Ділова етика

Спілкування – складний багатоплановий процес встановлення і розвитку контактів між людьми, породжуваний потребами спільної діяльності і включаючи обмін інформацією, вироблення єдиної стратегії взаємодії, сприйняття і розуміння іншої людини.

              По характеру і змісту спілкування буває формальне (ділове) і неформальне (світське, буденне, побутове).

              Ділове спілкування – це процес взаємозв'язку і взаємодії, в якій відбувається обмін діяльністю, інформацією і досвідом, що припускає досягнення певного результату, рішення конкретної проблеми або реалізацію певної мети.

В цілому ділове спілкування відрізняється від буденного (неформального) тим, що в його процесі ставляться ціль і конкретні задачі, які вимагають свого рішення. В діловому спілкуванні ми не можемо припинити взаємодію з партнером (принаймні, без втрат для обох сторін). В звичайному дружньому спілкуванні частіше всього не ставляться конкретні задачі, не переслідується певна мета. Таке спілкування можна припинити (за бажанням учасників) у будь-який момент.

Ділове спілкування можна умовно розділити на пряме (безпосередній контакт) і непряме (коли між партнерами існує просторово-часова дистанція).

              Пряме ділове спілкування володіє більшою результативністю, силою емоційної дії і навіювання, чим непряме, в ньому безпосередньо діють соціально-психологічні механізми.

              Характеристика і зміст ділового спілкування.

              Розрізняють два види спілкування: вербальне і невербальне. Спілкування, здійснюване за допомогою слів, називається вербальним. При невербальному спілкуванні засобом передачі інформації є невербальні (несловесні) знаки (пози, жести, міміка, інтонація, погляди і т.д.).

              Мова здатна точно і неупереджено фіксувати інтелектуальні міркування людини, служити засобом передачі однозначно трактованих повідомлень. Саме тому мова успішно використовується для закріплення і передачі різного роду наукових ідей, а також координації спільної діяльності, для осмислення душевних переживань людини, його взаємин з людьми.

              Невербальні засоби спілкування частіше всього використовуються для встановлення емоційного контакту із співбесідником і підтримки його в процесі бесіди, для фіксації того, наскільки добре людина володіє собою, а також для отримання інформації про те, що люди насправді думають об інших.

              Механізми дії в процесі спілкування.

              Зараження можна визначити як несвідому, мимовільну схильність людини певним психічним станам. Воно виявляється через передачу певного емоційного стану або психічного настрою.

              Навіювання – це цілеспрямована не аргументована дія однієї людини на іншого. При навіюванні здійснюється процес передачі інформації, заснований на її некритичному сприйнятті.

              Переконання. Дія побудована на тому, щоб за допомогою логічного обґрунтовування добитися згоди від людини, що приймає інформацію.

              Наслідування. Його специфіка, на відміну від зараження і навіювання, полягає в тому, що тут здійснюється не просте ухвалення зовнішніх рис поведінки іншої людини, а відтворення ним рис і зображень демонстрованої поведінки.

              Структуру ділового спілкування можна охарактеризувати шляхом виділення в ньому трьох взаємозв'язаних сторін: комунікативній, інтерактивній і перфективний.

              Комунікативна сторона ділового спілкування. Спілкування - це комунікація, тобто обмін думками, переживаннями, настроями, бажаннями і т.д.  Зміст конкретної комунікації може бути різним: обговорення новин, повідомлення про погоду або суперечка про політику, рішення ділових питань з партнерами і ін. Комунікація в спілкуванні завжди значуща для її учасників, оскільки обмін повідомленнями відбувається не без причини, а ради досягнення якихось цілей, задоволення якихось потреб і т.д.

              Інтерактивна сторона ділового спілкування полягає в організації взаємодії між людьми, тобто в обміні не тільки знаннями і ідеями, але і діями. Дія – головний зміст спілкування. Описуючи його, ми часто використовуємо терміни дій. Наприклад «він наніс мені удар» або «він підстроївся під мене». Також дуже важливо уміти співвідносити дії і ситуацію. Адже одна і та ж ситуація може бути по-різному висвітлена» партнерами і відповідно їх дії в одній і тій же ситуації можуть бути різними.

