Дистанционное общение

Методы передачи сообщений

Наиболее распространенными  техническими средствами информирования в коммуникациях являются системы  радиовещания и телевидения. Часто  наиболее важная информация, необходимая  очень широким деловым кругам, поступает именно через эти системы: сведения о принятии новых положений  и законов, постановления правительств, курсы валют, курсы ценных бумаг  и т.д. На массового потребителя  рассчитана трансляция рекламных материалов. Если передача телевизионных программ сопровождается текстовой информацией, которая может быть рассчитана на прием обычным телевизионным  приемником или приемником, оснащенным специальной аппаратурой, то говорят, что приемник имеет режим приема телетекста. При приеме такой программы  на экране телевизора вместо обычных  изображений высвечивается текст, как на экране монитора персонального  компьютера.

Однако в деловом общении  гораздо более важной может оказаться  необходимость передать партнеру какую-либо информацию, имеющую частный характер, т.е. не рассчитанную на широкую аудиторию. Для этого имеется широкий  набор технических средств, относящихся  к классу средств так называемой документальной электронной связи. Этот тип электросвязи предназначен для передачи сообщений, представленных в форме документов, т.е. буквенно-цифровых текстов, рукописей, чертежей, рисунков, фотографий и т.п. Можно выделить две большие группы таких средств, отличающиеся используемыми методами передачи сообщений: с факсимильным и кодовым методами передачи.

Факсимильный метод передачи сообщений предполагает непосредственную передачу изображения документа  с помощью специальных аппаратов - телефаксов, или просто факсов.

При передаче кодовым методом  производится посимвольное кодирование сообщений - как текстов, вводимых в персональный компьютер непосредственно с клавиатуры, так и графических файлов, т.е. соответствующим образом закодированных изображений (чертежей, рисунков, фотографий и т.п.). К последним относятся также файлы, полученные в результате обработки документов (на пример, стандартного листа бумаги с текстом официального письма, подписями и печатью) с помощью специальных устройств, называемых сканерами: эти устройства предназначены для получения электронной копии любого документа.

В качестве технических средств, реализующих кодовый метод передачи сообщений, в настоящее время  наиболее широко используются персональные компьютеры с соответствующим программно - аппаратным обеспечением, часто объединенные в компьютерные сети. Связь между  различными компьютерами в сети, а  также между компьютерными сетями осуществляется с помощью телекоммуникационных каналов - медных проводов, оптических волокон, радиоканалов (как наземных, так и спутниковых). Компьютерные сети могут включаться в мировую компьютерную сеть Интернет (Internet). На базе таких технических средств основаны чрезвычайно распространенные сейчас системы электронной почты, компьютерных досок объявлений, телеконференции, и т.п.

Телефакс

При использовании факсимильного  метода подготовленный документ (письмо, рисунок, официальный документ на соответствующем  бланке и т.п.) помещается в телефаксовый аппарат (факс), подключенный к обычной телефонной сети. У получателя копии документа имеется такой же аппарат, соединение с которым при передаче происходит путем ручного набора его номера, как при обычном телефонном звонке. После набора номера получателя и появления характерного ответного тонового сигнала в телефонной трубке факса, осуществляющего отправку документа, нажимается кнопка «Старт», после чего происходит протяжка документа через аппарат, считывание содержания документа и его передача получателю. По завершении передачи через несколько секунд подтверждается факт приема сообщения, а исходный документ автоматически освобождается передающим аппаратом для дальнейшего использования. Принимающий аппарат автоматически выдает точную копию переданного документа на специальной бумаге, предназначенной для телефаксовых аппаратов.

Факс-модем 

Промежуточное положение  между факсимильными и кодовыми методами занимают передача и прием  документов, осуществляемые с помощью компьютерных факс-модемов - электронных устройств сопряжении персонального компьютера с обычной телефонной линией.

