База данных

 

                           4 вариант.

1. Достоинства и недостатки иерархической и реляционной структур БД (сравнительный анализ двух структур).
2. Запросы как объекты M.Access. Режимы создания и работы с готовыми запросами. Что еще в M.Access предназначено для поиска нужной информации?
3. Типы отношений между таблицами в M.Access. Что нужно сделать в макете таблиц и с данными, чтобы установить тип отношений между связываемыми таблицами один - ко – многим?

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Достоинства и недостатки иерархической и реляционной структур БД (сравнительный анализ двух структур).

Основой всякой информационной системы является база данных — организованная совокупность данных на магнитных дисках. Информация на дисках хранится в виде файлов. Итак, когда накопленная информация хранится в форме каким-либо образом организованных учетных записей или в виде структурированного файла, можно говорить о наличии базы данных (БД). База данных — поименованная совокупность структурированных  данных. (Структурирование данных —  это процесс группировки данных по определенным параметрам). Понятно, что структурировать информацию можно по-разному. В зависимости от структуры различают иерархическую, сетевую, реляционную, объектно-ориентированную и гибридную модели баз данных.

Самой популярной на сегодняшний день является реляционная  структура, но мы рассмотрим иерархическую  и реляционную БД.

Иерархическая структура базы данных: это древовидная структура представления информации. Ее особенность в том, что каждый узел на более низком уровне имеет связь только с одним узлом на более высоком уровне. Посмотрим, например, на фрагмент иерархической структуры базы данных "Институт":

 

Из структуры  понятно, что на одной кафедре  может работать несколько преподавателей. Такая связь называется "один ко многим" (одна кафедра - много преподавателей). Но если мы попытаемся добавить в эту  структуру группы студентов, то нам  понадобится связь "многие ко многим":

 

 

(один  преподаватель может работать  со многими группами, а одна  группа может учиться у многих  преподавателей), а такой связи  в иерархической структуре быть  не может (т.к. связь может  быть только с одним узлом  на более высоком уровне). Это  основной недостаток подобной  структуры базы данных.

Понятие реляционный (англ. relation - отношение) связано с разработками известного американского специалиста в области систем баз данных Е. Кодда.Эти модели характеризуются простотой структуры данных, удобным для пользователя табличным представлением и возможностью использования формального аппарата алгебры отношений и реляционного исчисления для обработки данных.

Реляционная модель ориентирована на организацию  данных в виде двумерных таблиц. Каждая реляционная таблица представляет собой двумерный массив и обладает следующими свойствами:

- каждый  элемент таблицы - одни элемент  данных;

- все  столбцы в таблице однородные, т.е. все элементы в столбце  имеют одинаковый тип (числовой, символьный и тд.) и длину;

- каждый  столбец имеет уникальное имя;

- одинаковые  строки в таблице отсутствуют;

- порядок  следования строк и столбцов  может быть произвольным.

 

№ личного дела	Фамилия	Имя	Очество	Дата рождения	№ группы
1111	Попова	Наталья	Николаевна	18.05.86	32 ТМ
1112	Коновалова	Анна	Викторовна	28.05.88	32 ТМ
1113	Доронов	Сергей	Сергеевич	15.01.85	32ТМ

 

Отношения представлены в виде таблиц, строки которых соответствуют кортежам или записям, а столбцы - атрибутам  отношений, доменам, полям.

Поле, каждое значение которого однозначно определяет соответствующую запись, называется простым ключом (ключевым полем). Если записи однозначно определяются значениями нескольких полей, то такая таблица  базы данных имеет составной ключ. В примере, показанном на рис.10, ключевые полем таблицы является «№ личного  дела».

Чтобы связать  две реляционные таблицы, необходимо ключ первой таблицы ввести в состав ключа второй таблицы (возможно совпадение ключей); в противном случае нужно  ввести в структуру первой таблицы  внешний ключ - ключ второй таблицы.

