Основне призначення Microsoft Excel

Вступ

Microsoft Excel - програма призначена  для організації даних у таблиці для документування й графічного подання інформації.

Програма MS Excel застосовується при створенні комплексних документів у яких необхідно:

· використовувати ті самі дані в різних робочих аркушах;

· змінити й відновлювати зв'язки.

Перевагою MS Excel є те, що програма допомагає оперувати більшими обсягами інформації. Робочі книги MS Excel надають  можливість зберігання й організації  даних, обчислення суми значень у комірках. MS Excel надає широкий спектр методів, що дозволяють зробити інформацію простою для сприйняття.

У наш час, кожній людині важливо знати й мати навички в роботі з додатками Microsoft Office, тому що сучасний мир насичений величезною кількістю інформацією, з якої просто необхідно вміти працювати.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Електронна таблиця Excel має великі можливості через наявність у  неї могутнього апарату формул і  функцій. Будь-яка обробка даних  у Excel здійснюється за допомогою цього  апарату. Ви можете додавати, множити, ділити числа, добувати квадратні корені, обчислювати синуси та косинуси, логарифми  й експоненти. Крім суто обчислювальних дій з окремими числами, ви можете обробляти окремі рядки чи стовпці  таблиці, а також цілі блоки комірок. Зокрема, знаходити середнє арифметичне, максимальне та мінімальне значення, середньо-квадратичне відхилення, найімовірніше значення, довірчий інтервал і багато чого іншого.

 

Основне призначення Microsoft Excel — це обчислення даних числових та інших типів. Інструментом опрацювання даних в Excel  є формули.  За допомогою формул можна

робити арифметичні  обчислення, працювати з текстовими даними тощо.

Подібно до інших даних,  формули можуть бути введені в будь-які клітинки.  Ознакою

формули є  знак = на початку введених даних. Якщо першим символом клітинки вводиться =, то

відображатися її вміст не буде. Замість цього Excel обчислить за певними правилами значення

виразу, який стоїть після знака =, і відобразить це значення в клітинці.

Наприклад,  якщо в клітинку буде введено вираз =55+30,  то замість нього ви побачите

число 85. Первісний  вираз, який ви ввели, можна побачити й відредагувати в рядку формул.

. Формула може складатися з математичних операторів, значень, посилань на вічко й імена функцій. Результатом виконання формули є деяке нове значення, що міститься у вічку, де знаходиться формула. У формулі можуть використовуватися арифметичні оператори +, -, *, /. Порядок обчислень визначається звичайними математичними законами.

Приклади формул: =(А4+В8)*С6, =F7*С14+B12.

Константи – текстові або числові значення, що уводяться у вічко і не можуть змінюватися під час обчислень.

Посилання на вічко  або групу вічок – спосіб, яким можна зазначити конкретне вічко або декілька вічок. Посилання на окреме вічко – його координати. Значення порожнього вічка дорівнює нулю.

Посилання на вічка бувають  двох типів:

відносні, коли вічка позначаються відносним зсувом від вічка з формулою (наприклад: F7).

абсолютні, коли вічка позначають координатами таблиці в сполученні зі знаком $ (наприклад: $F$7).

Комбінація попередніх типів (наприклад: F$7).

При копіюванні формул відносні посилання змінюються на розмір переміщення.

Для звертання до групи  вічок використовують спеціальні символи:

: (двокрапка) – формує звертання до вічок, що знаходяться між двома операндами. Наприклад: С4:С7 звертається до вічок С4, С5, С6, С7.

; (крапка з комою) – позначає об"єднання вічок. Наприклад, D2:D4;D6:D8 – звертання до вічок D2, D3, D4, D6, D7, D8.

Для уведення формули у вічко потрібно увести знак "=" і необхідну формулу для обчислення. Після натискання клавіші Enter у вічку з"явиться результат обчислення. Формула з"являється в рядку редагування при виділенні вічка, що містить формулу.

Формула — це сукупність операндів, з"єднаних між собою знаками операцій і круглих дужок. Операндом може бути число, текст, логічне значення, адреса клітинки (посилання на клітинку), функція. У формулах розрізняються арифметичні операції і операції відношень. Excel допускає: арифметичні операції + - додавання, - — віднімання, * - множення, / - ділення, ~ — піднесення до степеня; операції відношень > - більше, < - менше, = - дорівнює, <= — менше або дорівнює, >= - більше або дорівнює, <> — не дорівнює.

Арифметичні операції і операції відношень виконуються над числовими  операндами. Над текстовими операндами виконується єдина операція &, яка до тексту першого операнда приєднує текст другого операнда. Текстові константи у формулі обмежуються подвійними лапками. При обчисленні формули спочатку виконуються операції у круглих дужках, потім арифметичні операції, за ними — операції відношень.