Термин модем указывает  на сочетание функций модуляции  и демодуляции. При модуляции  дискретный сигнал, с которым работает персональный компьютер (последовательности стандартных импульсов тока положительной  и отрицательной полярности), преобразуется  в аналоговый сигнал (непрерывное  колебание с изменяющейся частотой или фазой), передаваемый по телефонной линии. При демодуляции осуществляется обратное преобразование аналогового  сигнала в дискретный при вводе  информации из телефонной линии в  компьютер.

Конструктивно факс-модем  выполняется в двух вариантах: либо в виде отдельного устройства, подсоединяемого  к компьютеру и телефонной розетке  параллельно телефонному аппарату, либо в виде стандартной платы, размещенной  непосредственно внутри корпуса  компьютера и имеющей соединение с телефонной розеткой, как и первом варианте.

В режиме приема факс-модем  обеспечивает прием телефонного  вызова, полностью эквивалентный  снятию трубки телефонного аппарата, параллельно которому он подключен. Далее происходит прием информации от передающего телефакса (или аналогичного факс-модема) и запись ее в память компьютера в виде графического файла. Требуемая копия документа получается путем распечатки этого файла на принтере и не отличается от копии, которая была бы получена на выходе телефакса. Режим передающего телефакса также ничем не отличается от режима передачи на обычный телефакс.

При использовании факс-модема в отличие от обычного телефакса  для передачи документа требуется  предварительное изготовление электронной  копии этого документа, т.е. создание соответствующего графического файла, вводимого далее в персональный компьютер и передаваемого с  помощью факс-модема по телефонной линии. При этом факс-модем автоматически (после подачи команды «Отправка») осуществляет набор номера принимающего телефакса или телефона, к которому подключен принимающий факс-модем, входит во взаимодействие с приемной аппаратурой и после подтверждения  соединения осуществляет передачу подготовленного  файла. Автоматическое разъединение происходит только после подтверждения правильности приема сообщения. Вся процедура  передачи документа получателю занимает ровно столько же времени, что  и при использовании обычного факса.

Сканер

Сканеры используются для  изготовления электронной копии  передаваемого документа. Существует три основных типа сканеров: ручные, листовые (протяжные) и планшетные. Все типы сканеров представляют собой  отдельные устройства, подключаемые к тому или иному порту персонального  компьютера и предполагающие использование  специального программного обеспечения  для распознавания различных  текстов и изображений. Существуют модели, предназначенные для распознавания  как черно-белых, так и цветных  изображений.

Электронная почта

В настоящее время невозможно представить себе ни одного серьезного руководителя предприятия или организации, который мог бы обойтись в своей  работе без электронной почты (e-mail - сокращенное «electronic mail»), адрес которой указывается на визитной карточке наряду с номерами телефонов и факсов. Электронная почта является одной из основных услуг, предоставляемых в глобальной компьютерной сети Интернет.

С помощью электронной  почты можно пересылать сообщения, подготовленные в специальном окне путем ввода буквенно-цифровых текстов  с клавиатуры компьютера.

Кроме таких сообщений  возможна пересылка заранее подготовленных файлов любого вида (текстовых, графических, фотографий и т.д.) как приложения к обычному письму. В качестве такого приложения может быть отправлен  и звуковой файл, содержащий несколько фраз типа тех, которые обычно произносятся для записи на автоответчик при отсутствии абонента. В программе любой электронной почты существует специальный режим вызова находящегося в памяти компьютера и подлежащего передаче файла (режим «Приложение») и его присоединения к письму. Главное меню содержит соответствующую пиктограмму (изображение канцелярской скрепки). Для запуска программы выбора приложения необходимо установить указатель текущего положения мыши на эту пиктограмму и однократно нажать на крайнюю левую клавишу мыши.

