Информационные технологии в делопроизводстве

- согласование проектов резолюций, создаваемых и направляемых руководителям референтами;

- контроль исполнения документов;

- анализ состояния исполнительской дисциплины в подразделениях и у отдельных исполнителей;

- систематизация и рубрикация документов, создание логических связок документов;

- контроль местонахождения оригиналов и копий документов на бумажных носителях;

- использование справочников по адресатам и корреспондентам.

В составе базовой поставки система AquaDoc в качестве хранилища документов использует СУБД Oracle 8 или Oracle 7.3 с Context Option. На рабочих местах сотрудников требуется MS Windows 95/NT. Минимальные требования к персональным компьютерам на рабочих местах сотрудников - Intel 486, 16 Мб ОЗУ, 200 Мб жесткий диск.

В настоящее время существуют две версии системы AquaDoc, которые могут функционировать одновременно на одном ядре СУБД Oracle 10g/11g:

      на основе Oracle Developer Suite 6i (Designer 6i и Developer 6i (Forms, Reports, Graphics)) – клиент-серверная архитектура («толстый» клиент);

      на основе Oracle Developer Suite 10g (Designer 10g и Developer 10g (Forms, Reports)) – трехзвенная архитектура на основе Oracle Application Server 10g (Forms and Reports Services, «тонкий» клиент, т.н., web-версия).

В системе AquaDoc присутствуют две функциональные составляющие, которые полностью интегрированы между собой:

      делопроизводственные функции, выполняемые в соответствии с Типовой инструкцией Росархива (регистрация, резолюции, контроль исполнения, номенклатура дел, архив и др.) – чисто российская специфика, отсутствующая в любой другой зарубежной системе;

      офисные функции (мультимедиа среда хранения, сканирование и распознавание, контекстный поиск, система корпоративных папок, авторизация прав доступа на ролевой основе, события, асинхронное уведомление, рассылки и др.) – абсолютно интернациональная специфика, присутствующая в любой серьезной зарубежной системе управления документами (DMS).

 Поставка системы AquaDoc Заказчику может быть осуществлена в следующих вариантах:

1.       «Коробка as is» с пустой БД, эксплуатационной документацией, методикой наполнения словарей-справочников и минимальным участием специалистов Исполнителя;

2.       Проект по адаптации и внедрению с учетом функциональной специфики делопроизводства Заказчика и логическим переносом его наследованной БД (Clipper, Fox, Clarion, MS SQL Server, MS Access и т.п.);

3.       Трансформация в уникальную систему из предметной области Заказчика, не связанную с делопроизводством (архивы технологической документации, контрольно-надзорная деятельность, фактография и т.п.).

4.       Комбинация вариантов 2 и 3 с различными весовыми коэффициентами в проекте.

Вариант 1 маловероятен, так как, предполагает абсолютно новую организацию, которая не имеет делопроизводственной предыстории, но которая стремиться организовать делопроизводство согласно требованиям Росархива (что практически «не бывает по жизни»).

Вариант 2 является наиболее вероятным, так как обычно вызван недовольством Заказчика существующей программно-технологической средой, как в части функциональности, так и в части производительности.

Варианты 3 и 4 также возможны, но гораздо реже, и обычно возникают в связи с тем, что Заказчик не способен найти на рынке систему, соответствующую его предметной области в силу ее уникальной специфики, а также не способен организовать разработку такой прикладной системы собственными силами.

 Реализация вариантов 2, 3, 4 становится возможным благодаря CASE-реализации системы AquaDoc – код системы генерируется Designer 6i/10g, а не кодируется группой программистов, что позволяет избежать большой трудоемкости многочисленного коллектива разработчиков и, соответственно, затрат на его содержание.

 Система способна функционировать на любой из двухсот программно-аппаратных платформ, на которых существуют продукты фирмы Oracle.

 Система разработана на основе Designer 6i/10g и Developer 6i/10g фирмы Oracle и в качестве хранилища документов может использовать СУБД Oracle 7.3, 8, 9, 10g, 11g. На рабочих местах сотрудников-исполнителей требуется MS Windows 98/NT/2000/XP.

Отличительной чертой системы является то, что она реализована исключительно на основе инструментария фирмы Oracle (эксклюзивное решение на рынке), то есть является единообразным и законченным техническим решением, что резко выделяет ее на рынке аналогичных продуктов, которые, как правило, реализованы на основе программного обеспечения различных фирм-производителей (например, ядро СУБД Oracle и клиентская часть Delphi фирмы Borland), что ведет к неизбежным потерям как по функциональности, так и по производительности.

