Моделирование систем баз данных

Итоговые запросы значительно  отличаются от обычных. в них можно  использовать два типа полей. Существуют поля, по которым осуществляется группировка данных, и поля, для которых проводятся вычисления. Дополнительно можно включить еще поля для определения условий запроса.

Для того, чтобы составить итоговый запрос, находясь в режиме конструктора запроса, следует воспользоваться командой меню Вид/Групповые операции. В результате чего в бланке запроса появится строка «Групповая операция». Затем для соответствующего поля из списка необходимо выбрать функцию «Группировка», а для поля, по которому проводятся вычисления необходимо выбрать соответствующую функцию. Наиболее часто используются следующие функции: SUM (Суммирование), COUNT (подсчет количества элементов), Avg (Нахождение среднего арифметического значения).

Покажем создание итогового запроса в виде технологической диаграммы:

"Итоговый запрос": =Запросы Создать НОВЫЙ ЗАПРОС (Конструктор ОК) ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ ("Добавление очередной таблицы"… Закрыть) ГЛ(Вид Групповые операции) ЗАПРОС НА ВЫБОРКУ (отбуксировать мышью поле группировки из списка полей таблицы в бланк запроса групповые операции {группировка} отбуксировать мышью поле вычислений из списка полей таблицы в бланк запроса групповые операции {Sum|Count|Avg} Вывод на экран закрыть окно запроса) ®СОХРАНИТЬ ИЗМЕНЕНИЯ ЗАПРОСА (Да) СОХРАНЕНИЕ (ввод имени запроса ОК)

Запросы обеспечивают быстрый и  эффективный доступ к данным, хранящимся в таблице. Поэтому они представляют собой важное дополнение к таблицам.

При создании таблиц с помощью Access можно заметить, что программа не разрешает использовать вычисляемые поля. Кроме того, Access почти всегда автоматически сортирует таблицы по первичному ключу. Не существует также возможности выбрать другой критерий сортировки, например, по вторичному ключу.

Все эти проблемы легко решаются с помощью запросов. Благодаря  запросам можно не только выполнить  сортировку или вычислить выражения, но, например, свести вместе данные из связанных таблиц.

При выполнении запроса Access считывает данные из таблиц и отображает результат исполнения в режиме таблицы. При этом следует учитывать, что результат выполнения запроса не сохраняется. Данные всегда хранятся только в таблицах. В запросе Access хранит только инструкции о том, как должны быть организованы данные в результате выполнения запроса. В Access результат запроса можно всегда использовать так же, как таблицу. Так, например, на основании запроса можно разработать форму или отчет.

Формы являются наиболее удобным средством отображения данных в Access.

Преимущество формы для ввода  и редактирования данных состоит  в простоте и наглядности, так  как записи таблицы или запроса  представлены в форме в удобном  виде. В режиме формы пользователь сможет в полной мере воспользоваться  возможностями, предоставляемыми графической средой Windows (различные шрифты, графика и т.д.).

Еще одним преимуществом форм является то, что в них можно отобразить всю информацию, содержащуюся в каждой записи, в то время как в режиме таблицы часть полей может  выходить за границу экрана. В формах пользователь самостоятельно определяет, сколько места должно быть отведено для представления конкретной информации.

С помощью мастера форм простые  формы можно создавать за несколько  секунд.

"Создание простой формы": =Формы Создать НОВАЯ ФОРМА (Мастер форм Источник данных ОК) СОЗДАНИЕ ФОРМ ((Выбрать мышкой поле, информацию из которого необходимо включить в форму vv)… Далее) Выберите внешний вид формы{в один столбец|ленточный|табличный|выровненный} Далее Выберите требуемый стиль Далее Задайте имя формы Готово)

Большая часть данных, представленных в форме, берется из таблицы или  запроса. Другая информация, несвязанная ни с таблицей, ни с запросом,  хранится в макете формы. В макете формы хранится поясняющий текст, вычисленные значения выражений, графические элементы.

