Содержание

      Введение

      Информационные системы существовали с момента появления общества, поскольку на любой стадии развития общество нуждается в координации процессов, выполняемых на основе обмена сведениями и управления ими. Особенно это касается производственных процессов — процессов, связанных с производством материальных благ, так как они жизненно важны для развития общества. Именно производственные процессы совершенствуются наиболее динамично. А по мере их развития усложняется и управление ими, что, в свою очередь, стимулирует совершенствование и развитие информационных систем как наиболее эффективного инструмента для передачи сообщений между участниками производства.

    Эффективное управление предприятием в современных условиях невозможно без использования компьютерных технологий. Правильный выбор программного продукта и фирмы-разработчика - это первый и определяющий этап автоматизации бухгалтерского учета. В настоящее время проблема выбора информационной системы  (ИС) из специфической задачи превращается в стандартную процедуру.

    Руководители  многих российских предприятий имеют  слабое представление о современных  компьютерных интегрированных системах и предпочитают содержать большой штат собственных программистов, которые разрабатывают индивидуальные программы для решения стандартных управленческих задач.

    Процедура принятия решения о выборе наиболее эффективной компьютерной системы  управления нова для большинства  отечественных руководителей, а ее последствия во многом будут оказывать значительное влияние на предприятие в течение нескольких лет. Т.к. применение интегрированной ИС, которая отвечала бы требованиям предприятия (масштабу, специфике бизнеса и т.д.), позволила бы руководителю минимизировать издержки и повысить оперативность управления предприятием в целом. 

      Информационное  обеспечение автоматизированной информационной системы

      1.1 Понятие автоматизированной информационной системы в экономике

      Для того чтобы понять, что же такое экономическая автоматизированная информационная система (далее АИС), необходимо прежде всего определить ее место в системе управления экономическим объектом. Потребность в управлении возникает в том случае, когда необходима координация действий членов некоторого производственного коллектива, объединенных для достижения общих целей. Такими целями могут быть: обеспечение устойчивости функционирования или выживания объекта управления в конкурентной борьбе, получение максимальной прибыли, выход на международный рынок и т.д. Цели сначала носят обобщенный характер, а затем, в процессе уточнения, они формализуются управленческим аппаратом в виде целевых функций. Координация действий по достижению целей базируется на системе обмена информацией между участниками производства. Система информационного обмена включает в себя определенные процедуры, в частности регистрацию, обработку, поиск информации и др.

      В соответствии с кибернетическим  подходом система управления представляет собой совокупность объекта управления, например предприятие, и субъекта управления – управленческого аппарата. Аппарат объединяет в себе сотрудников, формирующих цели, перерабатывающих информацию, вырабатывающих и принимающих решения, а также контролирующих их выполнение. Роль АИС в контуре управления экономическими объектами состоит в том, чтобы осуществить подготовку, обработку и выдачу информации операторам управления — руководителям и специалистам (рисунок - 1).

      В задачу объекта управления входит реализация той деятельности, для которой создавалась система управления, а также представление данных о состоянии выполнения планов. 

      Рисунок - 1. АИС в контуре системы управления экономическим объектом: ПС – прямая связь, ОС – обратная связь 

      Оба компонента системы управления связаны  прямой и обратной связями. Прямая связь выражается потоком директивной информации, направляемой от управленческого аппарата к объекту управления. Обратная связь представляет собой поток отчетной информации о выполнении принятых решений, направляемый в обратном направлении. Указанные виды связей в системе управления существуют между субъектом и объектом управления напрямую, а также через АИС. В этом случае связь осуществляется в части решения задач по передаче и обработке информации.

      Взаимосвязь источника информации – аппарата управления, приемника информации – предприятия, а также каналов передачи информации между источником и приемником информации (прямая и обратная связи) и составляют информационную систему (далее ИС) экономического объекта.

      Возрастание объемов информации в контуре управления, усложнение ее обработки повлекло за собой сначала внедрение компьютеров на отдельных операциях, а затем расширение их применения. Традиционная ИС стала качественно меняться. В управленческом аппарате появилось новое структурное подразделение, единственной функцией которого стало обеспечение процесса управления информацией на основе применения средств вычислительной техники. В связи с этим в контуре управления появились новые информационные потоки, а старые потоки частично изменили свое направление. Часть традиционной ИС стала постепенно, но неуклонно трансформироваться в направлении все большей автоматизации обработки информации. С учетом сферы применения выделяются:

• технические ИС;
• экономические ИС;
• ИС в гуманитарных областях и др.

      Так как далее речь будет идти об ИС экономического характера, необходимо ввести понятие АИС в области экономики. АИС в экономике – это совокупность методов и средств информационного, технического, программно-математического и организационно-правового характера, предназначенная для информационного обеспечения решения экономических задач. Таким образом, можно обозначить отраслевой вид АИС – экономическая автоматизированная информационная система (далее ЭАИС). С помощью ЭАИС, к сожалению, может перерабатываться далеко не вся информация, используемая для управления экономическим объектом, поскольку на предприятиях циркулируют огромные информационные потоки, играющие важную роль в принятии решений, обработка которых в их полном объеме с помощью компьютеров невозможна. Причин здесь несколько:

• сложность структуризации информации и формализации процессов ее переработки;
• недостаточное количество вычислительных устройств (парка ЭВМ);
• отсутствие экономической целесообразности и др.

