Лабораторная  работа по дисциплине «Информационные  системы в экономике» 

НАЧИСЛЕНИЕ  ИЗНОСА  ОСНОВНЫХ  СРЕДСТВ 

С  ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ  MICROSOFT  EXCEL 

          В данной работе формируется  таблица, строки которой содержат  основные сведения об имеющихся  ОС, необходимые для выполнения расчетов по начислению износа. Принцип заполнения картотеки  - одна строка  на один объект  учета.  В таблице имеются формулы, позволяющие по данным о балансовой стоимости и норме амортизации рассчитать износ за текущий период     (месяц или квартал) и с учетом износа на начало периода исчислить износ на конец периода.

        По соответствующим колонкам   (балансовая   стоимость,   износ   за период,  износ на начало  и конец периода)  автоматически подводятся итоги, необходимые для отражения информации по основным средствам  в Главной книге.  При необходимости отнесения износа по разным объектам на разные счета затрат таблица может быть дополнена колонкой, в которой проставляются соответствующие счета.  На другом листе рабочей книги вводятся шаблоны проводок,  включающие эти счета и формулы подсчета их сумм, в результате чего проводки формируются автоматически изменяются при внесении изменений в исходные данные картотеки.

        При завершении периода файл  рабочей книги копируется, ему присваивается новое имя (например, соответствующее названию нового периода), выполняется перенос остатков из колонки, соответствующей износу на конец предыдущего периода, в колонку данных износа на начало периода. Далее выполняется необходимая корректировка исходных данных, а данные на текущий период рассчитываются автоматически. 

                       ОСНОВНАЯ РАСЧЕТНАЯ ТАБЛИЦА 

Для создания основной расчетной таблицы выполнить  следующие действия:  загрузить EXCEL;

- ВЫДЕЛИТЬ ячейки  А1:Н1, отформатировать их по своему вкусу и установить  удобную  для просмотра информации ширину колонок.  В данном примере предлагается режим форматирования следующий:

ФОРМАТàЯЧЕЙКИ, вкладка «ВЫРАВНИВАНИЕ»:ГОРИЗОНТАЛЬНОЕ - по центру, а также установить флажок «ПЕРЕНОСИТЬ ПО СЛОВАМ».

В ячейку А1 ввести текст «Инвентарный номер»;

в В1 - «Наименование основного средства»;

в  С1 - «Стоимость»;

в  D1 - «Износ на начало текущего периода»;

в  Е1 - «Норма амортизации (% в год);

в  F1 - «Износ за период»;

в G1 - «Износ на конец периода»;

в Н1 - «Износ по норме».

Далее в ячейку А2  введем текст «Итоги»;

в ячейку С2 -формулу    =СУММ(С3:С15)   

в D2 - формулу   =СУММ(D3:D15)

в  F2 - формулу   =СУММ(F3:F15)

в G2 - формулу =СУММ(G3:G15)

      Поскольку формулы однотипны, можно ввести формулу только в ячейку С2, а в другие просто скопировать её.

В данном примере суммирование ограничивается строкой 15, при необходимости, если число объектов ОС больше, можно  установить в формулах суммирования большее значение и лучше - с запасом, чтобы впоследствии при пополнении таблицы строками уже не думать, попадают ли нужные расчетные показатели   в итоги.

      Для строки итогов лучше взять  жирный шрифт и пометить другим  цветом, чтобы она лучше выделялась:

    Формат à Ячейки, вкладка «Вид»,щелкнуть мышью по нужному цвету и по кнопке ОК.

      Итоги намеренно вынесены вверх,  для того чтобы они были  видны сразу при входе в  таблицу, что очень удобно, если  список основных средств в картотеке длинный. 

          ВВОД ДАННЫХ ПО  СТРОКАМ 

    Информационная  часть таблицы начинается со строки 3. Порядок заполнения колонок А, В, С очевиден и в комментариях не нуждается.

    В колонку  D нужно проставить величину износа по данным основным средствам на начало периода , с которого предполагается вести учет  в EXCEL.  Следующие три колонки являются расчетными и содержат формулы.

    Колонка Н - «Износ по норме»,  чисто технологическая и используется только для того, чтобы упростить ввод формул в колонках F и G. В ячейку Н3 нужно ввести формулу     =С3*Е3/1200.   Это означает, что данная графа Н  рассчитывается как произведение стоимости основного средства на норму амортизации, деленную на 1200 , т.е расчетный период взят равный 1 месяцу, константа 1200 означает расчет износа за месяц (т.е. деленное на 12 и на 100%). Если нужно рассчитать износ за квартал, то следует использовать константу 400.

    Но  полученное значение износа не всегда можно считать величиной износа за месяц. Если сложенная сумма износа на начало периода с полученной величиной  износа по норме окажется больше балансовой стоимости объекта ОС, то износ в заданный период не может быть начислен и должен быть принят только в сумме разницы между стоимостью и износом на начало периода. В противном случае износ на конец периода превысит стоимость.  Данная ситуация не типична, но возможна, если в предшествующих периодах износ начислялся по другой норме.

          Для корректного выполнения расчета  износа за текущий период в  ячейку F3 должна быть введена формула:

      =ЕСЛИ(D3+Н3>C3;C3-D3;Н3)

это означает, что износ на начало периода D3, сложенный с износом, рассчитанным в соответствии с нормой амортизации H3, больше стоимости данного объекта, то износ за текущий период может быть начислен в сумме, не превышающей его остаточной стоимости  С3-D3. В противном случае износ за месяц составляет величину, рассчитанную в соответствии с нормой амортизации Н3.