              Перфективна сторона ділового спілкування означає процес сприйняття одного партнерами по спілкуванню і встановлення на цьому ґрунті взаєморозуміння. Спілкуючись з людиною, ми як би «читаємо» його, і це «збігле читання» дозволяє нам розуміти його поведінку. Дуже часто важливо не тільки саме по собі розуміння тієї або іншої поведінки, але і основ, витоків, рушійних сил і механізмів.

              Ділове спілкування реалізується в різних формах:

      ділова бесіда

      ділові переговори

      ділові наради

      публічні виступи.

Практика ділових відносин показує, що в рішенні проблем,пов'язаних з між особовим контактом, багато що залежить від того, як партнери (співбесідники) уміють налагоджувати контакт один з одним. При всьому різноманітті форм ділового спілкування ділова бесіда є найбільш поширеною і частіше всього вживаній.

Під діловою бесідою розуміють мовне спілкування між співбесідниками, які мають необхідні повноваження від своїх організацій і фірм для встановлення ділових відносин, дозволу ділових проблем або вироблення конструктивного підходу до їх рішення.

Ділова бесіда є найбільш сприятливою, часто єдиною можливістю переконати співбесідника в обґрунтованості вашої позиції з тем, щоб він погодився і підтримав її. Таким чином, одна з головних задач ділової бесіди – переконати партнера прийняти конкретні пропозиції.

Ділова бесіда виконує ряд найважливіших функцій:

      взаємне спілкування працівників з однієї ділової сфери;

      сумісний пошук, висунення і оперативна розробка робочих ідей і задумів;

      контроль і координування вже початих ділових заходів;

      підтримка ділових контактів;

      стимулювання ділової активності.

Основними етапами ділової бесіди є:

      початок бесіди;

      інформування партнерів;

      аргументування положень, що висуваються;

      ухвалення рішень;

      завершення бесіди.

Роль професійної етики у діловому спілкуванні

Мораль – це система етичних цінностей, які признаються людиною. Мораль – найважливіший спосіб нормативної регуляції суспільних відносин, спілкування і поведінки людей в самих різних суспільному життю. Норми моралі одержують свій ідейний вираз в загальних уявленнях, заповідях, принципах про те, як повинен себе звістки. Мораль завжди припускає наявність певного етичного ідеалу, зразка для наслідування. Проте в моралі належне далеко не завжди співпадає з сущим. Більше того, на всьому протязі розвитку моральної свідомості внутрішнім стрижнем і структури його зміни є «суперечливо-напружене співвідношення понять сущого і потрібного».

Існує ряд понять, пов'язаних з поняттям «етика», більш приватного роду, як те:  «наукова етика» «релігійна етика» «професійна етика».

Професійна етика є багатозначним поняттям.  По-перше, це певні кодекси поведінки людей при виконанні ними своєї професійної діяльності.  По-друге, це теорія даних кодексів, способи  їх обґрунтовування. Актуальній є проблема співвідношення професійної етики і загальнолюдської моралі.  В цілому, дане співвідношення є різновидом діалектичного відношення частини і цілого.  Не можна підміняти загальнолюдську мораль професійній.  Існує тільки одна мораль, яка і є загальнолюдській, а всі інші специфічні етичні системи є лише її різновидом. 

Как  замечено в гениальном романе М.А. Булгакова «Мастер и Маргарита» об осетрине «второй свежести»:

«-  Голубчик, это вздор!

Чего вздор?

  -    Вторая свежесть – вот что вздор!  Свежесть бывает только одна -  первая, она же и последняя.  А если осетрина второй свежести, то это означает, что она тухлая!»

Тому коли виникають в свідомості суб'єктів суперечності між вимогами загальнолюдської моралі і вимогами професійної етики, то перевагу слід віддавати загальнолюдським етичним принципам.

Професійна етика багатообразна.  Найбільш значущі професійні етики – це етика лікаря, етика юриста, етика бізнесу, етика ученого, педагогічна етика і ін.

Особливості службового етикету

В поняття службового (ділового) етикету входять норми і звичаї, регулюючі культуру поведінки людини в суспільстві.

Службовий (діловий) етикет, це є сукупність правил, пов'язаних з умінням тримати себе в суспільстві, зовнішньою охайністю, правильністю побудови бесіди і ведення листування, письменністю і ясністю викладу своїх думок, культурою поведінки за столом і в інших ситуаціях ділового              і світського спілкування.

Етичний сенс етикету виявляється, перш за все, в тому, що з його допомогою ми одержуємо, можливість виразити пошану до людини.

