Информационные системы в бизнесе

Как известно, главная цель любого бизнеса – получение прибыли. Соответственно, существующие в современном  мире информационные системы могут  быть разработаны именно для того, чтобы помочь фирме в достижении этой цели.

В организации, существуют различные виды информационных систем. Никакая единственная система не может обеспечивать потребности во всей информации организации. Рисунок 1. поясняет способ описания видов информационных систем, лежащих в основе организации.

На этом рисунке организация  разделена на уровни: стратегический, управленческий, знания, и эксплуатационный и затем далее разделена на функциональные области типа продажи  и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета, и человеческих ресурсов. Системы создаются, чтобы  обслужить эти различные организационные  интересы.

 

 

 

 

Рис. 1. Типы информационных систем

 

 

Системы операционного  уровня поддерживают управляющих операциями, следят за элементарными действиями организации, типа продажи, платежей, обналичивают депозиты, платежную ведомость, кредитуют решения, и поток материалов на фабрике. Основная цель систем на этом уровне состоит в том, чтобы ответить на обычные вопросы и проводить потоки транзакций через организацию. Чтобы отвечать на эти виды вопросов, информация вообще должна быть легко доступна, оперативна и точна.

Системы функционального  уровня разработаны, чтобы обслуживать контроль, управление, принятие решений, и административные действия средних менеджеров. Основные вопросы, адресованные к ним: хорошо ли работают объекты? Системы уровня управления обычно обеспечивают периодические доклады очень быстро. Пример – система управления перемещениями, которая сообщает относительно перемещения общего количества, равномерности работы торгового отдела и отдела, финансирующего затраты для служащих во всех разделах компании, отмечая везде, где фактические издержки превышают бюджеты.

Некоторые системы уровня управления поддерживают необычное  принятие решений.

Они имеют тенденцию, чтобы  сосредоточиться на менее структурных решениях, для которых информационные требования не всегда ясны. Эти системы часто отвечают на вопросы "что, если?". Что произойдет с производственным календарным планом, если мы должны удвоить продажу в декабре? Что случилось бы с нашим дивидендом, если оплата будет отсро-

чена в течение шести  месяцев? Ответы на эти вопросы часто  требуют новых данных снаружи организации, также как данных изнутри, которые не могут быть получены от существующих систем с эксплуатационным уровнем.

Системы стратегического  уровня – это инструмент помощи руководителям высшего уровня для проведения стратегических исследований и длительных тенденций как в самой фирме, так и в деловом окружении. Их основное назначение – приводить в соответствие изменения в условиях эксплуатации с существующей организационной возможностью. Каков будет уровень занятости через пять лет? Каковы длительные промышленные финансовые

тренды, и где наши подъемы  и спады? Какие изделия мы должны производить через пять лет?

Информационные системы  могут также быть дифференцированы функциональным образом. Главные организационные  функции, типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета, и человеческих ресурсов, обслуживаются  собственными информационными системами. В больших организациях, подфункции каждой из этих главных функций также  имеют собственные информационные системы. Например, функция производства могла бы иметь системы для управления запасами, управления процессом, обслуживания завода, автоматизированной разработки, и материального планирования требований. Типичная организация имеет системы различных уровней: эксплуатационную, управленческую, знания, и стратегическую – для каждой функциональной области. Например, коммерческая функция вообще имеет коммерческую систему на эксплуатационном уровне, чтобы делать запись ежедневных коммерческих данных и обрабатывать заказы. Система уровня знания создает содействующие дисплеи для демонстрации изделий фирмы. Системы уровня управления отслеживают ежемесячные коммерческие данные всех коммерческих территорий и докладывают относительно территорий, где продажа превышает или падает ниже ожидаемых уровней. Система прогноза предсказывает коммерческие тренды в течение пятилетнего периода – обслуживает стратегический уровень.

Рассмотрим определенные категории систем, обслуживающих  каждый организационный уровень и их значение в организации. В табл. 1 представлены основные типы информационных систем, которые соответствуют каждому организационному уровню.

Организация имеет исполнительные системы поддержки выполнения – Executive Support Systems (ESS) на стратегическом уровне; управляющие информационные системы – Management Information Systems (MIS) и системы поддержки принятия решений – Decision Support Systems (DSS) на управленческом (функциональном) уровне; системы работы знания– Knowledge Work System (KWS) и системы автоматизации делопроизводства – Office Automation Systems (OAS) на уровне знаний; и системы диалоговой обработки запросов – Transaction Processing Systems (TPS) на операционном (эксплуатационном) уровне. Таким образом, типичные системы в организациях разработаны, чтобы помочь служащим или менеджерам на каждом уровне в функциях продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета, и человеческих ресурсов.

Таблица 2 демонстрирует  особенности шести типов информационных систем. Необходимо отметить, что каждая из различных видов систем может иметь компоненты, которые используются различными организационными уровнями, и одновременно несколькими. Секретарь может находить информацию относительно MIS, или средний менеджер может нуждаться в данных анализа из TPS.

Внутри каждого из этих уровней принятия решений, исследователи  классифицируют решения как структурированные  и неструктурированные. Неструктурированные  решения – в которых принимающий  решение должен обеспечить суждение, оценку, и проникновение в прикладную область. Каждое из этих решений оригинально, важно, нет установившейся практики, и не имеется никакой внятной или проработанной процедуры для их принятия. Структурные решения, наоборот, являются повторяемыми и обычными и отрабатывают определенную процедуру для их принятия так, чтобы они не рассматривались каждый раз как новые. Некоторые решения слабо структурированы; в таких случаях, только часть проблемы имеет четкий ответ, обеспеченный в соответствии с принятой процедурой.

