности данных. Важной особенностью Microsoft Visual FoxPro яв­ляется автоматическое обеспечение ссылочной целостности данных. Если на связь между таблицами наложены условия ссылочной целостности, то добавление в связанную таблицу записи, для которой нет соответствую­щих записей в главной таблице, становится невозможным.

Проверка целостности данных может осуществляться и программными средствами. Например, при добавлении в таблицу Building описания но­вого здания, вы можете проверить, имеется ли в таблице District район, в котором расположено это здание. Однако более правильным является оп­ределение

Рисунок 22 – Конструктор ссылочной целостности

условия целостности данных на уровне базы данных, так как в этом случае ни одно приложение не может нарушить целостность данных. С базой данных может работать несколько приложений, в том числе и не только ваших.

Несколько дополнительных возможностей. Откройте окно базы данных. В главном меню Visual FoxPro щелкните пункт File и выберите

команду Open. В открывшемся окне в ячейке Тип файлов выберите пункт Database (*.dbc). Перейдите в папку DBF. Выберите нашу базу данных Real Es­tate.dbc. Обязательно поставьте флажок 0 в ячейке Open exclusive. Если этого не сделать, то вам будут недоступны опции по работе с базой данных, которые мы сейчас рассмотрим. Щелкните по кнопке OK. Появится окно ба­зы данных. В главном меню Visual FoxPro выберите пункт Database, а в от­крывшемся подменю пункт Edit Referential Integrity. Появится окно конст­руктора ссылочной целостности (рисунок 22).

В нижней части конструктора перечислены все связи между таблицами (каждая на отдельной строке). В первых двух столбцах приводятся назва­ния родительской и дочерней таблиц. В следующих трех - Update (Обно­вить), Delete (Удалить) и Insert (Вставить) - указаны правила соблюдения целостности. В начале работы все эти три столбца содержат элемент Ig­nore (Игнорировать). Однако вы можете сами определить правила пове­дения для каждой связи и выполняемого действия. Наконец, в последних двух столбцах определены родительский и дочерний индексы, участвую­щие в отношении.

Имейте в виду, что модифицировать можно только содержимое трех центральных столбцов, «отвечающих» за правила ссылочной целостности. Они выделены белым. При выборе любого из этих столбцов (с помощью щелчка) появляется кнопка, на которой изображена направленная вниз стрелка. После щелчка на этой кнопке раскрывается меню, содержащее возможные варианты поведения, смысл которых расшифрован в верхней части окна конструктора.

Для каждого действия (обновления, удаления и вставки) отведена от­дельная вкладка, на которой перечислены доступные варианты поведе­ния. При обновлении ключевого значения в родительской таблице можно применить следующие правила поведения.

•          Cascade (Последовательно выполнить). При выборе этой опции об­новляются все «дочерние» записи в соответствии с новым значением клю­ча в родительской таблице, если у них совпадало старое значение «роди­тельского» ключа.

•          Restrict (Ограничить). Если в дочерней таблице есть связанные за­писи (т. е. существуют записи с текущим значением родительского ключа), то FoxPro запрещает обновление родительского ключа.

•          Ignore (Игнорировать). При выборе этой опции система прекращает следить за соблюдением правил ссылочной целостности и разрешает об­новление родительского ключа независимо от наличия связанных записей в дочерних таблицах.

Все эти опции объединены в группу переключателей. При щелчке на одном из переключателей изменяется правило целостности для выделенной связи между таблицами в соответствии с выбранной опцией переключателя. Итак, у вас есть два способа выбора правил ссылочной целостности: с помощью группы переключателей в верхней части окна по­строителя и с помощью меню в нижней его части.

Правила для удаления родительских записей аналогичны правилам, применяемым к операции обновления. Однако правила для вставки записей применяются только с дочерней стороны отношения. В этом случае возможны только два правила.

Restrict. Запрещается вставка дочерней записи, если нет родитель­ской записи с таким же значением ключа.

Ignore. He выполняется никаких проверок в целях сохранения ссы­лочной целостности, т.е. вставка заведомо разрешается.

Определив правила ссылочной целостности для каждой связи между таблицами и действия, щелкните на кнопке ОК, чтобы выйти из конструк­тора. Что касается нашего примера, то, скорее всего, нам стоит разре­шить последовательное выполнение обновлений ключа в таблице Flat после того, как он обновится в таблице Building. С другой стороны, сле­дует запретить удаление записей таблицы Building, если существуют связанные записи в таблице Flat. И наконец, имеет смысл запретить вставку записи в таблицу Flat, если в таблице Building нет записи с та­ким же значением ключа.

