Отчет по производственной практике в ЧП «Академия цвета»

Христианский  гуманитарно-экономический  университет 
 
 
 
 
 

Производственная  практика

Студентки 5  курса факультета экономики и менеджмента

Специальности менеджмент организаций

Лисовой Ирины Сергеевны 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Одесса 2010

     Частное предприятие «Академия цвета» было основано в апреле 2005 года. Расположено предприятие на Итальянском бульваре , 1 ,прямо возле Одесского театра музыкальной комедии. Директор ЧП «Академия цвета» - Дзина Анатолий Федорович.

     Юридический адрес фирмы : ул. Кордонная, 70Б

     Фактический адрес: ул. Итальянский бульвар,1.,оф. 5.

       Предметом деятельности фирмы является  осуществление производственной, торговой , инновационной и  финансовой деятельности.

     В соответствии с предметом деятельности и главными целями создания и деятельности ЧП «Академия цвета» осуществляет свою деятельность в таких направлениях, как :

     - предоставление услуг с маркетинга, брокерской (маклерской и дилерской) , а также лизинговой деятельности;

     - приобретение , продажа , аренда движимого и недвижимого имущества для юридических и физических лиц, проведение ипотических операций;

     - организация инновационной деятельности , участие в разработке и реализации инновационных проектов , в том числе, в строительстве, в торговле и сфере обслуживания;

     - разработка и участие в реализации коммерческих и некоммерческих экологических программах регионов и предприятий.

     На  данном этапе частное предприятие  «Академия цвета» занимается закупкой, продажей лакокрасочной продукции  и керамической плитки беларусского  производства «Керамин». Предприятие является официальным представителем торговых марок  «Soframap»   и «Хемпель».

     Структура  фирмы «Академия цвета» является линейной ,так как характеризуется наличием только вертикальных линейных связей, которые состоят в передаче руководительского влияния от руководителя до подчиненных во всех вопросах деятельности   , которая является его компетенцией. Эта структура  управления является четкой и простой. Ее преимущества состоят в том, что информация проходит быстро через приказы, распоряжения, подчиненные получают указания только от своего непосредственного руководителя.

     Табл.1 Структура предприятия «Академия цвета» ..

       

 
 
 
 

        Я проходила практику на предприятии  «Академия цвета»  на должности  офис-менеджера. Работа достаточно  интересная, продуктивная, которая требует совмещения обязанностей инспектора по кадрам, бухгалтера, менеджера, в частности, менеджера по плитке,  а также секретаря. Я работала с такими документами, как приказы, распоряжения , табель выхода сотрудников на работу, должностные инструкции, счета, накладные на отгрузку/разгрузку товара ,бланками  заказа канцтоваров и т.д. В своей работе я пользовалась факсом, принтером, сканером, ксероксом, телефоном. Офис-менеджер относится к категории специалистов , основными задачами которого являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от неё приказом директора. Я ,как офис-менеджер, непосредственно подчинялась директору ЧП «Академия цвета» Дзина Анатолию Федоровичу и руководствовалась в своей деятельности:

- законодательными  актами Украины;

- Уставом ЧП «Академия цвета»;

- Положением  о внутреннем распорядке рабочего  времени;

- