Комп ютерні мережі

     Основу  правильної організації обігу документів становить чітке розмежування функцій  і обов'язків між працівниками підприємства. Точне знання обов'язків підвищує відповідальність кожного співробітника, в той же час виключає дублювання операцій при роботі з документами.

     Для встановлення єдиного порядку складаня документів і організації роботи з ними на підприємстві розробляється інструкція з діловодства. До неї вводяться зразки правильно оформлених документів і правила роботи з ними.

     Помітний  вклад у вдосконалення роботи з документами може внести секретар-референт керівника. Значна частина діловодства  виконується безпосередньо на його робочому місці. Одна з функцій секретаря-референта - методичне керівництво і контроль за організацією діловодства у структурних  підрозділах підприємства і його філіалах.

     Приймання і обробка вхідних документів здійснюється секретарем-референтом. Документи, одержані підприємством, проходять такі етапи:

     первинна  обробка;

     попередній  розгляд, розмітка;

     реєстрація;

     розгляд документів керівництвом;

     направлення на виконання;

     контроль  виконання;

     виконання документів;

     підшивання документів до справи.

     Первинна  обробка вхідних документів полягає  в перевірці правильності доставки листів. Розкриваються всі конверти, за винятком особистої кореспонденції (з поміткою “особисто”). Потім необхідно перевірити правильність адресування вкладеного в конверт, кількість аркушів документа, наявність додатків. При відсутності зазначених додатків або окремих аркушів про це інформується відправник листа, робиться відповідна відмітка на самому документі і в журналі вхідних документів у графі “Примітка”.

     Конверти  знищуються, крім тих випадків, коли лише з конверта можна визначити адресу відправника, дату відправлення і дату надходження, або коли на конверті є помітка “конфіденційно”, “терміново”.

     Попередній  розгляд вхідних документів здійснюється секретарем-референтом з метою розподілу  документів на ті, що повинні реєструватися  і ті, що реєстрації не потребують.

     На  документах, що реєструються, проставляється реквізит “відмітка про надходження”, дату надходження, вхідний номер  документа. “Відмітка про надходження” не проставляється на додатках до документів, на проспектах, каталогах та інших матеріалах, що не реєструються.

     Керівникові направляються на розгляд найважливіші і термінові документи, які надійшли. Ті документи, що не вимагають прийняття  рішення на рівні керівника, можуть передаватися заступникові керівника підприємства, до структурного підрозділу або відразу виконавцям.

     Після реєстрації документи передаються на розгляд і прийняття рішення керівнику фірми. Керівник фірми, розглядаючи вхідний документ, повинен визначити виконавця, дати чіткі і конкретні вказівки стосовно виконання документа і визначити реальні строки.

     Ці  вказівки оформляються у вигляді  резолюції. З резолюцією керівника  документ передається відповідальному  виконавцю під розписку в журналі  вхідної реєстрації з проставленням  дати отримання.

     Коли  робота з документом завершена (складено документ-відповідь), на документі проставляється відмітка про його виконання і направлення до справи. Після цього документ разом з копією відповіді передається секретареві-референтові для підшивання до справи.

     Обробка вихідних документів складається з  таких операцій:

     складання проекту документа;

     погодження  проекту документа;

     перевірка правильності оформлення проекту документа секретарем;

     підписання документа керівником ( у необхідних випадках - затвердження);

     реєстрація  документа;

     відправлення  документа адресатові;

     підшивка другого примірника (копії) документа до справи.

     Проект  вихідного документа складається  виконавцем, правильність його оформлення перевіряється секретарем-референтом.

     Вихідні документи оформляються в двох примірниках, крім факсів і телефонограм, що складаються в одному примірнику.

     Підготовлений проект вихідного документа подається на підпис керівнику фірми.

     Керівник  може внести зміни і доповнення в  документ, що поданий на підпис, або повернути його виконавцю на доопрацювання.

     Після підпису керівником двох примірників вихідний документ передається секретареві-референтові для реєстрації. Документи, що відправляються, реєструються в «Журналі реєстрації вихідних документів». Для реєстрації необхідні такі дані:

     індекс  документа, що включає і номер справи;

     дата  документа;

     адресат (кореспондент);

     короткий  зміст чи заголовок;

     відмітка  про виконання;

     виконавець;

     примітка.

     Після реєстрації і присвоєння вихідному документу номера це фіксується на обох примірниках. Того ж дня вихідні документи конвертуються і відправляються. При цьому звіряється адреса отримувача на листі і на конверті. Другий примірник відісланого листа підшивають у справу з листування.

     Розділ 4. Правила техніки безпеки, і вимоги перед початком роботи:

1. До роботи на засобах обчислювальної техніки та ПЕОМ допускаються особи, що вивчили інструкцію по експлуатації складових частин чи пристроїв що входять в склад ПЕОМ.
2. Перевірити комплектність складових частин ПЕОМ. При виявленні недоліків повідомити обслуговуючий персонал (ст. лаборанта, зав. лабораторією).
3. Всі засоби подачі напруги живлення від загальної електромережі повинні бути виключеними.
4. Перед початком проведення практичних та лабораторних робіт і включенням напруги живлення від загальної електромережі, а також включених складових частин ПЕОМ всі особи які находяться в лабораторії (студенти) повинні знаходитись на своїх робочих місцях.
5. Включення напруги живлення на розетки загальної електромережі та включення пристроїв ПЕОМ тільки з дозволу викладача або лаборанта.
6. В комп'ютерних класах та лабораторіях є фактори небезпечні для здоров'я та життя людей:

     *Можливість ураження електричним струмом високої напруги 
(220 В) при неправильному користуванні засобами обчислювальної техніки та складовими частинами ПЕОМ, при відсутності або несправному заземленні.

     *Можливість отримання механічних травм при неправильному користуванні монтажними інструментами, а також при перенесенні і транспортуванні обладнання обслуговуючим персоналом.

7. Під час виконання лабораторних та практичних робіт на засобах обчислювальної техніки та ПЕОМ. забороняється:

1.Відключати або включати складові частини ПЕОМ в розетках загальної електромережі на робочих місцях без дозволу викладача, лаборанта, зав. лабораторією. 
2. Переставляти складові частини ПЕОМ та їх підключати. 
3. Працювати на ПЕОМ, якщо пошкоджений шнур чи розетка, працювати на ПЕОМ зі знятою кришкою.

4. Перевіряти та міняти запобіжники на складових частинах ПЕОМ. 
6. Використовувати складові частини ПЕОМ якщо на них попала вода або пролита рідина, блокувати вентиляційні отвори на кришках складових частин ПЕОМ. 
7. Розміщувати шнур живлення там де по ньому можуть проходити люди. 
8. Проштовхувати предмети через бокові отвори, що може привести до короткого з 
9. Вимикання або ви можете доторкнутись до місць з високою напругою. 
10. Залишати включеними пристрої ПЕОМ і виходити із лабораторії без дозволу викладача або лаборанта. 
11. При виявленні недоліків по всіх вищевказаних випадках звертатися до обслуговуючого персоналу.

Перед початком роботи на ПК користувач повинен:

     пересвідчитися  у цілості корпусів і блоків (обладнання) ПК;

     перевірити  наявність заземлення, справність і  цілість кабелів живлення, місця  їх підключення.

     Забороняється вмикати ПК та починати роботу при  виявлених несправностях.

     Під час роботи, пересвідчившись у  справності обладнання, увімкнути електроживлення ПК, розпочати роботу, дотримуючись умов інструкції з її експлуатації.