При щелчке на кнопке ОК отображается диалоговое окно с вопросом о сохранении внесенных изменений и генерируется код ссылочной целост­ности, после чего построитель завершает свою работу. При этом в базе данных создается набор триггеров и хранимых процедур. Если в базе дан­ных ранее были определены триггеры или хранимые процедуры, то перед их перезаписью создается резервная копия. Она помещается в файл Risp.old в текущую папку. Хранимые процедуры, созданные ранее для других целей (например, для соблюдения правил контроля данных), при­дется вручную скопировать из резервной копии.

После того как построитель ссылочной целостности завершит свою ра­боту, можно открыть окно Table Designer  и выбрать в нем тре­тью вкладку Table, чтобы просмотреть добавленные триггеры.

В качестве альтернативного варианта можно просмотреть хранимые процедуры, щелкнув на кнопке Edit Stored Procedure (Редактировать хранимую про­цедуру), расположенной на панели инструментов Database Designer в ок­не конструктора баз данных. Приведем текст хранимой в базе данных про­цедуры _ri_update_flat(). Она будет запущена на выполнение автоматиче­ски при изменении значения первичного ключа (приложение 1) индексы (или постоянные отношения) перезапускают построитель ссы­лочной целостности. Это приводит к пересмотру кода в соответствии с выполненными изменениями.

Как видите, с помощью построителя Referential Integrity Builder можно быстро и легко добавлять общие правила ссылочной целостности к отно­шениям между таблицами в базе данных, не особенно беспокоясь о том, как это реализуется.

108

3.2.           Обоснование затрат на разработку информационной системы

Необходимо рассчитать экономическую эффективность от функционирования ООО « Бюро оценки Регион». Эффективность дает важную характеристику качества системы, то есть соотношение затрат и результатов функционирования системы.

Таблица 12 - Расчет электроэнергии для девятичасового рабочего дня.

Для предприятий 1 кВт / ч = 2,04 руб.

В месяц 2,04*337,5 рубля

Рассчитаем ежемесячные затраты на содержание информационной системы.

Таблица 13 - Расчет ежемесячных затрат на содержание информационной системы

RПост = 10692 – постоянные ежемесячные расходы.

Рассчитаем годовую сумму амортизационных отчислений.

Годовая сумма амортизационных отчислений  рассчитывается по формуле [8]:

А = ,

где,

Ф- первоначальная стоимость основных фондов по видам, руб.;

- норма амортизации по видам основных фондов, в %.

Годовую сумму амортизационных отчислений отразим в таблице 9.

Таблица 14 -Расчет годовой суммы амортизационных отчислений.

Таким образом, годовая сумма амортизационных отчислений составит 19350 рублей.

Исходя из того, что трудоемкость создания информационной системы составляет 15 дней, рассчитываем амортизацию оборудования за этот период по формуле [8]:

=

Рассчитаем сумму амортизационных отчислений для перечисленной группы оборудования с учетом числа календарных дней на разработку программного обеспечения по формуле [8]:

А = 19350* 15/365 = 795,2 руб.

Заработная плата программиста составляет 9000 руб. Соответственно, затраты на заработную плату, включаемые в себестоимость программы с учетом работы над программой в течении 60 дней составят [8]:

=,

где,

- заработная плата в месяц программиста, руб.

- число календарных дней на разработку информационной системы;

Д- число дней в периоде (месяц).

= 9000*60/30 = 18000 руб.

Отчисления на социальное страхование составят:

УСН = * 6% = 9000 * 6% = 540 руб.

Рассчитаем ежемесячные материальные затраты (Таблица 10).

Таблица 15 -Расчет ежемесячных материальных затрат.

= 1877,2 рублей в месяц

Следовательно, затраты на период разработки программного продукта рассчитаем по формуле [8]:

=,

Где,

-ежемесячные затраты, руб.;

-число календарных дней на разработку информационной системы;

Д – число дней в периоде (месяц).

=1887,2*60/30 = 3774,4

Рассчитаем себестоимость программного продукта по формуле:

- себестоимость разработки программы

= + + ЕСН + А

= 3774,4 + 18000+540+795,2 = 23109,6 рублей

Данная себестоимость является приблизительной, так как в ней не учтены некоторые детали, которые существенно не повлияют на итог.

23109 рублей.

Исходя из нормального уровня рентабельности 20 % мы можем определить цену разработанной нами программы [8]:

Ц = + ,

где,

- себестоимость разработки программы;

R – планируемый уровень рентабельности.

