Работа на ккм без проблем

Работа на ккм  без проблем

Материал предоставлен журналом "Практическая бухгалтерия" / Работа на ККМ без проблем

 
Многим бухгалтерам сейчас приходится осваивать незнакомую им ранее технику - контрольно-кассовые машины. Разберемся, что нужно знать, чтобы избежать претензий во время проверки.

В. Яшина, аудитор

Как работать на ККМ, рассказано в Типовых правилах эксплуатации контрольно-кассовых машин (утверждены письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104). Несмотря на то, что они  относятся к расчетам с населением, их можно применять и при расчетах с фирмами.

Обратите внимание: фирма  должна под роспись ознакомить кассира-операциониста  с этими правилами. Кроме того, с ним нужно заключить договор  о полной материальной ответственности. По каждой ККМ ведется журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4). Кассир ежедневно заносит в него данные о начальных и итоговых пробитых суммах и выручке за день.

Перед тем как работать на ККМ, ее нужно запрограммировать  так, чтобы она печатала чеки с  необходимыми реквизитами.

Настроить машину может  специалист центра технического обслуживания. 
 
Реквизиты бывают обязательными и дополнительными.

К обязательным реквизитам относятся:

• наименование и ИНН фирмы;
• заводской номер ККМ;
• порядковый номер чека;
• дата и время покупки;
• стоимость покупки;

- признак фискального  режима (это специальные символы,  которые подтверждают, что ККМ  зарегистрирована и ее память  работает в фискальном режиме).

К дополнительным реквизитам, например, относятся:

• секции;
• выделение в чеках налогов;
• пароли кассиров.

При работе с фирмами  также удобно, чтобы в чеке были указаны наименование покупателя и  реквизиты договора, по которому получены деньги. Однако в большинстве у  ККМ таких функций нет.

Секции можно распределить по отделам  или группам клиентов. Например, разбивка по клиентам может быть такой:

• 1-я секция - для расчетов с физическими лицами (в чеках указывается налог с продаж);
• 2-я секция - для расчетов с фирмами (в чеках отдельной строкой выделяется НДС);
• 3-я секция - для расчетов с предпринимателями (в чеках пропечатываются НДС и налог с продаж).

Если вы принимаете деньги по платежным картам, для этого  также нужно выделить отдельную  секцию.

Начало  работы

Перед началом работы на ККМ в нее надо вставить контрольную  ленту. На ней надо указать тип  и заводской номер машины, дату и время начала работы, показания секционных счетчиков. Данные на ленте надо заверить подписями кассира-операциониста и администратора.

После включения машины нужно проверить  дату. На большинстве электронных  ККМ она устанавливается автоматически. На других моделях ее нужно устанавливать вручную. Дата не может быть более ранней, чем дата предыдущего Z-отчета. Иначе ККМ не перейдет в режим текущей работы.

Обратите внимание: дата и время  на чеках должны соответствовать  требованиям, установленным в постановлении Правительства от 8 января 1992 г. № 23 "О порядке исчисления времени на территории Российской Федерации". Если время отклоняется от реального более чем на пять минут, налоговые инспекторы постараются расценить это как неприменение ККМ и оштрафовать.

Перед тем как начать работу, нужно  убедиться, что машина четко пропечатывает  чеки. Для этого нужно напечатать чек с нулевой суммой. По нему также проверяют точность времени  и дату. Пока не было пробито покупок, эти данные можно поправить. Нулевые чеки нужно хранить до конца дня.

Потом пробивают X-отчет (промежуточный). Он показывает необнуляемые остатки денежных счетчиков (по секциям  и по общему итогу). В каждой машине для снятия X-отчета предусмотрена  определенная комбинация клавиш (например, одновременное нажатие "Shift" и "X"). Эти показатели должны совпадать с цифрами, записанными в графе 9 журнала кассира-операциониста за предыдущий день. Они же отражаются в графе 6 как данные на начало текущего дня.

Работа  в течение дня

На самых простых  ККМ чеки пробиваются так. Кассир набирает на денежной клавиатуре стоимость покупки, нажимает номер секции, а затем клавишу "Enter" ("Итог"). ККМ также может предусматривать такие функции, как ввод цены по штрих-коду, подсчет промежуточного итога (когда кассир вводит сумму, полученную от покупателя, и машина считает сдачу), работу со скидками (надбавками) и т. п.

Обратите внимание: кассовый чек нужно выдать при получении  денег от покупателя, а не вместе с товаром.

При работе с кассовым аппаратом могут возникнуть такие  проблемы.

Если кассир пробил неверную сумму, надо выбить правильный чек и отдать его покупателю. Ошибочный чек нужно погасить (надорвать) и сохранить. В конце дня на такие чеки оформляют акт о возврате (форма № КМ-3). В акте нужно указать номер и сумму неправильно пробитых чеков. Чеки нужно наклеить на лист бумаги или прикрепить к акту и сдать в бухгалтерию.

Ошибочно пробитую за день сумму указывают в графе 15 журнала кассира-операциониста. На эту сумму уменьшается выручка  из операционной кассы за этот день.

Если покупатель вернул товар, деньги выдают из главной кассы. При этом он должен написать заявление о том, что он просит взять обратно товар и вернуть ему деньги.

Кассир-операционист должен составить акт на возврат чека (форма № КМ-3). Деньги покупателю выдаются по расходному кассовому ордеру.

Ошибочно пробитую за день сумму нужно указать в  графе 15 журнала кассира-операциониста. На эту сумму уменьшают выручку  из кассы за текущий день. Если же чек на возврат товара принесут в  другой день, то в журнале кассира-операциониста  это уже не отражают.

Если касса не работает, нужно ее выключить и, вызвав администратора, оформить окончание смены. В журнале  кассира-операциониста нужно указать  время и причину завершения работы.

Перед тем как отдать ККМ в ремонт, нужно зафиксировать  показания секционных и контрольных счетчиков в акте по форме № КМ-2. Когда механик вернет ККМ из ремонта, он восстановит эти данные в памяти машины.

Конец смены

В конце дня желательно сначала напечатать X-отчет. По нему предварительно проверяют соответствие наличных денег в кассе пробитым суммам. На ошибочные чеки составляют акт возврата (форма № КМ-3).

В конце рабочего дня кассир-операционист снимает Z-отчет. Эта операция фиксирует в памяти машины накопленный итог пробитых сумм и закрывает фискальную смену (обнуляет счетчик дневной выручки).

В один день можно снимать несколько Z-отчетов. Например, по Z-отчету кассир может в течение дня сдавать  накопившуюся выручку в главную  кассу. Показания суммирующего счетчика и сумму дневной выручки нужно  записать в журнал кассира-операциониста. Количество строк в журнале должно быть равно количеству снятых Z-отчетов.

По данным журнала нужно составить  справку кассира-операциониста (форма  № КМ-6). В нее переносятся данные о показаниях суммирующего счетчика на начало и конец дня и сумма выручки. В графе 8 указывают суммы, на которые составлены акты возврата (по форме № КМ-3). Итоговая выручка рассчитывается за вычетом этих сумм.

Снятые Z-отчеты нужно хранить в  течение пяти лет. Вместе с нулевыми чеками лучше подклеивать их в  одно место, например в специальную тетрадь. Если вы будете снимать ККМ с учета, налоговая инспекция может потребовать их на проверку.