База данных магазина «САД и ОГОРОД»

Рис. 25. Конструктор запросов «Стоимость»

Для определения  стоимости каждого товара в создаваемом  запросе создала вычисляемое  поле, в которое поместила результат  произведения значений из полей «Количество товара» и «Цена товара». Чтобы создать вычисляемое поле установила курсор мыши в первый свободный столбец строки «Поле» в области свойств запроса и нажала сочетание клавиш «Ctrl»+«F2». На экране появился построитель выражений, в котором записала формулу, по которой происходили вычисления (рис. 26).

Рис. 26. Построитель выражений

Последовательность  действий при составлении выражений следующая. В левой нижней части этого окна автоматически выделился источник данных текущего запроса, в средней части были перечислены доступные поля. Щелкнула дважды левой кнопкой мыши по полю «Количество товара», затем нажала кнопку «*» в окне построителя выражений и дважды щелкнула левой кнопкой мыши по полю «Цена товара». Для завершения работы щелкнула по кнопке «Ok». В результате в зоне свойств запроса появился новый столбец, содержащий следующую запись «Выражение 1: [тТовар]![Количество товара]*[тТовар]![Цена товара]». В ней заменила слово «Выражение 1» на «Общая стоимость». Результат выполнения этого запроса показан нарис. 27.

Рис. 27. Запрос «Общая стоимость»

Сохранила этот запрос с именем «зСчитает общую  стоимость каждого товара».

Создание  запроса с условием «вывести цену товара < 10000, кол-во >=50» осуществила  следующим образом. Создала простой  запрос на выборку с помощью конструктора. Выбирала интересующие поля, в данном случае это: «Название товара», «Количество  товара», «Цена товара». Затем в  режиме «Конструктор» в области  свойств для столбца «Количество  товара» в строке «Условие отбора»  ввела условие «>=50», а в «Цена  товара» – «<10000». Сохранила запрос с именем «зВыводит цену товара < 10000, кол-во >=50» и проверила его работоспособность (рис. 28).

Рис. 28. Запрос «зВыводит цену товара < 10000, кол-во >=50»

4. Создание форм

Формы в MSAccess служат для создания возможности отображать данные на экране в удобном для пользователя виде. MSAccess предлагает достаточно большойперечень элементов управления, что позволяет создавать удобные для работы с данными визуальные формы. Использование визуальных форм облегчает процесс ввода новых данных и удаления существующих.

Процесс создания форм в целом схож с процессом создания запросов. При этом существует две возможности их создания: с помощью мастера и с помощью конструктора. При работе в среде MSAccess удобно для создания простых визуальных форм использовать режим «Мастер», который имеет ряд преимуществ перед режимом «Конструктор». В случае необходимости размещения на формах сложных элементов управления всегда можно созданную форму увидеть в режиме «Конструктор» и выполнить над ней необходимые действия.

1. Создание справочных форм

Процесс создания форм достаточно прост. Для  этого я выбрала из списка объектов Access интересующую таблицу, в нашем случае это таблица «Поставщики». Затем перешла в верхнем меню в режим «Создание» и выбрала команду «Форма». В результате автоматически была создана форма с помещенными на ней полями для ввода и просмотра записей, хранящихся в таблице.

Так как  таблица «Поставка» используется в БД как справочная,я вручную удалила с формы поля, не относящиеся к этой таблице. Для этого левой кнопкой мышки выделила такие поля и нажала кнопку «Delete» на клавиатуре. Существует возможность менять цветовое оформление построенной формы. Для этого выбрала в верхнем меню режим «Формат» и подобрала понравившийся стиль.Созданная форма показана нарис. 29.

Рис. 29. Визуальная форма «фПоставка»

Для сохранения созданной формы навела курсор мышки на заголовок текущей закладки, и щелкнула по ней правой кнопкой мыши, из появившегося контекстного меню выбрала пункт «Сохранить». Удобно формам давать названия таблиц связанных с ними, но при этом в имя помещать префикс «ф», непосредственно подсказывающий, что данный объект является формой.

2. Создание главной формы

Начало  создания главной формы не чем не отличается от создания справочных. Однако для реализации поставленных целей послесоздания формы переключила форму в режим «Конструктор», для этого в верхнем меню выбрала пункт «Конструктор».

Для размещения дополнительных элементов управления с помощью мышки сократила длину полей ввода данных. И на освободившемся месте поместила элемент управления «Кнопка».

