Использование баз данных и СУБД для обработки экономической информации

     Выделяют  два типа запросов:

     QBE-запросы  (Query by Example - Запрос по образцу). Пользователь дает им определения, специфицируя отдельные параметры в окне проектирования с использованием подсказок(образцов).

     SQL - запросы (Structured Query Language - Структурированный язык запросов). Пользователь формулирует их с использованием инструкций и функций, выстраивая описание. QBE-запрос Access легко транслирует в соответствующий SQL-запрос. Обратная операция тоже не составляет труда. Вообще для Access безразлично, с каким типом запроса работает пользователь.

     Запросы можно создавать с помощью  Конструктора запросов, а также без  помощи Конструктора запросов. Однако первый способ ускоряет проектирование нескольких специальных типов запросов.

     Критерии  отбора - это инструкции, посредством  которых пользователь сообщает Access, какие блоки данных должны отбираться по запросу и индицироваться в Dynaset. Критерии могут задаваться для одного или нескольких полей запроса.

     Пользователь  может воспользоваться запросом для проведения вычислений с блоками  данных. Он может задать в каждом поле некоторую функцию, обрабатывающую содержимое этого поля. Результат  обработки выдается в Dynaset. Функция обработки задается в строке Total, которая появляется после нажатия в пиктографическом меню кнопки с греческой литерой "сигма". Саму функцию можно выбрать в этой строке, развернув список возможных значений.

     После того как запрос спроектирован, его  можно выполнить, щелкнув мышью  в строке пиктограмм на кнопке с  восклицательным знаком или вызывая  в меню Query директиву Run. Access индицирует отобранные по запросу в Dynaset блоки в виде таблицы.

     С помощью структурированного языка  запросов SQL в рамках Access пользователь может сформулировать сколь угодно сложные по структуре критериев и вычислений запросы. Этот же язык позволяет управлять обработкой запросов. SQL-запрос представляет собой последовательность инструкций, в которую могут включаться выражения и вызовы агрегатных функций.

     Если  пользователь хочет иметь разработанный  проект запроса в своем распоряжении и во время следующих сеансов  работы, то он должен его сохранить  с помощью директивы Save в меню File. Если проект сохраняется впервые, то после обращения к этой директиве появится диалоговое окно Save As. В нем следует назначить запросу имя, под которым он будет сохранен и включен в список запросов в окне банка данных. Имя запроса не должно совпадать с именем таблицы.

     Если  данный запрос уже был однажды  сохранен и пользователь выбрал директиву  Save, то старая версия будет заменена новым, измененным проектом запроса. Если изменения не должны испортить предыдущую версию, а должны быть сохранены в другом запросе, то следует вызвать директиву Save As и назначить сохраняемому проекту новое имя. Для сохранения табличного представления запроса следует выбрать директиву Save Query в меню File. Эта директива сохраняет изменения в проекте имеющегося запроса и заменяет предыдущую версию запроса на активную версию. Для того чтобы сохранить запрос впервые или создать копию активного запроса, Dynaset которого виден на экране, следует выбрать директиву Save Query As.

     Наряду  с запросами выбора, с помощью  Access можно реализовать также запросы действий, параметрические запросы и запросы кросс-таблиц.

     Формуляры.

     Просмотр  базы данных в виде таблицы в режиме заполнения дает пользователю возможность  оценить базу как единое целое, сравнить записи и т.п. Часто, однако, возникает  необходимость работы с отдельными записями базы. В этом случае присутствие  на экране других записей (как это  имеет место в режиме заполнения) только мешает и отвлекает. Работа с  отдельными записями посредством формуляров позволяет сосредоточиться только на относящейся к делу информации.

     Формуляр  представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску, накладываемую  на набор данных. Бланк-формуляр позволяет  упростить процесс заполнения базы данных, благодаря чему появляется возможность поручить ввод информации персоналу невысокой квалификации. Маска-формуляр позволяет ограничить объем информации, доступной пользователю, обращающемуся к базе.

     Внешний вид, структура и режимы работы отдельных  управляющих элементов и формуляров определяются значениями характеристик  этих объектов. Характеристики объектов доступны пользователю через окно характеристик. Для установки или изменения  характеристик элемента его надлежит маркировать и из меню View вызвать директиву Properties.

     Для индикации инструментального окна установите в меню View опцию Toolbox. Каждый инструмент, а точнее, создаваемый с его помощью элемент управления/оформления, располагает собственным окном характеристик, и в нем в виде списка представлены стандартные установки для соответствующего управляющего элемента.

     Включаемые  в формуляр поля можно выбрать  из списка полей, который будет виден  на экране после обращения к директиве  Field List в менюView.

     При проектировании формуляра в него можно вставить управляющие элементы. Каждый управляющий элемент может  быть связан с некоторым объектом в таблице, на которой базируется форма.

     Отчеты.

     Отчет - это информация, которую вы оформили в соответствии с Вашими спецификациями. Отчет позволяет извлекать и  представлять данные как значимую информацию, которую вы можете использовать и  распространять. Примерами отчетов  могут служить почтовые адреса, накладные, суммы продаж или списки телефонов. С помощью Microsoft Access вы можете спроектировать отчет который представит информацию в том виде, в котором Вы пожелаете. Вы можете использовать множество различных элементов проектирования, таких как текст, данные, рисунки, линии, поля и графики для создания вашего отчета. От вас зависит, как и какие элементы использовать для построения отчета.