Как приложение к письму, в частности, может фигурировать и электронная копия документа, который в случае отсутствия электронной  почты может быть отправлен с  помощью факса или факс модема. Однако отправка по электронной почте  обойдется существенно дешевле  с тем же результатом: реципиент  получит точную копию передаваемого  документа с подписями, печатями, графическими изображениями и проч., как при использовании обычного факса. Разумеется, качество копии зависит  от разрешающей способности принтера у получателя документа, но современные  струйные и тем более лазерные принтеры обеспечат качество копии, во всяком случае, не хуже, чем телефаксовый аппарат.

Одно из основных преимуществ  электронной почты по сравнению  с факсовой (факс - модемной) связью. При передаче сообщений по факсу пользователь должен оплачивать телефонное соединение с получателем, причем за все время передачи сообщений; если сообщение передается в другой город, а тем более в другую страну, стоимость сеанса связи может быть очень высокой. При использовании электронной почты телефонная связь осуществляется лишь с ближайшим провайдером, обычно находящимся в одном с отправителем городе. По тарифам внутригородских телефонных линий и основная оплата производится поминутно лишь за пользование сетью Интернет, что во много раз дешевле поминутной оплаты междугородных или международных телефонных переговоров.

Телефонный разговор

Телефонный  разговор -- это контактное по времени, но дистанционное в пространстве и опосредованное специальными техническими средствами общение собеседников. Соответственно отсутствие визуального контакта увеличивает нагрузку на устно-речевые средства взаимодействия партнеров по общению.

Статистики утверждают, что  бизнесмены, чья деятельность связана  с необходимостью установления деловых  контактов, тратят на разговоры по телефону от 25 до 75% рабочего времени.

Особенности телефонной коммуникации

У телефона есть ряд преимуществ, которых лишены другие средства коммуникации. Главные из них: скорость передачи информации (выигрыш во времени); немедленное  установление связи с абонентом, находящимся на любом расстоянии; непосредственный обмен информацией  в форме диалога и возможность  достичь договоренности, не дожидаясь  встречи; конфиденциальность контакта; сокращение бумагооборота; экономия средств на организацию контактов других видов (довольно часто первый телефонный разговор, за которым должны последовать личные контакты (разговоры, беседы, встречи), может оказаться последним).

Американские специалисты  по деловому общению утверждают, что  одним из факторов бедственного положения  некоторых малых предприятий  являются скверные манеры их служащих, которые отчетливо проявляются  в разговорах по телефону. Хотя в  настоящее время не существует стандартов, позволяющих подготовить соответствующих  работников (секретарей-референтов, пресс-секретарей, агентов фирм и т.д.) к грамотному ведению телефонных переговоров, но уважающие себя фирмы обращают большое  внимание на корпоративную культуру сотрудников во внутреннем и внешнем  деловом общении.

Чтобы освоить правила  эффективного ведения телефонных переговоров, необходимо сначала осознать отличительные  характеристики этого вида контактов  и учесть все значимые компоненты этой типичной коммуникативной ситуации.

Коммуникативная установка - расположить собеседника к дальнейшим деловым контактам; получить, передать достоверную информацию, не тратя времени и средств на командировки или переписку.

Ролевые установки. В деловом разговоре по телефону роли собеседников ничем не отличаются от таковых в непосредственных контактах, однако дополнительное преимущество получает инициатор разговора, так как он заранее продумывает свое поведение, выбирая удобный ему момент и манеру ведения разговора.

Невербальными средствами общения  по телефону могут быть паузы (их продолжительность), интонация (выражающая энтузиазм, согласие, настороженность и т.д.), шумовой  фон, а кроме того, быстрота снятия трубки (после гудка), параллельное обращение к другому собеседнику  и т.д.

Правда, все перечисленные  моменты могут не согласовываться  с вашими мотивами, если инициатор  беседы--кто-то другой. Поэтому нужно  быть готовым к тому, что по объективным  или субъективным причинам разговор может сорваться, что собеседник может просто не захотеть разговаривать  с вами.