Автор работы: Пользователь скрыл имя, 05 Декабря 2012 в 10:25, реферат
Целью данной работы является выявление основных направлений анализа структуры документооборота.
Задачи:
1 Охарактеризовать понятие «Документооборот».
2 Определить основные характеристики документооборота.
Введение…………………………………………………………………........2
ГЛАВА 1 Характеристика понятия «документооборот»
Его основные этапы…………………………………………………………..4
ГЛАВА 2 Анализ структуры документооборота……………...…………....8
Заключение….………………………………………………………………..16
Список литературы…….………………………………………………….....17
Приложения…………………………………………………………………..18
Приложение 1………………………………………………………………...18
Приложение 2………………………………………………………………...20
Приложение 3...…………………………………………………………….....21
Приложение 4…………………………………………………………………22
СОДЕРЖАНИЕ
Введение…………………………………………………………
ГЛАВА 1 Характеристика понятия «документооборот»
Его основные этапы…………………………………………………………..4
ГЛАВА 2 Анализ структуры документооборота……………...…………..
Заключение….………………………………………………
Список литературы…….…………………………
Приложения……………………………………………………
Приложение 1………………………………………………………………...18
Приложение 2………………………………………………………………...20
Приложение 3...……………………………………………………………...
Приложение 4…………………………………………………………………22
ВВЕДЕНИЕ
В ежедневной практической
деятельности перед любым предприятием
возникает много вопросов, связанных
с регистрацией внутренних, исходящих,
внутренних документов, формированием
их в дела, определением сроков хранения
и другими
Для организации рационального движения документов на предприятии необходимо осуществлять анализ структуры документооборота, поэтому эта тема является актуальной.
Целью данной работы является выявление основных направлений анализа структуры документооборота.
Задачи:
Данная работа состоит из введения, двух глав и заключения. Первая глава содержит характеристику понятия «Документооборот» и его основные этапы. Во второй главе описан анализ структуры документооборота.
Для выполнения данной работы была изучена литература следующих авторов: Березина Н.М., В.А.Кудряев., Стенюков М.В.
ГЛАВА 1 ХАРАКТЕРИСТИКА ПОНЯТИЯ «ДОКУМЕНТООБОРОТ»
ЕГО ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. 1
Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководители учреждения и структурных подразделений, специалисты и квалифицированные служащие) и пунктами технической обработки собственно документов (экспедиция, служба размножения и др.).
При организации документооборота руководствуются положениями и принципами:
В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:
Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.
Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.
При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.
Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.
В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:
Документопоток
Содержание документопотока
Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.
Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.
Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.
Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.
Количество документов всех потоков, независимо от способа создания, получения (доставки), т.е. включая факс, электронную почту, доставку курьером или посетителем, составит суммарный объем документооборота организации.
Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
Величина документооборота нужна для:
В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.
Для анализа и фиксации
движения документов достаточно простым
и наглядным средством является
составление графических
Таким образом, документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.
ГЛАВА 2 АНАЛИЗ СТРУКТУРЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Порядок движения документов, их состав вторичны в конкретной организации по отношению к ее целям и задачам, внутренней структуре и распределению обязанностей среди сотрудников.
Проектирование рациональной системы документооборота основывается на положениях, выработанных практикой делопроизводства и научной организации труда, например:
Должны быть предусмотрены все возможные варианты движения документов.
Разбивка системы
Поскольку ценность документной информации существует только в связи с конкретной целью, реализуемой в процессе управления, то информацию, существующую сама по себе и не оказывающую воздействия на принимаемые решения, с точки зрения процессов управления следует отнести к информационному шуму. Уровень информационного шума в системе управления во многом объясняется непродуманным распределением документов среди потребителей их информационного содержания, нерациональностью определения этапов прохождения документной информации. Это, в свою очередь, значительно увеличивает плотность информационных потоков и неоправданный рост документооборота в целом.
При организации рациональной
системы документационного
Ранее была достаточно подробно рассмотрена общая технология обработки входящей корреспонденции. В процессе обработки были вычленены группы документов, прежде всего по направлениям документопотоков: