Excel электрондық кесте құралдарымен мәліметтерді өңдеу

Excel электрондық  кесте құралдарымен мәліметтерді  өңдеу 

Кестелік құрылымдықұжаттармен жұмыс істеуге арналған кең таралған құралдардың бірі Microsoft Excel болып  табылады. Ол сандық мәліметтермен  жұмыс істеу үшін негізделген. Бұл  тарауда біз Microsoft Office 2000 программасының құрамына кіретін Microsoft Excel 2000 электрондық кестенің алғашқы ұғымдарымен және жұмыс істеу тәсілдерімен танысамыз. Excel жай ғана программа емес, оны көптеген математкалық амалдрды, күрделі есептерді жеңілдету үшін пайдалануға болады. Ол кестедегі мәліметтердің негізінде түрлі-түсті диаграмммалар тұрғызып, жүргізуді қамтамасыз ете алады. Excel мүмкіндігінің көпжақтылығы тек экономика саласында ғана емес, ғылыми зерттеу, әкімшілік жұмыстарында да кеңінен қолданылады.  
Excel даярлайтын құжат Жұмыс кітабы деп аталады. Жұмыс кітабы жұмыс парағынан тұрады. Жұмыс парағының құрылымы кестенің құрылымындай және ол бір немесе бірнеше кестені қамтиды. Әрбір парақтың аты төменгі жағында орналасқан таңбашада көрініп тұрады. Осы таңбашаның көмегімен кітапты парақтауға болады. Таңбашаны тышқаннның батырмасын екі рет басу арқылы өзгертуге болады. Әрбір жұмыс парағы жолар мен бағандардан тұрады. Бағандардың аты латын алфавитінің бас әріптерімен жазылады. Бір жұмыс парағы 256-ға дейін баған санын қамти алады. Бағандар А-дан Z әріптерінің комбинацияларымен белгіленеді, ал жолдар 1-ден бастап 65536-ға дейін нөмірленеді.  
Бағандар мен жолдардың қиылысуы ұяшықтарды береді. Ол электрондық кестенің мәлімет енгізетін ең кіші элементі болып табылады. Әрбір ұяшықтың жол мен бағандардың белгіленуінен тұратын адресі болады. Мысалы: А9, D21, F5, G7, L16.  
Әрқашанда ұяшықтардың біреуі ағымдық ұяшық болып есептеледі және жақтаумен ерекшеленіп тұрады. Осы жақтау кестелік меңзердің рөлін атқарады және тышқанның немесе басқару пернелердің көмегімен экранда жылжыта аламыз. Мәліметтерді енгізу, пішіндеу және басқада іс-әрекеттер осы ағымдағы осы ұяшықта жүзеге асырылады. Бірнеше ұяшықтар тобын ұяшықтар ауқымы деп атаймыз. Ауқымдар тік төртбұрыш қалыпты болады. Оларды былай белгілейді: A7: E25. Мұндағы А7 – тік төртбұрыштың сол жақ жоғарағы, ал Е25 – оң жақ төменгі бұрыштары.  
Мәліметтер типі. Кестенің ұяшықтарына мәліметтердің келесі үш типінің біреуін ғана енгізе аламыз. Ол мынадай типтер:  
• Сан  
• Формула  
• Мәтін  
Енгізілетін мәліметтің сан немесе формула екенін оның алғашқы символына қарап анықтайды. Егер енгізілетін символдың біріншісі сан болса, онда оны сандық типке жатқызамыз. Егер біріншісі теңдік белгісі болса, формула деп қабылдайды. Егер бірінші символымыз әріп немесе апостроф болса, мәтін деп қабылдайды.  
Мәліметтерді енгізу Enter пернесін басумен жүзеге асырылады. Енгізілген мәліметтерді енгізбей алып тастау үшін немесе ұяшықтың бастапқы мәндерін қалпына келтіру үшін esc пернсін басамыз немесе формулалар жолындағы Болдырмау (отмена) батырмасын шертеміз.  
Excel-де енгізілген сандық мәліметтер автоматты түрде ұяшықтардың оң жақшетіне орналасады.  
Сандық пішімде. Экономикалық есептерде санның үш түрлі пішімде жазылуы қолдананылады: кәдімгі сандық пішім, қаржылық және мерзімдік. Кәдімгі сандық пішім әр түрлі сандқ шамаларды жазуға арналған. Мысалы: қайсыбір тауардың санын, пайзын жас мөлшерін және т.б. Ақша сомасын енгізу қаржылық пішімде жүзеге асырылады. Уақыт мезгілін жазу үшін мерзімдік пішім пайдалынылады.