Ц = 23109 + 23109*20/100 = 27730,8 рублей.

Таблица 16

Общие затраты на разработку

Так как помещение и оборудование уже имеется в наличии ООО «Бюро оценки «Регион» затраты на создание программного продукта составят 27730,8 рублей.

108

Заключение

Современный этап развития человеческой цивилизации характеризуется переходом к так называемому информационному обществу, в котором в результате процессов информатизации и компьютеризации информационные технологии  во всех сферах деятельности играют более важную роль, чем индустриальные, аграрные и другие. В связи с этим решение проблем рационального использования современных и перспективных методов и средств обработки информации в практической (профессиональной) деятельности людей приобретает первостепенное значение.

При написании выпускной квалификационной работы были решены следующие задачи:

     проведено теоретическое и правовое исследование основ информатизации в Российской Федерации;

     ознакомлено и изучен опыта создания и применения конкретных информационных технологий и систем информационного обеспечения для решения реальных задач;

     проведен анализ готовых программных проектов на российском рынке;

     изучено современное состояние автоматизации учёта услуг основной деятельности на предприятии, выявление преимуществ и недостатков в её работе;

     рекомендовали программу Visual Fox Pro для совершенствования автоматизации учёта услуг основной деятельности  на предприятии, то есть системы, адаптированной под специфику работы общества с ограниченной ответственностью «Бюро оценки «Регион»;

Библиографический список.

1.                  ФЗ “ О персональных данных “ № 152.

2.                  ФЗ “Oб обществах с ограниченной ответственностью” (ОБ ООО) от  08.02.1998 N 14-ФЗ

3.                  Безопасность жизнедеятельности. Под ред. Н.А Белова – М.: Знание, 2000 – 364с.

4.                  Зинченко В.П. Основы экономики. – М.: МГУ, 1979. -179с.

5.                  Самгин Э.Б. Освещение рабочих мест. – М.:МИРЭА 1989. – 186с.

6.                  Безопасности жизнедеятельности. Учебник под Ред. Э.А. Аристама 10е издание,перераб. И дорп. – М.: Изд-во «Дашков и Ко» 2006 – 476с.

7.                  Устав общества с ограниченной ответственностью.

8.                  Информатика. Базовый курс: учеб. пособие для высш. техн. учеб.заведений  /под ред.С.В.Симоновича.-2-е изд.-СПб.:Питер,2009.-640 с.:ил.-ISBN 978-5-94723- 752-8.

9.                  Бройдо В.Л. Вычислительные системы:сети и теле коммуникации:учеб.для вузов по направлениям"Прикладная информатика"и"Информационные системы в эко номике"/В.Л.Бройдо.-3-е изд.-СПб.:Питер,2008.-766 с.:ил.-(Учеб.пособие).-ISBN 978-5-91180-754-2.      

10.             Генкин А.С. Планета Web-денег в XXI веке:учеб. пособие для высш.учеб.заведений/А.С.Генкин.-М.: Кнорус,2008.-575 с.-ISBN 978-5-390-00147-9.

11.             Исаев Г.Н. Информационные системы в экономике: учеб.для вузов по спец."Финансы и кредит","Бух.  учет,анализ и аудит"/Г.Н.Исаев.-М.:Омега-Л,2008.- 462 с.:ил.-(Высш.экон.образование).

12.             Пескова С.А. Сети и телекоммуникации:учеб.для вузов по направлению подготовки 230100 "Информатика и вычислит.техника" /С.А.Пескова,А.В.Кузин,А.Н.Вол ков.-3-е изд.,стер.-М.:Академия,2008.-352 с.:ил.- (Высш.проф.образование:Информатика и вычислит. техника).-ISBN 978-5-7695-5961-4.- 

13.             Пятибратов А.П. Вычислительные системы, сети и телекоммуникации: учеб. для вузов по направлениям" Прикладная информатика в экономике" /А.П.Пятибра тов, Л.П.Гудыно, А.А.Кириченко; под ред.А.П.Пятибратова.-4-е изд., перераб.и доп.- М.: Финансы и статистика:Инфра-М,2008.-736 с.: ил.-ISBN 978-5-279-03285-3.   

14.             Шубина Е.В. Работаем в 1С: Предприятие 7.7. Наст ройка, эксплуатация, конфигурация и программирова ние: учеб.- практ. пособие /Е.В.Шубина.-3-е изд.-М.: Дашков и К,2008.-464 с.

