Microsoft Office

С помощью электронных таблиц Excel можно впечатывать числа строку за  строкой и столбец за столбцом, будучи вполне уверенным в том, что Excel правильно сложит, вычтет, умножит, разделит и вообще обойдется с ними как следует.

 

ПРИМЕНЕНИЯ ТАБЛИЧНОГО ПРОЦЕССОРА

  С помощью электронных таблиц можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и многое другое.

Табличные процессоры обеспечивают:

• Ввод, хранение и корректировку данных;
• Автоматическое проведение вычислений по заданным формулам;
• Наглядность и естественную форму документов, представляемых пользователю на экране;
• Построение различного рода диаграмм и графиков на основе табличных данных, что особенно важно при решении некоторых задач экономического характера;
• Оформление и печать электронных таблиц;
• Создание итоговых и сводных таблиц;
• Работу с электронными таблицами как с базами данных: сортировку таблиц, выборку данных по запросам;
• Дружественный интерфейс;

Современные табличные процессоры реализуют  целый ряд дополнительных функций:

• Возможность работы в локальной сети;
• Организацию обмена данными с другими программными средствами, например, с системами управления базами данных;
• Возможность работы с трехмерной организацией электронных таблиц;

А также  к функциям табличного процессора относятся:

•   Дата и время;
• Ссылки и массивы;
• Текстовые функции;
• Проверка свойств и значений;

РАБОТА С БАЗОЙ ДАННЫХ.

Обработка данных в табличном процессоре Microsoft Excel включает в себя:

• Проведение различных вычислений с использованием мощного аппарата функций и формул;
• Исследование влияния различных факторов на данные;
• Решение задач оптимизации;
• Получение выборки данных, удовлетворяющих определенным критериям;
• Построение графиков и диаграмм;

Оформление таблиц может самым  разнообразным (а это немаловажно, когда нужно распечатать прайс-лист, справку или презентационный  материал), возможности форматирования данных – как в хорошем текст-процессоре: можно менять шрифты, начертания, выделять строки, столбцы или отдельные ячейки текста цветом (в особенности, если у вас цветной принтер), рамочками и линеечками, закрашивать области фоном или цветом, строить по табличным данным графики и диаграммы, вставлять в таблицу картинки и т.д.

 

СТРУКТУРА ИНТЕРФЕЙСА

Вспомогательная область управления включает:

• строку состояния;
• панели инструментов;
• вертикальную и горизонтальную линейки прокрутки.

  Панель инструментов (пиктографическое меню) содержит определенное количество кнопок (пиктограмм), предназначенных для быстрой активизации выполнения определенных команд меню и функций программы. Чтобы вызвать на экран те области таблицы, которые на нем в настоящий момент не отображены, используются вертикальная и горизонтальная полосы прокрутки.

  Строка ввода отображает вводимые в ячейку данные. В ней можно просматривать или редактировать содержимое текущей ячейки. Особенность строки ввода – возможность видеть содержащуюся в текущей ячейке формулу или функцию, а не результат расчета.

 Имена строк – это их номера. Нумерация строк начинается с 1 и заканчивается максимальным числом, установленным для данной программы. Имена столбцов – это буквы латинского алфавита сначала от А доZ, затем от АА до АZ, ВА до ВZ и т.д.

   Максимальное количество строк и столбцов определяется особенностями используемой программы и объемом памяти компьютера, например, в табличном процессоре Excel 256 столбцов и более 16 тысяч строк. Пересечение строки и столбца образует ячейку таблицы, имеющую свой уникальный адрес. Для указания адресов ячеек в формулах используются ссылки (например, А2 или С4).

  Активная ячейка обычно выделяется жирной рамкой. Адрес и содержимое текущей ячейки выводятся в строке ввода электронной таблицы. Перемещение курсора, как по строке ввода, так и по экрану осуществляется при помощи клавиш управления курсором или мыши.

 

ОКНО, РАБОЧАЯ КНИГА, ЛИСТ

  Основные объекты обработки информации – электронные таблицы – размещаются табличным процессором в самостоятельных окнах, и открытие или закрытие этих таблиц есть, по сути, открытие или закрытие окон, в которых они размещены. Табличный процессор дает возможность открывать одновременно множество окон, организуя тем самым «многооконный режим» работы. Существуют специальные команды, позволяющие изменять взаимное расположение и размеры окон на экране. Окно, с которым в настоящий момент мы работаем, называется текущим (активным).

