Во-вторых, следует подробнее рассмотреть  одну из систем, указанных в теоретической  части работы. В качестве примера  будет взята СЭД PayDox. При низкой стоимости лицензии на продукт, она зарекомендовала себя как система с хорошей функциональностью. Потребуется разобрать архитектуру данной СЭД и произвести требуемые настройки, а также выявить ее преимущества и недостатки при внедрении в организацию.

     В-третьих, рассчитать эффективность от перехода предприятия на автоматизированный документооборот.

2.2 Моделирование организации

 

     Базой для внедрения СЭД PayDox будет являться смоделированная коммерческая организация ОАО «Модель-Волгоград», которая предоставляет юридические и аудиторские услуги на городском и региональном уровне. Внутри предприятия выделяются 4 подразделения: бухгалтерия, секретариат, юридический и аудиторский отделы, которые в свою очередь взаимодействуют с рядом предприятий-клиентов, а также с головной компанией, которая находится в Москве. В этих отделах работают специалисты по отдельным вопросам, готовящие квалифицированные решения в соответствии со своей компетенцией, а утверждает их генеральный директор. 

     

     Рисунок 8 - Структура организации 

     Согласно  своим функциям, каждый отдел разрабатывает  соответствующие документы, которые  передает в другие отделы, а также  внешним организациям и предприятиям и, соответственно, головной компании.

2.3 Внедрение СЭД  PayDox

 

     2.3.1 Архитектура системы

     Система PayDox разработана полностью на интернет технологиях. Для работы с системой необходим web-браузер, без установки дополнительного программного обеспечения на компьютерах пользователей. 

     

     Рис 1 – Архитектура системы 

     Организация системы - трехуровневая. Тонкий клиент на рабочем месте пользователей - Internet браузер, сервер приложений - web-сервер, сервер БД в качестве подсистемы хранения и обработки информации. [19] 

     2.3.2 Структура электронного документа

     Документ  в PayDox состоит из карточки документа и возможных к нему источников внешних данных. Карточка документа содержит набор стандартных реквизитов и несколько дополнительных реквизитов. Источник внешних данных представляет собой одну или несколько таблиц дополнительных реквизитов. Типичный пример такого документа – счет-фактура.

     Если  документ имеет подчиненные документы, то для каждого подчиненного документа  заводится отдельная карточка, соответствующая  его типу. В карточке подчиненного документа указывается индекс родительского  документа. При просмотре карточки родительского документа система  выдает список всех подчиненных документов с гиперссылками на карточки этих документов. 

     

     Рис 2 – Модель электронного документа 

     2.3.3 Настройка установки системы

     Для инсталляции выделим для PayDox отдельный IP-адрес (обычно это адрес данного компьютера в корпоративной локальной сети) - программа установки попросит его ввести. Необходимо убедиться, что функциональность ASP (Active Server Pages) включена (по умолчанию в MS Windows 2003 Server функциональность ASP отключена) (рис. 12). 

     Рисунок 3 – Активация ASP

 

     

     Можно отдельный IP-адрес для работы PayDox не выделять, а ввести в процессе инсталляции IP-адрес 127.0.0.1, в этом случае PayDox можно вызывать с компьютера, на котором система установлена, но нельзя будет вызывать с других компьютеров сети по IP-адресу.

     Перед установкой необходимо убедиться, запущен ли IIS (Internet Information Services) на нашем компьютере.

     Если IIS не запущен, то программа установки PayDox сообщит об ошибке: Runtime Error (at 75:617):Please install Microsoft IIS first.

     Запускаем IIS следующим образом: Пуск (Start) -> Панель управления (Control Panel) -> Программы и компоненты (Programs and Features) ->Включение и отключение компонентов Windows (Add/Remove Windows Components)», далее отметьте флажками компоненты Службы IIS и нажмите кнопку OK. (рис. 4) 

     Рисунок 4 – Настройка IIS 

     Позже, при возникновении необходимости  подключать к PayDox пользователей с других компьютеров, необходимо будет в настройке web-узла PayDox в IIS указать реальный IP-адрес данного компьютера, отличный от 127.0.0.1, чтобы разрешить вызывать PayDox пользователям с других компьютеров по этому реальному IP-адресу.

     База  данных инсталлируемой версии PayDox Personal системы содержит заполненные примеры документов, справочников и бизнес-процессов для того, чтобы с работой системы можно было ознакомиться.

     После того как мы решим использовать систему  для работы с реальными документами и справочниками, необходимо будет заменить файл базы данных системы, содержащий примеры, на такой же файл с пустой базой данных, не содержащий этих примеров - чтобы примеры, содержащиеся в инсталлированной версии, не мешали работать с реальными документами и справочниками, которые мы начнем заводить в системе.

     Для этого заменим файл базы данных системы \PayDox\Database\PayDoxRUS.mdb, переписав его из файла \PayDox\Setup\PayDoxRUS.mdb нашей инсталляции PayDox. Также необходимо удалить все демонстрационные файлы документов из папки PayDox\DocFiles. Входить в систему после замены бызы данных необходимо, используя логин Admin и пароль Admin. 

     2.3.4 Создание сложных форм документов

     Необходимо  настроить системы на достаточно сложные формы документов. Будем  называть сложными документами те, для которых необходимо: вести  в системе большое количество реквизитов; автоматически рассчитывать часть реквизитов на основе значений других реквизитов; создавать произвольные печатные формы, содержащие реквизиты  документ.