Коли встановлено автоматичний режим обчислень (цей режим встановлюється за замовчуванням), зміна вмісту клітинок веде до перерахунку формул, які  використовують ці клітинки. Для встановлення ручного режиму обчислень слід у  вкладціВичисления діалогового вікна Параметри у блоці Пронзводить перерасчет встановити режим Вручную. У

У цьому режимі Excel виводить слово Вичислить у рядок стану всякий раз, коли в листі з"являється необчислена формула. Для переобчислення формул слід натиснути клавішу [F9] (формули переобчисляться в усіх відкритих книгах) або [Shift-F9] (формули переобчисляться тільки в активному листі).

Якщо при обчисленні формули  сталася помилка, то в клітинку виводиться повідомлення про помилку, яке починається із символу "" #"". Excel виводить такі повідомлення про помилки: # дел 0 — спроба поділити на нуль або на порожню клітинку; # имя ? — формула використовує неіснуюче ім"я; # н/д — формула посилається на клітинку з невизначеними даними; # число ! — помилка у числі, число неможливо подати в Excel; # ссыл ! — формула посилається на неіснуючу клітинку; # знач ! — помилка при обчисленні функції.

Правила запису арифметичних виразів в Excel 
1) У арифметичних виразах використовуються тільки круглі 
дужки. 
2) При запису арифметичних виразів не можна пропускати знаки 
арифметичних операцій. 
Наприклад, для запису математичного виразу 5а 
використовується = 5 * а. 
3) Якщо в чисельнику дробового висловлювання є операції + або -, 
то весь чисельник полягає в дужки. 
Зауваження: можна укладати чисельник в дужки, якщо є хоча 
б одна операція. 
4) Якщо в знаменнику дробового висловлювання є хоча б одна 
операція, то весь знаменник полягає в дужки.

5) Слід розрізняти операції піднесення до степеня, пов'язані з 
функції і до аргументу функції: 
а) операція, що відноситься до функції, задається після закривається 
дужки аргументу функції, наприклад, для обчислення виразу 
sin 
2 
(Х +5) потрібно набрати: 
= sin (X +5) ^ 2 У цьому випадку спочатку обчислюється значення функції sin, а 
потім отримане значення зводиться до степеня. 
Але невірний набір sin ^ 2 (X +5). 
б) операція, що відноситься до аргументу, задається всередині парних дужок 
після імені функції, наприклад, для обчислення виразу 
sin (Х +5) 
2 
потрібно набрати: 
= sin ((X +5) ^ 2) У цьому випадку спочатку зводиться до степеня аргумент, апотім 
обчислюється синус отриманого значенія.6) Найбільш часто використовуваніфункції Excel

табличка

 

 

 

Обмін даними між програмами Office

При копіюванні даних між Microsoft Excel і іншими програмами Office чи програмами, що підтримують механізм OLE, їх можна копіювати або як зв'язаний об'єкт, або як упроваджений об'єкт.

Зв'язування об'єктів використовується, якщо необхідно, щоб при зміні даних у вихідному файлі дані в іншому файлі теж змінювалися. Для підтримки зв'язку з вихідними даними вихідний файл повинний залишатися відкритим на комп'ютері чи в мережі. Упроваджені об'єкти використовуються, якщо надалі буде використовуватися кінцевий файл, розташований на іншому комп'ютері, чи якщо при зміні вихідних даних зміна цих даних, скопійованих у кінцевий файл на іншому комп'ютері, небажано. Упроваджений об'єкт стає частиною кінцевого файлу і тим самим збільшує його обсяг. Можна також уставляти об'єкти, створені в інших програмах, що підтримують механізм OLE, чи можна запускати програми і створювати нові об'єкти, працюючи в Microsoft Excel.

OLE (Object Linking and Embedding) — технологія  зв'язування і впровадження об'єктів,  що дозволяє програмам спільно  використовувати дані. Приклад використання  технології OLE — додавання таблиць  Excel у документ Word.

Технологія OLE є одним з найбільш могутніх засобів Windows, що забезпечують спільну роботу різних додатків і  обмін інформацією між ними.

Використовуючи OLE, користувач може вставляти  в документ, створений в одному додатку Windows, об'єкти інших додатків.

OLE є протоколом (визначеним набором правил взаємодії), який дає змогу зберігати об'єкти, створені в одному з додатків Windows, з допомогою їх зв'язування або впровадження в документ іншого додатка Windows.

Дані, які включені в документ з іншого додатка Windows з допомогою OLE, визначаються терміном об'єкти OLE. Об'єктом може бути частина документа Word, діаграма з PowerPoint, фрагмент робочої таблиці Excel, дані з інших програм Windows (наприклад, з CorelDRAW! або Microsoft Visual FoxPro), звук або відеокліп.

Використання OLE можливе тільки в тому випадку, якщо воно підтримується програмним забезпеченням Windows, з яким працює користувач. Всі додатки Office підтримують OLE. Додатки Windows можуть бути серверами OLE, клієнтами OLE, або тим і іншим одночасно.

