Автоматизированные информационные технологии по денежным операциям по кассе

     При применении упрощенной формы учета  записи ведутся в регистре “Журнал-Главная”, левая часть которого предназначена  для хронологических записей, а  правая — для записей операций по дебету и кредиту корреспондирующих  счетов. (Рис.2.3).

     

     Рис.2.3. Информационная модель формы учета «Журнал-Главная» 

     Большинство популярных в настоящее время  программ автоматизации бухгалтерского учета, ориентированных на традиционные формы счетоводства, относятся к  группе программных средств: “Проводки  — Главная книга — Баланс” (ПГиБ).

     Так как эти работы проводятся по единым правилам на предприятиях всех форм собственности  и любых размеров, то и сами программы  достаточно универсальны и логически  завершены. Создаются они для  реализации, прежде всего, функций синтетического и суммового аналитического учета, позволяют вводить и обрабатывать бухгалтерские записи, оформлять  небольшой набор первичных документов и формировать отчетность. В основном, эти программы предназначены  для малого бизнеса, для бухгалтерий  с малой численностью без ярко выраженной специализации сотрудников  по конкретным разделам учета. Отличаются они, главным образом, “глубиной” ведения  аналитического учета. Для ведения  сводного учета на крупных предприятиях либо в небольших организациях с  собственным производством разработчики программных продуктов ПКиБ предусматривают возможность ведения аналитического учета, в отдельных случаях доводя его до номенклатуры товарно-материальных ценностей. Для малого бизнеса с упрощенной формой учета полезны программы, которые в дополнение к синтетическому учету позволяют вести одно — иногда двухуровневый аналитический учет. Общим для этого уровня программных продуктов является невозможность замены программ, специализированных для ведения учета по конкретному участку как с точки зрения функциональной полноты, так и с позиции регламентированных инструкциями правил отражения соответствующих операций и ведения документооборота. Действительно, решая задачи сводного учета, бухгалтер среднего и крупного предприятия не может удовлетвориться вводом, например, хозяйственной операции: “Начислена заработная плата в сумме...” за ней стоит множество трудоемких расчетов, которые нецелесообразно делать вручную при наличии компьютера.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Организационно-экономическая сущность и задачи АИТ по кассе 

     В настоящее время не существует общепринятого  названия автоматизированной формы  бухгалтерского учета, в полной мере отражающего ее сущность. В литературе используются такие понятия, как  таблично-автоматизированная, электронная, таблично-матричная формы бухгалтерского учета. На давая подробную характеристику этим подходам, отметим, что они сохраняют  основные элементы методологии бухгалтерского учета, в том числе принцип  двойной записи, документация и пр., но видоизменяют характер их проявления. В частности, систематизация данных в разрезе бухгалтерских счетов, а также переход от аналитического уровня обобщения учетных данных к синтетическому, производятся автоматически.

     Сущность  большинства автоматизированных форм учета заключается в последовательной реализации принципа переноса данных от ввода данных и формирования проводок до выдачи Главной книги и баланса (Пакеты этого класса: “БЭСТ-4”, “1С:Предприятие-8.1” и пр.).

       Отличаясь в деталях, они имеют  общие основные принципы:

• одноразовый и минимальный ввод — многоразовый и максимальный вывод.
• один журнал хронологической записи — множество регистров систематической записи.
• один счет синтетический — множество счетов аналитических.
• отчетная информация в срок — рабочая по запросу.
• автоматическое ведение журнала хозяйственных операций.
• наличие типовых проводок.
• возможность автоматизированного формирования первичных бухгалтерских документов и их хранение.
• организация системы оперативного доступа к информации, а также системы формирования архивов данных с возможностью доступа к ним.
• Связь оперативного и бухгалтерского учета.
• Систематизация данных первичного учета с целью получения всей необходимой пользователю сводной отчетной информации.
• Обеспечение целостности базы данных.
• Настраиваемость системы под потребности конкретного пользователя.

     При выборе программных продуктов для  решения задач бухгалтерского учета  следует принимать экономические  и организационные особенности  предприятия, а также требования, предъявляемые к ППП.

     Основные  из них следующие:

• прохождение тестирования и соответствующей сертификации;
• наличие товарного вида и надежного сопровождения;
• право на получение консультаций (так называемая “горячая линия”);
• модульный принцип построения системы, позволяющей выбирать ее конфигурацию в зависимости от размеров предприятия;
• одновалютное и многовалютное исполнение;
• органическое единство бухгалтерского учета и финансового анализа;
• необходимый уровень детализации аналитического учета;
• простота освоения и удобство системы в работе;
• цена и пр.

     Наиболее  известной программой класса мини-бухгалтерия  является “1С:Предприятие”.

     Эффективный контроль за денежными потоками, формирование оперативной и достоверной информации, регулирование взаиморасчетов —  неотъемлемое условие благополучного существования современного предприятия. 1С : Предприятие 8.1 содержит подсистему учета денежных средств предприятия, которая обеспечивает формирование денежных документов — платежных поручений, платежных ордеров, кассовых ордеров.

       Исходящие документы безналичных  денежных платежей могут быть  сформированы как в печатном, так и в электронном виде. Обеспечено  взаимодействие со специализированными  банковскими программами типа "Клиент  банка".

       Кассовая книга формируется автоматически. 

