2.Какие   современные   технические   средства   используются   для

автоматизации информационно-управленческой деятельности

 

           В последние десятилетия менеджменты  в  наиболее  развитых  странах,  в

частности,  в  США  и  Японии,  на  творческие  (созидающие)  информационные

технологии  так называемого третьего (высшего) уровня. Они охватывают  полный

информационный  цикл — выработку  информации  (новых  знаний),  их  передачу,

переработку, использование  для  преобразования  объекта,  достижения  новых

более высших целей. Информационные  технологии  третьего  уровня  означают   высший   этап компьютеризации  менеджмента,  позволяют  задействовать  ЭВМ  в   творческом процессе, соединить силу человеческого ума и мощь электронной техники.

      Полная  интегрированная автоматизация  менеджмента  предполагает  охват

следующих информационно-управленческих процессов: связь,  сбор,  хранение  и

доступ  к  необходимой  информации,  анализ  информации,  подготовка  текста,

поддержка   индивидуальной   деятельности,   программирование   и    решение

специальных  задач.  Основные   направления   автоматизации   информационно-

управленческой  деятельности  компаний  следующие:  автоматизация   процесса

обмена информацией, включая учрежденческую  АТС,  “  электронную  почту”.  К

современным    техническим    средствам     автоматизации     информационно-

управленческой  деятельности относятся:

1. персональные компьютеры, объединенные  в сети;

2. электронные пишущие машинки;

3. текстообрабатывающие  системы (проблемноориентированные компьютерные системы, имеющие большие функциональные возможности);

4. копировальные машины;

5. коммуникационные средства, телефонную  технику;

6. средства для  автоматизации   ввода  архивных  документов  и  поиска

  информации (к ним относятся нетрадиционные  носители  информации:  магнитные

диски и ленты, микрофильмы, диски с  оптическими записями);

7. средства для обмена информацией  — “электронная почта”;

8. видеоинформационные системы;

9. локальные компьютерные сети;

10. интегрированные сети учреждений.

     1.1. Что подразумевается  под  структурированием информации

 

      Системы управления базами  данных  выполняют  следующие  две  основные функции: 

а)  хранение  и  ведение  представления   структурной   информации

(данных);

б) преобразование по некоторому запросу  хранимого представления  в

структурную информацию.

     Термин  “структурная  информация”  используется  для противопоставления  неструктурной текстовой информации, являющейся  объектом информационно-поисковых   систем.   Структурной   информации   соответствует понятие форматных данных.

     В современных системах  управления  базами  данных пользователь имеет дело с содержательной  стороной  своих  данных,  а  не  с деталями  их  представления  в  памяти   ЭВМ.   Ответственность   за   выбор представления информации лежит на СУБД, причем представление того или  иного факта  реального  мира  может  в  общем   случае   измениться   без   ведома пользователя. Явления реального мира зачастую могут быть описаны с помощью структурных взаимосвязей  между  совокупностями  фактов.  Для  представления информации о подобного рода явлениях  может быть  использована  структурная  модель данных. В общем случае можно выделить  два типа связей данных:

а) связь между атрибутами одного и  того же объекта;

б) связь между объектами.

           Связь атрибутов  представляется типом записей, которые  в  свою  очередь являются  поименованной  совокупностью   элементов   данных.   Связи   между объектами могут быть представлены некоторым графом или диаграммой  структуры

данных. 

       СУБД основывается на  определенной  модели  данных,  которая  отражает

взаимосвязи между объектами. Большинство  современных  реализаций  применяют

иерархическую  или  сетевую  модель,  а  также  приобретающую   популярность

реляционную  модель.  С  помощью  модели  данных  могут  быть   представлены

объекты предметной области и взаимосвязи  между ними.  Взаимосвязь  в  модели

данных  выражает  отображение  или  связь  между  двумя  множествами  данных.

Различают взаимосвязи типа “один к одному”, “ один ко многим”.

       Дадим  обзор  моделей  данных: 

а)  в  реляционной  модели  объекты  и взаимосвязи между ними представляются с  помощью  таблиц; 

б)  иерархическая модель строится по принципу иерархии типов объектов, т.е. один  тип  объекта является главным, а остальные, находящиеся на низших  уровнях  иерархии,   — подчиненными (взаимосвязь “один ко многим”);

в)  в  сетевой  модели  понятия главного и подчиненного несколько  расширены.  Любой  объект  может  быть  и главным и подчиненным, это означает, что каждый объект может участвовать  в любом числе взаимосвязей.

Заключение

 

     Использование информационных технологий для управления предприятием делает любую компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и  адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры.

     Подобная  автоматизация  позволяет: 
1. Повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных. 
2. Улучшить делопроизводство при помощи оптимизации и стандартизации документооборота, автоматизации наиболее трудоемких его процедур. 
3. Снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников компании к нужной информации. Изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях. 
4. Обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления. 
5. Руководителям среднего и нижнего звеньев анализировать деятельность своих подразделений и оперативно готовить сводные и аналитические отчеты для руководства и смежных отделов. 
6. Повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным аппаратом. 
7. Гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации. И многое другое.

Важно отметить, что автоматизация —  не самоцель, а целенаправленная перманентная деятельность по рационализации и оптимизации  организационно- штатной структуры предприятия и его бизнес-процессов.

Автоматизация дает значительно больший эффект при комплексном подходе. 
Частичная автоматизация отдельных рабочих мест или функций способна решить лишь очередную "горящую" проблему. Однако при этом возникают и отрицательные эффекты: не снижаются, а порой даже увеличиваются трудоемкость и затраты на содержание персонала; не устраняется несогласованность работы подразделений.

Изменения, возникающие под влиянием информационных технологий, настолько всеобъемлющи, что возникает естественный вопрос: «Что же собственно происходит?» Совершенно очевидно, что информационные технологии при всей своей революционности  не отменили производственного процесса, не ликвидировали конкурентов и  не отняли у человека право принимать  решения. 
Объект управления – фирма не перестала существовать, даже если она стала виртуальной, внешнее окружение продолжает существовать и даже возросло, необходимость находить решения слабоструктурированных задач осталось. 
Скорее можно говорить об интенсификации всех процессов в информационном веке. Изменился инструментарий в управлении фирмой, но зато настолько сильно изменился, что повлиял на все процессы, к которым имеют отношение менеджеры: планирование, организацию, руководство и контроль. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованной литературы

 

1. В.А. Грабауров / Информационные технологии для менеджеров. – М.:
2. Финансы и статистика, 2001.
3. В.Г. Шипунов, Е.Н. Кишкин / Основы управленческой деятельности. – М.,
4. Высш. шк., 1999.
5. М.А. Винокуров, Р.Д. Гутгарц, В.А. Пархомов / Автоматизация кадрового учета: Инфра – М., 2001.
6. В.В. Брага, Н.Г. Бубнова, Л.А. Вдовенко / Автоматизированные информационные технологии. – М.: Компьютер: ЮНИТИ, 1999.
7. Бабкин Ф.В. «Электронная коммерция и новые организационные формы компаний», Менеджмент в России и за рубежом, выпуск 1, 2000.
8. Щиборщ К.В. «Интегрированная система управления промышленных предприятий России», Менеджмент в России и за рубежом, выпуск 4, 2000.