Отчет по Microsoft Access

- 2 -

Министерство образования и науки, молодости и спорта Украины

Киевская государственная академия водного транспорта

им. гетмана Петра Конашевича-Сагайдачного

Лабораторная работа №1

(Microsoft Access)

с дисциплины: «Информационные системы в менеджменте»

                                                                                                             Выполнил:

                                                                                                             студент МО-4

                                                                                                             группы 0821

                                                                                                             Пилипенко С. Н.

Киев-2012

Лабораторная работа №1

Для расчета этой работы мы использовали СУБД Access из пакета Microsoft Office 2003.

Microsoft Access — реляционная СУБД корпорации Microsoft. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных.

В этой расчетной работе мы создавали таблицы, схему данных, запросы, а также форму, в которой был подсчитан общий доход предприятия.

В данном случае мы рассматриваем предприятие по продаже строительных материалов.

1. Создание информационных таблиц и схемы данных

Первое, что надо сделать – это создать таблицу «Товар», в которой указываются такие важные элементы, как код товара, наименование и цена. Ключевым полем является «Код товара».

Далее создаем таблицу «Клиенты», в которой указываются атрибуты фирм-заказчиков. Ключевое поле – «Код клиента».

На основе этих двух таблиц мы создаем таблицу «Заказы», с помощью которой строим схему данных и связываем две предыдущие таблицы.

Схема данных создается следующим образом. Сначала добавляются таблицы, которые будут связываться. Затем, с одной таблицы перетаскиваем ключевое поле к соответствующему полю другой таблицы. Важным моментом, при построении связи, является обеспечение целостности данных. Этот шаг обязателен, так как без этого невозможно построить связь «один к одному» или «один ко многим».

Далее, так как у нас таблицы уже связанные, в таблице «Клиенты» заполняем поля, перенесенные с таблицы «Товар», вписывая ту продукцию, которую хочет приобрести фирма-заказчик. В то же время, в таблицу «Товар» будет автоматически переноситься информация о соответствующих предприятиях. Таблица «Заказы» заполняется полностью автоматически.

2. Запросы

Запрос — это набор инструкций, который можно использовать для обработки данных. Чтобы эти инструкции были выполнены, запрос следует запустить. Запрос не только возвращает результаты, — которые можно сортировать, группировать и фильтровать — с помощью запроса можно также создавать, копировать, удалять и изменять данные.

Рассмотрим три вида запросов: запрос на выборку, запрос с группировкой и параметрический запрос.

Запрос на выборку — это объект базы данных, который служит для отображения данных в режиме таблицы. Запрос может получать данные из одной или нескольких таблиц, из существующих запросов или из комбинаций таблиц и запросов. Таблицы или запросы, используемые для получения данных, называются источниками записей.

Создание простых запросов на выборку при использовании мастера и при работе в режиме конструктора происходит одинаково. Для этого следует выбрать источник записей и поля, которые требуется включить в запрос. При необходимости можно задать условия для уточнения результатов запроса. 

После создания запроса на выборку его следует выполнить, чтобы получить результаты. Чтобы выполнить запрос, достаточно открыть его в режиме таблицы. Впоследствии запрос можно использовать повторно по мере необходимости, например в качестве источника записей, для формы, отчета или другого запроса. 

Запрос на выборку в режиме конструктора может иметь такой вид:

Выражение 1 автоматически считает сумму заказа по каждому товару.

Запрос с группировкой. Если требуется рассчитать промежуточные итоговые значения или другие сводные данные по подмножествам записей в таблице, создают группы в статистическом запросе. В каждой группе сводные данные рассчитываются для всех строк таблицы, имеющих одинаковое значение, выбранное для группировки. Группировать строки можно с помощью кнопки .

Запрос с параметром. Для ограничения множества записей, возвращаемых в ответ на запрос в Microsoft Access, в запросе можно использовать условия отбора. Чтобы запрашивать различные записи при каждом запуске конкретного запроса, может потребоваться, чтобы запрос предлагал введение условий отбора, например «статус». Запрос с параметрами отображает свое собственное диалоговое окно, запрашивающее информацию. Для создания запроса нужно в строке «Условие отбора» в квадратных скобках вписать текст, который будет отображаться в диалоговом окне.

3. Форма

Форма — это объект базы данных, который можно использовать для создания интерфейса пользователя для приложения базы данных. «Привязанная» форма напрямую соединена с источником данных, например к таблице или запросу, и может использоваться для ввода, изменения или отображения данных из источника данных. Как вариант, можно создать «свободную» форму, которая не связана напрямую с источником данных, но которая все равно может содержать кнопки, надписи и другие элементы управления, необходимые для работы приложения.

В данной работе была создана форма на основе запроса на выборку. Эта форма вмещает в себя такие поля как код заказа, организация, наименование товара, количество, заказано и статус. С помощью поля Выражение 1 можно подсчитать общий доход предприятия, занеся в соответствующее поле формулу: