МИНИСТРЕСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Санкт-Петербургский  государственный  университет 

сервиса и экономики

НОВГОРОДСКИЙ  ФИЛИАЛ 

Кафедра «Общих гуманитарных дисциплин» 
 
 
 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ  РАБОТА

Дисциплина  «_____________________________________________»

Тема  «_________________________________________________» 
 
 
 
 
 

                                                                                          Выполнил:

                                                                              студент ____ курса ____группы

                                                                            специальности________________

                                                                             ____________________________

                                                                             ____________________________

                          Ф.И.О. студента

                                                                            № зачетной книжки:___________

                                      Проверил:

                                                                             ____________________________

                                                                                                               Ф.И.О. преподавателя 
 
 
 
 
 

Великий  Новгород

2010 
 

1.Современные  офисные пакеты 

Самым распространенным в мире офисным пакетом является Microsoft Office. По данным IDC, это приложение установлено более чем на 95% персональных компьютеров. 
Пакет Microsoft Office Standard Edition 2003 включает программы: Word 2003, Excel 2003, Outlook 2003, PowerPoint 2003. Возьмем в пример Word 2003 и Excel.

Microsoft Word - это  многофункциональная система обработки  текстов, обладающая полным набором  средств, необходимых для быстрого создания и эффективной обработки документов практически любой степени сложности (рис. 2.1). 
Microsoft Word - настолько широко распространенный текстовый процессор, что его файловый формат (.doc) стал стандартом дефакто для всех разработчиков офисных приложений. Word обеспечивает редактирование текста, предоставляя пользователю разнообразные инструменты форматирования(на уровне символа, абзацев разделов). 
Форматированием называется изменение внешнего вида текста, при котором не изменяется его содержание.  
На уровне символа программа обеспечивает символьное форматирование (шрифт, размер шрифта, расстояние между символами, полужирный текст, курсив, подчеркивание, цвет текста и т.п.).  
На уровне абзаца осуществляется форматирование абзаца (способ выравнивания, междустрочные интервалы, обрамление абзацев, заливка абзаца, создание маркированных списков и т.д.). 
Программа также позволяет форматировать разделы, то есть участки документа, в пределах которых сохраняют свой формат колонки, колонтитулы, нумерация страниц, сноски, поля и некоторые другие параметры. Совокупность форматирования символов, абзацев и разделов, а также параметров страницы (размер, фон и т.п.) определяет информацию о макете документа. 
Word значительно облегчает работу при форматировании документа, предоставляя возможность использовать стили.  
Стиль - это именованный и сохраненный набор параметров форматирования. Стиль может определять шрифт, его размер, междустрочный интервал, способ выравнивания текста по краям и т.д. Определив стиль, можно быстро применить его к любому фрагменту текста документа. Форматировать текст с помощью стилей намного быстрее, чем изменять вручную каждый элемент форматирования. Использование стиля гарантирует единообразие внешнего вида определенных элементов документа. При внесении изменений в определение стиля весь текст документа, к которому был применен этот стиль, изменится в соответствии с новым определением стиля. В Word есть целый ряд заранее определенных стилей, а также предусмотрена возможность создавать пользовательские. Кроме того, использование стилей позволяет автоматизировать такие процедуры, как составление оглавления и указателей.  
Как правило, в организациях создается множество повторяющихся (типовых) документов, подготовку которых можно ускорить, используя специальные шаблоны. Шаблон позволяет быстро изготавливать новые, аналогичные по форме документы, не тратя времени на форматирование. Шаблоны могут содержать информацию о стилях, стандартных текстах и даже панели инструментов, что позволяет унифицировать и автоматизировать процесс подготовки документов. В комплект поставки Word входят шаблоны многих стандартных документов. 
Таким образом, с помощью программы Word можно быстро оформить приказ, служебную записку, подготовить научно-технический отчет, письмо или любой другой документ, содержащий стандартные элементы. 
Word предлагает встроенные средства графики, позволяющие включать в текст схемы, чертежи и диаграммы. 
Важной особенностью программы является возможность поиска и замены фрагментов текста, сравнения версий документов, проверки правописания. 
В Word 2003 реализованы также новые возможности доступа к дополнительным ресурсам (электронным словарям, шаблонам, клипартам, учебным материалам и т.п.), которые собраны на специальном Web-узле Microsoft Office Online.  
В последнее время появился ряд новых интерактивных служб на русском языке. В частности, пользователям Office 2003 доступны электронные энциклопедии и системы поиска товаров в Интернет-магазинах.  
Число подобных сервисов будет постоянно расширяться, открывая пользователям MS Office доступ к новым услугам. 
Поддержка в Word 2003 формата файла XML позволяет сохранять резюме, отчеты и другие документы в этом формате, не нарушая при этом форматирования Word. При сохранении документа Word в формате XML создается единственный файл, что упрощает организацию общего доступа к файлу и работу с ним по сравнению с форматом HTML, когда изображения и другие файлы хранятся отдельно.

