Информационные системы в профессиональной деятельности

   Если  дважды щелкнуть по элементу диаграммы, откроется соответствующее ему диалоговое окно Формат.

   Форматирование  элемента диаграммы

   Прежде  всего, выделите элемент диаграммы, который требуется изменить.

   Изменение цвета: сделайте двойной щелчок по выделенному элементу диаграммы, откроется окно Формат, на вкладке Вид можно изменить границу и заливку элемента диаграммы.

   Удаление  границы столбцов диаграммы придает ей профессиональный вид: на вкладке Вид установите переключатель Рамка в положение невидимая.

   Изменение всех шрифтов одновременно: <выделите диаграмму, щелкнув на ее границе или в свободном месте в области диаграммы> → <на панели инструментов Форматирование в списке Шрифт выберите нужный шрифт>.

   Следует иметь в виду, что когда шрифты изменяются все сразу, специальные  виды форматирования (такие, как полужирный шрифт) удаляются из диаграммы. Эти виды форматирования нужно будет применить повторно. Например, чтобы восстановить выделение названия диаграммы полужирным шрифтом, щелкните это название и нажмите клавиши Ctrl+B или кнопку Полужирный на панели инструментов Форматирование.

   Изменение шрифтов: <выделите текстовый элемент диаграммы> → <в списке Шрифт на панели инструментов Форматирование выберите нужный шрифт>.

   Таким же образом изменяются размер и цвет шрифта.

   Сохранение  собственного формата  диаграммы: Диаграмма → Тип диаграммы → <на вкладке Нестандартные установите переключатель Дополнительные> → <нажмите кнопку Добавить> → <введите имя в поле Название> → <добавьте описание, если оно необходимо> → ОК.

   Чтобы применить к диаграмме это  форматирование, в окне Мастера диаграмм перейдите на вкладку Нестандартные и щелкните по введенному ранее имени диаграммы в списке Тип.

   Изменение типа диаграммы.

   Для изменения типа диаграммы существуют два способа.

   1-й  способ: <выделите диаграмму> → Диаграмма → Тип диаграммы;

   2-й  способ: <щелкните правой кнопкой мыши в области диаграммы> → Тип диаграммы.

   После этого в обоих случаях: <в  области Тип выберите тип диаграммы> → <в области Вид выберите вид диаграммы> → ОК.

   Исправление исходных данных

   Существуют  два способа исправления исходных данных:

   1-й  способ: <выделите диаграмму> → Диаграмма → Исходные данные;

   2-й  способ: <щелкните правой кнопкой мыши в области диаграммы> → Исходные данные.

   Переход от рядов в строках  к рядам в столбцах и наоборот: на вкладке Диапазон данных мастера диаграмм имеется переключатель Ряды в, который при создании диаграммы можно установить в положение строках или столбцах. Этот выбор определяет, какие данные будут представлены в диаграмме. Значения электронной таблицы, используемые в диаграмме, образуют так называемый ряд данных. В соответствии с выбранным вариантом в области предварительного просмотра будет показано, как в этом случае должна выглядеть диаграмма. При изменении выбора характер диаграммы изменяется.

   Удаление  ряда данных: <щелкните правой кнопкой мыши в области диаграммы> → Исходные данные → <на вкладке Ряд в окне Ряд выделите ненужный ряд данных> → <нажмите кнопку Удалить> → ОК.

   Добавление  нового ряда данных: <щелкните правой кнопкой мыши в области диаграммы> → Исходные данные → <на вкладке Ряд в окне Ряд нажмите кнопку Добавить> → <в поле Значения удалите все данные> → <выделите новые данные, которые находятся в таблице на рабочем листе> → ОК.

   Изменение параметров диаграммы

   Изменение параметров диаграммы можно осуществить двумя способами:

   1-й  способ: <выделите диаграмму> → Диаграмма → Параметры диаграммы;

   2-й  способ: <щелкните правой кнопкой мыши в области диаграммы> → Параметры диаграммы.

   После этого можно выполнить следующие  операции:

• добавить, удалить или изменить названия диаграммы и осей (вкладка Заголовки);
• скрыть или показать оси и метки на осях (вкладка Оси);
• скрыть или показать линии сетки (вкладка Линии сетки);
• удалить легенду диаграммы или переместить ее в другое место на диаграмме (вкладка Легенда);
• отобразить на диаграмме заголовки строк и столбцов для всех значений, а также отобразить сами числовые значения (вкладка Подписи данных);
• отобразить таблицу, содержащую все данные, которые были использованы для построения диаграммы. Это имеет смысл сделать, если диаграмма размещается на отдельном листе рабочей книги и должна сопровождаться данными. Таблицы данных особенно полезны, если диаграмму полагается использовать в Power Point или Word (вкладка Таблица данных).

   Следует соблюдать меру: диаграмму, перенасыщенную значениями, будет трудно читать.

3. Сортировка и фильтрация данных.

   Сортировка  данных.

   Сортировка  — расположение данных на листе  в определенном порядке. Чаще всего необходимо сортировать строки с данными, но при необходимости можно сортировать и столбцы. При сортировке по строкам упорядочивается расположение столбцов. При сортировке по столбцам упорядочивается расположение строк.

   Как правило, при сортировке упорядочиваются  целиком строки или столбцы, но можно сортировать и отдельные ячейки.

   Сортировку  можно производить как по возрастанию, так и по убыванию. При желании можно сортировать данные в соответствии с собственным порядком сортировки.

   Поскольку при сортировке Microsoft Excel автоматически определяет связанный диапазон данных, сортируемый диапазон не должен иметь пустых столбцов. Наличие пустых строк допускается, но не рекомендуется.

   При сортировке заголовки столбцов обычно не сортируются вместе с данными, но сортируемый диапазон может и не иметь заголовков столбцов.

   Прежде  чем приступать к сортировке, следует  сделать видимыми скрытые строки и столбцы.

   Фильтрация  данных.

   Фильтр  — это средство Excel, помогающее делать выбор из списка тех значений, которые  отвечают определенному условию.

   Критерий (условие) фильтра — это значения или условия, по которым производится выбор.

   Результат работы фильтра — это список, записи которого удовлетворяют условию.

   В отфильтрованном списке отображаются только строки, отвечающие условиям, заданным для столбца. В отличие от сортировки, фильтр не меняет порядок записей в списке. При фильтрации временно скрываются строки, которые не требуется отображать.

   Строки, отобранные при фильтрации, можно  редактировать, форматировать, создавать  на их основе диаграммы, выводить их на печать, не изменяя порядок строк  и не перемещая их.