После размещения кнопки на поле формы автоматически  открылся мастер настойки действия выполняемого этой кнопкой. На первом шаге выбрала категорию «Работа с формой» и действие «Открыть форму». Переход к следующему шагу был осуществлен нажатием на кнопку «Далее». На втором шаге я выбрала имя формы и нажала «Далее». В следующем шаге выбирала опцию «Открыть форму и показать все записи» и перешла к следующему шагу. Здесь имеется возможность указать надпись на кнопке или поместить на неё любое изображение. В качестве опции выбираем «Рисунок», также поступила и с остальными кнопками.

Объем представленной информации на разработанной  форме является не достаточным с  точки зрения пользователя. Это связано  с тем, что на экране отображаются коды «Поставщика» и «Товара». Более  удобным является режим представления  данных, когда на визуальной форме  отображались бы названия поставщиков  и товара в соответствии с кодами, внесенными в таблицы. Для решения  этой задачи переключила отображение  формы в режим «Конструктор». Нашла на панели инструментов команду «Добавить поля». Из области «Доступные поля в связанной таблице» выбрала поле «Название» для таблицы «тПоставщики» и поле «Название товара» для таблицы «тТовар». Выбор был осуществлен двойным щелчком левой кнопкой мышки по соответствующему полю. В результате на форме появились две строки ввода с комментариями «Название».

Следует напомнить, что режим «Форма»  используется пользователем для  работы с БД, а режим «Конструктор» используется разработчиком БД.

После настройки режимов отображения визуальных компонентов разместила их на форме так, чтобы они не накладывались друг на друга. Разработанная форма в режиме «Конструктор» показана нарис. 30, в режиме «Форма» – на рис. 31.

Рис. 30. Форма «фПоставка+Товар» в режиме «Конструктор»

Рис. 31. Форма «фПоставка+Товар» в режиме «Форма»

5. Создание отчетов

Отчет – это общее название результирующих документов. К ним относятся приказы, справки, счета, накладные, ордера, справки и т.д. В MSAccess все эти документы внесены в один объект:отчеты, который предназначен для вывода на бумагу данных.

Общий принцип создания отчетов во многом схож с методом создания форм: определяется источник данных для отчета (таблица(ы) или запрос(ы)), поля источника данных помещаются в отчет.

Создание  простых отчетов я осуществляла с использованием команды «Мастер отчетов», расположенной в меню «Создание». После вызова этой команды появилось диалоговое окно «Создание отчетов», в котором выбрала источник данных в выпадающем списке «Таблицы и запросы». В нашем случае это таблица «тПоставщики». Затем перенесла все доступные поля в область выбранные поля и нажала кнопку «Далее». В следующем окне имеется возможность группировать данные, если это необходимо. На следующем этапе можно настроить последовательность вывода информации в отчете. Следующий шаг позволяет настроить вид макета создаваемогоотчета, выбирая различные опции в зоне «Макет». Я подобрала наиболее подходящий вариант отображения информации в отчете. Следующий шаг позволяет определить цветовой оформление отчета. После выбора понравившегося оформления перешла к последнему шагу – заданию имени отчета. Для создаваемого отчета задала имя «оПоставщики» и нажала кнопку «Готово». На экране появился созданный отчет, подготовленный к печати (рис. 32).

Рис. 32. Отчет «оПоставщики»

Созданный отчет можно вывести на печать. Аналогичным образом создаются отчеты для всех оставшихся таблиц, разработанных в БД.

6. Создание главной кнопочной формы

Главная форма служит для организации  эффективной работы, в ней все  необходимые компоненты объединены в систему. Все предыдущие объекты служили для создания базы данных, а главная форма создается для пользователя, который будет применять базу данных в своей работе, и ему не интересны промежуточные построения – для него главными будут удобство ввода и поиска информации. Для этого необходимо обеспечить удобный графический интерфейс, чтобы можно было решать задачи, не тратя силы на поиск объектов – таблиц, запросов, форм, отчетов.

Для объединения  объектов в одном диалоговом окне можно создать так называемую кнопочную форму,которая представляет собой панель управления и содержит кнопки, обеспечивающие вызов других кнопочных форм, а также отдельных объектов. В понимании MSAccess кнопочная форма состоит из нескольких форм, одна из которых является главной, а остальные подчиненными. Главная форма должна представлять возможность перехода к подчиненным, а те в свою очередь к главной. Каждая подчиненная форма может содержать до восьми элементов управления (кнопок), объединяющих какую-либо задачу.

Созданием таких форм занимается «Диспетчер кнопочных  форм» вызвать, который можно  нажав на одноименную кнопку в меню «Работа с базами данных». При первом вызове этой команды MSAccess сообщил, что не удается найти кнопочную форму и предложил создать новую. После положительного ответа на запрос, появилось диалоговое окно, показанное нарис. 33.