Працюючи з OLE, користувач може натрапити на такі терміни, як составной документ, документ-источник і документ-получатель.

Составной документ має вміщені в нього OLE-об'єкти. Наприклад, документ Word з впровадженою робочою таблицею Excel єскладеним документом. Презентація PowerPoint, яка вміщує дані з Access, - це теж складений документ.

Документ-источник - це документ, об'єкт якого користувач бажає зв'язати або впровадити у цей документ. 

 

Документ-получатель - це документ, в який вставляються OLE

 

 

Пр.: вставити у таблицю EXCEL док, створений у WORD. Для цього у потрібну комірку EXCEL встановлюємо курсор, ком. Вставка  → Объект, вкладка “Создание  из файла”, кн. Обзор. Серед переліку вибираємо док WORD, кн. Вставить. У  наступному вікні актив. параметр “Связь с файлом”, ОК. Вставляється цілий  документ у EXCEL. Для редагування –  двічі клацнути мишею на вставленому  файлі. Активізується додаток-джерело. Аналогічно можна вставити таблицю EXCEL у WORD.

 

Найпростіший спосіб перенесення  даних з однієї офісної програми в іншу — скористатися буфером  обміну.

Щоб помістити інформацію в буфер  обміну, потрібно виділити дані і вибрати  в меню команду Правка →Копіювати (чи Правка → Вирізувати). Для перегляду  вмісту буфера обміну потрібно викликати  спеціальну панель «Буфер обміну» (меню Вид → Панелі інструментів →  Буфер обміну).

 

Для вставки довільного фрагмента  з буфера обміну потрібно установити курсор у позицію вставки, а потім  у панелі «Буфер обміну» вибрати  фрагмент, що вставляється. Якщо ж потрібно вставити останній скопійований (чи вирізаний) фрагмент, то можна використовувати  звичну команду меню Правка → Вставити чи кнопку Вставити панелі інструментів «Стандартна».

При уставці фрагмента з буфера обміну дані звичайно містяться у  форматі, що дозволяє їх редагувати. Так, осередку робочих аркушів Microsoft Excel і запису баз даних Microsoft Access вставляються в Word як таблиці Word, зі збереженням ширини стовпців і параметрів форматування шрифту. Текст Microsoft Word, що містить символи  табуляції, буде вставлений в осередки листа Microsoft Excel з розподілом по рядкам і стовпцям. Записи з Microsoft Access уставляються на лист Microsoft Excel у виді рядків, з відображенням кожного поля в окремому стовпці.

Однак якщо програма не дозволяє редагувати дані, то їх потрібно вставити у вигляді  впровадженого об'єкта, який можна  редагувати у вихідній програмі, відкривши  об'єкт подвійним щигликом миші. Наприклад, у такий спосіб поводиться діаграма, створена в Excel, якщо вставити її в документ Word. Нарешті, якщо дані не можуть бути вставлені у вигляді  впровадженого об'єкта (наприклад, при  копіюванні даних із програми, що не підтримує механізм ОLЕ), то вони повинні  бути поміщені у вигляді незмінного малюнка

Динамічний обмін даними (DDE)

буфер обміну- не завжди ефективний. У більшості випадків він обмежений застосуванням у редакторах.

Однак необхідність обміну даними між  різними додатками реально існує, тому Windows містить ще один засіб для такого обміну - DDE (Dynamic Data Exchange).

DDE (Dynamic Data Exchange, або динамічний обмін  даними) — це метод перенесення даних між застосунками, який використовується в операційній системі Microsoft Windows®. Для обміну даними використовується спільна пам'ять. У разі використання інших методів перенесення даних виникає проблема: дані з аркуша переносяться у внутрішньому форматі, в якому вони зберігаються в Excel, а не у форматуванні, застосованому до них у клітинках аркуша.

Щоб вибрати метод перенесення даних DDE для підключення до аркуша Excel у процесі злиття, потрібно встановити лише один прапорець у Word:

У меню Сервіс виберіть команду Параметри, а потім відкрийте вкладкуЗагальні.

Установіть  прапорець підтвердити перетворення при відкритті.

На  етапі процесу злиття, коли виконується  підключення до файлу даних, після вибору аркуша Excel для підключення відкривається діалогове вікноПеретворення джерела даних. Виберіть у ньому варіант Аркуші MS Excel через DDE (*.xls) і натисніть кнопку ОК. У діалоговому вікні Microsoft Excelвиберіть для поля Діапазон або ім'я діапазон клітинок або аркуш, який містить потрібну для злиття інформацію, і натисніть кнопку ОК. Тепер числа з аркуша Excel матимуть у складених документах точно такий вигляд, як на аркуші.

По  закінченні злиття доцільно вимкнути режим підтвердити перетворення при відкритті. Якщо не зробити цього, пропозиція підтвердити перетворення з'являтиметься й надалі, коли це може бути незручно.