„Зміст етикету” - визнання значущості людини або вияв пошани до нього, виражений у формі ввічливості, чемності" (Стошкус А. Етикет в розвитку суспільства). 
Залежно від призначення, соціальної приналежності його носіїв етикет може визначатися як придворний, дипломатичний, військовий, діловий і т.п.

Загальна тенденція, що характеризує сучасний етикет, - його демократизація, позбавлення від зайвої ускладненості і химерності, прагнення до природності і розумності. Ця тенденція, проте, не відміняє всієї суворості і обов'язковості застосування етикету, наприклад, в такій сфері, як міжнародне спілкування, де відступ від загальноприйнятих норм може завдати збитку і країні, і її представникам.

Що стосується ділового (службового) етикету, то він ґрунтується на тих же етичних нормах, що і світський. Білоруський дослідник І. Браїм, відзначаючи взаємозв'язок діловог о і світського етикетів, виділяє наступні загальні для них              етичні              норми:
- ввічливість, яка є виразом поважного відношення до людини. Проявляти ввічливість – значить, бажати добра людині. Суть ввічливості - доброзичливість; коректність або уміння тримати себе завжди в рамках пристойності, навіть              в              конфліктній              ситуації.
Тактовність - відчуття міри, перевищивши яке, можна образити людину або не дати йому "зберегти особу" в скрутній ситуації; - скромність - стриманість в оцінці своїх чеснот, знань і положення              в              суспільстві; благородність - здатність скоювати безкорисливі вчинки, не допускати приниження ради матеріальної або іншої вигоди. Точність - відповідність слова справі, пунктуальність і відповідальність при виконанні узятих зобов'язань в діловому і світському спілкуванні. (Браїм І.Н. Етика ділового спілкування).

В міжнародній сфері діловий етикет в цілому слідує нормам і традиціям, найбільш повно виражено в дипломатичному протоколі і етикеті. Під дипломатичним протоколом розуміється сукупність загальноприйнятих норм, правил і традицій, дотримуваних офіційними особами в міжнародному спілкуванні. При цьому дипломатичний етикет, як важлива частина протоколу, регламентує правила поведінки офіційних осіб під час різних заходів, що включають переговори, зустрічі делегацій, візити, бесіди, взаємні уявлення, прийоми і т.д.

Сучасний етикет успадковує звичаї практично всіх народів від сивої старовини до наших днів. В основі своїй ці правила поведінки є загальними, оскільки вони дотримуються представниками не тільки якогось даного суспільства, але і представниками самих різних соціально-політичних систем, існуючих в сучасному світі.

Дипломатичний протокол і діловий етикет носять наднаціональний характер і у зв'язку з цим отримали широке розповсюдження у сфері міжнародного ділового              спілкування.

Основні принципи протоколу відповідають етичним нормам ділового і світського спілкування і включають:

1)              взаємну              ввічливість;
2)              такт;
3)              невимушеність (природність, розкутість, але   не фамільярність;

4)              розумність              (раціональність);
5)              обов'язковість.

Етику ділового спілкування слід ураховувати в різних її виявах: у відносинах між підприємством і соціальним середовищем; між підприємствами; усередині одного підприємства. Між сторонами того або іншого виду ділового спілкування існує своя специфіка. Задача полягає в тому, щоб сформулювати такі принципи ділового спілкування, яке не тільки відповідали кожному виду ділового спілкування, але і не суперечили загальним етичним принципам поведінки людей. Разом з тим, вони повинні служить надійним інструментом координації діяльності людей, залучених в ділове спілкування.

Стосовно ділового спілкування основний етичний принцип можна сформулювати таким чином: в діловому спілкуванні при ухваленні рішення про те, які цінності слід вважати за краще в даній ситуації, поступати так, щоб максима твоєї волі була сумісна з етичними цінностями інших сторін, що беруть участь в спілкуванні, і допускала координацію інтересів всіх сторін.

Таким чином, в основі етики ділового спілкування повинна бути координація, а по можливості і гармонізація, інтересів. Природно, якщо воно здійснюється етичними засобами і в ім'я морально виправданих цілей. Тому ділове спілкування повинне постійно перевірятися етичною рефлексією, реабілітуючи мотиви вступу до нього. При цьому зробити етичні правильний вибір і ухвалити індивідуально рішення, часто справа зовсім не просте. Ринкові відносини надають свободу вибору, але разом з тим збільшують кількість варіантів рішення, породжують комплекс моральних дилем, що чекають ділових людей на кожному кроці в процесі їх діяльності і спілкування.

