База данных автосервис

Рисунок 2. Реляционные связи между таблицами

Формы. Формы – одно из основных средств для работы с базами данных в Access - используются  для ввода новых записей (строк таблиц), просмотра и редактирования уже имеющихся данных, задания параметров запросов и вывода ответов на них и др.  Формы представляют собой прямоугольные окна с размещенными в них элементами управления. Существует возможность создания форм динамически при исполнении программы, однако естественным режимом их создания является режим визуального конструирования (Рисунок 3). Выбор команды Форма в меню Вставка выводит на экран окно Новая Форма, позволяющее  задать таблицу или запрос, для которых создается новая форма, и указать режим ее создания. Кроме создания формы «вручную», создание формы можно автоматизировать, используя Мастер форм (FormWizard). Кроме того, можно создать специальные формы, в том числе с листами данных (Autoform: Datasheet), диаграммами (Chart Wizard) и сводными таблицами (PivotTable Wizard) в формате Excel. 

Рисунок 3. Формы

Элементами управления могут быть графические примитивы, надписи, рисунки и другие статические объекты, которые не изменяются при переходе между записями. Сюда же следует отнести текстовые поля, содержимое которых модифицируется при передвижении по записям. Элементы управления могут использоваться для ввода и отображения дат, а также для выполнения вычислений и вывода результата. Элементами управления являются кнопки команд, которые активизируют исполнение различных операций; объекты типа подчиненные формы (бланк таблицы, дочерней по отношению к форме); объекты, облегчающие восприятие данных, такие как календарь или счетчик; а также элементы пользователя (Рисунок 4).

Рисунок 4. Элементы управления формой

В большинстве случаев для создания элемента управления достаточно перетащить его на форму из панели инструментов. Каждый элемент помещается в определенный раздел формы. В зависимости от типа раздела (Заголовок  формы, Область данных и др.) элемент управления будет появляться однажды, отображаться на каждой странице, в каждой группе записей или для каждой записи.

Для создания формы с помощью Мастера форм (FormWizard) предполагается следующая последовательность действий:

Выберите  Формы / Создать. На экране появится окно диалога «Новая форма», в котором необходимо выбрать метод построения формы и исходный объект для построения формы. В качестве такого объекта могут быть выбраны таблица или запрос (Рисунок 5).

Рисунок 5. Мастер форм

Допустим, в качестве исходной таблицы мы выбрали Группа запчастей, в качестве метода создания форм  - Мастер форм. После нажатия кнопки Ok, переходим к следующему диалоговому окну (Рисунок 6).

Рисунок 6. Создание форм

              Укажите поля, которые необходимо поместить на форму. Кнопки расположенные в нижней части экрана позволяют возвратиться назад на один шаг или продолжить процесс формирования формы далее.

На следующих шагах Мастер форм предлагает выбрать форму представления отчета (в столбец, ленточную, табличную или выровненную) и стиль оформления. Стили представляют собой набор различных фоновых рисунков с соответствующим подбором шрифтов и форм полей (Рисунок 7).

Рисунок 7. Выбор внешнего вида формы

На последнем шаге можно изменить предлагаемое Мастером название формы на свое собственное и на  этом завершить процесс создания формы нажав кнопку Готово.

Если по каким-либо причинам форма вас не удовлетворяет, нажмите кнопку Конструктор, и вы перейдете в режим конструктора форм, в котором получите в свое распоряжение все средства для создания полноценной формы.

Отчеты. Отчеты, как и формы, являются главными элементами интерфейса баз данных. Они позволяют выводить на печать информацию о содержимом базы в удобном для пользователя виде. Большая часть отчетов создается на этапе проектирования офисного приложения. Новый отчет создается командой Отчет меню Вставка (Рисунок 8). Во многом формирование отчетов совпадает с процессом создания экранных форм.

Рисунок 8. Мастер создания отчетов

Пусть, например,   мы создаем отчет с помощью Мастера для Группы запчастей.

На следующем шаге Мастер отчетов предлагает осуществить группировку данных. (Рисунок 9).

Рисунок 9. Группировка данных

Рисунок 10. Создание порядка сортировки

              После чего Мастер отчетов предлагает ввести сортировку. Допускается сортировка записей в возрастающем или убывающем порядке, включающая до четырех полей (Рисунок 10).