  Рабочая книга представляет собой документ, содержащий несколько листов, в которые могут входить таблицы, диаграммы или макросы. Мы можем создать книгу для совместного хранения в памяти интересующих нас листов и указать, какое количество листов она должна содержать. Рабочая книга, как правило, сохраняется в одном файле.

 

ПРИМЕР РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННОЙ  ТАБЛИЦЕЙ

   Выполнить расчет по стоимости приобретения товаров у различных фирм. Все показатели приведены в некоторых условных единицах.

Объем партии товаров 200 единиц.

Наименование фирмы	Цена товара без скидки	Стоимость товара без скидки	Процент скидки	Удалённость поставщика (км)	Стоимость со скидкой и доставкой
Фирма А	100		10%	100
Фирма Б	150		12%	45
Фирма В	120		12%	55
Фирма Г	210		15%	20
Всего

  Цена доставки 1 единицы продукции 0,5 у.е. за 1 км. Фирма предоставляет скидку, если стоимость товаров (без скидки) не менее 30 000 у.е.

  Отметить наиболее выгодную фирму (по стоимости товаров со скидкой и доставкой другим цветом).

 Построить гистограмму. На оси Х отложены фирмы, по левой оси У - «стоимость товаров без скидки» и «стоимость со скидкой и доставкой» по правой оси У – «удаленность поставщика».При выполнении вычислений все значения округлить до сотен.

Решение:

I Найдём цену доставки для каждой фирмы:

Фирма А:

 Встанем на ячейку I 3 и введем формулу нахождения цены доставки перемножения цены доставки 1 единицы продукции 0,5 у.е. за 1 км. на удаленность поставщика (=0,5*F3).

Так как ячейка F 3 содержит число 100, то при умножении его на 0,5 получаем 50.

Фирма Б:

Для этого встанем на ячейку I 4 и  введем формулу (=0,5*F4). Так как ячейка F 4 содержит число 45, то при умножении  его на 0,5 получаем конечный результат в ячейке I 4 цену доставки 22,5.

Фирма В:

Для этого встанем на ячейку I 5 и  введем формулу (=0,5*F5). Так как ячейка F 5 содержит число 55, то при умножении  его на 0,5 получаем конечный результат  в ячейке I 3 цену доставки 27,5.

Фирма Г:

  Для этого встанем на ячейку I 6 и введем формулу (=0,5*F6). Так как ячейка F 6 содержит число 20, то при умножении его на 0,5 получаем конечный результат в ячейке I 3 цену доставки 10.Найдём значение ячейки I 7. Для этого солжем результаты, полученные в ячейках I 3, I 4, I 5, I 6 (=I3+I4+I5+I6). В итоге в ячейке

I 7 получаем число 110 - результат  сложения четырех ячеек.

II Найдем стоимость товара без скидки для каждой фирмы:

Фирма А:

  Встаём на ячейку С3 и вводим формулу (=B3+I3).Так как ячейка B 3 содержит число 100, а ячейка I 3 число 50, то при сложении двух ячеек в результате получим число 150-это и есть стоимость товара без скидки для фирмы А.

Фирма Б:

  Встаём на ячейку С4 и вводим формулу (=B4+I4).Так как ячейка B 4 содержит число 150, а ячейка I 4 число 22,5 то при сложении двух ячеек в результате получим число 172,5 .

Фирма В:

  Встаём на ячейку С5 и вводим формулу (=B5+I5).Так как ячейка B 5 содержит число 120, а ячейка I 5 число 27,5 в результате получим число 147,5 .

Фирма Г:

  Встаём на ячейку С6 и вводим формулу (=B6+I6).Так как ячейка B 6 содержит число 210, а ячейка I 6 число 10 то при сложении двух ячеек в результате получим число 220-это и есть стоимость товара без скидки для Фирмы Г.

Найдём значение ячейки С 7 .Для этого сложим результаты, полученные в ячейках С 3, С4, С 5, С 6 (=С3+С4+С5+С6). В итоге в ячейке С 7 получаем число 690 - результат сложения четырех ячеек.

III «Всего».

Для того, что бы высчитать «всего»  для стоимости товара и доставки необходимо кол-во единиц (200) умножить на значение 1 единицы.

Фирма А:

  В ячейке D3 вводим формулу (=С3*200), где С3-150 .Перемножая 150 и 200 получаем 30000 –это и есть стоимость всего товара для нашей фирмы.

Фирма Б:

   В ячейке D4 вводим формулу (=С4*200), где С4-172,5 т. е. цена товара для фирмы Б.Перемножая 172,5 и 200, получаем 34500.

 В ячейке D5 вводим формулу (=С5*200), где С5-147,5 т. е.цена товара для фирмы В. Перемножая 147.5 и 200, получаем 29500.

