Проведение совещаний и заседаний

Проведение  совещаний и заседаний следует  проводить в начале и конце  недели, когда наблюдается снижение работоспособности. Правильно подготовленное и разумно проведено совещание  является эффективной формой использование  коллективного разума участников совещаний. Для эффективного проведение совещания руководителю необходимо: заранее сообщать его участникам повестку дня; приглашать на совещание только тех, кто связан с обсуждаемой проблемой; следить за соблюдением регламента совещания: 5-7 минут каждому на выступление, а продолжительность совещания не должна превышать одного часа; говорить четко и кратко самому и требовать того же от выступающих. В процессе проведения совещания для создания обстановки делового и заинтересованного обсуждения возникших проблем руководитель не должен: вести телефонные переговоры; или просматривать подписывать какие-либо документы; комментировать и оценивать выступления участников совещания; высказывать свою точку зрения по обсуждаемой проблеме в начале совещания; применять негативные формулировки (типа "нас не поймут"). Перечисленные рекомендации нацелены на создание атмосферы искреннего высказывания своей точки зрения участниками совещания. Для повышения эффективности совещаний их следует проводить методом "мозгового атаки "(автор метода Алекс Осборн). Их организаторам необходимо учитывать следующее: на совещании, проведенном методом "мозговой атаки", запрещается критика выступающих в любом виде; слово для выступления на совещании участники получают в последовательности, обратная субординации (первым выступает участник совещания, занимающий низшую ступень в управленческой иерархии); участники совещания сидят рядом, а не напротив друг друга; стимулируется генерация идей, даже самых фантастических. Этот метод проведение совещаний применяется, когда складывается чрезвычайная, "Внештатная" ситуация, и нет вариантов ее решения. Благодаря этому метода создается обстановка, в которой участники совещания не боятся высказывать самые дикие, фантастические идеи. По подготовке самого руководителя к совещанию, то прежде всего необходимо подумать о том, какую цель вы как руководитель ставите, проводя конкретную совещание. Цель совещания - это описание требуемого результата, нужного типа решение использовалось итоге работы (возможны варианты целей: предварительный обмен мнениями, подготовка рекомендаций для принятия решения, принятие решения по вопросу и др.). Тема совещания - это предмет обсуждения. Чем более точно и в нужном направлении сформулирован предмет обсуждения, тем больше шансов получить нужный результат. Тема должна быть сформулирована так, чтобы заинтересовать каждого участника совещания. Каждый должен знать, что он вносит свой вклад в решение общей задачи. Темы становятся интересными, когда они сформулированы конкретно. Выносить на обсуждение нужно только те вопросы, которые не удается решить в рабочем порядке. повестка совещания - это письменный документ, рассылается заранее участникам совещания и, включающий в себя следующую информацию:  - Тема совещания;  - Цель совещания;  - Перечень обсуждаемых вопросов;  - Время начала и окончания совещания;  - Место, где оно будет проходить;  - Фамилии докладчиков, содокладчиков, ответственных за подготовку вопросам;  - Время, отведенное на каждый вопрос;  - Места и время, где можно ознакомиться с материалом по каждому вопросу.  Заранее разослана (в крайнем случае - объявлена), хорошо продуманная повестка совещания дает возможность участникам лучше подготовиться и, следовательно, повысить их отдачу на самом совещании (а руководителю - требовать такую отдачу). Лучше, если время совещаний определен распорядком, установленным в организации (Отделе). Внеплановые совещания выбивают из ритма, снижают культуру делового общения, лишают руководителя возможности планировать свой рабочее время и распоряжаться им, срывая запланированные встречи и дела. Продолжительность совещания не должна превышать полутора - двух часов (больше двух часов непрерывной работы большинства участников по чисто физиологических причинам становятся безразличными к вопросам, которые рассматриваются). Оптимальное число участников совместных обсуждений - 5-7 человек. Увеличение количества приглашенных резко снижает средний коэффициент участия (или отдачи) присутствующих, одновременно продолжая совещание. Поэтому целесообразно количество приглашенных свести к минимуму. Лучше, когда при разнородной повестке совещания состав его участников является переменным: лицом, чьи вопросы обсуждены, разрешается оставлять совещание, а другие участники, чей вопрос рассматривается не первым, приглашаются на соответствующее время. Некоторых сотрудников можно вместо приглашения на всякий случай попросить находиться на своем рабочем месте неотлучно в указанный интервал времени, чтобы при необходимости вызвать или получить справку по телефона. Желательно, чтобы в число участников совещания входили люди, способные в ходе коллективной мыслительной деятельности исполнить роль "эксперта", "генератора идей "," критика ". Предварительно (за несколько дней) оповещение участников с передачей им порядке дня - важный элемент подготовки совещания. Как дополнение к повестке могут рассылаться проекты решений, тезисы докладов, справки. Очень хорошо, если до начала совещания лицом, готовят вопросы, предусмотрительно передаются замечания от участников совещания по проектам решений, тезисам выступлений. Заранее попросите подчиненных (участников совещания) о правилах поведения на совещании. Коротко их можно свести к следующим положениям. Представляйте себя в своих высказываниях. Говорите "я" вместо "мы" или безличной формы. Оборот речи с использованием местоимения "мы" - почти всегда игра в прятки. Тот, кто говорит, не берет на себя полную ответственность за то, что он говорит.  