Организация и деятельность торговых фирм

2). Организация  и деятельность торговых фирм. 
 

         Деятельность торгового предприятия не протекает самостоятельно. Она направляется людьми, Регулируется ими и управляется. Управление – есть сознательное воздействие человека на объекты и процессы в целях придания деятельности предприятия коммерческой направленности и получения определенных результатов.

     По  мере усложнения производства управление превратилось в особую категорию, вовлекая все больше и больше участников. В управлении деятельностью предприятия присутствуют две стороны: управляющие и управляемые. Тех, кто управляет, принято называть субъектами управления, к ним относятся администраторы, руководители, управляющие. Объекты управления – это те, кем управляют – работники, коллективы, и то, чем управляют – экономика, коммерческое дело, торговый процесс.

        В современных условиях деятельность  торгового предприятия связана  с предпринимательством, коммерцией, эконометрикой, экономической кибернетикой  и информатикой.  Этим определяется  новый качественный уровень и экономический рост рынка. Соответствующим образом должна строиться и организационная структура управления торговым предприятием.

     Коммерческая  деятельность торговых предприятий  имеет много общего. Однако конкретные управленческие решения, разработанные и реализованные одними торговыми предприятиями, не всегда могут быть использованы другими предприятиями.

      В новых условиях хозяйствования коммерческая деятельность рассматривается как определяющая основа торгового предприятия. Одновременно усиливается внимание к функциям  и структуре управления коммерческой деятельностью предприятия. Система управления носит достаточно динамичный характер, направленный на адаптацию структуры коммерческой деятельности к особенностям и тенденциям развития рынка.

      При управлении коммерческой деятельностью  выполняются функции процесса управления: планирование, организация, учет и контроль.

      - Планирование закупок, товарных  запасов и продаж связано с  динамикой торговых процессов  и способствует достижению поставленных целей торгового предприятия.

     - Сущность организации состоит  в упорядочении, согласовании, регламентировании  действий исполнителей, участвующих в процессах закупки, продажи и продвижения товаров до потребителей.

      -Учет  представляет собой документальное  оформление поступлений, приемки, реализации товаров и их достижения в торговом предприятии.

      -Контроль  подразумевает активное слежение за исполнением управленческих воздействий, проверка соблюдения документов, регламентирующих коммерческо – предпринимательскую деятельность торгового предприятия.

       Коммерческая деятельность координируется  и контролируется коммерческим  директором, который подчиняется  руководителю торговой фирмы  (компании).

      По  группам

однородного

состава 

     Важным  условием эффективности управления  коммерческой деятельности является  ее местоположение и взаимосвязанные действия в организационной структуре торгового предприятия. Эти признаки определяются сферой деятельности предприятия, его стратегическим курсом и объемом реализации продукции.

     Существует  несколько типов организационной  структуры торгового предприятия: линейная, функциональная, линейно – штабная, линейно – функциональная, Дивизиональная, матричная.

     Обычно  малые торговые предприятия начинают  свою деятельность с простой  линейной организации, в которой  распределение полномочий идет  сверху вниз. Функциональное управление, широко используемое в средних торговых предприятиях, - это управление по отдельным функциям (маркетинг, финансы, сбыт, кадры), при котором высшее звено руководит сотрудниками низовых уровней, но только в пределах одной функции.

     В практике управления торговым предприятием обычно используют типы организационной структуры в определенной комбинации. Разнообразие организационных структур вызвано адаптацией торговых предприятий к новым условиям, развитием потребительского рынка, коммуникационных сетей и совершенствованием коммерческой деятельности.

     Можно выделить три наиболее характерных  варианта организационной структуры  торгового предприятия в увязке с местоположением и управлением коммерческой деятельностью.

     Первый  вариант предпочтителен для торгового предприятия со средним товарооборотом и неширокой номенклатурой товаров, например предприятия, занятые розничной продажей мебельных товаров. Основное достоинство этой организационной структуры – простота системы управления функциональных подразделений. Иерархический ранг имеет две ступени, т. е. два уровня управления. Предусматривается линейная связь управления функциональными подразделениями с подчинением администрации предприятия.