 В ячейке D6 вводим формулу (=С6*200), где С6-220 т. е.цена товара для фирмы Г.

 Перемножая 220 и 200, получаем 44000-это стоимость всего товара для фирмы Г.

 Для того, что бы найти стоимость товара всех фирм в сумме необходимо «всего» всех фирм поочерёдно сложить :встаём на ячейку D7 и вводим формулу(=D3+D4+D5+D6), т. е. 3000+34500+29500+44000=138000.

Для того, что бы высчитать «всего»  для доставки, делаем те же операции.

Фирма А:

  Встаём на ячейку J3 и вводим формулу (=I3*200). Результат будет 10000 для фирмы А.

Фирма Б:

Встаём на ячейку J4 и вводим формулу (=I4*200), где I4=22,5 цена доставки умноженная на 200. Результат будет 4500 для фирмы Б.

Фирма В:

  Встаём на ячейку J5 и вводим формулу (=I5*200), где I5=27,5 цена доставки умноженная на 200. Результат будет 5500 для фирмы В.

Фирма Г:

Встаём на ячейку J6 и вводим формулу (=I6*200). Результат будет 2000 для фирмы  Г. Для того, что бы найти цену доставки для всех фирм необходимо «всего» всех фирм сложить :

Встаём на ячейку J7 и вводим формулу(=J3+J4+J5+J6)т.е.10000+4500+5500+2000=22000 IV Стоимость товара со скидкой и доставкой: Фирма. А

Встаём на ячейку G3 и вводим формулу, в которой используем функцию «Если»:=Если(D3>=$B$9;((B3+I3)-((B3+I3)*E3)/100;(B3+I3)

По аналогии рассчитываем фирмы  Б,В и Г, только со соответствующими значениями.

Если(D3>=$B$9;-это условие ((B3+I3)-((B3+I3)*E3)/100;-истина ;(B3+I3)-ложь

Только при условии, если стоимость  товара >= 30000(В9),тогда скидка предоставляется в противном случае скидки не будет. А результатом ячейки G7 будет сумма стоимости товара всех фирм.

V «Всего» для стоимости товара. Кол-во единиц (200) умножаем на Значение 1 ед.

Фирма А:результат=27000

Фирма Б:результат=30360

Фирма В:результат=29500

Фирма Г:результат=37400

Результатом ячейки Н7 будет сумма  результатов предыдущих ячеек т. е. 27000+30360+29500+37400=124260 VI Наиболее выгодная фирма А .

VII Гистограмма.

Для того, что бы построить гистограмму  необходимо выделить всё таблицу  в Excel затем, нажимаем «Вставка» на панели кнопок и выбираем пункт Диаграмма, и выбираем подходящую нам гистограмму.

 

 

 

Microsoft Access

 

База данных – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных.

Реляционная база данных. Практически все СУБД позволяют добавлять  новые данные в таблицы. С этой точки зрения СУБД не отличаются  от программ электронных таблиц (Excel), которые могут эмулировать некоторые функции баз данных.

Существует три принципиальных отличия между СУБД и программами  электронных таблиц:

1. СУБД разрабатываются с целью обеспечения эффективной                  обработки больших объёмов информации, намного больших, чем те, с которыми справляются электронные таблицы.
2. СУБД может легко связывать две таблицы так, что для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в электронных таблицах практически невозможно.
3. СУБД минимизируют общий объём базы данных. Для этого таблицы, содержащие  повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц.

Access – мощное приложение Windows. При этом производительность СУБД органично сочетаются со всеми удобствами и преимуществами Windows.

Как реляционная  СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет одновременно использовать несколько таблиц базы данных. Можно использовать таблицы, созданные в среде Paradox или dBase.

Работая в  среде Microsoft Office, пользователь получает в своё распоряжение полностью совместимые с Access текстовые документы (Word) , электронные таблицы (Excel), презентации (PowerPoint). С помощью новых расширений для Internet можно напрямую взаимодействовать с данными из World Wide Web и транслировать представление данных на языке HTML, обеспечивая работу с такими приложениями как Internet Explorer и Netscape Navigator.

Access специально спроектирован для создания   многопользовательских  приложений, где файлы базы данных являются разделяемыми ресурсами в сети. В Access реализована надёжная система защиты от несанкционированного доступа к файлам.

База данных храниться в одном файле, но профессиональные пользователи предпочитают разделять базу данных на два файла: в одном хранятся объекты данных (таблицы, запросы), в другом объекты приложения (формы, отчёты, макросы, модули).