Автозаполнение

Введение

Возможности EXCEL очень высоки. Обработка текста, управление базами данных-программа настолько мощна, что во многих случаях превосходит специализрованные программы-редакторы или программы баз данных. Такое многообразие функций может поначалу запутать, чем заставить применять на практике. Но, по мере приобретения опыта начинаешь по достоинству ценить то, что границ возможностей EXCEL тяжело достичь.

В последнее время многие перешли на использование Windows в качестве своей пользовательской среды. Как следствие, многие фирмы, создающие программное обеспечение, начали предлагать большое количество программ под Windows.

Окно Excel содержит множество различных элементов. Некоторые из них присущи всем программам в среде Windows, остальные есть только в окне Excel. Вся рабочая область окна Excel занята чистым рабочим листом (или таблицей), разделённым на отдельные ячейки. Столбцы озаглавлены буквами, строки-цифрами.

В окне Excel, как и в других программах под Windows, под заголовком окна находится строка меню. Чуть ниже находятся панели инструментов Стандартная и Форматирование. Кнопки на панели инструментов позволяют быстро и легко вызывать многие функции Excel.

Оформление рабочих листов.  Выбор шрифта.

Изменить тип, размер шрифта или исполнение текста можно выделив соответствующие ячейки и открыв меню Формат. Выбрав команду Ячейки в меню Формат. После этого на экране появится диалог в котором будут указаны различные шрифты. Можно выбрать любой шрифт из списка предложенных. При выборе шрифта можно просматривать его начертание в окне пример. Для выбора типа шрифта, его размера и стиля можно использовать поля и кнопки, расположенные на панели инструментов.

Типы шрифтов. В настоящее время для оформления таблиц и документов используется большое количество шрифтов. Один из главнейших факторов, который необходимо принимать во внимание -это разборчивость текста, оформление тем или иным шрифтом.

Стили.  Наряду с выбором типа шрифта и его размера можно выбрать стиль шрифта: курсив, полужирный или с подчёркиванием. Используют эти стили только для выделения важной информации в тексте документов и таблиц.

Цвета и узоры.  В Excel можно выделить в таблице некоторые поля с помощью цвета и узора фона, чтобы привлечь к ним внимание. Это выделение надо использовать осторожно, чтобы не перегрузить таблицу. Выберите вкладку Вид в диалоге Формат ячеек. Здесь для выделенных ячеек можно выбрать цвет закраски с помощью политры.

Форматирование чисел.  Если нужно, чтобы записи превратились в удобный документ, следует произвести форматирование чисел в ячейках. Проще всего форматируются ячейки, куда заносятся денежные суммы. Для этого нужно выделить форматируемые ячейки. Затем выбрать команду меню Формат-Ячейки, а в появившемся диалоге-вкладку Число. Выберается в группе слева строку Денежный. Справа появится нескольковозможных вариантов форматов чисел. Формат числа определяется видом цифрового шаблона, который может быть двух видов.

Если в качестве цифрового шаблона используется ноль, то он сохранится везде, где его не заменит значащая цифра. Значок номера (он изображен ввиде решетки) отсутствует на местах, где нет значащих цифр. Лучше использовать цифровой шаблон ввиде нуля для цифр, стоящих после дисятичной запятой, а в других случаях использовать "решетку". Если вы оперируете числами, где больше двух разрядов росле запятой и цифры в них не равны нулю, то происходит округление в большую или меньшую сторону. Точно так же Excel округляет дробные числа, которые форматировали как целые, т.е. без разрядов после запятой. Округляются, однако, только числа, которые выводятся на экран, в расчетах используются точные значения. В поле Коды формата можно выбрать вариант задания сумм, которые идут "в минус": наряду с обычным минусом их можно выводить красным, что часто используется при оформлении бухгалтерской документации.

Проверка орфографии.

В пакете Excel имеется программа проверки орфографии текстов, на ходящихся в ячейках рабочего листа, диаграммах или текстовых полях. Чтобы запустить её нужно выделить ячейки или текстовые поля, в которых необходимо проверить орфографию. Если нужно проверить весь текст, включая расположенные в нем объекты, выберите ячейку начиная с которой Excel должен искать ошибки. Далее нужно выбрать команду Сервис - Орфография. Потом Excel начнет проверять орфографию в тексте.

Можно начать проверку при помощи клавиши F7. Если программа обнаружит ошибку или не найдет проверяемого слова в словаре, на экране появится диалог Проверка Орфографии.

Операторы. Все математические функчии описываются в программах с помощью специальных символов, называемых операторами.

Перевычисление рабочих листов.  По умолчанию при вводе, редактировании формул или при заполнении формулами ячеек все вычисления формул в рабочем листе происходят автоматически. Однако при сложных интеграционных расчетов это может занять продолжительное время, поэтому можно отменить автоматическое вычисление. Для этого нужно выбрать команду меню Сервис-Параметры, далее в появившейся вкладке Вычисление выбрать опцию Вручную и установить переключатель Перевычислять перед сохранением. После этого все вычисления в рабочем листе будут происходить только после нажатия клавиши Вычислить.

Автозаполнение в Excel.

Если необходимо ввести некоторые данные, представляющие собой некоторый ряд: числовой (например, 1; 2; 3 ... ) или текстовый - (например, январь; февраль; март ... ), то нужно использовать функцию автозаполнения ячеек Microsoft Excel.

В ячейке С4 введем текст "1-ая неделя". Выделим эту ячейку. Она становится активной, о чем свидетельствует окружающая ее более жирная рамка. Обратите внимание на нижний правый угол рамки. Там находится небольшой квадратик, именуемый регулятором (маркером) автозаполнения. Если подвести указатель к маркеру заполнения, то указатель превратится в черный крестик. Нажмем кнопку мыши и перетащим маркер до конца ячейки F4.