Мәтіндік пішім. Мәтіндік пішім мәтіндік жолдар мен цифрмен көрсетілген сандық емес мәліметтерді жазу үшін қолданады. Бұларға жататындар: регистрациялық нөмірлер, поштаның индексі, телефонның нөмірі.  
Ағымдағы ұяшықтың немесе ерекшеленген ауқымдығы мәлдіметтердің пішімін өзгерту үшін Пішім > Ұяшықтар(Формат > Ячейки) командасын пайдаланады. Ашылған Ұяшықтарды пішімдеу (Формат ячеек) сұхбат терезесіндегі қыстырмалардан мәліметтердің жазылу пішімін таңдап алады. Сол терезеде мәтіннің бағытын көрсетіп, оны түзеу, қарпін өзгерту, символдардың жазлуын, фонның түсін, жақтаудың түрін анықтайтын параметірлерді енгізуге болады.  
Excel програмысының кестесіндегі есептеулер формулалардың көмегімен жүзеге асырылады. Формулалар тұрақты сандардан, ұяшықтарға сілтеме мен Excel функцияларынан тұрады. Егер ұяшықтарға формулалар енгізілген болса, онда жұмыс парағында осы формуланың есептеу нәтижесі белгіленіп тұрады. Ұяшықтағы сандық нәтижені емес, оған енгізілген формуланы көру үшін сол ұяшықты ерекшеп алып, формулалар жолында бейнеленген жазуға көзсалу керек.  
Ұяшықтарда адрес көрсетіледі оны ұяшықтарға сілтеме деп атаймыз. Есептеу нәтижесі формуладағы пайдалынылған ұяшықтарға тәуелді болады. Тәуелді ұяшықтағы мәндер бастапқы ұяшықтағы мәндердің өзгеруіне байланысты өзгеріп тұрады.  
Ұяшықтарға сілтемені әр түрлі тәсілдермен беруге болады:  
• біріншіден, ұяшықтың адресін қолмен теруге болады;  
• екінші тәсілі қажетті ұяшыққа тышқанмен шерту арқылы ерекшелеп енгізуге болады.

Салыстырмалы сілтеме. Формулаларды бір ұяшықтан екіншісіне көшіргенде нәтиже қандай болатыны сілтеменің адрестеуіне тікелей тәуелді. Кәдімгі жағдайда формуладағы ұяшықтарға сілтеме салыстырмалы болып табылады. Бұл формулаларды бір ұяшықтан екінші ұяшыққа көшіргенде сілтеменің адресі автоматты түрде өзгереді деген сөз. Мысалы: В2 ұяшығында одан бір жол солға қарай және төмен орналасқан А3 ұяшығына сілтеме орналассын. Егер осы формула көшірлсе, онда сілтеменің салыстырмалы көрсеткіші сақталады. Мысалы: А9, D25, F5 салыстырмалы сілтеме болып табылады.

Абсолют сілтеме. Абсаолют адрестеу кезінде формула көшірілгенде сілтеменің адресі өзгермейді, сілтеме көрсетіп тұрған ұяшық тұрақтыы болып қалады. Формулаларды редактерлеу кезінде адрестеу әдісін өзгерту үшін ұяшықтың сілтемесін ерекшелеп алып F4 басу керек. Абсалют адрестелінген ұяшықтың нөмірінің алдына $ белгісін қояды. Мысалы: $А$16, $А9, А$7. Соңғы екі жағдайда ұяшық нөмірлерінің бірі абсолют, екіншісі салыстырмалы болып есептеледі, бұл аралас сілтеменің мысалдары.  
Әдетте кестелер қайталатын, біртектес мәліметтен тұратындықтан, Excel программасының енгізуді автоматтандыратын құралдары бар. Оларға жататындар автотолтыру, формулалармен автотолтыру.

