Бухгалтерские информационные системы

Бухгалтерские информационные системы (БУИС)

В условиях рынка информация - ценный ресурс, вид собственности. Ее хранят, используют и защищают. Бухгалтерская  информационная система создается  для получения информации, необходимой  для управления производственной и  хозяйственной деятельностью. БУИС - инструмент управления работой предприятия. БУИС - это связующее звено между  хозяйственной деятельностью предприятия  и лицом, принимающим решения(ЛПР).

Денные о хозяйственной  деятельности являются входом в БУИС, а полезная информация для ЛПР - выходом  из БУИС. Главная цель функционирования БУИС - обеспечить руководство предприятия (ЛПР) финансовой информацией для принятия обоснованный решений при выборе альтернативных вариантов использования ограниченных ресурсов. Используется и нефинансовая информация, создаются экономические информационные системы. В них среди всех подсистем бухгалтерская подсистема является важнейшей, она выполняет ведущую роль в управлении потоками информации о состоянии объекта управления. БУИС предоставляет бухгалтерскую информацию, отражающую полную картину хозяйственной деятельности. Сейчас, при переходе на международные стандарты ведения бухучета, изменилась ориентация бухинформации. Раньше основными пользователями были органы госуправления и госнадзора (фискальная система). Сейчас бухинформация является основой для принятия управленческих решений. Бухинформация представляет количественные данные для таких функций управления, как планирование, контроль и анализ.

-Для планирования БУИС  дает информацию о предполагаемой  прибыли и потребности в денежных  ресурсах. -Для контроля - от БУИС исходит информация сравнения фактических доходов и затрат с планом. -На этапе анализа, на основе бухинформации выясняется, была ли достигнута поставленная цель функционирования предприятием. Если не была, то каковы причины. По результатам анализа принимаются решения по совершенствованию системы управления предприятием.

Внутренние пользователи бухинформации: руководство и менеджеры служб предприятия (определяется чистая прибыль, норма прибыли, наличие денежных ресурсов, соотношение чистых активов и уставного капитала, прибыльные направления деятельности предприятия, себестоимость продукции). Бухинформация - основа для прогнозирования.

Внешние пользователи: акционеры, инвесторы, кредиторы, покупатели, аудиторы, налоговые слеужбы.

Бухинформация должна быть достоверной и значимой. Основные требования к бухинформации: -должна удовлетворять требованиям сравнения и постоянства (постоянные фоомы и методы бухучета), -существенность (каждый выбирает свой уровень существенности учета), -консервативность (выбирается наименее оптимистичная оценка состояния хоздеятельности). Это обеспечивает осторожность. -полнота (максимум сведений).

При построении БУИС именно эти качества информации заложены в  общие принципы системы.

Различают БУИС кредитных  предприятий и БУИС предприятий  малого и среднего бизнеса.

Особенности БИС, структура, классификация 

Особенности БИС

Бухгалтерские информационные системы отражают отраслевые особенности  деятельности предприятий. Такие системы  используются для целей управления на уровне отдельного предприятия или  отраслевом уровне. Для автоматизированного  решения задач требуется наличие  ряда компонентов, являющихся базовыми для любой компьютерной ИС:

-информационной базы  объекта управления;

-программного обеспечения; 

-вычислительной системы; 

-пользователей. 

Основу БИС составляет информация — совокупность количественных данных, необходимых для выполнения функций планирования, контроля, анализа  и являющихся основой для принятия управленческих решений.

Особенности программ автоматизации бухгалтерского учета.

-Программы позволяют  автоматизировать все участки  бухучета, могут использоваться  на любых предприятиях, что характеризует  их универсальность. 

-Предназначены для работ в различных операционных средах (DOS, Windows 98, NT,XP; OS/2).

-Пользователям предлагается  стандартная настройка программ, включающая настройку плана счетов, справочников аналитического учета,  первичных документов и стандартных  форм отчетности.