Для создания связи между формой и записями таблицы, являющейся источником данных формы, используются графические объекты, называемые элементами управления. Чаще всего для отображения и ввода данных используется поле. Кроме того, могут использоваться поля со списком, флажки, с помощью которых можно ускорить ввод в логические поля, переключатели, подчиненные формы, кнопки и так далее. Пользователь может самостоятельно изменять макет формы, открыв ее в режиме конструктора. Разработав удобные формы, пользователь может превратить базу данных в АРМ (автоматизированное рабочее место) специалиста в данной предметной области.

Для открытия формы следует дважды щелкнуть мышью на имени открываемой  формы или нажать кнопку Открыть.

Редактирование данных в форме  осуществляется таким же образом, что  и в режиме таблицы.

Следующий элемент СУБД Access – это отчеты. Отчеты позволяют представить и распечатать данные в соответствии с требованиями пользователя. Причем возможности оформления данных для вывода на печать почти настолько же гибки, как и возможности отображения их на экране.

Отчеты очень похожи на формы. Так, например, режимы конструктора форм и конструктора отчетов почти идентичны. Это так же касается панели инструментов, панели элементов, а также средств, предназначенных для размещения и работы с элементами управления.

При работе над отчетом можно  использовать те же области, что и при создании форм: области заголовка и примечания, области заголовка и примечания, области верхнего и нижнего колонтитулов, а также область данных. Кроме того, можно включить в отчет до четырех областей для полей, по которым осуществляется группировка записей.

Access печатает верхний колонтитул вверху каждой печатной страницы. Нижний колонтитул размещается в конце каждой печатной страницы. В отличии от них, заголовок отчета печатается один раз в начале, а примечание отчета – один раз в конце отчета.

Однако между формами и отчетами имеется существенное различие –  отчеты предназначены исключительно  для вывода данных на печать. В них  отсутствует необходимость наличия  управляющих элементов для ввода  данных.

Следующие объекты СУБД Access – макросы и модули. Макросы предназначены для автоматизации повторяющихся действий. Если макросов станет недостаточно, нужно обратиться к интегрированному в Access языку программирования VBA. Basic является наиболее доступным языком программирования в мире. С другой стороны, Access Basic обеспечивает очень высокую производительность. В настоящем учебном пособии не ставится задача рассмотреть возможности Access по созданию макросов и модулей на языке VBA.

назад | содержание

Пример разработки базы данных  

 

В данном разделе будет рассмотрена  достаточно простая предметная область, на примере которой будут показаны основные этапы проектирования баз данных.

Условное название предметной области  – "Винная карта", в ней указаны  сорта и названия вин, их прочие характеристики вместе с данными о заводах-изготовителях  данных вин. Главный объект предметной области – вина, экземплярами данного  объекта будут конкретные марки вин, обладающие одними и теми же наборами свойств. Еще одним, не менее важным объектом являются заводы-изготовители вин, экземпляры этого объекта – винные заводы и фабрики. Каждой марке вина, также как и каждому изготовителю присваивается уникальный номер – код. Данная предметная область содержит информацию, полезную как просто потребителям вина, так и заказчикам оптовых закупок, которые могут получить важную информацию о производителях продукции, интересующей их. При работе с данной системой данных пользователь должен иметь возможность создавать сложные запросы, связанные с характеристиками обоих объектов, и получать на эти запросы достоверную, удовлетворяющую его информацию, представленную отношениями в нормальной форме. 

Проектирование данных

Для того чтобы получить оптимальную  выгоду от использования БД, следует  провести проектирование данных, т.е. определить и выбрать самые необходимые, ценные и часто требующиеся характеристики объектов отношений данной предметной области.

Для отношения "Изготовители" наиболее существенными являются:

название;

страна;

область;

район;

населенный пункт;

адрес;

контактный телефон;

число работников;

фамилия директора.

Для отношения "Вина" выбрана  следующая система данных:

название вина;

разновидность;

год урожая – срок, указывающий в каком году было собрано винное сырье (виноград) и начался непосредственно процесс производства напитка. Данный параметр очень часто интересует клиентов, т.к. чем больше лет вину – тем лучше его вкусовые качества, и тем дороже оно будет стоить;

цвет – также одна из важных характеристик;

сладкое вино или сухое;

вместимость тары;

содержание спирта (в % от общего объема).

Инфологическое проектирование

Составление инфологической модели начинается после словесного описания предметной области. В предыдущем разделе были выделены два объекта – "Изготовитель" и "Вино". Рассмотрим эти сущности более подробно.