 

2.Запросы  как объекты M.Access. Режимы создания и работы с готовыми запросами. Что еще в M.Access предназначено для поиска нужной информации?

С базами данных неразрывно связано такое  понятие как СУБД(система управления базами данных) - программа которая управляет данными, осуществляет хранение, извлечение, поиск, редактирование информации хранимой в базе данных. Существуют множество различных СУБД: IMS, СЕТОР, ORACLE, CLIPPER, FOX PRO, ACCESS. В данной работе мы рассмотрим только MICROSOFT ACCESS.

Основными понятиями или объектами этой системы являются: таблицы, запросы, формуляры, отчеты, макросы и модули.

Таблицы являются основной формой представления  информации, содержащейся в базе данных. Без таблицы нельзя спроектировать формуляр, на базе таблиц составляются запросы и отчеты. Запросы служат для селекции и фильтрации набора данных. Они позволяют выбрать  из базы только необходимую информацию, т.е. ту, которая соответствует определенному  критерию(условию) и нужна для решения конкретной задачи. Microsoft Access дает большие возможности в гибкости проектирования запросов. Мы можем выбрать поля, выбрать записи, отсортировать записи, запрашивать данные из нескольких таблиц, выполнять вычисления, использовать запрос в качестве источника данных для формуляров, отчетов и других запросов. Так же и изменять данные в таблицах, мы можем обновлять, удалять, добавлять группы записей все сразу, также можем создать новую таблицу на базе существующей таблицы или группы таблиц. Выделяют два типа запросов:

QBE-запросы  (Query by Example -Запрос по образцу). Пользователь дает им определения, специфицируя отдельные параметры в окне проектирования с использованием подсказок(образцов).

SQL - запросы  (Structured Query Language -Структурированный язык запросов ). Пользователь формулирует их с использованием инструкций и функций, выстраивая описание. QBE-запрос Access легко транслирует в соответствующий SQL-запрос. Обратная операция тоже не составляет труда. Вообще для Access безразлично, с каким типом запроса работает пользователь.       

Запросы можно создавать с помощью  Конструктора запросов.  Он ускоряет проектирование нескольких специальных  типов запросов:

Запросы кросс-таблиц. Представляют наши данные в компактном суммированном формате.

        Запросы нахождения дубликатов. Находят дубликатные записи в  выбранной Вами таблице или  запросе.

Запросы нахождения несоответствия. Находят  все записи в таблице которые не связаны с записями в другой таблице.

Запросы архивов. Копируют записи из существующей таблицы в новую и затем удаляют (по желанию) эти записи из таблицы оригинала.

Access предоставляет довольно широкий спектр возможностей для поиска и отбора информации в базе данных. К таким средствам можно отнести использование команды Найти, фильтрацию, сортировку.

Простейшим  способом поиска информации в базе данных является использование команды Найти. Этот поиск может проводиться как в одном из указанных полей, так и во всех полях таблицы БД. Возможно изменение порядка просмотра записей в таблице.

Для того чтобы записи в таблице выстраивались  при выводе в удобном для пользователя порядке, используется сортировка. Access может проводить сортировку по одному полю, по нескольким полям, по возрастанию и по убыванию значений ключевого признака.

Для вывода только определенных записей таблицы  используется фильтрация.

 

3.Типы  отношений между таблицами в  M.Access. Что нужно сделать в макете таблиц и с данными, чтобы установить тип отношений между связываемыми таблицами один - ко – многим?

Вид создаваемой  связи зависит от того, как заданы связанные столбцы. Существует три  типа связей между таблицами:

1. Связь "один-ко-многим"
2. Связь "многие-ко-многим"
3. Связь "один-к-одному"

Связь осуществляется путем сопоставления данных в  ключевых столбцах; обычно это столбцы, имеющие в обеих таблицах одинаковые названия. В большинстве случаев  сопоставляются первичный ключ одной  таблицы, содержащий для каждой из строк  уникальный идентификатор, и внешний  ключ другой таблицы. Например, с каждым из изданий, находящихся в продаже, можно связать объемы его продаж путем создания столбца "ИД_издания" в таблице "Книги" (первичный ключ) и столбца "ИД_издания" в таблице "Продажи" (внешний ключ).

