Искусство представления презентаций

• не слишком ли холодно или жарко в помещении? Включите кондиционер или откройте окна. Пусть в комнате будет лучше немного прохладно, чем жарко;
• не очень ли душно в помещении? Откройте окна. Двери также оставьте открытыми до тех пор, пока не начнете доклад.
• достаточно ли в комнате стульев? Удобны ли они? При необходимости постарайтесь заранее найти дополнительные или убрать лишние, а также неудобные стулья, так как зрители, которые будут испытывать дискомфорт в ходе вашего доклада, вряд ли смогут хорошо его воспринять;
• смогут ли зрители пробраться к своим местам? Возможно, ряды стульев расположены слишком близко один к другому? Тогда стоит их раздвинуть. Если ряды слишком длинные, то сделайте дополнительный проход в центре. В зависимости от числа пришедших ряды можно располагать по прямым линиям или в виде буквы П. Второй вариант более предпочтителен, так как он повышает активность зрителей.

Подготовка  проектора к работе

Создание  проекторов и использование их в  сочетании с ноутбуками в корне  изменило традиционное представление о презентациях. Стало возможно широко использовать цвета, фотографии, анимацию и даже трехмерные эффекты. Много разъезжающие докладчики могут брать с собой переносные и сверхпортативные модели, что позволяет свести к минимуму возможные проблемы, связанные с отсутствием подходящего оборудования и необходимостью работать с незнакомой моделью.

Если вы недавно  начали использовать мультимедийный проектор, то для вас представляют интерес  разнообразные руководства, позволяющие  настраивать систему. Подключив  соединительные кабели и установив  программное обеспечение, выполните следующие 10 условий, позволяющих добиться четкого изображения:

1. Проверьте точность передачи цвета. Цвета могут по-разному отображаться на мониторе компьютера, где вы создавали презентацию, на ноутбуке и на экране. Если важна точная передача цветов (например, в логотипе компании), то проверьте все цвета и настройте их нужным образом.
2. Проверьте все слайды на предмет их размера и удобочитаемости. Отойдите от монитора компьютера примерно на два метра. Если вы можете прочитать текст на экране, значит, и зрители будут в состоянии это сделать.
3. Ознакомьтесь с тем, как пользоваться выключателем. Найдите выключатель, который отключает показ изображения одновременно и на компьютере, и на экране. Часто этот переключатель представляет собой функциональную клавишу. Он позволяет управлять ноутбуком, проектором или обоими устройствами одновременно. Удобно, когда работают и компьютер, и проектор, так как в этом случае докладчик может смотреть на монитор, а зрители будут наблюдать ту же самую картинку на экране.
4. Придите заранее и лично проверьте, как подготовлены помещение и техника к проведению презентации.
5. Встаньте так, чтобы зрители видели вас слева от экрана. В европейских языках принято читать текст слева направо, поэтому если вы будете стоять слева, то зрители смогут сначала посмотреть на вас, затем', следуя вашему указанию, прочитать строку слева направо и вновь обратить внимание на вас. Если вы делаете презентацию на иврите или на арабском, то встать нужно справа от экрана.
6. Вы — часть презентации. Многие люди, делая доклад, встают в тень или за компьютером. Делать этого не следует. Наоборот, выйдите на освещенное место. Вы можете прохаживаться по помещению в ходе презентации, управляя сменой слайдов и т. п. с помощью ПДУ или беспроводной мыши, Желательно, чтобы вы всегда были освещены, а экран, наоборот, оставался в тени. Для этого, возможно, потребуется вывернуть некоторые лампочки.
7. Движение приковывает взгляд зрителей. Указывайте на экран в тех случаях, когда хотите что-то показать зрителям или предложить им прочитать текст на слайде. Для привлечения внимания используйте движущийся текст. Когда необходимо, чтобы внимание было приковано к экрану, не делайте никаких движений. Чтобы они снова посмотрели на вас, сделайте какой-нибудь жест.
8. Любая деталь, в технических устройствах может сломаться. Вы всегда должны быть готовы к тому, что можете остаться без оборудования. Если ваша презентация не может быть запущена без мультимедийного проектора и компьютера, то позаботьтесь о запасном комплекте. Так, у вас должны быть с собой запасные файлы, источник питания для ноутбука и проектора, а также батарейки для пульта управления.
9. К хорошо ли виден экран с любого места? 
10. Работает ли микрофон (если вы планируете его использовать)? Как он включается? Можно ли снять его или взять вместе с подставкой, если вы решите ходить по комнате в ходе доклада? Проверьте микрофон еще до того, как публика соберется, и убедитесь, что он не свистит при перемещении. Если микрофон съемный, проверьте, что можете легко снять его с подставки и поместить обратно;
11. в где включается свет? Если перед началом показа вам понадобится выключить свет, то придется ли вам для этого идти в другую часть комнаты или просить о помощи кого-нибудь из зрителей? В хорошо организованных конференц-залах выключатели света обычно располагаются рядом с местом докладчика, однако очень вероятно, что вы будете делать доклад не в зале для презентаций;
12. где находятся электрические розетки? Хватает ли их? Не понадобятся ли вам удлинители?