Автотолтыру. Мәтіндік мәліметтерді автоматтандыру үшін авто толтыру әдісін қолданады. Оны жұмыс парағының  бір бағанына бірнеше рет қайталанатын мәтіндік жолды енгізгенде пайдаланады. Мәтінді енгізу кезінде программа оны жоғарғы жолдармен салыстырып, бірдей элементтер кездессе автоматты түрде толтырады.

Сандарды автолтыру. Сандармен  жұмыс істеген кезде автолтыру  әдісі пайдаланады. Ағымдығы ұяшықтың қоршауының төменгі бұрышында кішкентай қара түсті шаршы орналасқан. Оны толтыру маркері деп атайды. Тышқанның нұсқағышын сол маркерге алып барса, оның пішіні кішкентай крест тәрізді болып өзгереді. Сол кезде маркерді тік немесе көлденең тасымалдау арқылы автолтыру жүзеге асырылады.

Прогресия бойынша толтыру. Ол үшін Түзету > Толтыру > Прогрессия (Правка > Заполнить > Прогрессия) орындау  керек. Ашылған прогрессия сұхбат терезесінде  прогрессияның тегі, қадам мөлшері, шектік мәні таңдап алынады. ОК батырмасын басқаннан кейін Excel программасы берілген ережелер бойынша ұяшықтарды автоматты түрде толтырып береді.

Формулаларды автолтыру. Бұл амал сандарды автотолтыру сияқты жүзеге асырылады. Автоттолтыру кезінде формулалардың  басқа ұяшықтарға сілтеменің ерекшеліктері ескеріледі: салыстырмалы сілтемелер сәйкесінше көшірменің салыстырмалы орналасуына байланысты өзгереді. Ал абсолют сілтемелер өзгермей сол қалпында қалады. Мысалы: үшінші С Бағанында мәні А және В бағандарының сәйкес ұяшықтардағы мәндерінің қосындысына тең формула есептелсін. С1 ұяшығында =A1+B1 формуласын енгіземіз, осы формаланы автотолтыру әдісімен үшінші бағанның барллық ұяшықтарына көшіреміз.  
Автотолтыру кезіндегі сілтемелердің жаңару ережелері келесі кестеде көрсетілген:

Бастапқы ұяшықтардағы сілтеме  Келесі ұяшықтағы сілтеме  
Оңға толтыру кезінде Төмен толтыру кезінде  
А1 (салыстырмалы) В1 А2  
$А1 (бағана бойынша абсоллют) $А1 $А2  
А$1 (жол бойынша абсолют) В$1 А$1  
$А$1 (абсолют) $А$1 $А$1

Excel программасында стандарт функциялар тек формулаларда ғана қолданылады. Функцияны шақыру ішін формулада функцияның атын көрсету қажет. Функция егізілгеннен кейін жақшада оның параметрлері көрсетіледі. Параметр ретінде сан, ұяшықтар немесе басқа да бір өрнектер алынады.

Формулалар. Егер формулаларды Функцияларды өзгерту (Изменить функций) батырмасын басу арқылы немесе Кірістіру > Функция командасын жүзеге асыратын болса, онда формулалар жолының астында Функцялар шебері (Мастер функций) аты сұхбат терезе ашылады. Ал оның анелінде функциялар тізімі ашылады. Оның Категория бөлімінде ең соңғы пайдалынылған он функция және төменірек басқа функциялар бөлімі бейнеленеді.

Функция шеберін қолдану. Функция  шеберінің Категория тізімінен  қажетті функцияны категориясы  бойынша таңдап алуға болады. Функциялар тізімінен берілген категория бойынша нақты функция алынады. ОК пернесін шерткеннен кейін, қажеттіфункцияның аты формулалар жолына енгізіледі. Ал мәтіндік меңзер сол функцияның параметрлері көрсетілген жақшалардың арасына орналасады.

Функцияның парамерлерін енгізу. Функияның параметрлерін енгізі кезінде формулалар терезесінің түрі өзгереді. Мұнда параметрлерді енгізуге арналған өріс бейнеленеді. Егер параметрдің аты жартылай майлы қаріппен көрсетілсе, онда бұл параметрді мүндетті түрде енгізу қажет. Ал егер параметрдің аты жәй қаріппен көрсетілетін болса, ол параметрді тастап кетуге болады. Формулалар терезесінің төменгі жағында функцияның қысқаша көшірмесі сиппатамасы мен параметірлерінің өзгеру аралықтары беріледі.

