Можливості автозаміни. Збереження документів

6. WORD:  Можливості автозаміни. Збереження документів. Робота з

об’єктами. Упровадження списків. Упровадження символів, яких                      немає на  клавіатурі. Робота з      автотекстом. 

Можливості  автозаміни

    Автозаміна використовується в Word для виправлення деяких типових помилок при введенні тексту, для заміни певної групи символів на інших, для швидкого введення спеціальних символів, яких немає на клавіатурі, підстановки заголовної букви замість рядкової спочатку пропозиції.                        Автозаміна шукає помилки набору і правопису, що часто зустрічаються у документі і автоматично виправляє їх, як тільки вони з'являються.

Функція Автозаміни прагне виправити помилки безпосередньо під час       їх введення.

Виправлення, вироблені за допомогою діалогового вікна Автозаміна, можна відмінити, натискує клавіші Ctrl+Z або команду Відмінити у меню Правка. Слід враховувати, що Автозаміна автоматично додає в список нові виключення, запам'ятовуючи правки, зроблені користувачем. Також можна відключити автоматичне додавання в конкретних випадках, натиснувши  кнопку Виключення на вкладці Автозаміна.  

Збереження  документа

    Спосіб збереження та формат збереження документа залежить від того, як планується використовувати цей документ.

Щоб зберегти активний документ, виберіть команду «Сохранить» у меню «Файл», або натисніть кнопку стандартної панелі інструментів — «Сохранить».

Щоб зберегти всі відкриті документи одночасно, виберіть команду «Сохранить все» у  меню «Файл». Якщо деякі відкриті документи жодного разу не зберігались і тому не мають імені, відкриється вікно діалогу «Сохранение документа», в якому слід задати ім’я та місце зберігання документа.

Копію активного документа можна зберегти під іншим іменем або в іншому місці зберігання або в іншому форматі файла. Для цього треба виконати команду «Сохранить как » у меню «Файл».

Задайте ім’я, місце зберігання, тип (формат) файла (документа) та натисніть кнопку «Сохранить».

Щоб документ автоматично зберігався через визначений проміжок часу, виконайте команду «Параметры » у меню «Сервис», виберіть вкладку «Сохранение» та встановіть прапорець та проміжок часу у пункті «Автосохранение каждые … минут». 

Робота  з об’єктами

    Процесор Word дає змогу використовувати об'єкти, створені іншими спеціалізованими редакторами, завдяки технології зв'язування та вкраплення об'єктів OLE.

Зв'язаний об'єкт, який перебуває у файлі-приймачі, відображає стан даних файла-джерела  на даний момент. У випадку зміни  інформації у файлі- джерелі, відповідні зміни відбудуться у файлі-приймачі. Такий механізм забезпечує актуальність даних документа, розмір файлу-приймача не збільшується, однак недоліком є те, що файл-приймач не може бути оновлений або відредагований у разі відсутності файла-джерела.

Вкраплений  об'єкт вміщує дані зовнішньої програми, які зберігаються в документі Word . Для редагування таких даних потрібно двічі клацнути в межах вкрапленого об'єкта для запуску зовнішньої програми. Дані документа змінюються за умови безпосереднього редагування у вкрапленому редакторі. Недоліком є збільшення розміру файлу. 

     Упровадження  списків

     Списком у Microsoft Word називають перелік певних елементів, які супроводжуються  спеціальними символами (маркерами) або  цифрами (римськими або арабськими).

     Списки  розрізняють за типами:

     ·                      маркировані;

     ·                      нумеровані;

     ·                      багаторівневі.

   Маркировані та нумеровані списки можна створювати за допомогою як кнопок на панелі інструментів, так і за допомогою пункту меню Формат/Список…, а багаторівневі списки створюються здебільшого за допомогою пункту меню Формат/Список…

Для створення  маркированого списку можна натиснути кнопку «Маркеры», або викликати пункт меню Формат/Список…/ вкладинка Маркированный. Потім із запропонованих типів маркерів вибрати потрібний і натиснути на Ok. Вибраний маркер з’явиться на початку абзацу, тепер можна поступово вводити кожний елемент списку, натискаючи після введення чергового елементу на клавішу Enter. По закінченні формування списку знову натискається кнопка «Маркеры», або натискається клавіша Enter без уведення нового елементу списку.

   Багаторівневий список схожий за параметрами на нумерований список, проте відрізняється тим, що може містити підпункти — рівні та підрівні, як, наприклад, складний план. Для створення багаторівневого списку викликається пункт меню Формат/Список…/вкладинка Многоуровневый: 

     Упровадження  символів, яких немає  на клавіатурі

     Так можна впроваджувати грецькі  літери, спеціальні символи і т.д. Викликається пункт меню Вставка/Символ…

Вкладка Символы дозволяє вставляти символи: треба мишкою вибрати потрібний символ, а потім натиснути на кнопку Вставить, після чого натиснути на кнопку Закрыть.

Для вставляння спеціальних символів вибирається  вкладинка Специальные символы:

Вибирається потрібний символ, кнопка Вставить, потім кнопка Закрыть.

Також можна впроваджувати спеціальні символи та елементи за допомогою  комбінацій клавішів (розрив сторінки CTRL+ENTER; розрив колонки CTRL+SHIFT+ENTER; м’яке перенесення CTRL+ДЕФІС та ін.)

      

     Робота  з Автотекстом

     Автотекстом називають фрагменти тексту або  графічні елементи, які можуть вставлятися у документ стільки разів, скільки потрібно користувачу. На відміну від буфера обміну, зміст якого втрачається після закінчення сеансу роботи з комп’ютером, елементи автотексту зберігаються постійно під унікальними короткими іменами і можуть викликатися за своїм іменем будь-коли під час роботи з Microsoft Word.