       Износ на конец периода равен  износу на начало периода, сложенному  с износом за период. Поэтому  в ячейку G3 следует ввести формулу  =D3+F3.

        После ввода  этой  формулы  строка   3  таблицы полностью сформирована см. Таблицу 1.

        Остальные строки таблицы получают  по тем же расчетным формулам, поэтому результаты остальных  строк получаем копированием. Для этого нужно выделить ячейки F3:H3 и далее «подцепив» мышкой  за правый нижний угол  выделенной области (курсор миши при этом стал черным крестиком), потянем мышь вниз на остальные строки. Не повредит, если размножите формулы с запасом.

Осталось  только заполнить таблицу данными (инвентарный номер, наименование, стоимость, износ на начало периода, норма амортизации , величины износа за период и износа на конец периода будут автоматически рассчитываться, а итоги по колонкам изменяться). Таблица готова. 

            АВТОМАТИЗАЦИЯ СОСТАВЛЕНИЯ ПРОВОДОК

ПО  НАЧИСЛЕНИЮ ИЗНОСА

 

    Если  износ относится на разные счета  или субсчета, нужно дополнить  таблицу и выполнить следующие  действия.

    В клетку I1(или i1)  внести название колонки I « Счет  отнесения износа» .Формат этого заголовка должен соответствовать формату заголовка всей таблицы.

    Содержимую  часть этой колонки отформатировать  как текст. Для этого выполнить следующий формат:

    ФОРМАТà ЯЧЕЙКИ, выберем «ЧИСЛО», в списке форматов выбрать строку ТЕКСТОВЫЙ и нажать ОК. В разделе ВЫРАВНИВАНИЕ установить позицию для данного столбца «ПО ЦЕНТРУ». Хотя коды счетов и субсчетов числа,  но их удобнее использовать в текстовом формате. Для каждого объекта учета ввести коды счетов и субсчетов, на которые должен быть отнесен износ.

      Далее лучше переименовать Лист 1 в   КАРТОТЕКУ:

    ФОРМАТàЛИСТ à ПЕРЕИМЕНОВАТЬ   в строку ввода вместо Лист 1 ввести  КАРТОТЕКА. Затем перейти на  Лист 2 и переименовать его в ПРОВОДКИ. 

  ФОРМИРОВАНИЕ НОВОГО ЛИСТА -  ПРОВОДКИ

      В ячейку А1 нового листа ПРОВОДКИ вписать текст «Дебетуемый счет», в ячейку В1 - «Кредитуемый счет», в ячейку С1 - «Сумма». Колонки А и В отформатировать как текстовые, аналогично колонке I.

      В ячейку С2 листа ПРОВОДКИ вписать формулу:

    =СУММЕСЛИ(КАРТОТЕКА!i$3:i$15;A2;КАРТОТЕКА!F$3:F$15) 

    Функция СУММЕСЛИ суммирует ячейки, сформированные по заданному критерию. В общем виде она имеет следующую структуру:

      СУММЕСЛИ( ИНТЕРВАЛ ПРОСМОТРА;КРИТЕРИЙ;СУММИРУЕМЫЙ  ИНТЕРВАЛ)

      Интервал просмотра - интервал ячеек, среди которых осуществляется поиск определенной информации.

      Критерий - это условие поиска, которое может быть  в  форме числа, выражения  или текста.

      Суммируемый интервал - представляет собой ячейки, из которых выбираются данные для суммирования. При этом они суммируются только для того, тогда, когда ячейка из интервала просмотра удовлетворяет условию, заданному критерием.

      В данном примере функция СУММЕСЛИ суммирует числа из диапазона F3:F15 листа КАРТОТЕКА в том случае, если значение ячейки А2 листа ПРОВОДКИ совпадает с соответствующим значением интервала i3:i15. (Все это означает, что суммируются величины износа  за месяц -колонка F, по тем объектам, у которых счет отнесения износа - колонка I, совпадает со счетом, дебетуемым в данной проводке - А2.

            Полученный результат клетки  С2 скопировать на остальные клетки столбца С листа ПРОВОДКИ,  их значения будут автоматически рассчитаны. Затем по колонке С подсчитать сумму : ИТОГ за месяц. Этот итог должен совпасть с итогом по колонке F листа КАРТОТЕКА

    

                     ПЕРЕХОД К СЛЕДУЮЩЕМУ  ПЕРИОДУ 

          Выбрать лист КАРТОТЕКА.

        Закрыть файл текущего периода,  присвоив ему имя по данным  текущего периода, например: ЯНВАРЬ 1999.xls

        На основе данных файла предыдущего  периода ЯНВАРЬ 1999.xls  создать данные на новый период, например: Февраль.  Для этого требуется перенести значения колонки «Износ на конец периода» - G  в колонку «Износ на начало периода» - D.   Выделить блок ячеек, содержащих исходные значения G3:G15.  Затем  скопировать его в буфер промежуточного хранения

                       ПРАВКАàКОПИРОВАТЬ   

Затем установить курсор в ячейку D3,  выбрать пункт меню

ПРАВКА àСПЕЦИАЛЬНАЯ ВСТАВКА, пометить пункт ЗНАЧЕНИЯ и нажать ОК.

 Данные  на конец прошлого периода   будут отнесены в колонку данных  об износе на начало периода.  После выполнения переноса сработают расчетные формулы и будут рассчитаны новые значения износа за период и на конец периода. Теперь можно вносить в КАРТОТЕКУ изменения, вводить новые записи о вновь поступивших основных средствах. 
 
 
 
 

Картотека основных средств

 
 

               Операции по износу ОС