       Предусмотрена возможность денежных  расчетов в иностранных валютах  и обмена валюты.

       Денежные операции автоматически  отражаются в бухгалтерском и  налоговом учете. Программа предоставляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.

     На  основании введенных проводок может  быть выполнен расчет итогов. Итоги  могут выводиться за квартал, год, месяц  и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может  выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем  случае не требуется пересчет).

     После расчета итогов программа формирует  различные ведомости:

     1. сводные проводки;

     2. оборотно-сальдовую ведомость;

     3. оборотно-сальдовую ведомость по объектам аналитического учета;

     4. карточка счета;

     5. карточка счета по одному объекту  аналитического учета;

     6. анализ счета (аналог главной  книги);

     7. анализ счета по датам;

     8. анализ счета по объектам аналитического  учета;

     9. анализ объекта аналитического  учета по всем счетам;

     10. карточка объекта аналитического  учета по всем счетам;

     11. журнальный ордер. 

     В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий  на некотором бухгалтерском языке  описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты  по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые  в налоговые органы, кроме того данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа  финансовой деятельности организации  в произвольной форме, т. е. не только в виде ведомостей, но и в виде схем, графиков.

     Многооконный  принцип работы позволяет каждый документ открываться в отдельном  экранном окне. Это позволяет бухгалтеру одновременно работать с несколькими  документами, манипулируя ими в  естественной форме, подобно тому, как  он это делает с традиционными  документами, передавая, накладывая, их друг на друга, просматривая параллельно  несколько документов, проводя сверку показателей. Но, что очень важно, бухгалтерские документы информационно  взаимосвязаны, а многооконный режим  Windows дает возможность видеть, как изменение показателей одного документа отражается на информации других, связанных с ним документов.

     Графический интерфейс предполагает принципиально  новый уровень общения пользователя с программой. Необходимая функция  или режим работ могут быть выбраны только через традиционные компьютерные меню, но и их графические  образы - пиктограммы или экранные кнопки. Это очень удобно для людей, далеких от компьютерной техники. Кроме того, при работе с большим числом взаимосвязанных документов чрезвычайно полезна технология навигации по данным, позволяющая работать, не прибегая к меню или пиктограммам, т.е. дает возможность в процессе просмотра некоторого бухгалтерского документа, отчета выяснить происхождение любого представленного в нем показателя. Достаточно подвести курсор мыши на заинтересовавший показатель и щелкнуть кнопкой мыши — на экране немедленно развернется новая форма, поясняющая, из каких сумм сложился этот показатель. Аналогичным образом могут быть проанализированы и эти данные, и так до тех пор, пока не будет достигнут документ источник первичных данных, породивший эту цепочку.

     Очевидно, нет надобности доказывать бухгалтеру преимущества этой поистине прогрессивной  компьютерной технологии. С ее помощью  выверка документов превращается в  очень удобный и естественный процесс. Не надо рыться в программных  меню выбирать в них документы, в  которых предположительно содержится ответ на возникший вопрос. Компьютер  сам ведет бухгалтера от результатных данных к источникам их возникновения. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Входная информация 

     Основными носителями информации при автоматизированной обработке являются входные и выходные документы, т.е. утвержденной формы носители информации, имеющие юридическую силу.

     Выполнение  данной функции обеспечивает ввод в  память компьютера информации об исходных документов: кассовых отчетов и информации первичных документов, приложенных  к ним (приходные и расходные  кассовые ордера и другие документы  по счету 50).

     Работа  начинается с регистрации остатков денежных средств на конец дня  по каждому кассовому отчету. По каждому первичному документу вводится следующая информация: N документа, дата выписки, сумма по документу, код  вида операции (приход - 0, расход -1), назначение платежа, корреспонденция счетов. (рис.11). После ввода данных и разноса сумм необходимо программно проверить правильность ввода данных.

Структура входной информации (ввод хозяйствующего факта)

     

     Особенностью  ввода данных с первичных документов в диалоговом режиме является использование  информации справочников: информация справочников вводится в рабочее окно с использованием функциональных клавиш.

     После ввода данных по одному кассовому  отчете с его первичных документов перед началом ввода данных следующих  кассовых отчетов, необходимо проставить дату обработки информации, указанной  в первичных документах. 
 

     Структура входной операции (выписка  из журнала операций)

     

Рис.4.1. Журнал операций 

     Есть  и некоторые особенности разноса  информации по корреспондирующим счетам: разнос суммы документа по корреспондирующим  счетам позволяет вводить, исправлять, удалять, хранить данные по счетам. Если сумма по документу отнесена на один счет, то остается ввести только номер счета и вид назначения платежа. Если же сумма по документу  отнесена на разные счета, то после  ввода первого номера счета и  вида назначения платежа необходимо исправить сумму на нужную, после  вода данной записи с использованием функциональной клавиши вводится второй номер счета, вид назначения платежа  и сумма, отнесенная на данный счет. Общая сумма по документу и  сумма по счетам должны совпадать. При  выходе их окна происходит контроль на совпадение сумм, если сумма по документу  не совпадает с суммой по счетам, программа выдаст сообщение и остановит работу в данном окне. Если суммы совпали, то произойдет выход обратно в окно обработки платежных документов. 
Таким образом производится автоматизация учета кассовых операций на предприятии.