-Учет в программах  основан на регистрации бухгалтерских  проводок, отражающих совершаемые  хозоперации.

-Программы обеспечивают  ведение синтетического и аналитического  учета (в количественном и суммовом  выражении).

-Для организации аналитического  учета предусмотрено использование  любого количества справочников  объектов аналитического учета. 

-Для работы с первичными  документами предусмотрен большой  набор стандартных первичных  документов.

-Имеется набор готовых  к использованию стандартных  форм бухгалтерской отчетности.

-Программы располагают  сервисными возможностями адаптации  к изменяющемуся законодательству, структуре производства и другим  изменениям.

К задачам  БИС относятся:

-обеспечение автоматизированного  решения всего комплекса задач  бухгалтерского учета, планирования, анализа финансово-хозяйственной  деятельности, внутреннего аудита;

-получение достоверной  оперативной информации о текущем  состоянии дел на предприятии  для принятия на ее основе  необходимых управленческих решений; 

-интеграция оперативного, бухгалтерского, статистического учета  на основе единой первичной  информации;

-получение достоверной  информации для обратной связи,  используемой при принятии управленческих  решений; 

-автоматизация обработки  на всех стадиях техпроцесса,  начиная со стадии первичного  учета. 

Структура БИС

В БИС выделяют 2 части: обеспечивающую часть ИС и функциональную.

Обеспечивающая  часть ИС

Информационное  обеспечение имеет целью организацию информации, необходимой для осуществления управленческой деятельности и подразделяется на внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение.

Характеристики подсистемы:

-качественные (оценки: степени  отображения предметной области  в информационной базе системы,  методов организации и структурированности  баз данных, эффективности манипулирования  данными в базе данных и  др.);

-количественные (оценки: максимального  объема хранимых и обрабатываемых  данных, временных характеристик  обработки данных, производительности  использования баз данных и  др.).

Техническое обеспечение представляет собой совокупность используемых технических средств, вычислительных сетей, технологий сетевой обработки данных.

Структуру подсистемы образуют: технические средства сбора и  регистрации информации, средства подготовки и передачи данных, средства ввода, обработки и вывода информации, средства оргтехники и другие; методические и руководящие материалы; техническая  документация, обслуживающий персонал.

Характеристики подсистемы:

-качественные (оценки: степени  полноты и адекватности технической  документации, информативности и  неизбыточности технической документации, качества описания и полноты охвата предметной области контрольным примером);

-количественные (оценки: полноты  комплекса технической документации, объемных ограничений на каждый  документ).

Программное обеспечение представляет собой совокупность программ, реализующих цели и задачи системы и обеспечивающих функционирование комплекса технических средств. Структуру подсистемы составляют: общесистемные, специальные прикладные и оригинальные программы и инструктивно-методические материалы по их применению.

Характеристики подсистемы:

-качественные (оценки: сложности  архитектуры комплекса программных  средств, сложности и надежности  программных компонентов и всей  системы автоматизированной обработки,  программной реализации алгоритмов  обработки исходной информации  и другие);

-количественные (оценки: общего  количества программных компонентов  системы, объема оперативной памяти, занимаемой управляющими модулями; максимального объема оперативной  памяти и др.).

Лингвистическое обеспечение представляет собой совокупность языковых средств, предназначенных для формализации естественного языка, построения и сочетания информационных единиц при общении персонала вычислительной системы со средствами вычислительной техники. Структуру подсистемы составляют: языки управления и манипулирования данными информационной базы, языковые средства информационно-поисковых систем, диалоговые языки специального назначения, системы терминов и определений, используемых в процессе разработки и функционирования систем.

Характеристики подсистемы:

-качественные (ориентированность  на пользователя системы, степень  охвата параметров настройки  системы на заданную операционную  систему и конфигурацию комплекса  технических средств, степень  сложности освоения языка, и  др.);

-количественные (общий объем  языковых конструкций, время подготовки  языковых конструкций для адаптации  системы на конкретную предметную  область, и др.).

