Офис-менеджмент

Чтобы речь была правильной, слова следует употреблять в строгом соответствии с их значением. Между тем ошибки в словоупотреблении — наиболее распространенный речевой недостаток участников деловых разговоров. Возьмем такой пример: «Погода СОПУТСТВОВАЛА разгрузке платформ» (вместо «БЛАГОПРИЯТСТВОВАЛА»). В данном случае использовано слово без учета его семантики.

Грубые лексические ошибки в речи могут быть вызваны ложными ассоциациями, которые часто возникают под влиянием неправильного выбора паронима. Нередко путают слова «статут» и «статус», «апробировать» (т.е. дать официальное одобрение на основании проверки) и «опробировать» (т.е. подвергнуть испытанию, пробе до применения). Для правильного употребления слов в речи недостаточно знать их точное значение, необходимо еще учитывать лексическую сочетаемость слов, т.е. их способность соединяться друг с другом. Непроизвольное нарушение лексической сочетаемости — весьма распространенный недостаток устной речи.

Нередко встречается неправильный выбор предлога или неуместное его использование, например: «Дирекция указала О ТОМ, что...» (надо: указала НА ТО, что...). «Фирма-поставщик настаивает О ТОМ, чтобы...» (надо: настаивает НА ТОМ, чтобы...).

ТОЧНОСТЬ И ЯСНОСТЬ РЕЧИ - важнейшее требование к любому деловому разговору. Под точностью деловой речи понимается соответствие высказываний мыслям. Чтобы речь была точной, нужно употреблять слова в соответствии с теми значениями, которые за ними закреплены. Точность и ясность высказываний взаимосвязаны. Точность придает им ясность, а ясность высказываний вытекает из их точности.

В деловой речи офис-менеджера часто встречаются слова, не ставшие общеупотребительными, но активно используемые в деловой сфере. Это так называемые профессионализмы, которые служат для обозначения различных производственных процессов, орудий производства, сырья, получаемой продукции и т.д. В отличие от терминов, представляющих собой официальные научные наименования специальных понятий, профессионализмы воспринимаются как «полуофициальные» слова, не имеющие строго научного характера[8].

Слова-паразиты, это языковое явление. Это такая же проблема, как и проблема правильного выбора слов. Слова-паразиты - это помеха, причем немалая. Они делают речь водянистой, отбирают у нее силу и эмоциональность. Как правило, эти слова доказывают: вы не уверены в том, что говорите. Однако многие так привыкли к ним, что заполняют ими все паузы в речи. Паузы между предложениями, группами слов, выражающими законченную мысль, должны быть. Нет необходимости заполнять их чем-либо. Кроме того, непрерывно произнося какие-либо звуки, вы лишаете себя тех ничем не занятых мгновений, во время которых можно спокойно подумать о том, что сказать собеседнику.

Точность и ясность устной деловой речи обусловлена не только целенаправленным выбором слов и выражений. Не менее важен выбор грамматических конструкций, предполагающий точное следование нормам связи слов во фразе. Возможность по-разному объединять слова в словосочетания порождает двусмысленность. Так, двузначна конструкция: «В других товарах подобные маркировки отсутствуют» (другие товары или подобные маркировки отсутствуют — неясно).

КРАТКОСТЬ - важнейшее требование к любой форме деловой речи офис-менеджера, поскольку такая речь характеризуется, как мы уже отмечали, сугубо прикладным характером в подаче сообщаемых сведений. Это означает, что офис-менеджер не злоупотребляет временем и терпением слушателя, избегая ненужных повторов, излишней детализации и словесного мусора. Каждое слово и выражение служит здесь цели, которую можно сформулировать следующим образом: по возможности точнее и короче изложить слушателям суть дела. Поэтому слова и словосочетания, не несущие никакой смысловой нагрузки, должны быть полностью исключены.

ОПРЕДЕЛЕНИЯ нужны для слов, значения которых собеседники не знают, и для терминов, употребляемых говорящим в особом смысле. Обычно самый выразительный способ дать определение какого-нибудь понятия заключается в том, что вы скажете: «Приведу пример, поясняющий, что я имею в виду» — и затем изложите конкретный случай, который типичен для этого понятия.