     Microsoft Access обеспечивает несколько способов получения информации из вашей базы данных - используя запрос, формуляр или отчет. Вы можете выбрать тот метод, который наиболее подходит к решению вашей задачи.

     Отчеты  также являются эффективным средством  для распечатки информации регулярного  использования. Вы можете создать проект отчета и сохранить его для  дальнейшего использования. Проект отчета останется неизменным, но каждый раз вы будете получать распечатку текущих данных.

     Перед тем как создать отчет, подумайте  о том откуда ваш отчет будет извлекать данные. Если все данные из одной таблицы, то ваш отчет будет основываться на этой таблице. Если же вам необходимы данные более чем из одной таблицы, то ваш отчет должен основываться на запросе.

     Вы  можете создавать отчеты как при помощи, так и без помощи Конструктора Отчетов. Конструктор намного ускорит процесс создания отчета, так как он сделает за Вас основную работу.

     В прототип отчета в процессе проектирования можно встроить управляющие элементы. Управляющие элементы, встроенные в  прототип отчета, могут использоваться для оформления заголовков, надписей и иллюстраций.

     Для встраивания управляющих элементов  в отчет на экране должно присутствовать инструментальное меню Toolbox (опция View/Toolbox). В инструментальном меню выбирается кнопка создаваемого управляющего элемента. После этого следует выполнить мышью щелчок в той позиции прототипа отчета, где надлежит разместить данный управляющий элемент. Access размещает выбранный элемент, приписывая ему по умолчанию стандартные значения характеристик (размер, цвет и т.п.).

     Для изменения стандартных значений характеристик управляющего элемента можно обратиться к окну характеристик, предварительно маркировав настраиваемый  элемент.

     Зависимый управляющий элемент в отчете связан с полем в соответствующей  таблице. С помощью зависимого управляющего элемента можно ввести данные в поле или индицировать и актуализировать  их в отчете.

     Связывание  управляющего элемента можно выполнить  одним из двух способов:

     Если  пользователь хочет, чтобы Access автоматически создала управляющий элемент, связанный с базовой для данного отчета таблицей, то следует воспользоваться списком полей таблицы. Он виден на экране, если установлена опция View/Field List. Управляющий элемент, изготовленный с помощью списка полей, имеет те же значения характеристик, что и поле таблицы, с которым он связан. Для выполнения связывания следует отбуксировать выбранное поле или поля из списка в отчет. Там надлежит поместить курсор мыши в позицию, где должен находиться левый верхний угол управляющего элемента (но не поля названного данного управляющего элемента), и затем отпустить кнопку мыши. Access создает для каждого поля, выбранного в списке полей, связанный управляющий элемент (текстовое поле).

     Если  задним числом необходимо связать с  полем уже имеющийся, несвязанный  управляющий элемент, то это можно  выполнить с помощью окна характеристик. В этом окне после маркирования управляющего элемента в прототипе отчета перечислены  характеристики этого элемента. При  занесении имени связываемого поля в это окно в качестве значения характеристики ControlSource выполняется связывание.

     Вы  можете сохранить отчет двумя  способами:

     Сохраняя  только его проект, структуру отчета, без данных.

     В меню File выберите директиву Save.

     Если  отчет не был назван, напечатайте  имя в строке Report Name.

     Нажмите OK.

     Сохраняя  результат, полный отчет - проект вместе с данными - в файле, который вы сможете использовать в других поддерживаемых Windows приложениях, например, Microsoft Excel.

     В меню File выберите Output To.

     Следуйте  инструкциям в диалоговых полях  Output To.

2.2. Visual FoxPro

     Реляционные системы управления базами данных (СУБД), такие как FoxBase, FoxBase plus, FoxPro, Visual FoxPro относятся к новому поколению СУБД реляционного типа из семейства dBase - подобных СУБД. Пакеты этого семейства получили широкое распространение, и многие из них были русифицированы.

     СУБД  типа Fox сохраняет преемственность по отношению к более ранним представителям dBase - подобных СУБД, в отношении структуры баз данных, команд создания и обработки данных, основных типов данных. В тоже время каждая последующая СУБД обладает большими возможностями по сравнению с предыдущими. Так, например, Visual FoxPro по сравнению с FoxPro обладает более значительными изобразительными возможностями.

     База  данных в Visual FoxPro - это совокупность таблиц, отношений между таблицами, индексов, триггеров и хранимых процедур.

     Данная  работа использует язык команд СУБД семейства  Fox. Используемые команды, в основном, применимы во всех СУБД этого типа, но отладка велась на русифицированной СУБД FoxPro для Windows версии 2.5b.

     Создание  базы данных в Visual FoxPro осуществляется в интерактивном режиме с помощью конструктора базы данных, который позволяет:

     1) создавать и модифицировать таблицы,  хранимые процедуры, представления  данных;

     2) добавлять созданные ранее таблицы; 

     3) определять для таблиц индексы; 

     4) устанавливать отношения между  таблицами, которые будут поддерживаться  при создании форм и отчетов. 

     В среде СУБД типа Fox каждая подзадача может оформляться в виде отдельного командного файла с расширением. prg и заканчиваться оператором возврата в вызывающий командный файл.

     В данном случае основным командным файлом является файл MainMenu. prg, который формирует полное экранное меню и осуществляет вызов других командных файлов, в зависимости от выбранного пункта меню.