Для створення Автотексту потрібно виділяється фрагмент, вибирати пункт меню Вставка/Автотекст/Создать..., або просто натиснути клавіші ALT+F3:

Замість запропонованого імені набирається  нове, коротке ім’я і натискається Ok. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

20. Функції табличного редактора  EXCEL. Вбудовані функції та їх типи. Структура функції. Категорії функції. Логічні функції, математичні функції, статистичні, фінансові, функції посилань і масивів.

 

Функції табличного редактора

  Функціями в Microsoft Excel називають об'єднання декількох обчислювальних операцій для розв’язання визначеної задачі. Функції в Microsoft Excel являють собою формули, що мають один або декілька аргументів. В якості аргументів указуються числові значення або адреси вічок.

 Табличний процесор Excel – найпопулярніший на сьогоднішній день табличний редактор. Він дозволяє легко оперувати з цифрами, володіє зручним інтерфейсом, має програмний засіб для проектування електронних таблиць.

Функції табличного редактора:

• швидка побудова таблиць будь-якої форми одноразового і багаторазового користування і збереження на магнітному носії у вигляді окремого файлу з подальшим читанням;
• можливість обробки таких типів даних, як числа, дати, формули. Можливе введення текстової і вставка графічної інформації;
• підтримку форматів файлів найрізноманітніших програмних продуктів (у тому числі Lotus 1-2-3);
• імпорт і експорт табличних даних із зовнішніх баз даних (з можливостями попереднього відбору);
• можливість коригування вже створеної таблиці (переміщення рядків і стовпців, їх копіювання, видалення і так далі);
• використання великої бібліотеки стандартних функцій (математичних, тригонометричних, статистичних, бухгалтерських та ін.);
• можливість вибору колірного оформлення таблиці, а також вибору різних шрифтів і стилів, включаючи автоформатування;
• імпорт графічних об'єктів в таблицю (підтримка OLE -технологии);
• захист таблиці від несанкціонованого доступу;
• засоби формування професійних звітів, а також можливість використання форм Microsoft Access для цих цілей;
• наявність механізму майстрів які дозволяють автоматизувати виконання операцій (наприклад, майстер діаграм або майстер функцій);
• представлення даних таблиці у вигляді двох і тривимірних графіків і діаграм. Містить різноманітні інструменти для редагування графіків і діаграм включаючи засоби для створення змішаних двомірних графіків;
• впорядковування, видалення, копіювання, знаходження по умові даних в таблиці;
• одночасне відкриття декількох робітників книг, в кожній з яких можна створювати і працювати з різними таблицями;
• зв'язку таблиць, тобто автоматичне перенесення інформації з однієї таблиці в іншу;
• автоматизовану обробку таблиць за допомогою макрокоманд а також модулів на вбудованій мові програмування Visual Basic for Application;
• аналіз структури таблиці: будуються дерева залежності між елементами таблиці. Тим самим відпала нужда вручну відстежувати взаємозв'язок осередків, визначати чому змінилася інформація в цьому осередку і, навпаки, які осередки змінюються разом з нею;
• аналіз впливу змін одних даних на інші, завдяки чому можна прогнозувати розвиток економічних процесів;
• реалізацію матричних і оптимізаційних обчислень;
• підтримку роботи в мережі;
• інтелектуальне реагування на дії користувача - система передбачає дії користувача і допомагає йому виконати їх;
• підтримку технології drag - and - drop.

 

Вбудовані функції та їх типи

  Excel містить більше ніж 400 вбудованих функцій. Функція має ім'я і список аргументів у круглих дужках. Аргументами можуть бути числові та текстові, константи, клітинки, діапазони клітинок. Деякі функції доступні лише тоді, коли відкрита відповідна надбудова. Для відкриття надбудови слід виконати команду Сервис/Настройки і у діалоговому вікні Настройки вказати надбудови, які треба відкрити.

Ввести  функції у формулу можна вручну або з використанням майстра  функцій. Для роботи з майстром функцій слід натиснути кнопку Мастер функций панелі інструментів Стандартная або виконати команду Вставка/Функции. При цьому відкривається діалогове вікно Мастер функций, в якому можна вибрати категорію функцій. При виборі категорії в поле Функций виводиться список функцій даної категорії. У цьому списку можна вибрати потрібну функцію. У рядку стану виводиться короткий опис функції.

Вбудовані функції - заздалегідь визначені формули, що виконують обчислення за певними величинами, які називають аргументами, і в зазначеному порядку. Дозволяють спростити формули користувачів.

У вкладених  функціях одні функції використовуються як аргументи інших. Дозволяється глибина  вкладення до 64 рівнів.  

Структура функцій 

1. Структура функції починається із знаку рівності (=), за ним слідує ім'я функції, відкриваюча дужка, список аргументів, розділених комами, закриваюча дужка.  
2. Ім'я функції. Для появи списку доступних функцій клацніть вічко і натискуйте клавіші Shift+f3.
3. Аргументи. Існують різні типи аргументів: число, текст, логічне значення (ІСТИНА і БРЕХНЯ), масиви, значення помилки  (наприклад #Н/Д), або заслання на вічко. Як аргументи використовуються  константи, формули, або функції. У кожному конкретному випадку необхідно  використовувати відповідного типа аргументу.
4. Спливаюча підказка аргументу. Спливаюча підказка з синтаксисом і аргументами з'являється після введення функції.

 

Категорії функцій

  У Microsoft Excel використовується більше 100 функцій, об'єднаних по категоріях:

Функції роботи з базами даних можна використовувати, якщо необхідно переконатися в тому, що значення списку задовольняють умові.