Если вы задаете вопрос, скажите, зачем его задаете, что он значит для вас. Вопросы не должны оставлять сомнений в том, почему они задаются. Вопрос-ловушки отравляют обстановку. В высказываниях будьте самим собой, не видигравайте роль, выбранную или самостоятельно ожидаемую от вас другими. Если считаете, что нужно помолчать - помолчите. Воздерживайтесь, насколько возможно, от интерпретации чужих мыслей. Выражайте собственную позицию. Старайтесь не делать неоправданных обобщений. Говорите не о поступках и мыслях других, а о вашем восприятии этих поступков и мнений, то есть формулируйте суждения языке "Я - сообщений", а не "Вы - утверждений "Вместо" Вы вот тут ошиблись "лучше сказать" Мне показалось, тут вкралась ошибка ...". Установлено, что при прочих равных условиях чаще начинают конфликтовать люди, сидящие друг против друга, и реже - те, которые сидят рядом. Руководитель, зная характеры приглашенных, может, не привлекая к этому внимания, посадить участников так, чтобы не оказались друг против друга те, кто может сорваться и помешать рассмотрению вопроса. Цели и функции руководителя (председательствующего). Главная цель руководителя на совещании - Найти по всем вопросам повестки дня оптимальное решение за минимальное время. Для ее достижения он должен обеспечить от каждого участника и придать конструктивный характер обсуждению в целом. Руководитель должен регулировать направленность, деловитость выступлений. Для этого следует не допускать отклонений в сторону, затягивание выступлений, стимулируя конкретность, наличие содержательного анализа и реальных предложений. Если начало обсуждения было неподготовленность вопроса, то необходимо решительно снимать его с обсуждения и высказать замечания тому, кто готовил вопросы. Выступления некоторых участников могут отличаться излишней категоричностью, безапелляционностью, что исходит от других. Такой тон может нанести серьезный ущерб дискуссии, перевести ее в борьбу честолюбия. Поэтому руководитель должен следить, чтобы выступления были корректны, с этой целью можно регулировать их очередность. Руководитель внимательно следит за ходом совещания, контролирует содержание выступлений, делает необходимые записи, короткими репликами акцентирует внимание присутствующих на наиболее ценных предложениях выступающих. Если цель совещания заключается в обмене информацией и постановке очередных задач по ходу текущей работы, то в совещании должны участвовать только руководители подразделений. На таком заседании стоит кратко рассказать о положение дел, так как не исключено, что некоторые из присутствующих могут быть не знакомы с проблемой в целом. Затем необходимо сообщить о ходе выполнение решений, принятых на предыдущем совещании. Если что-то застопорилось, не стоит искать виновных: будет потеряно время на ожесточенные споры, а главное - взаимные обвинения могут расколоть команду. Зато следует четко сформулировать задачи на будущее. Если цель совещания - решение конкретной проблемы, то к работе в нем необходимо привлечь тех, без кого дело не сдвинется с места, и тех, кто способен предложить свой вариант решения данной проблемы. Участников совещания необходимо обеспечить информацией о проблеме, четко и однозначно сформулировать задачу. Это желательно сделать заранее, чтобы люди смогли подготовить свои предложения. Попробуйте мнением распределить роли между участниками: первый будет вносить предложения, второй сможет оценить их с одной точки зрения, третий - с другой, четвертый окончательно сформулирует решение ... В том порядке, который вам кажется наиболее верным, и следует предоставлять слово участникам обсуждения. Порядок выступлений должен быть таким, при котором их очередность будет обратной авторитета и положению выступающего: тогда над участниками из более низким статусом не будет Довлета уже высказанное суждение более авторитетных коллег. Каждый участник должен быть поставлен перед необходимостью высказаться. Ясно, что этого можно добиться при сравнительно небольшом количестве советуют. Но если присутствует ни разу не высказался, нужен ли он на совещании? Соблюдение процедуры нормализует ход совещания. Одна из задач руководителя - предварительно согласовать, а потом не позволять нарушать регламент выступлений. Совещание, как правило, начинается с вступительного слова руководителя, в котором он формулирует цели и задачи будущей работы. Порядок работы может быть различным. Если на обсуждение выносятся заранее подготовленные предложения, то они доводятся до присутствующих, после чего обсуждаются. Если это не сделано, то предлагается вносить предложения, а уж потом их обсуждать. Можно заранее вполне подготовить текст выступления, можно ограничиться тезисами. При необходимости целесообразно использовать видео-и аудиосредства. Отлично при обсуждении наиболее важных тем заранее подготовить текст и раздать его участникам заседания. Не стоит в выступлении охватывать большой круг вопросов. Достаточно остановиться на кардинальной основной идее, но ее нужно выложить убедительно, доказательно, доходчиво. В ходе выступления необходимо контролировать себя и аудиторию. При первых признаках ослабления внимания со стороны присутствующих целесообразно использовать известные приемы для его мобилизации. Даже при самой тщательной подготовке совещания вы не добьетесь успеха, если не будете контролировать дискуссию. Для этого возможно применение следующих приемов: а) для сохранения единства участников совещания: - Разрядить обстановку в конфликтной ситуации; - Не принимать чью-либо сторону до окончательного подведения итогов; - Защищать того, кто имеет меньше опыта, работает недавно; б) для мобилизации участников совещания: - Не расслабляться самому и не давать исключаться из работы другим; - Избегать повторов; - Не оставлять без внимания даже самая незначительная предложение, если оно хоть то поможет делу; в) для фокусировки внимания на обсуждаемой задачи: - Основываться на фактах; - Записывать внесены предложения; - Выстраивать их так, чтобы в глазах присутствующих состояла целостная картина; г) для активации участников совещания: - С целью усиления доказательности тех или иных положений ставить дополнительные вопросы; - Высказать одобрительное замечание в адрес участника, внесшего конструктивное предложение. Долгие и нудные выступления можно прерывать. Разумеется, делать это стоит тактично, не давая волю раздражению, не затрагивая самолюбия подчиненного, не сковывая его инициативу. В конце совещания следует кратко подвести его итоги, поблагодарить участников за высказанные конструктивные предложения, поставить задачи по реализации принятых решений