 Компания Oracle, будучи крупнейшим в мире производителем программных средств обработки данных, ежегодно затрачивает на развитие и совершенствование собственного инструментария десятки миллионов долларов, в связи с чем потенциальные заказчики, приобретающие СУБД Oracle, будут стремиться использовать именно его, а не инструментарий других более мелких фирм во избежание технологических тупиков, связанных с проблемами совместимости  инструментария этих фирм с ядром СУБД Oracle. С их точки зрения, ставка на мирового лидера - компанию Oracle, будет являться гарантией сохранения долгосрочных инвестиций.

 Возможна реализация системы (отдельный проект) во взаимодействии с большинством СУБД других фирм-производителей, получивших промышленное распространение (Informix, Sybase, MS SQL Server и другие), благодаря тому, что код системы разработан на основе инструментария фирмы Oracle Developer 6i/10g, имеющего открытые полнофункциональные интерфейсы с различными СУБД (OCA, Gateway). Развитые средства графического представления данных – графики, диаграммы, полномасштабная мультимедиа среда, подсистема графического моделирования деловых процедур, подсистема сопоставления графических изображений в разнообразных форматах с документами, хранимыми в системе, позволяют позиционировать систему AquaDoc не только как систему автоматизации делопроизводства и документооборота, но и как систему, реализующую корпоративное хранилище знаний. Таким образом, система AquaDoc, с одной стороны, является документальной системой, то есть системой, систематизирующей документы, а с другой стороны, может быть трансформирована в информационно-поисковую фактографическую систему, то есть систему накопления фактов или свойств, связанных с различными объектами предметной области, выявленных на основе хранимых документов. В связи с этим, система AquaDoc потенциально способна вызвать интерес не только со стороны служб документационного обеспечения управления (ДОУ) заказчика, но и со стороны широкого круга предметно-ориентированных подразделений, где существует проблема хранения и систематизации больших и сверхбольших объемов данных, то есть круг потенциальных потребителей системы достаточно широк.

Заключение

Таким образом, гру́ппа компа́ний «Аква́риус» является старейшим российским производителем компьютерной техники и на сегодня на территории РФ работает более миллиона компьютеров, серверов и мобильных ПК под торговой маркой Aquarius. Компания «Аквариус» специализируется, в первую очередь, на поставках техники корпоративным клиентам, среди них, как уже отмечалось, множество государственных организаций, таких как Администрация Президента РФ, Министерство обороны РФ (в том числе Главный штаб ВМФ), Министерство образования и науки РФ, Федеральное агентство по образованию РФ, Министерство внутренних дел РФ, Министерство финансов РФ, Федеральная служба безопасности РФ (в том числе пограничная служба), Федеральное агентство по культуре и кинематографии, Фонд социального страхования РФ, Центральный банк России, Сбербанк России, Федеральная налоговая служба, Федеральная таможенная служба, Правительство Москвы, Правительство Санкт-Петербурга, РАО ЕЭС, Почта России, Волга Телеком и другие.

Кроме разработки собственной продукции, инженеры научно-технического центра «Аквариус» занимаются созданием комплексных программно-аппаратных решений для самых разных сфер человеческой деятельности: наука, образование, медицина, административная деятельность, обеспечение информационной безопасности.

Многолетний опыт производства высокотехнологичного оборудования, наличие международных сертификатов качества и репутация надежного партнера, приобретенная за годы стабильной работы, позволяют компании «Аквариус» постоянно укреплять свое лидерство на рынке информационных технологий России.

Ноутбуки Aquarius созданы с использованием новейших мобильных технологий, обеспечивающих высокую производительность, широкий спектр функциональных возможностей и продолжительное время работы от аккумуляторной батареи.

Список используемой литературы

1.Intelligent Enterprise ("Корпоративные системы"): информ. - аналитич. журнал /№1 (1), 2000;

2. Новые технологии: газета/№ 29 (201) от 16.07.2003

3. Маркетинг и практика предпринимательства: информ. - аналитич. журнал / № 11(105) от 02.06.2003

4. Маркетинг и практика предпринимательства: информ. - аналитич. журнал / № 19 (61) от 24.09.2001

5. Новости малого бизнеса: информ. - аналитич. журнал / № 26 (168) от 05.07.2002

17