      АИС обеспечивают решение экономических задач и тем самым включаются в предметную область экономики. Предметная область (далее ПрО) экономики в контексте АИС – это совокупность сведений о структуре, процессах и свойствах экономических объектов и АИС, способах взаимосвязи и процессах взаимодействия между ними. ПрО в значительной мере определяет специфику решения задач построения и функционирования АИС. Обобщенное понимание ПрО можно представить как совокупность объектов, процессов, их количественных и качественных характеристик, а также связей между ними, объединенных общей идеей, определенным смыслом или понятием более высокого уровня.

      При построении и эксплуатации АИС учитываются  следующие основные категории, отображаемые как системообразующие признаки АИС: цели, задачи, функции системы, структура, технология создания и функционирования АИС, исходные условия функционирования системы, факторы, влияющие на уровень качества и эффективность АИС и др.

      Таким образом, цель АИС – это обеспечение специалистов информацией для решения экономических задач. Одна из форм результата – информационная продукция и услуги, предоставляемые потребителям. Кроме того, результатом работы ИС должно быть требуемое качество информационной продукции. Отсюда цель АИС – это также и повышение уровня качества информации, выдаваемой специалистам – пользователям АИС.

      Задачи  составляют важную категорию функциональной структуры АИС. Через решение задач обеспечивается достижение ее цели. Задача АИС – это совокупность методов, средств и процедур, реализация которых обеспечивает достижение цели АИС.

      При рассмотрении задач следует учитывать, что существует два основных класса задач: универсальные и специальные. В соответствии с целью основными универсальными задачами АИС представляются:

• выполнение процессов преобразования информации и выдача ее в удобном для восприятия виде;
• экономия ресурсов при выполнении процессов преобразования информации;
• развитие социального статуса работников, занятых в контуре функционирования АИС.

      Специальные задачи определяются характером производства и теми задачами, которые решает предприятие для достижения поставленной цели. Они включают:

• обеспечение необходимого объема производства продукции;
• обеспечение ритмичности в производстве продукции или услуг предприятия (фирмы);
• проведение мероприятий по обеспечению заданного уровня качества продукции;
• проведение технико-экономического анализа;
• выполнение материально-технического снабжения предприятия;
• обеспечение маркетинговой деятельности предприятия;
• обеспечение организационно-технических мероприятий по развитию предприятия и др.

      Очевидно, что задачи АИС представляют собой  базовую категорию ее соответствия профессиональным потребностям экономистов. Это и определяет ее уникальность в социально-экономическом пространстве. В силу этого проблема определения задач АИС имеет ключевое значение в контуре управления экономикой и организации информационной среды.

      1.2 Структура и целостность автоматизированной информационной системы

      Одна  из доминирующих категорий АИС – ее структура (лат. structura – строение, расположение, порядок). Понятие «структура» употребляется достаточно давно и применяется в качестве одного из средств определения понятий формы, организации, отображения содержания определенного объекта. В общепринятом понимании слово «структура» обозначает совокупность составных частей объекта. Однако эти части могут организовать структуру только при наличии определенных связей между ними. Структура АИС – это способ взаимосвязи элементов системы, обеспечивающий ее целостность. Способы взаимосвязи структурных элементов должны быть такими, чтобы можно было обеспечить целостность объекта, его тождественность самому себе в различных условиях существования. Таким образом, целостность АИС – существенная характеристика, относящаяся прежде всего к ее структуре. Целостность АИС – это свойство АИС, обеспечивающее устойчивость и функционирование системы в соответствии с ее назначением.

      Родовидовая структура АИС определяется комплексом классификационных признаков, или свойств. Эти признаки могут выступать как основания деления АИС на структурные группы или классы. По характеру решаемых задач современные АИС можно условно разделить на четыре основных класса:

1. Автоматизированные системы обработки данных;
2. Автоматизированные информационно-поисковые системы;
3. Автоматизированные системы управления;
4. Автоматизированные интеллектуальные информационные системы.

      В теоретическом плане вопросы структуры отдельной АИС можно рассматривать условно разделив ее на обеспечивающую и функциональную части. Каждая из указанных частей дифференцируется на составные компоненты структуры – обеспечивающие и функциональные подсистемы АИС.

      Общую структуру ИС можно рассматривать как совокупность подсистем независимо от сферы применения. Таким образом, отобразим структуру обеспечивающей части, которая может быть представлена совокупностью обеспечивающих подсистем (рисунок - 2).

      Рисунок - 2. Структура информационной системы

      Таким образом, в настоящее время в состав обеспечивающей части информационной системы принято выделять подсистемы технического, информационного, математического, программного, организационно-правового, кадрового обеспечения.

      1.3 Информационное обеспечение автоматизированной информационной системы

      Одним из существенных структурных компонентов  АИС является подсистема информационного  обеспечения. Подсистема «Информационное обеспечение» АИС - это совокупность баз данных, файлов, документов и лингвистических средств, обеспечивающая реализацию информационной составляющей АИС. Структура подсистемы состоит из следующих основных блоков:

1. базы данных (БД);
2. базы знаний (БЗ);
3. лингвистические средства.

      Особую  значимость для подсистемы составляют БД. База данных АИС – это совокупность файлов, документов показателей, данных, упорядоченных по определенным признакам, имеющим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными, а также обеспечивающих их независимость от прикладных программ. В БД АИС может быть представлена не только экономическая но и правовая, научная, техническая и другая информация.