Қорытынды есептеулер. Шебердің көмегімен алынатын көптеген функциялардың көп бөлігі ғылыми есптеулерге арналған. Қаржымен байланысты есептерді орындауға арналған қаржы функциясы өз алдына бір категорияны құрайды. Экономикалық және бухгалтерлік есептеулерде негізінен қорытындылау функциялары қолданылады. Бұл функцияларға ортақ қасиет, олардың параметрлерінің тізіміне енетін параметрлер саны алдын-ала белгісіз болуы мүмкін, өйткені олар әр жағдайда әр қалай, ал нәтижесінде барлық параметрлерді сипаттайтын ортақбір сан алынады. Осы типтес нақты функциялар әр түрлі категорияларда орналасқан, соның ішінде көп бөлігі Математикалық және Статистикалық категорияларында орналасқан.  
 
Қосындылау функциясы. Қортындылау функцияларының ішіндегі ең көп қолданылатыны қосындылау функциясы – СУММ. Стандартты аспаптар панелінде осы функцияда ғана жеке батырма бар – Автоқосынды (Автосумма) батырмасы. Автоматты түрде қосындылау ағымдағы ұяшықтың немесе сол жағындағы ауқымды қамтиды. Автоматты түрде таңдалынып алынған ауқымды қайтадан өзгертіп, функцияның қосымша параметрлерін беруге болады.  
Қортындылау есептеулеріне арналған басқа функциялар Функцияларды өзгерту батырмасы немесе Функциялар шеңбері арқылы алынады. Бұл функциялардың қатарына ДИСП (дисперсия), МАКС (ауқымдағы ең үлкен сан), МИН (ауқымдағы ең кіші сан), СРЗНАЧ (ауқымдағы сандардың арифметикалық ортасы), СЧЕТ (ауқымдағы мәндері бар ұяшықтар саны) және т.б. жатады.  
Көптеген экономикалық есптерді жеңілдету үшін функциялар қолданылады. Функциялар y = f(x) түрінде жазылады, мұндағы х – функцияның аргументі, ал у – функцияның мәні, f – функция.  
Функцияларды қолдануға мысалы қарастырайық: С7 ұяшығында АВС(А7) + LOG(В7( формуласын есептейік). Мұндағы А7, В7 – ұяшықтарға салыстырмалы сілтемелер; АВС(А7) – А7 ұяшығындағы мәннің абсалютті шамасын есептейтін функция; LOG(В7) – В7ұяшығындағы мәннің логарифімін есептейтін функция.  
Excel програмысында қолданылатын стандарт функциялар тізімі:  
• SIN, COS, TAN – тригонометриялық функциялар;  
• ASIN, ACOS, ATAN – кері тригонометриялық функциялар;  
• МАКС, МИН, СРЗНАЧ – массивтерге қолданылатын функция;  
• LN, LOG, LOG10 – натурал, жай ондық логарифмдер;  
• КОРЕНЬ – кватрад он түбірді анықтайтын функция;  
• ЕСЛИ, И, НЕ, ИЛИ, ЛОЖЬ – логикалық функциялар;  
• ЗАМЕНИТЬ, НАЙТИ, КОДСИМВ, ЛЕВСИМВ, ПОВТОР- мәтіндік функциялар.  
Бұл тізімді әрі қарай жалғастыра беруге болады, өйткені олардың саны өте көп.  
Ұяшықтағы мәліметтерді қорғау. Excel програмасында бүкіл жұмысы кітабын кез-келген парақты немесе ұяшықты қайсыбір көлденең жағдайлардан, сақтап қоюға болады. Мәліметтерді қорғап қою оны өзгерістерден қорғау қасиетін алып тастағанға дейін сақталады. Әдетте жиі өзгермейтін мәліметтер ( есептеу формалары, кестенің тақырыптары, ұяшықтың аттары) ғана өзгертуден қорғалуы тиіс  
Мәліметтерді қорғау екі бөліктен тұрады:  
• өзгертілуге тиіс ұяшықтардың бұрынғы қорғау қасиеттері алынады;  
• ағымдағы парақа немесе оның кейбір ауқымдарына қорғалу қасиеті енгізіледі.  
Бұдан кейін тек қорғалу енгізілген ұяшықтар мен ауқымдарға ғана мәліметтер енгіземіз.  
Ұяшықтардың қорғалу қасиетін енгізу. Қажетті ауқымды ерекшелеп алып, содан кейін Пішім > Ұяшықтар > Қорғау (Формат > Ячеики > Защита) командасын орындап, ашылған Ұяшықтарды пішімдеу (Формат ячеек) сұхбат терезесінің Қорғау (Защита) қсытырмасындағы жалаушыларды орнатамыз немесе алып тастаймыз.