Объект "Изготовитель".

Атрибут-идентификатор данного  объекта - "Код изготовителя" (рисунок 39). Атрибут "Название" является статическим и представляет собой документально зарегистрированное слово либо словосочетание из определенного зарезервированного домена - у каждого экземпляра объекта "Изготовитель" значение атрибута "Название" индивидуальное и отличное от других.

Рисунок –39 

Атрибут "Страна" также является статическим, но значения данного атрибута могут быть одинаковыми для нескольких экземпляров рассматриваемого объекта. Описание атрибутов "Область" и "Район" аналогично описанию атрибута "Страна". Атрибут "Адрес" - динамический и его значение - индивидуально для каждого экземпляра объекта. Атрибут "Контактный телефон" - динамический, его доменом является диапазон чисел - номеров телефонов. Атрибут "Численность работников" - динамический, указывающий на численность обслуживающего персонала для каждого экземпляра объекта. Атрибут "Фамилия директора" - также динамический.

Объект "Вино".

Атрибут-идентификатор данного  объекта - "Код вина" (рисунок 40).

Рисунок – 40

Атрибут "Название" - статический  и у каждого экземпляра объекта "Вино" значение этого атрибута уникально и отличное от других. Атрибут "Разновидность" - статический, его значения принадлежат определенному домену, содержащему шесть обозначений видовых характеристик вина, характеризующих его с потребительской стороны. У нескольких экземпляров объекта может быть одинаковое значение этого атрибута. Атрибут "Год урожая" - динамический, неиндивидуальный для каждого экземпляра объекта, и его значения принадлежат домену: (1995 - 2001). Атрибут "Цвет" - статический, повторяющийся. Домен значений состоит из трех: красное, белое, розовое. Атрибут "Сладкое или сухое" - статический, повторяющийся, его домен: сладкое, Полусладкое, Сухое, Полусухое. Атрибут "Вместимость тары" - динамический, повторяющийся, его домен: (0,5 - 0,7). Атрибут "Содержание спирта" - статический, повторяющийся, его домен: (6% - 22%). Атрибут "Код изготовителя" является вторичным ключом, связывающим обе сущности связью "Один-ко-многим".

Для дальнейшего проектирования БД необходимо оценить количество меняющихся экземпляров в процентах от общего числа экземпляров. В данном случае для объекта "Изготовители" количество меняющихся экземпляров в процентах равно 40%, а для объекта "Вино" - 33,3%.

Теперь необходимо в табличной  форме сделать описание объектов предметной области "Винная карта" (таблица 7). 

Таблица - 7. Описание объектов

Название объекта	Обозначение объекта	Количество экземпляров	Процент изменений	Связанные объекты
Изготовитель	Marker	5	40%	Вино
Вина	Vino	18	33,3%	Изготовитель

 

 Кроме того, в  табличном виде необходимо оформить описание атрибутов каждого из объектов (таблицы 8,9). 

Таблица - 8. Описание атрибутов  объекта "Изготовитель"

Название атрибута	Обозначение атрибута	Динами-чность	Область возможных значений	Вывод значений
Код изготовителя	Code1	S	текстовый	**********
Название	Nickname	S	текстовый	**********
Страна	Country	S	текстовый	**********
Область	Region	S	текстовый	**********
Район	Raion	S	текстовый	**********
Населенный пункт	Town	S	текстовый	**********
Адрес	Address	D	текстовый	**********
Контактный телефон	Phone	D	текстовый	**********
Число работников	Workers	D	целое	**********
Фамилия директора	Lastname	D	текстовый	**********

 

 Таблица – 9. Описание атрибутов объекта "Вино"

Название атрибута	Обозначение атрибута	Динамичность	Область возможных значений	Вывод значений
Код Вина	Code2	S	текстовый	**********
Название	Name	S	текстовый	**********
Разновидность	Sort	S	текстовый	**********
Год урожая	Year	D	текстовый	**********
Цвет	Color	S	текстовый	**********
Количество сахара	Type	S	текстовый	**********
Содержание спирта	Alcohol	S	текстовый	**********
Вместимость тары	Volume	D	текстовый	**********
Код изготовителя	Code 1	D	текстовый	**********