Microsoft Excel.

Microsoft Excel - это  идеальное средство для решения  учетных задач, обработки экспериментальных данных, составления отчетов и т.п.  
Документ Excel называется рабочей книгой. Книга Excel состоит из листов, представляющих собой таблицы ячеек, в которых может храниться числовая и текстовая информация. Такая книга служит хорошим организационным средством. Например, в ней можно собрать все документы (рабочие листы), относящиеся к определенному проекту (задаче), или все документы, которые ведутся одним исполнителем. 
Таблицы Excel удобны для хранения и сортировки информации, для проведения математических и статистических расчетов. Помимо работы с числами, в Excel хорошо развиты возможности работы с текстом, позволяющие создавать документы практически любой сложности. Excel располагает большим количеством шаблонов, с помощью которых можно быстро оформить самые разные, в том числе финансовые, документы. 
Microsoft Excel имеет массу встроенных функций для математических, статистических, финансовых и других вычислений. 
Одна из важнейших функций программы - возможность представления данных в виде разнообразных графиков, диаграмм и карт.  
Excel предлагает мощный аппарат для решения задач подбора параметров, статистического анализа данных и т.д. Программа имеет возможности доступа к внешним источникам данных (таблицам другого формата, базам данных). 
За счет поддержки языка XML Microsoft Office Excel 2003 позволяет считывать данные из любой заданной пользователем XML-схемы. Можно также использовать поддержку языка XML в Microsoft Office Excel 2003 для обновления диаграмм, таблиц и графиков по мере внесения изменений в соответствующем хранилище XML-данных. 

Дополнительные офисные программы 
Помимо пакета программ Microsoft Office, пользователи в своей работе задействуют и другие программы, в том числе отечественных разработчиков. В первую очередь это приложения, связанные со спецификой русского языка.  
Одними из наиболее востребованных российскими пользователями программ являются отечественные компьютерные словари, переводчики, программы распознавания символов. Большинство таких программ дополняют работу приложений Microsoft Office и интегрированы в интерфейс его приложений. Среди компьютерных словарей следует выделить продукт компании ABBYY Lingvo (www.lingvo.ru), который оперативно осуществляет перевод с русского на английский, французский, немецкий, итальянский, испанский и обратно. Компания ABBYY также предлагает программу FineReader для распознавания текстов бумажных документов и их перевода в электронный вид.  
Среди программ-переводчиков наиболее популярны программы отечественной компании ПРОМТ (www.promt.ru), которая предлагает системы перевода и электронные словари для семи европейских языков: английского, немецкого, французского, испанского, итальянского, португальского и русского.  
Программы PROMT (рис. 2.8) обеспечивают быстрый перевод с соблюдением морфологических и синтаксических правил естественных языков, предлагают набор возможностей для повышения качества перевода тематических пользовательских текстов: пользователь может создавать собственные словари, подключать готовые специализированные словари, выбирать правила перевода для конкретного текста, создавать списки зарезервированных (не требующих перевода) слов и т.д. Все это позволяет "заточить" систему перевода под конкретные тексты, с которыми работает пользователь.  
Конечно, пока машинный перевод не может сравниться с переводом, сделанным человеком, но зато пользователь за несколько секунд получает нужную информацию. Использование систем машинного перевода эффективно для организации перевода больших массивов однотипных документов в сжатые сроки с обеспечением единства терминологии и стиля во всех документах. При использовании системы перевода обеспечивается унификация стиля и используемой терминологии, а также минимизируются затраты времени на перевод документов.  
Важно подчеркнуть, что система перевода PROMT 7.0 позволяет встраивать функции перевода непосредственно в Microsoft Word 2000-2003. После инсталляции PROMT в окне Word появляется дополнительная панель с инструментами и пункт в верхнем меню, обеспечивающие доступ ко всем функциям перевода (см. рис. 2.9). Таким образом, не покидая окна привычного Word, можно перевести иностранный документ на русский язык или с русского языка на иностранный.  
PROMT 7.0 также встраивается в приложения Excel, Outlook, PowerPoint и FrontPage, что существенно облегчает работу с e-mail, презентациями и HTML-страницами на иностранных языках. 