На следующих шагах предлагаются выбрать макет отображения отчета и ориентацию листа бумаги (Рисунок 11), а также определить стиль заголовка и подножий (Рисунок 12).

Рисунок 11 Макет отображения отчета и ориентация листа бумаги

Рисунок 12 Стиль заголовка и подножий

Шагнув далее, вы увидите на экране окно диалога с клетчатым флагом, который указывает на то, вы подошли к финишу.

Задайте наименование отчета и нажмите кнопку Готово (Рисунок 13).

Рисунок 13. Имя отчета

Модифицируется отчет следующим образом: необходимо выбрать его имя на вкладке Отчеты и щелкнуть на кнопке Конструктор. Выбор команды Просмотр в том же окне позволяет увидеть, как будет выглядеть распечатанный отчет.

Многообразие возможностей формирования различных типов форм и отчетов в Access, многогранная работа с элементами управления неоправданно увеличат объем дипломной работы при общих стандартных подходах при формировании форм и отчетов и поэтому не рассматриваются.

Главной причиной успеха Access является то, что при разработки настольных СУБД использовались те же функции, что и для реляционных СУБД клиент/сервер, называемый еще базами данных SQL. Благодаря им сетевые вычисления постепенно переносятся  с мини- компьютеров и мейнфреймов на обычные ПК. Несмотря на всю мощь  MS Access , ее легко могут применять и рядовые пользователи. Кнопки усовершенствованных панелей инструментов почти идентичны для всех приложений Office, с их помощью доступ к  командам меню значительно упрощается. Набор мастеров и разнообразных вспомогательных средств автоматизирует выполнение процедур, ускоряя создание и изменение таблиц, запросов, форм, отчетов и диаграмм. Построители помогают при создании сложных элементов управления и выражений. А маленькие забавные помощники Office пытаются предупредить возникающие у пользователя вопросы. Набор макрокоманд Access был уже достаточно разнообразным (их было более 40) и с их помощью можно было создавать довольно сложные приложения.

MS Access поддерживает 32- разрядную технологию OLE (Object Linking and Embedding – связывание и внедрение объектов)

В результате прямо из приложения Access могут открываться Excel  и документы Word , хранящиеся как объекты в базе данных приложения. Кроме того, Access позволяет манипулировать компонентами Activex, связанными с помощью Visual Basic.

Предназначенная специально для создания многопользовательских приложений совместно применяемых в сети файлами баз данных, Access имеет сложную систему защиты от несанкционированного доступа. В этой системе защиты использована та же модель, что и в Microsoft SQL Server.

Структура баз Access уникальна. Все таблицы и связи между ними, индексы, формы, отчеты, макросы и код VBA объединены в один файл базы данных, имеющих стандартное расширение mdb.

Access может импортировать и экспортировать данные электронных таблиц, текстовых файлов и баз данных всех наиболее популярных форматов. К приложению Access можно подключать таблицы d Base, FoxPro и  Paradox манипулируя ими   как собственными таблицами баз данных и при этом сохраняя их исходный формат. Можно использовать Access, как средство создания приложений архитектуры клиент/сервер, устанавливая ее на рабочих станциях в качестве сетевого клиента и на серверах. 

3. РАЗРАБОТКА СИСТЕМЫ

3.1 Назначение программы

В данной дипломной работе спроектировано автоматизированное рабочее место администратора автосервиса. Программа предназначена для хранения информации о марках автомобилей, видах оказываемых услуг. Данная информация может добавляться, просматриваться, изменяться и удаляться.

Для разработки дипломной работы использовалась операционная система Windows 2003 Profesional, интегрированный пакет Microsoft Office 2003 и его приложение Microsoft Access 2003– мощный инструмент обработки данных.

Описание. Автоматизированное рабочее место администратора автосервиса содержит 7таблиц: Вид ремонта, Группа запчастей, Замена запчастей, Каталог запчастей, Марка автомобиля, Ошибки преобразования, Поступления заказов, Произведенный ремонт.

Таблица Вид ремонта

Таблица Группа запчастей

Таблица Замена запчастей