Отпустив кнопку мыши, видим, что все ячейки выделенного диапазона заполнились некоторым текстовым рядом.

Если потянуть за маркер правой кнопкой, после ее отпускания откроется контекстное меню, в котором можно найти дополнительные команды для копирования оформления ячеек, создания прогрессий и последовательностей дат.

Автозаполнение позволяет выполнять много полезных операций: вводить повторяющиеся данные, продолжать начатые ряды, расширять списки, копировать данные 1 в 1 в другие ячейки (чисел, текста, формул), создавать арифметические и геометрические прогрессии, копировать оформление ячеек.

Для активизации автозаполнения нужно всего лишь ввести первое значение ряда и растянуть с помощью маркера автозаполнения на требуемый диапазон.

Автозаполнение достаточно гибкий и удобный инструмент. Анализируя значение, введенное в первую ячейку, автозаполнение соответствующим образом заполняет весь выделенный диапазон. Так, например, если ввести "Пн" и выделить маркером заполнения некоторый диапазон, то автозаполнение подставит в выделенные ячейки "Вт", "Ср" и т.д. Точно так же и с датами (после ввода "10.05.95" и выделения диапазона Вы увидите в выделенных ячейках значения "11.05.95", "12.05.95" и т.д.) и с названиями месяцев.

Однако если ввести некоторое слово, например "Расходы", а затем выделите с помощью маркера заполнения некоторый диапазон, то слово будет повторено во всех ячейках выделенного диапазона, так как в автозаполнении не определена последовательность, содержащая слово "Расходы". Но в том и состоит гибкость автозаполнения, что его можно научить распознавать любые последовательности в соответствии с желаниями и потребностями пользователя.

Для просмотра последовательностей, имеющихся в автозаполнении в данный момент, нужно быврать из меню команды Tools (Сервис), Options (Параметры), Custom Lists (Списки).

Среди имеющихся списков нет таких, как, например, "1-ая неделя", "2-ая неделя",... или "Изделие 1", "Изделие 2",... Но в выражениях подобного рода автозаполнение автоматически наращивает числовые значения (1, 2, 3, ...), принимая за начало отсчета число, введенное в первой ячейке.

Если же нужно заполнить каким-либо элементом ряда весь диапазон, не наращивая числовые значения и не используя список автозаполнения, удерживайте нажатой клавишу Ctrl при выделении маркером автозаполнения.

Автозаполнение работает по-разному, в зависимости от содержимого ячейки, к которой применяется эта операция:

Если нужно нарастить численное значение в комбинированном данном (содержащем текст и числа), нужно иметь в виду, что число должно быть отделено от текстовых символов пробелом или находиться в конце текста. Если чисел в комбинированном данном несколько, наращиваться будет первое.

При построении многочисленных таблиц часто приходится использовать одни и те же шапки столбцов или строк, притом таких, которые автозаполнение не распознает как последовательности. Однако это не означает, что их нужно снова и снова вводить полностью. Для этого достаточно определить их в меню автозаполнения.

Например:

Выделим ячейку B5, введем значение "Реализация" и перейдем в следующую ячейку B6. В ячейке B6 введем "Стоимость товаров". Перейдем в ячейку B7 и введем "Издержки". Далее в ячейку B8 введем "Прочие расходы", в ячейку B9 - "Суммарные расходы", а в ячейку B10 - "Реализация нетто".

Выделим столбец B, щелкнув на его заголовке. Теперь можно приступить к созданию списка автозаполнения:

Из меню Tools (Сервис) нужно выбрать пункт Options (Параметры).

Щелкнем на ярлычке Custom Lists (Списки) (выбранный диапазон, т.е. столбец B, появится в строке Import list from cells (Импорт списка из ячеек)).

Щёлкнем на кнопке Import (Импорт).

В окнах Custom lists (Списки) и List entries (Элементы списка) появится определяемый список. Щёлкнем на кнопке OK.

Теперь, когда в следующий раз для создания нового рабочего листа понадобятся такие заголовки строк ("Реализация", "Стоимость товаров", "Издержки", "Прочие расходы", "Суммарные расходы", "Реализация нетто"), достаточно будет ввести элемент "Реализация" и с помощью маркера заполнения выделить те ячейки, которые должны быть заполнены соответствующими заголовками. Автозаполнение заполнит их, как только будет опущена кнопка мыши.

Можно создать свою последовательность прямо в окне Custom Lists (Списки). Для этого надо выбрать NEW LIST (НОВЫЙ СПИСОК) в перечне последовательностей и ввести список в поле List entries (Элементы списка). Элементы списка должны быть отделены запятой или Enter. Щелкнем теперь на клавише Add (Добавить) и последовательность будет добавлена к перечню.

Пользовательский список (т.е. список, который был создан пользователем) можно удалить, кликнув на клавише Delete (Удалить). Эту операцию потом отменить нельзя, о чем предупредит Excel. Встроенные списки удалять нельзя.

Литература

1.    Бешенков С.А., Гейн А.Г., Григорьев С.Г. “Информатика и информационные технологии”, УГПУ, Екатеринбург, 1995

2.    Гарнаев А. «Использование MS Excel и VBA в экономике и финансах», bhv, 1999

3.    Горстко А.Б., Чердынцева М.И. "Информатика для школьников и всех-всех-всех", Ростов-на-Дону, "Феникс", 1996

4.    Курицкий Б.Я., “Поиск оптимальных решений средствами Excel 7.0”, СПб, “BHV - Санкт-Петербург”, 1997

5.    Лапчик М.П., “Вычисления. Алгоритмизация. Программирование.”, М., “Просвещение”, 1988

6.Очков В., “Excel 5.0: заметки на полях”, "Компьютер пресс" №3 1995, стр.44

2