2 Современные офисные системы информации.  

Фактически на каждом рабочем месте офиса установлен компьютер, его мощность и возможности  определяются кругом выполняемых конкретным работником задач.  
На каждом компьютере офиса установлены стандартные элементы программного обеспечения, как например Windows,а также Антивирусными программами и 
файлы для запуска сетевых программ (Гарант, Консультант Плюс, AK&M Abacus и т.д.).  
Для оптимизации работы и минимизации риска заражения компьютеров вирусами при использовании дискет для передачи информации в офиса установлена локальная сеть.  
Каждый из работников имеет свое имя в сети и пароль для входа в сеть, гостю, которому необходимо получить какую-либо общедоступную сетевую информацию, нужно ввести имя Guest и ему будут доступны общие программы, находящие на сети, например справочно-правовые системы Гарант и Консультант Плюс, карта Москвы Mсity, система электронных котировок AK&M, а также внутренняя электронная почта, по которой можно послать сообщение любому из сотрудников, зная его сетевое имя. Также ему будет доступен общий каталог документов TMP, где хранятся обменные файлы.  
Каждый из сотрудников имеет на сети свой каталог, доступный только ему и supervisior, а также доступ в каталог TMP, по которому происходит обмен файлами с другими пользователями сети. Также он имеет доступ ко всем общедоступным файлам и каталогам .  
При необходимости для сохранения конфиденциальности передаваемой информации можно создать каталог, доступный, например двум или нескольким пользователям, во избежание использования ими каталога TMP. Такая необходимость существует при работе руководителя со своим секретарем, юристов между собой, а также при совместной разработке несколькими людьми или подразделениями совместных проектов.  
Вообще, локальная сеть решает множество проблем. При ее наличии нет необходимости перегружать локальные диски компьютеров множеством стандартных программ, т.к. они находятся на сети, а на локальных дисках находятся только файлы на их запуска, т.е. остается больше места для работы специфических программ. Нет необходимости использовать дискеты для передачи информации от пользователя к пользователю, таким образом не только снижается риск заражения компьютеров различными вирусами, но и значительно увеличивается скорость передачи информации, создается возможность совместной работы над документом. Большим плюсом является возможность использования одной сетевой программы многими пользователями с изменением информации в режиме on-line. Наконец, нет необходимости в большом количестве принтеров, достаточно подключения одного или нескольких принтеров к сети.  
Различные подразделения используют в своей работе различные технологии.  
Отдел машинописных работ пользуется текстовыми редакторами, в основном Microsoft Word для Windows и графическими редакторами типа Adobe Photoshop, которые позволяют им выполнять свои функции: печатание текстовых документов, таблиц и схем с уже заданными параметрами. Им нет необходимости использовать Excel или Quattro Pro, т.к. все данные уже расcчитаны и им остается только техническая работа по введению их в компьютер, оформлению материала и выводу его на печать.  
Канцелярия использует электронную систему учета документации, разработанную собственными программистами специально с учетом особенностей работы инвестиционной группы.  
Телефонисты: при помощи телефонной сети офиса возможно переключение любых внешних звонков на необходимый внутренний номер.  
Факс и модем используются для передачи информации по сетям контрагентам, для получения от них необходимой нам информации а также для пополнения баз данных, используемых офисом.  
Управление торговых операций использует особый вид программного обеспечения - систему электронных торгов Российская торговая система ПОРТАЛ. Она позволяет выставлять свои котировки на корпоративные бумаги, полностью владеть информацией о котировках всех участников рынка и совершать сделки в режиме on-line, набирая параметры сделки и контрагента на компьютере. Эта информация передается с помощью модема в центр РТС и также транслируется на остальных участников рынка в считанные секунды. Эта программа произвела революцию на рынке ценных бумаг в 1995 году. Сейчас ее пользователями являются все крупнейшие инвестиционные компании и банки не только РФ, но Запада, работающие на нашем рынке корпоративных бумаг, ее котировками пользуются западные инвесторы при работе с ценными бумагами российских эмитентов.  