Правовое обеспечение представляет собой совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения, возникающие при функционировании ИС и юридический статус результатов ее функционирования. Структуру подсистемы составляют различные нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика системы, правовым регулированием процессов, возникающих в ходе разработки системы.

Математическое  обеспечение включает совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации. Структуру подсистемы образуют: средства математического обеспечения, средства моделирования процессов управления, типовые задачи управления, методы математического программирования, методы математической статистики и др.

Организационное обеспечение включает в себя совокупность документов, методов и средств, регламентирующих взаимодействие персонала системы и технических средств, задействованных в процессе обработки данных. Функции подсистемы: анализ существующей системы управления, выбор направлений совершенствования системы управления, выбор и постановка задач управления, формулировка требований к комплексу технических средств.

Эргономическое  обеспечение — это совокупность методов и средств, используемых на разных этапах разработки и функционирования автоматизированной системы и предназначенных для создания оптимальных условий работы персонала.

Функциональная  часть ИС

Функциональные компоненты составляют содержательную основу ИС и представляют собой совокупность функциональных систем, комплексов задач  и процедур обработки, реализующих  функции системы управления. В  функциональном аспекте БИС должны обеспечивать: выполнение необходимых  расчетов; подготовку, заполнение, проверку и распечатку документов; перенос  данных из одной отчетной формы в  другую; накопление итогов, обращение  к данным прошлых периодов.

К комплексам задач БИС  относится учет: труда и зарплаты, материальных ценностей, основных средств, готовой продукции, финансово-расчетных  операций, затрат на производство, а  также сводный учет и составление  отчетности.

Автоматизация выполнения отдельных  функций управления требует их расчленения  на более мелкие части — функциональные задачи, для решения которых разрабатываются  алгоритмы и пишутся программы.

Автоматизированные  рабочие места в БИС

В современных автоматизированных системах широко используются автоматизированные рабочие места (АРМ) — совокупность методических, языковых, аппаратных и программных средств, обеспечивающих автоматизацию функций пользователя в некоторой предметной области и позволяющих оперативно отражать его информационные и вычислительные запросы.

Создание АРМ обеспечивает: доступ к современной электронной  технике небольших предприятий, что было невозможно в условиях централизованной обработки информации; компактность размещения, высокую надежность, простое  техническое обслуживание и невысокие  требования к условиям эксплуатации; возможность поэтапного внедрения; информационно-справочное обслуживание пользователя; возможность ведения  локальных и распределенных баз  данных; совместимость с другими  системами.

АРМ можно классифицировать по различным признакам. Выделяют следующие  виды АРМ:

-по выполняемым функциям: проблемные и технологические;

-по способу организации:  типовые (универсальные), специализированные  и проблемно-ориентированные комплексы; 

-по режиму эксплуатации: индивидуальные, групповые и сетевые. 

При качественной оценке АРМ  учитывают: простоту использования, совместимость  АРМ-проекта с другими системами, степень модульности и иерархичности  проекта, совместимость интерфейса с другими системами, характер контроля данных и вычислений, достоверность  потоков данных и др.

При количественной оценке учитывают надежность и универсальность  системы, ее структурно-функциональную сложность, пропускную способность  и др.

АРМ бухгалтера оборудуется  вычислительной техникой (персональным компьютером) и инструментальными  средствами, обеспечивающими автоматизацию  большей части выполняемых им операций.

Типичный состав устройств  АРМ:

-ЭВМ с микропроцессорами,  внешней, оперативной и кэш-памятью  и шинами, для взаимной увязки  устройств; 

-устройства ввода и  вывода, включающие клавиатуру, мышь;

-дополнительные периферийные  устройства.

К инструментальным средствам  АРМ относятся все виды обеспечения. Бухгалтер имеет в своем распоряжении необходимую документацию, программные  средства, информационные массивы, составляющие элементы обеспечения рабочего места.