15.             Брыкова Н.В. Автоматизация бухгалтерского учета: лабораторный практикум: учеб. пособие для учреждений нач. проф.образования/ Н.В.Брыкова.-6-е изд., стер.-М.:Академия,2007.-80 с.-(нач .проф. образова ние:Экономика).-ISBN 978-5-7695-4044-8.

16.             Бугорский В.Н. Сетевая экономика:учеб.пособие для вузов по спец.088801"Прикладная информатика(по областям)"/В.Н.Бугорский.-М.:Финансы и статистика, 2007.-256 с.-ISBN 978-5-03179-5.    

17.             Информатика: учеб.для экон.спец.вузов/под ред.Н. В.Макаровой.-3-е изд.,перераб. -М.: Финансы и ста тистика,2007.-767 с.: ил.- ISBN 978-5-279-02202-1. 

18.             Информационные системы и технологии в экономике и управлении:учеб.для высш.учеб.заведений по спец."Прикладная информатика(по областям)"и др.экон. спец./СПбГУ экономики и финансов;под ред.В.В.Трофимова.-2-е изд.,перераб.и доп.-М.:Высш.образование,2007.-480 с.-ISBN 978-5-9692-0114-9. 

19.             История информатики и философия информационной реальности:учеб.пособие для вузов/под ред.Р.М. Юсупова,В.П.Котенко.-М.:Академ.проект,2007.-429 с. -(Gaudeamus:Учеб.пособие для вузов).-ISBN 978-5-8291-0880-9.  

20.             Романов В.П. Интеллектуальные информационные прикладная информатика"и др.междисциплинарным спец./В. Р.Романов; под ред. Н.П.Тихомирова; Рос.экон.акад. им. Г.В.Плеханова.-2-е изд.,стер.-М.:Экзамен,2007.- 496 с.-(Учеб. Плехановской акад.).-ISBN 5-377- 00090-0.

21.             Цыганов В.В. Информационные войны в бизнесе и политике :Теория и методология/ В.В.Цыганов,С.Н.Бу харин.-М.:Академ.проект,2007.-336 с.-(Социал.-полит.технологии).

22.             Чудновский А.Д.   Информационные технологии управления в туризме:учеб.пособие по дисциплине специ ализации "Гостиничный и турист. бизнес"и спец. "Менеджмент организации" /А.Д.Чудновский, М.А.Жукова.- 2-е изд., стер.- М.: Кнорус,2007.-101 с.-ISBN 5-85971-703-2. 

23.             Балдин К.В. Информационные системы в экономике:учеб.для вузов по спец.351400"Прикладная информа тика(по обл.) и др.междисциплинар.спец./К.В.Бал дин,В.Б.Уткин.-5-е изд.-М.:Дашков и К,2008.-395 

24.             Ярочкин В.И. Информационная безопасность:учеб для вузов по гуманит.и социал.-экон.спец./В.И. Ярочкин.-5-е изд.-М.:Академ.проект,2008.-543 с.

25.             Меняев М.Ф.   Информатика и основы программирования: учеб. пособие по спец."Менеджмент организации"/М.Ф.Меняев.-3-е изд.,стер.-М.:Омега-Л,2007.-458 с.: ил.- (Высш. техн. образование).-  ISBN 978-5-365

26.             Visual Basic. NET Shapiro J.R. – 2002 г.

27.             http://www.crmpartner.ru/products/qs2/

28.             http://www.vbzero.ru/part1/htm

29.             http://www.tspu.tula.ru/ivt/old_site/umr/infosystem_net/lek/lek01.htm

30.             http://www.soft4u.ru/goods/microsoft/

31.             http://www.softmarket.ru/cat/14/

32.             http://www.ae-inf.ru/

33.             http://www.palex.com/Ocenka/eurotax.html

34.             http://www.pay.uralsib.ru/elclient/description.wbp

35.             http://www.olympus.com.ru/consumer/205_CAMEDIA_Master_Pro_4.htm

36.             http://www.pfrf.ru/ot_amsk/soft_persuch/

37.             http://www.ksss.ru/index.php?name=Sections&req=viewarticle&artid=13728&page=1

38.             http://www.maksakov-sa.ru/DiplProekty/SoderganDiplProeta/infolmodel_1/index.html

39.             http://www.cmdsoft.ru/information_system/erp/system_managment/

40.             http://www.alice.stup/ac/ru/casecaseinfo/bpwin/

41.             http://www.insor-russia.ru/ru/programs/strategies/296.Режим доступа: 07.06.2011.