Одним из важных деловых контактов является взаимоотношение руководитель-офис-менеджер. Поскольку офис-менеджер является первым помощником руководителя, он должен выполнять работу в его стиле. Фактически офис-менеджер является личным организатором руководителя, помогает ему в планировании рабочего времени, а также в выполнении намеченных мероприятий, освобождая от выполнения вспомогательных технических операций, фильтрует потоки корреспонденции, телефонных вызовов и посетителей.

К сожалению, на практике офис-менеджер часто встречается с такой трудностью, как необязательность руководителя в отношении информации о его местопребывании, что создает большие трудности. В таких случаях офис-менеджер имеет право прямо спросить, куда уходит руководитель и когда вернется.

Следует учесть, что не все руководители умеют рационально планировать свое рабочее время. Помочь руководителю в этом - задача офис-менеджера. Необходимо последовательно, но не навязчиво воспитывать потребность в планировании времени. Желательно вместе с руководителем ежедневно уточнять намеченные мероприятия на следующий день. Делать это можно во время утреннего доклада о текущих делах и корреспонденции или во время вечернего доклада.

Офис-менеджер должен в учетных формах отметить и сообщить посетителю время посещения.

Время обеденного перерыва у офис-менеджера и руководителя не должно совпадать.

Одна из главных задач офис-менеджера - быть чутким посредником между руководителем и подчиненными. Он должен приложить максимум усилий для создания благоприятной обстановки и деловых отношений с другими сотрудниками. Зная режим и характер работы руководителя, офис-менеджер может в случае необходимости оказать помощь сотрудникам в организации приема их руководителем; помочь составить документ, удовлетворяющий личную просьбу и т.п. Офис-менеджеру важно установить деловые контакты с сотрудниками различных подразделений своего предприятия. В некоторых случаях офис-менеджеру приходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнение[9].

Основная задача офис-менеджера в работе с телефоном - освободить руководителя от вызовов. Помощь офис-менеджера в организации служебных разговоров по телефону способствует рациональной организации работы руководителей. Офис-менеджер всегда должен помнить о необходимости соблюдения служебной тайны.

Обязанности офис-менеджера различны в зависимости от того, какой вид приема проводится руководителем. Прием посетителей можно разделить на три вида:

1) прием сотрудников своего учреждения по текущим делам

2) прием представителей других организаций

3) прием по личным вопросам

Офис-менеджер должен помнить, что посетитель любого ранга, без исключения, может войти в кабинет руководителя только после доклада офис-менеджера.

Если посетитель пришел без предварительной договоренности, то офис-менеджер может самостоятельно решить: доложить о нем немедленно или записать на прием. Особое внимание секретарь должен проявлять к организации приема руководителем посетителей по личным вопросам.

Офис-менеджер должен помогать руководителю ориентироваться в информационных потоках, находить, обрабатывать нужную информацию, а иногда и готовить информационно-обзорные рефераты.

Офис-менеджер должен внимательно просматривать статьи, раскрывающие интересующие руководителя вопросы производственной деятельности, научно-технические результаты и т.д.

Наиболее важные места в статьях можно выделить закладками или подчеркнуть.

Составляя реферат, офис-менеджер не должен вносить какие-либо дополнения от себя. Если необходимо, в реферат могут быть включены таблицы, схемы, графики.

В повседневной работе офис-менеджер должен ежедневно собирать и фиксировать в дневнике данные, которые могут интересовать руководителя и уточнять их у специалистов. Руководителю следует представлять только достоверную информацию, проверенную.

Заключение

Исходя из поставленных во введении задач, можно сделать следующий вывод. Офис-менеджер представляет своего руководителя, и по нему судят, иногда, даже о фирме. Прежде всего, у офис-менеджеров должно быть такое качество, как доброжелательность, умение вести себя с посетителями, расположить их к себе.

