База данных музыкального магазина

     Если  запросы – это специальные  средства для отбора и анализа  данных, то формы – это средства для ввода данных. Смысл их тот  же – предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее) для автоматизации ввода. Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этом случае форму делают графическими средствами так, чтобы она повторяла оформление бланка – это заметно упрощает работу наборщика, снижает его утомление и предотвращает появление печатных ошибок.

     Отчеты.

     По  своим свойствам и структуре  отчеты во многом похожи на формы, но предназначены  только для вывода данных, причем для  вывода не на экран, а на принтер. В  связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.

     Страницы.

     Это специальные объекты баз данных, реализованных в последних версиях СУБД  Microsoft Access (начиная с  Access 2000). Правда, более орректно их называть страницами доступа к данным. Физически это особый объект, выполненный в коде HTML, размещаемый на Web-странице и передаваемый клиенту вместе с ней. Сам по себе этот объект не является базой данной, но содержит компоненты, через которые осуществляется связь переданной Web-страницы с базой данных, остающейся на сервере. Пользуясь этими компонентами, посетитель Web-узла может просматривать записи базы в полях страницы доступа. Таким образом, страницы доступа к данным осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещенной на сервере. Эта база данных не обязательно должна быть базой данных Microsoft Access. Страницы доступа, созданные средствами Microsoft Access, посволяют работать также с базами данных Microsoft SQL Server.

     Макросы и модули.

     Эти категории объектов предназначены  как для автоматизации повторяющихся  операций при работе с СУБД, так  и для создания новых функций  путем программирования. В СУБД Microsoft Access макросы состоят из последовательности внутренних команд СУБД и являются одним из средств автоматизации работы с базой. Модули создаются средствами внешнего языка программирования, в данном случае языка Visual Basic for Applications. Это одно из средств, с помощью которых разработчик базы может заложить в нее нестандартные функциональные возможности, удовлетворить специфическое требование заказчика, повысить быстродействие системы управления, а также уровень ее защищенности. 
 
 
 

2. Создание  базы данных «Музыкальный магазин»

2.1. Создание таблиц и связей между таблицами 

     Реляционные БД представляют связанную между  собой совокупность таблиц-сущностей  базы данных (ТБД). Связь между таблицами  может находить свое отражение в  структуре данных, а может только подразумеваться, то есть присутствовать на неформализованном уровне. Каждая таблица БД представляется как совокупность строк и столбцов, где строки соответствуют экземпляру объекта, конкретному событию или явлению, а столбцы - атрибутам (признакам, характеристикам, параметрам) объекта, события, явления.

     При практической разработке БД таблицы-сущности зовутся таблицами, строки-экземпляры - записями, столбцы-атрибуты - полями.

     Одно  из важнейших достоинств реляционных  баз данных состоит в том, что  можно хранить логически сгруппированные  данные в разных таблицах и задавать связи между ними, объединяя их в единую базу. Такая организация данных позволяет уменьшить избыточность хранимых данных, упрощает их ввод и организацию запросов и отчетов.

     Для решения поставленной задачи принята  схема базы данных, представленная на Рис.1. Для открытия схемы данных была выбрана команда «Схема данных» в меню «Сервис». В данной схеме представлена взаимосвязь всех таблиц базы данных и отношения между ними. 
 
 
 
 
 
 

       
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис.1. Схема данных 
 
 

     Составляющими базу данных являются четыре таблицы, одна из них основная :

       Исходная таблица – содержит  кодовую информацию о продуктах,  а также информацию о наличии  продукта на складе, его оптовой  и розничной цене;

     И три дочерние:

     Код записи – содержит информацию о  названии альбома, годе выпуска, дате продажи и количестве проданного;

     Код исполнителя – содержит информацию о наименовании исполнителя, группы и т.д.;

     Код жанра – содержит информацию о  наименовании жанра.

     Для создания таблицы в режиме конструктора было проделано следующее:

     открыли базу данных;

     на  вкладке «Таблицы» выбрали «Создание таблицы в режиме конструктора», открылось окно конструктора;

     ввели имена полей таблицы и выбрали тип данных для каждого поля;

     можно было изменить свойства полей, если это необходимо;

     выбрать ключевое поле, если это необходимо;

     выполнили «Файл»®»Сохранить» и сохранили таблицу, при этом если ключевое поле не было выбрано, Access предложит его создать;

     закрыли таблицу.

