Место информации и информационных систем в деятельности менеджера

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ 

Вариант № 1

1. Понятие информации. Роль  информации  в развитии экономики.

2. Использование персонального  компьютера в офисной и банковской             

деятельности.

3. Оперативная память компьютера, ее объем и значение для  разных

приложений.

4. Устройства хранения  информации, их преимущества и  недостатки.

5. Понятия внутреннего  и внешнего интерфейса персонального

компьютера.

6. Организация размещения  файлов на устройствах долговременной

памяти,  доступ к ним.

 

Задание №1

Понятие информации

Термин «информация» происходит от латинского слова informatio, означающего разъяснение, изложение, осведомленность.

Информация — сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые воспринимают информационные системы (живые организмы, управляющие машины и др.) в процессе жизнедеятельности и работы.

Применительно к компьютерной обработке данных под информацией понимают некоторую последовательность символических обозначений (букв, цифр, закодированных графических образов и звуков и т. п.), несущую смысловую нагрузку н представленную в понятном компьютеру виде. Каждый новый символ в такой последовательности увеличивает информационный объем сообщения.

Информация в наиболее общем определении — это отражение предметного мира с помощью знаков и сигналов.

Сигналы отражают физические (физико-химические) характеристики различных  процессов и объектов, но лишь для  человека информация, получаемая из внешнего мира, может становиться сведениями, являющимися объектом осознанного  хранения, обмена и преобразования. Человек воспринимает информацию с  помощью органов чувств при непосредственном контакте с объектами внешнего мира, может хранить ее, обрабатывать, в итоге получать новую информацию и передавать ее другим людям, используя знаковую форму н различные инструментальные средства. Чтобы информация способствовала принятию на ее основе правильных решений, она должна характеризоваться такими свойствами, как достоверность, полнота, актуальность, полезность, понятность.

 

Роль информации  в развитии экономики.

В XXI веке роль информации становится все более значимой. Это вызвано  глобальными процессами в мировом  хозяйстве, развитием информационно-коммуникационных технологий (далее ИКТ).Преобразования информационного обеспечения органов власти регионов обусловлены неадекватностью традиционных моделей управления современным информационным возможностям, необходимостью регулирования использования потоков информации, накопленной в территориальных органах статистики. Совершенствование технологии информационного обеспечения стало приоритетным направлением оптимизации управленческих процессов.

Интеграция России в мировую  экономическую систему сопровождается изменением институциональной среды: формированием новых норм и правил хозяйственного взаимодействия, новых  институтов, полиморфизма собственности, значительным ростом числа субъектов  хозяйственной деятельности. Переход  от централизованной к рыночной экономике  вызвал реформирование российской системы измерения уровня социально-экономического развития страны и ее регионов с учетом опыта зарубежных стран.

Активно проводимая в настоящее  время административная реформа  требует осуществления органами государственной власти оперативного мониторинга и оценки состояния  социальной и экономической сфер региона. Несмотря на большое внимание к проблемам информационного  обеспечения процессов управления развитием региона со стороны  ученых-экономистов, в российской науке  еще не сложилось системного представления  о единой научной концепции информационно-аналитического обеспечения органов власти субъектов  РФ.

На современном этапе  остро ощущается необходимость  разработки концептуальных основ формирования региональной информационно-аналитической  системы в контексте теорий эволюционной, институциональной, информационной экономики, что позволит критически обобщить ранее  выдвинутые и новые концепции  с учетом перспективы создания информационного  общества в России. Проблемы обоснования  возможностей и перспектив использования  региональной статистической информационно-аналитической  системы (далее РСИАС) как одного из методов совершенствования управления развитием региона и разработки предложений по ее использованию  в информационном обеспечении управления развитием региона, принятия и реализации управленческих решений, осуществления  мониторинга, контроля и оценки социально-экономического развития региона являются актуальными и перспективными.

Задание №2

Использование персонального  компьютера в офисной и банковской деятельности

Автоматизация банковских технологий в нашей стране прошла несколько  этапов своего развития.

Первоначально это были достаточно простые программные продукты, которые  автоматизировали отдельные аспекты  банковской деятельности на базе традиционных СУБД.

Процесс автоматизации банковских технологий перешел на новый этап в конце 80-х начале 90-х годов. Это  напрямую связано с банковской реформой 1989 года, когда на рынке банковских услуг появились коммерческие банки (КБ).

С развитием финансового  и фондового рынков сфера деятельности КБ расширялась, возрос и объем перерабатываемой информации.

В новых условиях стал неизбежным переход к комплексной автоматизации  банковской деятельности.

В силу различия банков по размерам, структуре, используемой методологии, т.е. всех тех параметров, которые, в  первую очередь, характеризуют банк как объект приложения информационных технологий, расширился круг используемых ими АБС.

