Анализ преимуществ и недостатков электронных коммуникаций

ТУЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И ИНФОРМАТИКИ

негосударственная образовательная организация

высшего профессионального образования некоммерческое партнерство 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Контрольная работа по дисциплине 

ПРОЕКТИРОВАНИЕ  СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННЫХ КОММУНИКАЦИЙ 

Тема: «Анализ преимуществ и недостатков электронных коммуникаций » 
 
 
 
 

                                                                                 

                                                                                 

Выполнил: студент 4-го курса

группы  ПИвЭ-08

                                                         А. Н. Борисов

                                          

       Преподаватель: С.К. Захаров 
 
 
 
 
 

Тула, 2011г.

Содержание: 

Введение…………………………………………………………………………3 

Роль электронных  коммуникаций в компаниях………………………………4 

Преимущества  и недостатки электронных коммуникаций………………….10 

Заключение…………………………………………………………………….. 11 

Список литературы……………………………………………………………..12 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 
 

      Новые, базирующиеся на электронных средствах  коммуникации организации являются принадлежностью постиндустриального общества. Если образ традиционных бюрократических организаций - дерево с расходящейся от высшего управляющего органа системой контроля и информационных потоков, то современные организации можно рассматривать скорее как разветвленные системы, комплексные сущности, в которых управление и деятельность осуществляются по-разному в разных центрах.

       Применение  высокоскоростных каналов связи, а  также увеличение количества пользователей  сети Internet позволило перевести процесс  общения людей через сеть Internet на новый уровень взаимодействия - общение с собеседниками в реальном времени.

       Образование электронных коммуникаций не только стирает грани расстояний, экономит время, но так, же и способствует увеличению большего обмена информацией между сотрудниками компаний, филиалами, представительствами и партнерами за рубежом. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       Роль  электронных коммуникаций в компаниях. 

       Самое большое изменение в коммуникациях  происходит благодаря новым электронным  СМИ: электронная почта, системы, соединяющие людей внутри организации, Web-сайты, - все это открывает новые сферы деятельности для установления связей с общественностью и внутри компании.

       Создавая  систему внутренних коммуникаций в  компании, необходимо использовать средства, наиболее подходящие для решения данной проблемы. Например, для внутренних коммуникаций с простыми рабочими на производстве проще создать локальную радиосеть, дающую ряд преимуществ, таких как массовый охват аудитории и соответственная реакция. В случае если в компании большинство персонала работает за персональным компьютером, проще делать электронные рассылки.

       Сейчас  каждая компания старается создать  корпоративный веб-сайт для осуществления  двусторонней связи с внешним  миром. Со временем появилась идея создать  нечто подобное для осуществления связи с собственными сотрудниками.

       Внутренний  сайт компании необходим, в первую очередь, для быстрого информирования персонала  и незамедлительной обратной связи. Вовремя полученная сотрудниками информация позволяет оперативно реагировать на быстроменяющиеся тенденции рынка, а также предотвращать слухи, искажающие реальность. Предупреждение опасных для репутации компании действий позволяет экономить значительные суммы при минимальных затратах.

       Проблема  связи между центральным офисом и филиалами делает проблематичным оперативное общение и связь между сотрудниками. То же самое можно сказать и о большой компании. Основным мотивом, побудившим создать внутренний портал  в компании, является отдаленность офисов друг от друга.

       Административный офис находится в одном здании, производственный департамент (программисты) рассредоточены в других офисах. С помощью внутрикорпоративного портала решается вопрос оперативного информирования сотрудников, проводятся конкурсы, публикуются новости, а также создается сплоченная команда.

       Создание  и поддержание постоянного информационного  поля - основная задача внутреннего сайта. Внутри компании сотрудникам предлагаются новости компании, предназначенные как для прессы, так и для внутреннего пользования.

       Такой сайт предназначен исключительно для внутреннего пользования. На нем размещается внутренняя информация, подписка на издания, презентации и проекты, рассчитанные на персонал компании, а также полезные ссылки. На сайт может обратиться любой сотрудник компании для получения необходимых данных по внутрикорпоративным проектам, не отвлекая от работы сотрудников других отделов.

       В основном, электронные коммуникации можно представить четырьмя разновидностями, в зависимости от их величины и  сложности:

-    внутрикорпоративная рассылка по электронной почте;

- электронная страничка для сотрудников компании на внешнем корпоративном сайте;

-    внутрикорпоративный веб-сайт;

-    внутренний портал компании.

       Внутрикорпоративная рассылка по электронной почте, наверное, самый распространенный способ оповещения сотрудников о каких либо новостях или грядущих событиях в большинстве компаний. Такой практике способствует наличие практически на каждом компьютере программ Outlook или The bat.

       Основным  достоинством такого рода общения есть то, что многопользовательское сообщение позволяет доставить необходимую информацию каждому из сотрудников компании, не отвлекая их от рабочего процесса. При этом сохраняется интерактивное общение между отправителем и получателем информации.