     Такие группы, как планово – экономическая, бухучета и финансов, коммерческо – распорядительная, составляют первый уровень. На коммерческо – распорядительную службу возложены совершение коммерческих сделок, закупки и организация поставок товаров. Но главные функции коммерческой службы – это управление операциями купли – продажи и расширение целевых рынков мебели, действующих на коммерческой основе. Процессы, связанные с реализацией мебели, представлены вторым уровнем управления. Вся технологическая цепочка по доведению товаров из сферы производства в сферу конечного потребления ориентирована на минимальные издержки.

       Второй вариант наиболее типичен  для торгового предприятия с  большим объемом реализации продовольственных  товаров. В этом случае предусматривается  линейно – функциональная организационная  структура с центральным управлением деятельностью торгового предприятия.

     Система управления состоит из трех взаимосвязанных  уровней. В непосредственном подчинении администрации торгового предприятия  находятся четыре подразделения  первого уровня, занимающиеся экономическими, бухгалтерскими, финансовыми и коммерческими вопросами, а также маркетинговыми исследованиями состояния целевых рынков продовольственных товаров. На втором уровне управления представлены службы организующие закупку, поставку, перепродажную подготовку и реализацию продовольственных товаров. Продажа товаров выполняется по группам однородного состава. На третьем уровне задействовано производственное подразделение, отвечающее за организацию выпуска продукции своими силами. В обязанности подразделения входит обеспечение управления технологическими процессами и всей цепочкой производства предусмотренной номенклатуры продукции. Информационное обеспечение и управленческие решения рассчитаны на компьютерные средства. В рассмотренной структуре осуществляются вертикальные и горизонтальные связи, координация и управление всей деятельностью торгового предприятия.

     Третий  вариант используется в крупном  торговом предприятии со значительным объемом реализации продукции. Обычно такая схема свойственна фирмам с централизованной оптовой продажей непродовольственных товаров или средств производства. Иерархический ранг и управление имеют два уровня. К первому относятся такие отделы, как планово – экономический, финансовый, маркетинговых исследований, юридический, бухгалтерия.

     Особая  роль принадлежит коммерческой службе, объединяющей пять отделов, которые осуществляют коммерческую политику фирмы. Деятельность отдела закупок осуществляется на основе постоянного изучения рыночной конъюнктуры спроса и предложения. В результате вырабатывается стратегия товарно – материального обеспечения. В обязанности этого отдела входят также управление материальными запасами и поддержание должного уровня обслуживания потребителей. Отдельно выделен транспортный отдел, отвечающий за доставку сырья и средств производства потребителям. Он координирует отправку железнодорожных вагонов с отгруженной продукцией, отслеживает прохождение вагонов до потребителей и т. д. Определенное значение придается отделу взаимозачетов. Отдел внешних связей решает вопросы, касающиеся поставок импортного сырья, материалов и средств производства, таможенного обслуживания и досмотра.

     Второй  уровень представляет управление всей технологической цепочки при  реализации сырья и средств производства на целевых рынках. Особое внимание уделяется получению прибыли в результате успешного ведения и расширения коммерческого дела.

     В нынешних условиях перехода к рынку  многие предприятия испытывают платежеспособный кризис, поэтому они не могут рассчитываться за то количество сырья и средств  производства на целевых рынках. Особенно это касается предприятий ведущих отраслей промышленности. Практически они являются должниками из – за дебиторской или кредиторской задолженности: металлурги должны энергетикам, энергетики – машиностроителям, машиностроители – химикам и т. д. больше всех страдают железнодорожники из – за дебиторской задолженности. В результате предприятия попадают в затруднительное положение, приводящее порой к остановке производства. В данной ситуации важная роль принадлежит оптовым торговым предприятиям, в частности их взаимозачетным отделам по реализации сырья и средств производства.