П Р И Л О Ж Е Н И Я

108

Приложение 1 - Текст хранимой в базе данных процедуры Ri_UPDATE_flat, расположенной на панели инструментов Database Designer в окне Конструктора БД

procedure               RI_UPDATE_flat

** "Referential integrity update trigger for" flat LOCAL llRetVal llRetVal = .t.

PRIVATE pcParentDBF,pnParentRec,pcChildDBF,pnChildRec,;

pcParentID,pcChildID PRIVATE pcParentExpr,pcChildExpr

STORE "" TO pcParentDBF,pcChildDBF,pcParentID,pcChildID,;

pcParentExpr,pcChildExpr STORE 0 TO pnParentRec,pnChildRec IF _triggerlevel=1 BEGIN TRANSACTION

PRIVATE pcRIcursors,pcRIwkareas,pcRIolderror,pnerror,;

pcOldDele,pcOldExact,pcOldTalk,pcOldCompat,PcOldDBC

pcOldTalk=SET("TALK")

SET TALK OFF

pcOldDele=SET("DELETED")

pcOldExact=SET("EXACT")

pcOldCompat=SET("COMPATIBLE")

SET COMPATIBLE OFF

SET DELETED ON

SET EXACT OFF

pcRIcursors=""

pcRIwkareas=""

pcRIolderror=ON("error")

pnerror=0

ON ERROR pnerror=rierror(ERROR(),message(),message(1),program()) IF TYPE('gaErrors(1)')<>"U"

release gaErrors ENDIF

PUBLIC gaErrors(1,12) pcOldDBC=DBC() SET DATA TO ("REAL ESTATE") ENDIF first trigger

LOCAL lcParentID && parent's value to be sought in child LOCAL lcOldParentID && previous parent id value

procedure               RI_UPDATE_flat

** "Referential integrity update trigger for" flat LOCAL llRetVal llRetVal = .t.

PRIVATE pcParentDBF,pnParentRec,pcChildDBF,pnChildRec,;

pcParentID,pcChildID PRIVATE pcParentExpr,pcChildExpr

STORE "" TO pcParentDBF,pcChildDBF,pcParentID,pcChildID,;

pcParentExpr,pcChildExpr STORE 0 TO pnParentRec,pnChildRec IF _triggerlevel=1 BEGIN TRANSACTION

PRIVATE pcRIcursors,pcRIwkareas,pcRIolderror,pnerror,;

pcOldDele,pcOldExact,pcOldTalk,pcOldCompat,PcOldDBC

pcOldTalk=SET("TALK")

SET TALK OFF

pcOldDele=SET("DELETED")

pcOldExact=SET("EXACT")

pcOldCompat=SET("COMPATIBLE")

SET COMPATIBLE OFF

SET DELETED ON

SET EXACT OFF

pcRIcursors=""

pcRIwkareas=""

pcRIolderror=ON("error")

pnerror=0

ON ERROR pnerror=rierror(ERROR(),message(),message(1),program()) IF TYPE('gaErrors(1)')<>"U"

release gaErrors ENDIF

PUBLIC gaErrors(1,12) pcOldDBC=DBC() SET DATA TO ("REAL ESTATE") ENDIF first trigger

LOCAL lcParentID && parent's value to be sought in child LOCAL lcOldParentID && previous parent id value

LOCAL lcChildWkArea && child work area handle returned by riopen

LOCAL lcChildWkArea && child work area handle returned by riopen

LOCAL lcChildID && child's value to be sought in parent LOCAL lcOldChildID && old child id value

LOCAL lcParentWkArea && parentwork area handle returned by riopen

LOCAL lcStartArea

lcStartArea=select()

llRetVal=.t.

lcParentWkArea=select()

SELECT (lcParentWkArea)

pcParentDBF=dbf()

pnParentRec=recno()

lcOldParentID=OLDVAL("ACCOUNT")

pcParentID=lcOldParentID

pcParentExpr="ACCOUNT"

lcParentID=ACCOUNT

IF lcParentID<>lcOldParentID

lcChildWkArea=riopen("account") IF lcChildWkArea<=0 IF _triggerlevel=1

DO riend WITH .F. ENDIF at the end of the highest trigger level SELECT (lcStartArea) RETURN .F.

ENDIF not able to open the child work area pcChildDBF=dbf(lcChildWkArea) SELECT (lcChildWkArea) SCAN FOR ACCOUNT=lcOldParentID pnChildRec=recno() pcChildID=ACCOUNT pcChildExpr="ACCOUNT" IF NOT llRetVal EXIT