Рис. 33. Диспетчер кнопочных форм

По  умолчанию создается одна кнопочная форма, настройка которой возможна путем внесения в неё изменений.

Для обеспечения  доступа ко всем созданным объектам БД создадим дополнительно несколько форм для каждой группы (таблицы, запросы, формы, отчеты).

Создание  новой формы начиналось с нажатия  кнопки «Создать», после чего появился запрос на ввод имени формы. Назовем  создаваемую форму «Кнопочная форма». В диспетчере кнопочных форм появилась строка с введенным именем, щелкнула по ней мышкой и нажала кнопку «Изменить». После выполненных действий появилось диалоговое окно «Изменение страницы кнопочной формы» (рис. 34), в котором можно создавать кнопки и настраивать действия, которые они должны выполнять.

Эта страница будет служить для размещения команд вызова визуальных форм на экран для работы с данными БД. Для создания нового элемента страницы кнопочной формы следует нажать по кнопке «Создать».

Рис. 34. Изменение страницы кнопочной формы

В окне «Изменение макета кнопочной формы» в поле «Текст» задала название создаваемой кнопки. В поле выбрала действие, которое должна выполнять кнопка, в моем случае это открытие формы и в поле «форма» выбрала имя формы, которую требуется открыть. После нажатия кнопки «Ok» в окне «Изменение страницы кнопочной формы» появился созданный элемент. Аналогичные действия выполнила для оставшихся визуальных форм. Кроме этого создала ещё одну кнопку, позволяющую переходить к главной кнопочной форме.

Далее аналогичным образом создала формы содержащие элементы управления, обеспечивающие вызов созданных запросов и отчетов.

Последним этапом в разработке кнопочных форм являлось создание на главной кнопочной форме элементов управления, обеспечивающих доступ к созданным специализированным формам и команду завершения работы приложения.

На рис. 35показан вид главной кнопочной формы.

Рис. 35. Главная кнопочная форма

Запуск  на выполнение созданной кнопочной формы осуществляется из окна «Все объекты Access». В раздел «Формы» этого окна автоматически помещается на нее ссылка, которая позволяет запускать форму на выполнение.

Созданная кнопочная форма имеет четыре элемента управления,обеспечивающих переход  к объектам Access, разделенным по смыслу. Из каждой вспомогательной формы организован возврат к главной форме.

Для исключения возможности вносить изменения  в структуру разработанной БД в MSAccess существует возможность настройки запуска БД только с активной главной кнопочной формой. В этом режиме у пользователя есть возможность получить доступ к тем объектам, на которые есть ссылка из главной кнопочной формы. Процесс создания новых таблиц, запросов, форм, отчетов или других объектов БД пользователю не доступен.

4. Описание процесса работы с разработанной БД

При запуске  базы данных «Сад и Огород» в среде  MSAccess автоматически загружается главное окно приложения. Главное окно состоит из нескольких вспомогательных форм, группирующих элементы управления БД по назначению.

Для возможности  хранения данных используется пять таблицы: «тТовар», «тПоставщики», «тГород», «тГруппа товаров» и «тПоставка». Ввод данных и просмотр возможен с использованием визуальных форм. Для вызова на экран  соответствующей формы необходимо в главном окне активировать закладку «Данные» и нажать кнопку «Просмотр и редактирование».

Поиск записей и получение справочной информации из БД реализован в виде различных запросов. Для их вызова необходимо в главном окне переключиться на закладку «Поиск» и щелкнуть по кнопке с интересующим условием поиска.

Вывод на печать найденной информации осуществляется с использованием отчетов, которые строятся на основе одноименных таблиц.

Для сохранения данных и выхода из приложения необходимо переключиться на закладку «Главная»  и выбрать интересующую команду.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной работе были кратко описаны основные характеристики системы управления базами данных MicrosoftAccess, рассмотрены функциональные возможности этой СУБД. Определены основные классы объектов БД MicrosoftAccess, которые имеют значение при использовании этого средства для решения наиболее распространенных задач.

Система управления базами данных СУБД MicrosoftAccess, появившаяся в 1992 году, быстро завоевала  популярность среди пользователей  программ офисного направления в  силу того, что она позволяет повысить производительность труда при работе с большим объемом табличных  данных и помогает принимать более  удачные деловые решения в  бизнесе. Большой набор новых, удобных  инструментов для работы с данными и интуитивно понятный интерфейс позволяют быстро создавать довольно сложные базы данных даже непрофессионалам.