Для успешной работы офис-менеджера, следует иметь в виду, что это - специфическая деятельность, которая предъявляет к человеку специфические требования. Например, такие, как компетентность, это означает, что каждый офис-менеджер должен знать: что делать и как делать свою работу наилучшим образом. Это, конечно, не исключает того, что каждый офис-менеджер работает в своей, только ему присущей манере.

Требование подходить ко всем делам с достоинством и ответственностью это больше чем просто деловая этика. Каждый офис-менеджер точно должен знать: за какую работу, и по каким критериям он несет абсолютную ответственность. Эта ответственность никогда, и ни при каких обстоятельствах не может быть передана кому-то другому (подчиненному) даже в тех случаях, когда руководителя нет на рабочем месте. Отсюда и достоинство, ведь оно определяется постоянным кругом ответственности. Высокая работоспособность понимается весьма своеобразно. Работоспособность - это не только способность долго и качественно работать. Это умение наиболее оптимальным образом организовывать свой труд. Это и терпение, без которого невозможна длительная напряженная работа.

Офис-менеджер - важная профессия, особенно в наше время, в эпоху создания все новых и новых фирм. В большей степени от него тоже будет зависеть успех фирмы или предприятия.

В настоящее время существует достаточно большое количество различных курсов, дающих навыки и знания, необходимые для выполнения обязанностей офис-менеджера. Но, в основном, на эту должность назначаются лица, имеющие незаконченное высшее или высшее образование. Иногда офис-менеджеры «вырастают» из администраторов офиса. Перспектива же дальнейшего роста в крупных компаниях с иностранными инвестициями – от офис-менеджера до вице-президента по автоматизации управления.

Список использованной литературы

1. Бондарева Т. Н. Секретарское дело. - М., Высшая школа, 1999 г.

2. Голуб И.Б. Стилистика современного русского языка.— Изд. 2-е, испр. и доп.— М.: Высшая школа, 1996.

3. Ладанов ИД. Мастерство делового взаимодействия.— М.: НТК «Менеджер», 1999.

4. Мартин Д. Манипулирование встречами: Как добиться чего вы хотите, когда вы этого хотите//Пер. с анг.— Минск: Амалфея, 1996.

5. Менеджмент организации: Учеб. пособие / Под ред. З.М. Румянцевой, И.А. Саломатина.  М.: ИНФРА-М, 1996.

6. Ришар, Каус. Офис-менеджер учреждения. Организация работы. - М., Экономика, 1993.

7. Скриптунова Е. Как непросто быть хорошей хозяйкой офиса, или Обеспечение офиса всем необходимым // Секретарь-референт. №9, 2004.

8. Устименко М. Офис начинается с офис-менеджера // Молодость Сибири. № 52, 2002.

9. Харрисон Д. Организация работы офис-менеджера учреждения. - М., Экономика, 1992.

10.                       Шепель В.М. Секреты личного обаяния.— М.: Культура и спорт, ЮНИТИ, 1994.

11.                       Щур Д.Л., Труханович Л.В. Офис-менеджер. // Кадры предприятия. №3, 2002.

[1] Ришар, Каус. Офис-менеджер учреждения. Организация работы. - М., Экономика, 1993.

[2] Щур Д.Л., Труханович Л.В. Офис-менеджер. // Кадры предприятия. №3, 2002.

[3] Щур Д.Л., Труханович Л.В. Офис-менеджер. // Кадры предприятия. №3, 2002.

[4] Устименко М. Офис начинается с офис-менеджера // Молодость Сибири. № 52, 2002.

[5] Харрисон Д.  Организация работы офис-менеджера учреждения. - М., Экономика, 1992.

[6] Щур Д.Л., Труханович Л.В. Офис-менеджер. // Кадры предприятия. №3, 2002.

[7] Голуб И.Б., Розенталь Д.Э. Секреты хорошей речи.- М.: Международные отношения, 1993.

[8] Голуб И.Б. Стилистика современного русского языка.— Изд. 2-е, испр. и доп.— М.: Высшая школа, 1996.

[9] Устименко М. Офис начинается с офис-менеджера // Молодость Сибири. № 52, 2002.