     Вот перечень настроек, которые необходимо сделать, чтобы вести в системе  всю информацию о таком сложном  документе:

     Определить  и создать структуру данных, соответствующую  уникальным реквизитам документа.

     Для счета-фактуры это может быть следующий набор реквизитов: Продавец, - Адрес продавца, - ИНН продавца, - Грузоотправитель, - Адрес грузоотправителя, - Грузополучатель, - Адрес грузополучателя, - Покупатель, - Адрес покупателя, - ИНН покупателя, - Руководитель организации (предприятия), - Главный бухгалтер, - Итоговая сумма.

     Информация  о товарах/услугах: Наименование товара, - Единица измерения, - Количество, - Цена (тариф за ед. изм.) руб., - Сумма, - Налоговая ставка, - Сумма налога, руб., - Стоимость товаров (работ, услуг), всего с учетом налога, руб., - Номер строки.

     Определить  формулы для расчетных реквизитов документа. 

     Сумма = Цена (тариф за ед. изм.) руб. х Количество; Налоговая ставка = 18; 

     Сумма налога, руб. = Сумма / 100 х Налоговая  ставка; Стоимость товаров (работ, услуг), всего с учетом налога, руб. = Сумма + Сумма налога, руб. 

     Создать печатную форму документа и определить данные для вывода.

     Для счета-фактуры пример файла в  формате MS Word расположен в \PayDox\Samples\ Счет_фактура_ExtData.doc

     Создание структуры  данных

     Для счета-фактуры пример структуры  данных расположен в самой БД PayDox в файле БД \PayDox\DataBase\PayDoxRUS.mdb

     Это две таблицы: Счет-фактура - реквизиты  и Счет-фактура – товары. В  карточке каждого документа необходимо хранить две группы информации –  информацию об основных реквизитах и  информацию о товарах/услугах, которая  является множественной. Т.е. для каждой карточки счета-фактуры будет создаваться одна запись в таблице Счет-фактура - реквизиты и произвольное количество записей в таблице Счет-фактура – товары.

     В каждой из этих таблиц необходимо предусмотреть  поле DocID, которое обеспечит соответствие по номеру документа между стандартными карточками документов, хранимыми в стандартной таблице DOCS БД PayDox и дополнительными таблицами Счет-фактура - реквизиты и Счет-фактура – товары, созданными для хранения дополнительных реквизитов документов. Таблицы Счет-фактура - реквизиты и Счет-фактура – товары присоединяются к PayDox как внешний источник данных. 

     Таблица 1 – Счет-фактура – товары

       

     Определение формул для расчетных реквизитов документа

     Формулы для расчетных реквизитов документа  могут быть определены в файле  программной настройки UserASP\UserCalculateValuesOnClient.asp. Этот настроечный файл позволяет задать программный код на VB Script, исполняемы на клиенте, т.е. в процессе ввода данных пользователем в MS Internet Explorer без обращения к серверу PayDox.

     Код примера, который расположен в этом файле для расчетных реквизитов счета-фактуры указан в Приложении 1. Также в нем указаны комментарии к тексту программному кода.

     Для вывода в карточке документа необходимо также задать способ вычисления итоговых значений счета фактуры. Формулы  для итоговых значений реквизитов документа  могут быть определены в файле  программной настройки UserASP\UserShowDocExtDataCalcValues.asp. Этот настроечный файл позволяет задать программный код на VB Script для определения формул автоматического расчета пользовательских переменных в процессе вывода записей внешнего набора данных.

     Код примера, который расположен в этом файле для расчета суммарных реквизитов счета-фактуры указан в Приложении 1.

     Рассчитанные  итоговые значения счета-фактуры необходимо вывести в карточке документа. Это  делается в файле программной  настройки UserASP\UserShowDocExtDataShowValues.asp. Этот настроечный файл позволяет задать программный код на VB Script для вывода на экран пользовательских значений после вывода записей внешнего набора данных.

     Рассчитанное  итоговое значения суммы и количества счета-фактуры необходимо автоматически  записать в поле суммы и количества карточки документа. Это делается в файле программной настройки UserASP\UserCalculateValuesDoc.asp. Этот настроечный файл позволяет задать программный код на VB Script для автоматического расчета полей карточки документа.

     Код примера, который расположен в этом файле для автоматического расчета  полей карточки документа также  указан в Приложении 1.

     Вывод сформированного  документа в MS Word

     Для обеспечения правильного вывода сформированного документа в MS Word необходимо обеспечить соответствие указанных в документе в MS Word закладок полям стандартной карточки документа и полям внешних источников данных, связанных с документом.

     Для простых документов, содержащих не более одного внешнего источника  данных, такое соответствие обеспечивается без использования программных  настроек, только через названия закладок файла MS Word, которые должны соответствовать стандартным реквизитам карточки документа:

     полям стандартной таблицы DOCS, формат имени  закладки DocField_<FieldName> для вывода в документ значения поля <FieldName>)

     расширенным реквизитам карточки документа из внешнего источника данных (формат имени закладки EXT_<FieldName> для вывода в документ значения поля <FieldName> внешнего источника данных)

     полям подчиненных документов при выводе списка подчиненных документов (формат имени закладки DEP_<FieldName> для вывода в документ значения поля <FieldName> подчиненного документа)

     Использование в документе нескольких внешних  источников данных, вывод в документ MS Word произвольных вычисляемых выражений и использование в документе MS Word произвольных наименований закладок требует использования программной настройки.

     Каждой  таблице внешнего источника данных и списку подчиненных документов должна соответствовать отдельно располагаемая  таблица в документе MS Word.