     Ниже  описана структура таблиц «Исходная  таблица» и «Код записи».

     Таблица «Исходная таблица» предназначена  для кодового обозначения товара, хранения и представления информации о наличие и цене.

     Таблица 1. Структура таблицы «Исходная таблица»

 

     Вид таблицы «Исходная таблица» представлен  на Рис.2

       
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис.2. Вид таблицы «Исходная таблица» 

     Таблица «код записи» предназначена для  идентификации кода записи названием альбома, хранения данных о дате выпуска, дате продажи и количества проданного.

     Таблица 2. Структура таблицы «Код записи»

 
 

     Вид таблицы «Код записи» представлен  на Рис.3.

       
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Рис.3. Вид таблицы «Код записи»

     Второстепенные  таблицы были созданы для уменьшения избыточности данных, путем выделения  общих частей из основных таблиц. Создание данных таблиц полностью идентично  созданию основных таблиц.

Установка связей между таблицами

     Вся необходимая работа осуществлялась в специальном окне Схема данных, которое открывается кнопкой на панели инструментов или командой Сервис → Схема данных.

     Одновременно  с открытием окна Схема данных открылось диалоговое окно Добавление таблицы, из которого были выбраны таблицы, между которыми создаются связи.

     Добавление  таблиц осуществлялось выделением их в списке и щелчком на кнопке Добавить. После добавления всех необходимых таблиц, окно Добавление таблиц, закрылось щелчком на кнопке Закрыть.

     В итоге в окне Схема данных были представлены все таблицы, создаваемой базы данных со списками своих полей. Ключевые поля выделены жирным шрифтом.

      Рис.4. Схема данных

     Определение связи по простому ключу. Для установки  связи по простому ключу был выделен Первичный ключ в родительской таблице и затем мышкой перенесен на дочернюю (подчиненную) таблицу. После того как кнопка мыши была отпущена, появилось диалоговое окно Изменение связей (Рис.5.), в котором видно по каким полям устанавливается связь. В этом же окне была обеспечена целостность БД, отметкой параметров Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей.

     

     Рис.5.  Изменение связей 

     После нажатия кнопки Создать между  таблицами была установлена связь Один ко многим, обозначенная на схеме как 1 : µ. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.2. Создание запросов 

     Запросы являются мощным средством обработки  данных, хранимых в таблицах Access. С  помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Запросы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, подобном формату электронной таблицы, а также выполнять вычисления над группами записей.

     Запросы можно создавать самостоятельно и с помощью мастеров. Мастера  запросов автоматически выполняют  основные действия в зависимости  от ответов пользователя на поставленные вопросы. Самостоятельно разработать  запросы можно в режиме конструктора.

Построение  запросов в режиме Конструктора

     В объекте Запросы есть специальный  значок Создание запроса в режиме конструктора, который открывает  специальный бланк, называемый бланком  запроса по образцу. В верхней  области отображается структура таблиц, к которым запрос адресован, а нижняя область разбита на столбцы – по одному на каждое поле будущей результирующей таблицы. При создании запроса на основе нескольких взаимосвязанных таблиц в бланк запроса были внесены все участвующие в запросе таблицы.

     Таблицы, к которым обращен запрос, были открыты с помощью контекстного меню. Далее, с помощью двойного щелчка мышью на нужном поле, его можно было поместить в столбец нижней части бланка.

     В строке Поле были указаны имена столбцов создаваемого запроса. Существующее имя поля выбрано из раскрывающегося списка. В первом и втором столбце выбрано Название альбома и Наличие. В ячейке имя таблицы возникло имя таблицы которая содержит выбранное поле. Для вычисляемого поля в строке поле была выбрана формула: Стоимость: Sum([Количество]*[цена]).

     Для поля Название альбома выбран тип  Группировка, для поля наличие выбран тип Sum.

     Так же были изменены некоторые свойства столбцов. Был задан формат поля – фиксированный и число знаков после запятой – 2.

     

     Рис.6. Запрос «общий» в режиме Конструктора 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.3. Создание форм

     Формы позволяют вводить данные в таблицы  базы без непосредственного доступа  к самим таблицам.