После того как  вы убедитесь, что помещение подготовлено, проверьте оборудование. Запустите показ слайдов, которые должны демонстрироваться, пока публика заходит в зал. Если вы предполагаете говорить что-то перед началом презентации, то откройте презентацию и просто выключите на время проектор или отключите показ изображения. После этого вы в любой момент сможете начать показ презентации.

Теперь запустите  показ презентации и посмотрите, как выглядит слайд на экране. Он должен быть расположен по центру и  выглядеть четким прямоугольником. Выберите место, где вы будете стоять и куда будете перемещаться по ходу презентации.

Наконец, прокрутите один раз все слайды презентации. Попрактикуйтесь в переходах  на один слайд назад и освойтесь  с гиперссылками и управляющими кнопками.

Произнесение речи

Многие люди боятся выступать с речью перед  аудиторией. Решить эту проблему помогает хорошая подготовка к докладу, однако далее важнее научиться устанавливать во время выступления контакт со зрителями. Такое взаимодействие очень быстро рассеивает любые страхи. Актер в театре лишен возможности налаживать контакт со зрителями, так как это не соответствует сюжету пьесы. Вы же находитесь совсем в другой ситуации, и ею можно очень выгодно воспользоваться.

Вот несколько  советов:

• оденьтесь в классическом стиле. Такая одежда подходит для любого случая, в ней вы будете чувствовать себя более уверенно;
• не прячьтесь за трибуной или компьютером. Если презентация будет проводиться в темноте, начните говорить еще до того, как свет будет выключен, чтобы зрители увидели ваше лицо и могли вас узнать;
• приглядитесь к одному-двум зрителям. Попробуйте вовлечь одного из них в обсуждение, затем обратитесь к другому. Таким образом, вы получите представление об эффекте, который производит ваша презентация на аудиторию. Например, вы можете выяснить, что кое-кто из зрителей уже давно сладко спит! Вы должны быть в состоянии уверенно говорить, лишь изредка взглядывая на слайды и преимущественно смотря в зал;
• не мямлите, говорите с энтузиазмом.

Помните о том, что  зрители — такие же люди, как и вы. И они отлично понимают ваше смущение и сочувствуют вам. Они также заинтересованы в успехе презентации, как и вы, так как пришли сюда за информацией, а получить ее можно только от вас. Они работают вместе с вами, а вовсе не против вас.

Как противостоять  неожиданностям

Иногда в  ходе презентации могут случиться  неприятные неожиданности. Например, компьютер может отказать в работе, а проектор сломаться.

Для уменьшения последствий технологических проблем  всегда запасайтесь альтернативным вариантом: распечатанными слайдами в виде плакатов формата А1, бумажным раздаточным материалом. Возьмите с собой бутылку с водой комнатной температуры – если вы захотите промочить горло или начнете кашлять.

В Интернете  есть множество полезных сайтов для докладчиков. На них можно найти советы, касающиеся всего, что связано с представлением презентации, начиная от написания текста и заканчивая правилами, которых стоит придерживаться при публичных выступлениях перед большой аудиторией.