База данных компьютерной фирмы

      Выбираем  элемент управления  Создание таблицы в режиме конструктора(Рисунок 3).

        
 
 
 

      Теперь  необходимо заполнить Имена полей  и выбрать Типы данных. По окончании  заполнения через меню Файл→Сохранить как сохраняем полученную таблицу с требуемым именем. На рисунке 4 можно увидеть таблицы для БД компьютерной фирмы в режиме конструктора.

        
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Реляционная схема базы данных

      Реляционная база данных – это совокупность отношений, содержащих всю информацию, которая должна храниться в БД. Однако пользователи могут воспринимать такую базу данных как совокупность таблиц.

      1. Каждая таблица состоит из  однотипных строк и имеет уникальное  имя.

      2. Строки имеют фиксированное число полей (столбцов) и значений (множественные поля и повторяющиеся группы недопустимы). Иначе говоря, в каждой позиции таблицы на пересечении строки и столбца всегда имеется в точности одно значение или ничего.

      3. Строки таблицы обязательно отличаются  друг от друга хотя бы единственным  значением, что позволяет однозначно  идентифицировать любую строку  такой таблицы. 

      4. Столбцам таблицы однозначно присваиваются имена, и в каждом из них размещаются однородные значения данных (даты, фамилии, целые числа или денежные суммы).

      5. Полное информационное содержание  базы данных представляется в  виде явных значений данных  и такой метод представления является единственным. В частности, не существует каких-либо специальных "связей" или указателей, соединяющих одну таблицу с другой.

      6. При выполнении операций с  таблицей ее строки и столбцы  можно обрабатывать в любом  порядке безотносительно к их информационному содержанию. Этому способствует наличие имен таблиц и их столбцов, а также возможность выделения любой их строки или любого набора строк с указанными признаками.

     Разработаем  схему данных, (создание  связей между  таблицами). Для этого:

• нажимаем по кнопку на панели инструментов (или команда Сервис, Схема данных). На экране появится окно <<Схема данных>>;
• щёлкаем по кнопке на панели инструментов (или команда Связи, Добавить таблицу);
• в появившемся окне будет выделено название одной таблицы. Щелкаем по кнопке <Добавить>, переводим выделение на имя следующей таблицы и щелкните по кнопке <Добавить>. Аналогично добавляем оставшиеся таблицы;
• закройте окно, щелкнув по кнопке <3акрыть>;
• чтобы не выполнять все вышеописанные действия, можно  просто перетащить мышкой таблицы из окна «Базы данных Таблицы» в окно «Схема данных»;
• создадим связь между таблицами Товары и Заказы. Для этого курсором мыши перетаскиваем <<Код товара>> в таблице Товары на поле <<Код товара>> в таблицу Заказы. На экране откроется окно <<Связи>>;
• устанавливаем флажок («галочку») в свойствах Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей;
• щелкаем по кнопке <Создать>. Связь будет создана;
• аналогично создаем  связи между полем <<Код сотрудника>> в таблице Сотрудники и полем <<Код сотрудника>> в таблице Заказы, и т.д. Рисунок 5 отображает полученную схему базы данных компьютерного магазина.
• закрываем окно схемы данных, ответив ДА на вопрос о сохранении макета.
5. Заполнение базы данных.

      В созданной базе данных существует возможность  правки, добавления, просмотра всех данных. Причем за счет связей при процессе правки одной из таблиц, будут автоматически  изменяться данные в других таблицах.

      Формы служат для ввода и просмотра  данных в удобном для пользователя виде, который соответствует привычному для него документу. При выводе данных с помощью форм можно применять  специальные средства оформления.

      Для создания формы³ нужно открыть вкладку «Формы» окна базы данных и нажать кнопку «Создать»

      После этого в появившемся окне следует  выбрать способ создания формы «Мастер  форм» и выбрать таблицу, по которой  необходимо сделать форму, в нашем  случае таблица «Товары».

      Далее при помощи кнопок (перенести все записи) или (перенести выбранную запись) нужно выбрать поля, которые будут отражены в форме (рисунок 6). Нажимаем кнопку «Далее»

      

      Затем нужно выбрать внешний вид  формы, стиль (рисунок 7), задать имя  формы и форма готова (Рисунок 8).

      

      Если  автоматическое расположение полей  формы нас не устраивает, то необходимо его изменить. Перейдем в режим  конструктора (кнопка на панели инструментов ). Здесь можно менять расположение и размер полей формы по своему усмотрению: достаточно мышкой выделить интересующий объект. (Рисунок 9).

      В нашей форме «Товары» есть поле объекта  OLE для размещения изображений товаров. В свойствах этого поля, на вкладке «Макет» устанавливаем размеры: «Вписать в рамку» (Рисунок 10). Это  позволит вставлять изображения любых размеров – Access автоматически подгонит картинку под размер поля.

      

      Теперь  нужно сохранить изменения макета через меню Файл→Сохранить.  

        Предположим, что в базе данных накопилось довольно много товаров и вдруг срочно понадобилось найти один из них. Для этого нужно:

      -  установить курсор в поле «Наименование  товара».

      - выполнить команду меню Правка  → Найти, или воспользоваться кнопкой панели инструментов.

      Для фильтрации данных по полям «Код поставки»:

      - выбираем необходимый код поставки (например, нам интересно, какие  товары были закуплены в 3-ю  поставку) ставим курсор в поле  «Код доставки»  - «3», и нажимаем  кнопку  (или выполняем команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному). В форме (или таблице) останутся только записи о товарах 3-й поставки;

      - для отмены фильтрации нажимаем  на кнопку  на панели инструментов или выполняем команду Записи, Удалить фильтр. В форме (таблице) появятся все данные. Как правило, фильтрацию удобнее использовать в табличных формах или непосредственно в самих таблицах СУБД Access.