Связь "один ко многим" - наиболее распространенный вид связи. При такой связи  каждой строке таблицы А может соответствовать множество строк таблицы Б, однако каждой строке таблицы Б может соответствовать только одна строка таблицы А. Например, между таблицами "Издатели" и "Книги" установлена связь "один ко многим": каждый из издателей может опубликовать множество книг, однако каждая книга публикуется лишь одним издателем.

Связь "один ко многим" создается в том  случае, когда только на один из связываемых  столбцов наложено ограничение уникальности или он является первичным ключом.

При установлении связи "многие ко многим" каждой строке таблицы А может соответствовать множество строк таблицы Б и наоборот. Такая связь создается при помощи третьей таблицы, называемой соединительной, первичный ключ которой состоит из внешних ключей, связанных с таблицами А и Б. Например, между таблицами "Авторы" и "Книги" установлена связь вида "многие ко многим", задаваемая с помощью связей вида "один ко многим" между каждой из этих таблиц и таблицей "АвторыКниг". Первичный ключ таблицы "АвторыКниг" - это сочетание столбцов "ИД_автора" (первичного ключа таблицы авторов) и "ИД_книги" (первичного ключа таблицы заголовков).

При установлении связи "один к одному" каждой строке таблицы А может соответствовать только одна строка таблицы Б и наоборот. Связь "один к одному" создается в том случае, когда оба связанные столбца являются первичными ключами или на них наложены ограничения уникальности. Этот вид связи используется редко, поскольку в такой ситуации связываемые данные обычно можно хранить в одной таблице. Использовать связь вида "один к одному" можно в указанных ниже случаях.

Чтобы разделить  таблицу, содержащую слишком много  столбцов.

Чтобы изолировать  часть таблицы по соображениям безопасности.

Для хранения данных кратковременного использования, удалить которые проще всего  путем очистки таблицы.

Для хранения данных, имеющих отношение только к подмножеству основной таблицы.

 В  Microsoft Access сторона связи "один к одному", которой соответствует первичный ключ, обозначается символом ключа. Сторона связи, которой соответствует внешний ключ, также обозначается символом ключа.

 

Рассмотрим  подробней как создать связь вида "один ко многим" в Access 2007. Нам необходимо воспользоваться приведенной ниже последовательностью действий:

1. Закрыть все открытые таблицы, так как создавать или изменять связи между открытыми таблицами нельзя.

2. Нажать кнопку Связи в группе Показать или скрыть вкладки Инструменты для баз данных.

3. Если  в базе данных отсутствуют  связи, то автоматически появится  диалоговое окно Добавление таблицы.  Если окно Добавление таблицы  не появилось, но при этом  нужно добавить таблицы в список связываемых, выберите команду Добавить таблицу в меню Связи.

4. Дважды  щелкнуть названия таблиц, которые необходимо связать, после чего закрыть диалоговое окно Добавление таблицы. Чтобы связать таблицу с самой собой, добавить ее два раза.

5. Перетащить связываемое поле из одной таблицы на связываемое поле в другой. Чтобы перетащить несколько полей, необходимо нажать клавишу CTRL, щелкнуть каждое поле, а затем перетащите их.В большинстве случаев понадобится перетащить поле первичного ключа (выделенное полужирным текстом) из одной таблицы на аналогичное поле (часто с тем же самым названием), называемое внешним ключом, другой таблицы.

6. Появится окно Изменение связей. Нам следует убедиться, что в каждом из столбцов отображаются названия нужных полей. При необходимости, их можно изменить.

 

Если  требуются задаем параметры связи и сведения о конкретном элементе окна Изменение связей, нажимаем кнопку со знаком вопроса, а затем щелкаем соответствующий элемент.