Excel- де диаграммаларды  тұрғызу 

Excel программасындағы  диаграмма термині сандық мәліметердің  графиктік түрде бейнеленуінің  барлық жағын қамтиды. Графиктік  бейнелеу берілген мәліметтер  қатары негізінде құрылады. Берілген мәліметтері бар жеке алынған жол немесе бағаннан тұратын ұяшықтар тобы мәліметер тобын құрайды. Бір диаграммада бірнеше мәліметтер қатарын бейнелеуге болады. Диаграмма деп жұмыс кітабының бір парағына енгізілген графиктік обьектіні айтады. Ол мәліметтер тұрған парқта немесе кез-келген басқа парақта орналасуы мүмкін. Диагамма өзі тұрғызылған мәліметтермен әрқашан тығыз байланыста болады. Егер мәліметтер жаңартылатын болса, диаграмма да автоматты түрде соған сәйкес өзгереді.  
Диаграмманы тұрғызу үшін Диаграмма шебері (Мастер диаграмм) қолданылады. Ол стандарты аспаптар панелінде орналасқан диаграмма шебері батырмасының көмегімен іске қосылады. Әдетте диаграмма тұрғызар алдында мәліметтер орналасқан аймақты ерекшелеп алады немесе бұл мәліметерді Диаграмма шеберінің барысында енізуге болады.

Диаграмманың түрін  таңдап алу. Диаграмма шеберінің  алғашқы сатысында диаграмманың түрін таңдап алуымыз қажет. Стандартты қыстырмасындағы Түр (Вид) тізімінде  диаграмманың қолда бар түрлері  көрсетілген. Таңдап алынған түр үшін терезенің оң жағында мәліметтердің көрсетілуінің түрлі нұсқаулары көрсетілген. Сонын ішінен ең қолайысын таңдауымыз қажет. Стандарты емес қыстырмасында пішімделген, толығымен қалыптасқан диаграмма түрлері бейнеленген. Диаграмманың түрін таңдап алынғанна кейін Ары қарай ( Далее ) батырмасын басамыз.

 
Мәліметтерді таңдап алу. Диаграмма  шебері (Мастер диаграмм) жұмысының  екінші сатысы диаграмма тұрғызылатын мәліметтердің таңдап алудан басталады. Егер мәліметтер ауқымы алдын- ала берілген болса, Диаграмма шебері терезесінің үстінгі жоғарғы бөлігінде орналасқан адын-ала қарап шығу аймағында тұрғызылатын диаграмманың жуық бейнесі пайда болады. Егер мәліметтер бірдей ауқымды тік төртбұрышты қамтитын болса, онда оны мәліметтер ауқымы (Диапазон данных) қыстырмасы бойынша таңдап алған қолайлы. Егер мәліметер бірегей топтан емес, жеке қатарладан тұрса, онда оны Қатар (Ряд) қыстырмасы бойынша енгізген дұрыс.

Диаграмманы безендіру. Диаграма шеберінің үшінші сатысы ( Ары қарай батырмасын шерту арқылы алынады ) диаграмманы безендіруден тұрады. Диаграмма шебері терезесінің қыстырмларына төмендегі параметрлер енгізіледі:  
• диаграмманың аты, осьтерінің атаулары (Тақырыптары қыстырмасында);  
• коордиаттық осьтердің кескінделуі мен белгіленуі (Осьтер қыстырмасында);  
• координата осьтеріне параллель тор сызықтардың кескінделуі (Тор сызықтар қыстырмасында);  
• тұрғызылған осьтердің сипаттамасы (Атаунама қыстырмасында);  
• графиктің элементердің жеке мәліметтеріне сәйкес келетін атауларды бейнелеу ( Мәліметтер қолтаңбасы қыстырмасында );  
• графикті тұрғызуда пайдалынылған мәліметтерді кесте түрінде көрсету ( Мәліметтер кестесі қыстырмасында);