      Несмотря на удобство в пользовании и скорость передачи информации, такой метод общения не исключает ряда недостатков. Например, если очень часто присылать сотрудникам сообщения одинакового типа, то они будут удаляться непрочитанными как самый обыкновенный спам. Кроме того, существует риск излишнего увлечения работников компании перепиской.

       Более продвинутым видом внутренних электронных  коммуникаций является создание специализированного  раздела на внешнем сайте компании. Туда можно поместить фотографии сотрудников и их контактную информацию с возможностью интерактивного общения. Также там можно оставлять информацию и оповещения для сотрудников компании.

       Применение  такого метода в сочетании с электронной  рассылкой, безусловно, позволит повысить уровень коммуникаций внутри компании. Но для крупной компании в любом случае необходимо более соответствующее средство, которым является внутрикорпоративный веб-сайт.

       Внутренний  сайт - это интерактивный ресурс, но в отличие от внешнего сайта, здесь  пользовательской аудиторией являются только сотрудники компании, внешние пользователи не имеют к нему доступа. В основном это делается в целях безопасности, так как на сайте находится информация, которая зачастую является конфиденциальной.

       Главное преимущество внутреннего сайта - возможность размещения больших массивов информации. Сюда можно поместить доску объявлений, форум, создать опрос сотрудников. С помощью такого ресурса при правильном его использовании можно эффективно управлять настроениями и мотивацией всего коллектива.

       В больших компаниях иногда бывает недостаточно одного внутреннего сайта, поэтому для внутренних коммуникаций используется внутренний портал компании. В его состав входят сайты отделов и департаментов, документация системы менеджмента качества, объявления, новости, форумы и прочее. Большим преимуществом внутреннего портала является то, что сотрудники непосредственно вовлечены в процесс общения. На форумах ведется оживленное общение по различным тематикам, каждый из сотрудников может вносить свои предложения и пожелания, влиять на работу компании. С помощью опросов мы получаем обратную связь и собираем идеи для развития компании. Таким образом, получается великолепный инструмент для администрирования документации и управления процессами системы менеджмента качества, для управления компанией и настроениями внутри ее.

       Преимущество  такого портала в том, что с  его помощью можно предоставлять  интересную информацию для всего  персонала компании. При правильной подаче информации данный ресурс позволяет  сплотить коллектив, сделать его дружной командой. Но в маленьких компаниях внутренний портал абсолютно не нужен - здесь лучше использовать другие методы коммуникации, например, такие как собрания и непосредственное общение.

       Электронные коммуникации пригодятся при осуществлении антикризисного PR (Public Relations - связи с общественностью, пиар) внутри компании и для борьбы со слухами. Учуяв нездоровую атмосферу в коллективе, можно принять превентивные меры. Например, проводить периодический опрос сотрудников и на основании его результатов принять ряд решений по урегулированию ситуации. Опять же, решения по этим результатам можно опубликовать на внутреннем сайте, дабы сотрудники смогли увидеть, что компания оперативно реагирует на их замечания.

       Электронные СМИ - это эффективное средство внутренних коммуникаций. Благодаря таким свойствам, как скорость и объем данных, а также возможность заинтересовать сотрудников, они, по всей видимости, вскоре станут самым распространенным инструментом внутреннего PR.

Электронное общение все глубже проникает  в офисные пространства по всему  миру. С одной стороны, это дань моде, но с другой - психологический выверт. Для людей, склонных к интроверсии, электронная коммуникация дает возможность высказать то, что никогда не будет сказано при личном контакте. Интернет сделал коммуникационное пространство практически бесконечным. В то же время многие приверженцы электронной переписки как с клиентами и партнерами, так и с коллегами-соседями уповают на то, что электронная переписка позволяет сохранять конфиденциальность.

       Почти каждая компания на сегодняшний день имеет как минимум часть электронных информационных коммуникаций сочетающих в себе:

- интранет (внутренняя частная сеть организации) для эффективной совместной работы служащих компании;

- интернет, обеспечивающий выход, к общедоступным серверам предоставляющий доступ к Интернет - услугам;

-  контакт - центры, позволяющие интегрировать услуги для тех, кто не имеет постоянного доступа в Интернет;

- почтовую службу для рассылки материалов в письменной форме (документы, страховые полисы и т.п.).

       А так же всевозможные электронные программные средства офисного общения между сотрудниками (корпоративный чат или форум)

      Действительно, с развитием Интернета задача общения с сотрудниками и получения  обратной связи стала куда легче.

       Но  почти нигде электронные коммуникации не являются единственным средством передачи информации, поскольку очень высока вероятность, что важная информация просто затеряется в ворохе электронных писем. В 43% случаев электронные коммуникации сопровождаются оперативными совещаниями и инструктажем.

      Тем не менее, число компаний, в которых  обычные сотрудники имеют возможность  донести свои взгляды и точки  зрения непосредственно до высшего  менеджмента, остается достаточно малым.

       В российских компаниях такая возможность, на удивление, встречается гораздо чаще - по данным исследования, проведенного на сайте www.hrm.ru, более 40% руководителей, принявших участие в опросе, узнают о том, что происходит на рядовых позициях, непосредственно от самих сотрудников.