Норми моральності, що склалися є результатом тривалого по часу процесу становлення взаємин між людьми. Без дотримання цих норм неможливі політичні, економічні, культурні відносини, бо не можна існувати не поважаючи одного, не накладаючи на себе певних обмежень.

Правила етикету вироблені сторіччями і направлені зокрема на запобігання конфліктів і поліпшення відносин між людьми.

Ділова людина, діюча за правилами етикету, справляє якнайкраще враження на оточуючих, не прикладаючи до цього додаткових зусиль і зберігаючи при цьому власну чесноту.

Етикет – слово французького походження, що означає манеру поведінки. До нього відносяться правила чемності і ввічливості, прийняті в суспільстві.

Етикет – це зведення норм і правил поведінки, прийнятих у відповідній спільності людей.

В кожному суспільстві склалися свої правила поведінки. Наприклад, в селі прийнято по здороватися з тим, з ким зустрівся, у тому числі і з незнайомою людиною, в місті ж вітаються тільки із знайомими. Є і інші відмінності в міському і сільському етикеті. Також розрізняються побутовий і службовий (діловий) етикет.

Бесіда

Бесіда є найпоширенішою формою спілкування. Вона здійснюється з метою передавання інформації, обміну думками, почуттями та ін. Відповідно до мети спілкування розрізняють бесіди ритуальні (такі бесіди характерні для обрядів, ритуалів та ін.; люди, спілкуючись, дотримуються певного мовленнєвого етикету), особистісні (спілкування між близькими людьми — рідними, друзями, дітьми тощо; вважається, що саме в таких бесідах проявляються етико-пси-хологічні засади спілкування, гуманістичні установки індивіда, його етнопсихологічні особливості) та ділові (їхнім предметом є, як правило, конкретна справа). Залежно від кількості співрозмовників бесіди поділяють на індивідуальні та групові. Оскільки кожна бесіда — це акт творчості, прояву індивідуальності, то загальних рецептів, які б сприяли її ефективності, немає. Тим часом у практиці спілкування, особливо ділового, склалися певні вимоги, рекомендації, принципи її проведення. Саме про ділові бесіди йтиметься далі.

Ділова бесіда може виконувати такі функції: обмін діловою інформацією, контроль і координація розпочатих дій, формування перспективних заходів, стимулювання активності партнера зі спілкування, його розумових здібностей, пошук і розроблення стратегій і міжособистісних стосунків поведінки тощо. Індивідуальна бесіда характеризується наявністю діалогу між двома співрозмовниками. Метою проведення ділових індивідуальних бесід с уточнення позиції кожного учасника взаємодії, одержання додаткової інформації про них, знаходження пояснення тим чи іншим їхнім діям. Зазвичай ділові індивідуальні бесіди поділяються на дві групи:

• бесіди «вільні» з двостороннім обміном інформацією, щовідбувається без спеціальної підготовки;

• бесіди, спеціально підготовлені й суворо регламентовані.

Водночас ділова бесіда може бути офіційною й неофіційною, короткочасною або довготривалою, корисною або безкорисною, добровільною або вимушеною. Кожну ділову бесіду доцільно розглядати з таких позицій:
• досягнення позитивного результату для учасників взаємодії;
• презентація своїх професійних характеристик, їх перевірка в процесі ділового спілкування;
• утвердження свого іміджу засобом ефекту «особистої привабливості», привернення до себе симпатій присутніх під час бесіди;
• збір даних про протилежну сторону як ділового, так і особистого характеру;
• актуалізація ділового інтересу та людського взаєморозуміння.

Майстерне втілення в життя названих аспектів — гарант високої результативності ділової бесіди. При цьому «золотим правилом» проведення ділових бесід є відома фраза — «не спалювати мости», тобто хоч би як складалася ділова бесіда, ніколи не слід забувати, що світ «тісний», що можливі ефекти «бумеранга» і «недоброї слави». Отож збереження доброзичливих стосунків (ділових і особистих) завжди бажаніше, ніж набуття недоброзичливого ставлення до себе.