 

3. Оперирование данными

      2.3.1 Создание запросов

      Запросы позволяют выбирать данные из одной  или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы. Основным назначением запросов является отбор данных по критериям поиска.

      Создадим  запросы на наличие и отсутствие товара.

      Для создания запроса необходимо открыть  вкладку «Запросы» окна базы данных, нажать кнопку создать и в появившемся  окне выбрать «Простой запрос». В этом случае будет предложено указать список таблиц и их полей. Выбираем таблицу «Товары», добавляем необходимые поля (Рисунок 13), нажимаем кнопку «Далее». На  основании этих данных будет создан запрос.

      

      Аналогично  создаем запрос «Данные о поставщиках». Запрос будет выдавать сведения о интересующих поставщиках и поставляемых ими товарах, а также ценах на эти товары. В запрос добавляем все поля из таблицы «Поставщики» и поля «Код товара», «Наименование товара», «Стоимость поставки» из таблицы «Товары». Переходим в режим конструктора.

      Условия отбора задаем согласно рисунку 17.

      

      Выполняем запрос. Появится окно с предложением ввести наименование поставщика. В  следующем окне вводим код поставщика (Рисунок 18). Если Вы не помните наименования, при запросе существует возможность оставить одно из полей пустым (именно поэтому в условиях отбора мы указали «Или»). Запрос будем выбирать данные о поставщиках по наименованию или по коду.

      Для удобства использования запросов, для них создаются формы.

4. Выходные данные
1. Отчет  о поставщиках и поставляемых ими товарах

      Отчёты  предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре  отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов: колонтитулы, номера страниц и т.д.

      Отчёты, так же как и формы, можно создавать  с помощью конструктора или мастера  отчётов. Используется также автоматическое создание отчётов.

      Последовательность  действий при формировании отчёта с  помощью Мастера такая же, как и при создании формы. Дополнительными являются два шага: добавление уровня группировок и задание требуемого порядка сортировки. Добавление уровня группировки позволяет выводить записи, объединённые по выбранным полям. Например, при задании уровня группировки по полю Должность записи будут сгруппированы по конкретному значению этого поля. Access автоматически сортирует данные по группирующим полям, а внутри группы можно также задать сортировку по любому из полей, входящих в группу.

      По  каждой из групп при необходимости можно подводить итоги. Для получения итоговых значений по числовым полям необходимо после добавления уровня группировки в диалоговом окне Создание отчётов щелкнуть на кнопке Итоги, после чего для соответствующего числового поля выбрать требуемые функции. При выборе функции Sum (суммы) для какого-либо поля Access не только автоматически подсчитает сумму значений для каждой группы, но и подведёт итоги по всем записям выбранного поля. Программа предусматривает вывод как данных (записей) и итогов, так и только итогов. Если не задан уровень группировки, то кнопка «Итоги» становится недоступной.

      Из  режима просмотра пользователь может  скопировать отчёт в виде отдельного файла текстового редактора Word или электронной таблицы Excel. Для этого необходимо щёлкнуть на кнопке «Связи с Office», расположенной на панели инструментов «Предварительный просмотр».

      Для создания отчета следует нужно открыть  вкладку «Отчеты» в окне базы данных и нажать кнопку «Создать» в верхней  части окна базы данных.

      В появившемся окне «Новый отчет» выбрать пункт «Мастер отчетов» и указать источник данных – таблицу или запрос (в нашем случае это запрос на данные о поставщиках), нажать кнопку «ОК» (Рисунок 19).

      

      Выбрать поля для отчета из имеющихся источников как мы это делали при создании форм и запросов. Выбираем вид представления данных (Рисунок 20), нажимаем «Далее».

      

 
 

      ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     База  данных – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных. Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты:

• таблицы для сохранения данных;
• запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;
• формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;
• отчеты для анализа и печати данных в определенном формате;

       Удачная разработка базы данных  обеспечивает простоту ее поддержания. 

     Разработанная в данном курсовом проекте база данных для решения задач документооборота в компьютерном магазине,  позволяет автоматизировать весь документооборот, что позволяет разгрузить отчетный документооборот, и сократить ошибки в документации. При появлении новых производственных задач разработчик может в кратчайшие сроки реализовать их в базе данных, путем добавления строк, столбцов и целых таблиц.

     Описанная в этом курсовом проекте база данных должна быть полезна при работе в  данной области.

     В ходе проделанной работы, нами были созданы:

• 6 таблиц.
• 5 запросов, из них 4 на выборку и 1 на удаление.
• 9 форм
• 2 отчета, (один для печати выписки на товар в наличии и один на выбор поставщика и приобретенных у него товаров)

     Microsoft Access, обладая всеми чертами классической СУБД, предоставляет и дополнительные  возможности. Access  - это не только мощная, гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений.   С помощью Access   можно создать приложение, работающее в среде Windows  и полностью соответствующее потребностям по управлению   данными. Используя запросы, есть возможность выбирать и обрабатывать хранящуюся в таблицах информацию. Можно создавать формы для ввода, просмотра и обновления данных, а также использовать  Access  для создания как простых, так и сложных отчетов. Формы и отчеты «наследуют» свойства  базовой таблицы или запроса, так что в большинстве случаев необходимо указать форматы, условия на значения и некоторые другие характеристики данных только один раз. К числу   наиболее мощных средств  Access   относятся средства разработки объектов  -  Мастера,  которые можно использовать для создания таблиц, запросов различных типов форм и отчетов, просто выбрав с помощью мыши нужные опции.