 

 

 

 

 

 

 

 

Характеристики  процессов информационных систем

 

Таблица 2

Типы систем	Информационные вводы	Обработка	Информационные выводы	Пользователи
ESS	Совокупные данные; внешние, внутренние	Графика; моделирование; интерактивность	Проекции; реакции на запросы	Старшие менеджеры
DSS	Слабо формализованные данные; аналитические модели	Моделирование; анализ; интерактивность	Специальные доклады; анализ решений; реакция на запросы	Профессионалы; управляющие персоналом
MIS	Итоговые операционные данные; данные большого объема; простые модели	Обычные доклады; простые  модели; простейший анализ	Резюме и возражения	Средние менеджеры
KWS	Технические данные проекта; база знаний	Моделирование; проигрывание	Модели; графика	Профессионалы; технический  персонал
OAS	Документы; расписания	Документы управления; планирование; связь	Документы; графики; почта	Служащие
TPS	Транзакции; результаты	Сортировка; список; слияние; модифицирование	Детальные доклады; списки; резюме	Оперативный персонал; управляющие

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Объединение этих двух перспектив принятия решений производит сетку, показанную на рис. 2. Вообще, эксплуатационный персонал управления стоит перед довольно хорошо структурированными проблемами. Напротив, стратегические планировщики занимаются совсем неструктурированными проблемами. Многие из проблем, с которыми сталкиваются работники знания, также довольно неструктурированны. Однако каждый уровень организации содержит и структурированные и неструктурированные проблемы.

Таким образом, в любой  фирме желательно иметь несколько  локальных ИС разного назначения, которые взаимодействуют между собой и поддерживают управленческие решения на всех уровнях.

 

 

 

 

 

Рис. 2. Различные виды ИС поддерживают разные типы решений

 

 

 

 

 

 

 

                                       

 

 

 

 

 

 

Рис. 3. Примеры информационных систем, поддерживающих деятельность фирмы

 

На рис. 3  показан один из таких вариантов. Между локальными ИС организуются связи различного характера  и назначения. Одни локальные ИС могут быть связаны с большим  количеством работающих в фирме систем и иметь выход во внешнюю среду, другие связаны только с одной или несколькими родственными. Современный подход к организации связи основан на применении локальных внутрифирменных компьютерных сетей с выходом на аналогичную ИС другой фирмы или подразделение корпорации. При этом пользуются ресурсами региональных и глобальных сетей.

На основе интеграции ИС разного назначения с помощью  компьютерных сетей в фирме создаются  корпоративные ИС. Подобные ИС предоставляют  пользователю возможность работать как с общефирменной базой данных, так и с локальными базами данных.

Рассмотрим роль корпоративной  ИС в фирме относительно формирования стоимости выпускаемой продукции.

Информационные системы  в фирме, поддерживая все стадии выпуска продукции, могут предоставлять информацию разной степени подробности для анализа, в результате которого выявляются этапы, где происходит сверхнормативное увеличение стоимости продукции. В этом случае может быть выбрана стратегия по уменьшению стоимости продукции. Результаты принимаемых мер, в свою очередь, отразятся в информационной системе. Снова можно будет использовать полученную информацию для анализа. И так до тех пор, пока не будет достигнута поставленная цель.

Например, фирма может  резко сократить издержки, связанные  с хранением сырья и полуфабрикатов, договорившись с поставщиками о  ежедневных поставках. Сведения о произведенных  поставках будут учтены информационной системой, из которой будет получена информация для принятия решений на соответствующем уровне управления.

Информационная система  может иметь наибольший эффект, если фирму рассматривать как цепь действий, в результате которых происходит постепенное формирование стоимости производимых продуктов или услуг.

Тогда с помощью информационных систем различного функционального назначения, включенных в эту цепь, можно оказывать влияние на стратегию принятия управленческих решений, направленных на увеличение доходов фирмы.

 

Примеры информационных систем для бизнеса.

 

1. Информационная система по отысканию рыночных ниш. При покупке товаров в некоторых фирмах информационная система регистрирует данные о покупателе, что позволяет:

• определять группы покупателей, их состав и запросы, а затем ориентироваться в своей стратегии на наиболее многочисленную группу;

• посылать потенциальным покупателям различные предложения, рекламу, напоминания;

• предоставлять постоянным покупателям товары и услуги в кредит, со скидкой, с отсрочкой платежей.

2. Информационные системы, ускоряющие потоки товаров. Предположим, фирма специализируется на поставках продуктов в определенное учреждение, например в больницу. Как известно, иметь большие запасы продуктов на складах фирмы очень невыгодно, а не иметь их невозможно. Для того чтобы найти оптимальное решение этой проблемы, фирма устанавливает терминалы в обслуживаемом учреждении и подключает их к информационной системе. Заказчик прямо с терминала вводит свои пожелания по предоставляемому ему каталогу.

Эти данные поступают в  информационную систему по учету  заказов.

Менеджеры, делая выборки  по поступившим заказам, принимают  оперативные управленческие решения по доставке заказчику нужного товара за короткий промежуток времени. Таким образом экономятся огромные деньги на хранение товаров, ускоряется и упрощается поток товаров, отслеживаются потребности покупателей.

3. Информационные системы по снижению издержек производства. Эти информационные системы,отслеживая все фазы производственного процесса, способствуют улучшению управления и контроля, более рациональному планированию и использованию персонала и, как следствие, снижению себестоимости производимой продукции и услуг.