В науковій літературі описано чимало рекомендацій, які сприяють ефективності ділової бесіди. Передусім побажання стосуються попередньої підготовки до ділової бесіди, яка може містити вирішення таких завдань: ретельно продумати мету даної акції; відпрацювати логіку її здійснення; підібрати спеціальні прийоми (засоби) стимулювання комунікативною пронесу й нейтралізації негативної поведінки опонента. Як бачимо, підготовка до ділової бесіди починається з розроблення плану дій, встановлення її мети й завдання. Далі визначається стратегія й тактика поведінки в ній. При цьому особливу увагу звертають на змістовий аспект виступу, постановку питань, відповіді на можливі запитання. Людині, яка планує бесіду, необхідно проаналізувати свою зайнятість, тривалість передбачуваної бесіди, продумати, чи зручно вибрано час для співрозмовника. Мистецтву встановлювати ділові контакти з людьми можна навчитись, але поряд з цим необхідно мати щей доброзичливий інтерес до співрозмовника, тобто тон бесіди з учасниками взаємодії повинен бути доброзичливо-діловим, що швидко створює атмосферу взаємної довіри. Відомо, що людина, яка прочекала більше півгодини на зустріч, навряд чи буде налаштована доброзичливо на бесіду. Отож пунктуальність зміцнює атмосферу, причому пунктуальність обох співрозмовників, і якщо час бесіди прострочено, потрібно попередити партнера про непередбачену затримку й попросити його зачекати, вказавши час з невеликим запасом.

Важливими є рекомендації щодо втілення в життя логіки проведення ділової бесіди, творчої інтерпретації ситуацій, які виникають у їх ході (під час розмови), внутрішньої «мозкової атаки» з метою розв'язання неочікуваних проблем. Ідеться про своєрідне річище її проходження, складовими компонентами якого є вступна, основна й завершальна частини. Стосовно вступної частини, то вона охоплює такі фази, як початок бесіди й передавання інформації. Те, з чого і як почати бесіду, має важливе значення для успішного її здійснення й досягнення кінцевої мети. У практиці ділової розмови нерідко багато бесід «закінчуються», так і не розпочавшись. Постає запитання: «Чому?» По-перше, не було забезпечено психологічного контакту, тобто духовного зв'язку між співрозмовниками (його встановлення є важливим елементом початку бесіди, який може бути вербальним — через «ефект перших фраз», невербальним — через «зустріч поглядів», посмішку і т. п.;) по-друге, не встановлено емоційного контакту із співрозмовником (якщо, приміром, співрозмовник збуджений, йому потрібно допомогти заспокоїтися, тобто йдеться про орієнтування в ситуації на людину); по-третє, не витримано термінів комунікативної адаптації обох сторін до візуального іміджу учасників бесіди, до манери говорити і слухати; по-четверте, не дотримано специфічних риторичних прийомів вступної частини (ось деякі з них: візуальна презентація свого довір'я та симпатій протилежній стороні, зрозуміле і яскраве висвітлення суті проблеми, жорстке дотримання часового режиму обміну інформацією тощо.)

Основна частина охоплює безпосередню ділову розмову по суті проблеми, тобто йдеться про такі фази бесіди, як аргументування чи спростування доказів співрозмовника. Названі фази містять оволодіння риторичним мистецтвом використання прийомів стимулювання комунікативного процесу та створення атмосфери взаєморозуміння, ділової доброзичливості. Будуючи основну частину бесіди, варто пам'ятати, що в кожній діловій індивідуальній бесіді ситуацію, яка склалася, розглядають з різних поглядів дві людини, причому кожна з них вважає, що її думка найправильніша. Саме тому потрібно уявити повну картину подій або обстановки, орієнтуючись на слова співрозмовника. При цьому надзвичайно важливим є вміння слухати і правильно ставити уточнювальні запитання, які допомагають розкрити думки співрозмовника, і як висновок — правильно визначити його погляди. Отож перше слово за співрозмовником. Уважно слухаючи його, інший учасник взаємодії може зрозуміти, що він хоче або, навпаки, не хоче чи не може сказати без його допомоги. Практики радять, що всі уточнювальні запитання, які ви ставите в процесі бесіди, мають бути дуже конкретними й тактовними, не містити подвійного змісту й бути обгрунтованими. Якшо ділова бесіда будується на заздалегідь підготовлених запитаннях (має «сценарій»), перше з них слід сформулювати просто й цікаво, але не дискусійно. Саме тому, чим більше ви хочете переконати, тим менше ви повинні стверджувати. І тільки після цього можна переконливо й детально висловити свій погляд, причому так, щоб опонент побачив подію або проблему ніби з іншого боку і критично переглянув свої погляди, виходячи з більш повного знання ситуації. Дуже несприятливою та неефективною стає для бесіди нестримана категоричність суджень. Ідеться про такі фрази, як «тут кожному зрозуміло», «тут не може бути двох думок», які не лише не переконують, але й знищують доброзичливість співрозмовника. Практика організації ділових бесід показує, що, володіючи однаковими знаннями, люди часто не можуть домовитися. Таке трапляється тому, що в кожного з них свій погляд, крізь який вони «пропускають» навколишній світ. Саме тому в процесі бесіди завжди необхідно послідовно проводити основну думку, що допомагає виявити важливі чинники і прийти до певних висновків і рішень. Також слід намагатися «почути текст між словами»; не піддаватися думці, що співрозмовник помиляється, вибирати правильні моменти для зауважень і робити їх у тактовній формі; проявляти самокритичність у зустрічних зауваженнях; терпляче вислуховувати заперечення.