Также используется система Российский фондовый рынок AKMnet, она на работает в режиме on-line. Информация в ней обновляется при помощи ежедневной подкачки данных, но ее данными пользуются официальные органы для информации о котировках, ее информация является достаточным оправданием при работе с налоговой инспекцией. Также эта система дает подробную информацию об эмитенте с указанием максимально полной информации не только о самом эмитенте, но и о держателе реестра акционеров, и другую специфическую информацию, представляющую интерес для участников рынка.  
Отдел обеспечения учета сделок (наше законодательство не предусматривает только электронную форму совершения сделки, ему необходимы договорные отношения между ее участниками) back office использует собственную программу учета, разработанную собственными программистами и позволяющую учитывать совершенные управлением торговых операций сделки, их прохождение в части платежей и перерегистрации прав собственности на бумаги.  
Юридическое управление использует в своей работе справочно-правовые системы Гарант, Консультант Плюс и Эталон. При помощи можно узнать о последних изменений законодательной базы, всегда возможно найти любой законодательный документ и все его взаимосвязи. Возможно также выбрать информацию по интересующему вас вопросу или понятию. Это значительно облегчает работу юристов при аудите финансовых схем.  
Бухгалтерия использует программу электронного бухгалтерского учета 1С. При бумажном ведении бухгалтерского учета это было бы невозможно, а при помощи 1С несколько бухгалтеров в состоянии одновременно изменять информацию каждый по своему направлению и давать главному бухгалтеру информацию о состоянии Компании в режиме on-line, что необходимо при принятии любых управленческих решений.  
Отдел инвестиционного и финансового планирования использует в своей работе в основном Excel с программированием в нем на Visual Basic, т.к. основная задача отдела состоит в том, чтобы вести разработку финансовых схем со всеми расчетами. Часть из этих схем стандартизирована, т.е. возможно написание программ на Visual Basic для ввода в них конкретных параметров для каждой расчетной схемы, а некоторые из них уникальны и требуют индивидуального подбора формул для их расчета. Также используется текстовый редактор Microsoft Word для документарного оформления указанных схем. Тесное сотрудничество с юридическим управлением, проводящим внутренний аудит схем, обуславливает использование локальной сети с каталогом обмена между двумя управлениями, что позволяет соблюдать режим конфиденциальности.  
Кадровое управление - электронная система учета кадров, позволяющая отслеживать движение кадров Компании в соответствии с требованиями законодательства.  
Отдел работы с акционерами - электронный реестр акционеров эмитентов, разработанный в соответствии с законодательством нашими программистами. Он позволяет в режиме реального времени проводить перерегистрацию прав собственности на ценные бумаги, учитываемые реестром, давать информацию о наличии бумаг у каждого конкретного акционера на заданную дату, проводить расчет дивидендов, а также выполнять множество служебных функций, необходимых для учета прав на ценные бумаги и выдачи информации эмитенту в соответствии с законодательством РФ. Эта программа является оной из лучших в России на сегодняшний день и позволяет успешно вести реестр акционеров такого гиганта как ОАО Нефтяная компания ЛУКойл, а также еще нескольких предприятий.  
Максимальное использование передовых технологий хорошо подготовленными сотрудниками, чья квалификация позволяет им использовать предоставляемые им средства в полном объеме, дает возможность работать офису в условиях развивающегося рынка ценных бумаг не только не отставая от партнеров и конкурентов, но и опережая их.