На рынке программных  средств банковских технологий появились  организации поставщики, такие как, ' Программ банк ', ' Инверсия ', ' Асофт ', ' Rstyle ', 'Diasoft ' и другие, которые начали активно удовлетворять имеющийся спрос.

Выбор банками тех или  иных систем автоматизации связан, как правило, с соотношением цена - надежность - производительность.

Многим банкам, имеющим  разнородный компьютерный парк, широкую  сеть филиалов и отделений, приходится решать проблему не только собственной  сетевой интеграции, но переходить на планирование всей системной инфраструктуры информационной технологии.

В инфраструктуре следует  выделить пять составляющих:

-информационное обеспечение;

-техническое оснащение;

-программные средства;

-системы связи и коммуникации (внутренние и внешние );

-системы безопасности, защиты  и надежности.

Состав информационного  обеспечения, его организация определяются составом поставленных перед банком задач. К традиционным для любого банка задачам относится операционная (расчетно-кассовая) деятельность. Автоматизация  этого участка работы может решить многие проблемы большинства малых  и средних банков на сегодняшний  день. При таком подходе банковская технология строится на программном  продукте 'Операционный день банка' (ОДБ). Он включает в себя такие программы, как 'Ведение банковских договоров', 'Платежные поручения', 'Касса', 'Ведение  неторговых операций', 'Ведение переводных операций' и другие.

Для обеспечения комплексности  автоматизации банковской деятельности требуется ряд важных программных  средств, позволяющих оценить состояние  банка на любой момент времени, вести  скоростной обмен информацией со своими филиалами и отделениями, а также с другими банками, осуществлять разноску сумм по корреспондентским  счетам, их обработку и другие функции. Сюда можно отнести так называемую систему 'Клиент_банк', дающую возможность клиенту банка осуществлять платежи и проводить другие операции, минуя операциониста и не выходя из своего офиса.

Важным традиционным направлением банковской деятельности является кредитование, приносящее, как правило, до 75% дохода банка. Автоматизация этой сферы  деятельности позволяет не только вести  автоматизированный контроль за прохождением платежей, но и, что наиболее важно, прогнозировать состояние банка  как с точки зрения получения  денег, так и по предстоящем выплатам по привлеченным средствам.

Кроме традиционных направлений  в комплексную систему организации  деятельности органично должно входить  решение таких задач, как автоматизация  работы с ценными бумагами, дилинг, биржевые операции, организация межбанковского обмена электронными копиями документов, аналитическая оценка деятельности банка и его клиентов и многие другие.

Решение комплексных задач  автоматизации возможно лишь с привлечением современных программно_аппаратных средств. Поэтому сейчас наметилась тенденция приобретения банками мощных компьютеров и развитого ПО. Наряду с этим, банки активно разрабатывают собственное ПО. Расширяется использование банками сетевых технологий.

3.1. Автоматизация офиса

Характеристика и назначение

Исторически автоматизация  началась на производстве и затем  распространилась на офис, имея вначале  целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация  офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые  увидели в ней возможность  повысить производительность своего труда.

Автоматизация офиса (рис. 3.1) призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Используясь совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией. Автоматизированный офис привлекателен  для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что  поддерживает внутрифирменную связь  персонала, но также потому, что предоставляет  им новые средства коммуникации с  внешним окружением. Информационная технология автоматизированного  офиса – организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией. Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для  группового решения проблем. Они  позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться  с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования  автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами  решений в результате их более  совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

 

В настоящее время известно несколько десятков программных  продуктов для компьютеров и  некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации  офиса: текстовый процессор, табличный  процессор, электронная почта, электронный  календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

Основные компоненты

База данных. Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде базы данных.

Полученная из баз данных информация может быть использована и в некомпьютерных технических  средствах для передачи, тиражирования, хранения.

Текстовый процессор. Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Он позволяет добавлять или удалять слова, перемещать предложения и абзацы, устанавливать формат, манипулировать элементами текста и режимами и т.д. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.

Электронная почта. (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Это ограничение, по мнению многих исследователей, не является слишком важным, поскольку в пятидесяти случаях из ста служебные переговоры по телефону имеют целью лишь получение информации. Для обеспечения двухсторонней связи придется многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться другим способом коммуникации.

Электронная почта может  предоставлять пользователю различные  возможности в зависимости от используемого программного обеспечения. Чтобы посылаемое сообщение стало  доступно всем пользователям электронной  почты, его следует поместить  на компьютерную доску объявлений, при желании можно указать, что это частная корреспонденция. Вы также можете послать отправление с уведомлением о его получении адресатом.