Завершальна частина складається із таких фаз, як ухвалення рішення, завершення бесіди й вихід з неї. Саме тому логічно на цій стадії узагальнити підсумки обговорення. При цьому важливо пам'ятати, що в бесіді рішення завжди має йти за обговоренням, в іншому разі співрозмовник замість висловлення своїх думок почне критикувати опонента. Неабияке значення має темп бесіди й паузи, які допомагають виокремити основне, підкреслити наступне або попереднє. Мова має вирізнятися чіткістю, зрозумілістю. Серед основних завдань, які вирішуються наприкінці бесіди, слід перелічити такі: досягнення основної або альтернативної мети; незалежно від взаєморозуміння чи відсутності останнього забезпечення сприятливої атмосфери; стимулювання співрозмовника до виконання наміченого; необхідна підтримка в майбутньому контактів із співрозмовником; складання розгорнутого резюме бесіди. Вихід із бесіди, тобто вихід із контакту — важлива деталь бесіди, адже вона формує «останнє враження». Ось чому, промовляючи прощальні слова, варто бути доброзичливим, привітним, поводитися так, щоб у партнера виникло бажання ще раз з вами зустрітися й загалом, з'явилося відчуття єдиного «Ми».

Ділові люди великого значення надають телефонній бесіді. І це не випадково, адже телефонне спілкування є найпростішим способом встановлення контакту. Вважається, що вміння ділової особи розмовляти телефоном впливає на її особистісний авторитет і авторитет установи, якою вона керує. Звісно, організації, які дбають про свою марку й реноме, широко практикують усередині фірми короткотермінові курси з питань оволодіння основами роботи з оргтехнікою, у тому числі і з телефоном. Практика ведення телефонних розмов свідчить, що потреба в таких курсах є і постійно зростає, адже володіння бесідою телефоном розглядається сьогодні як складова освіченості підприємців і керівників нової генерації. Актуальність телефонного спілкування зростає ще й тому, що середня тривалість телефонних дзвінків за останні роки збільшилася в кілька разів. Як стверджують психологи, час телефонних бесід зростає за рахунок емоційного забарвлення, мовної нечіткості, неділового характеру фраз, тобто на ділову інформацію витрачається дві третини часу, а одна третина йде на паузи й вираження власних емоцій з приводу почутого. Саме тому дуже важливо не лише вести коротку розмову телефоном, але й швидко перебудовуватися, реагуючи на різні теми й різних партнерів. Отже, перш ніж телефонувати, слід підготуватися до розмови. Для цього необхідно відповісти собі принаймні на такі запитання: «Чого я хочу досягти (встановлення загальних і проміжних цілей розмови)? Кому я хочу подзвонити? Коли я телефонуватиму? Які запитання я хочу поставити? Які документи мені стануть у нагоді? Які документи можуть знадобитися моєму партнерові?» Етика телефонної бесіди передбачає ввічливість і доброзичливість тону. Телефоном не варто говорити занадто голосно, так само й пошепки — вас мають почути на іншому кінці дроту. І хоча розмову з незнайомою людиною спланувати досить важко, однак і ця бесіда має відбуватися згідно із загальними вимогами: взаємне представлення, введення співрозмовника в курс справи, обговорення проблеми, лаконічність висловлювань, точність формулювань, чіткість дикції, завершальні слова.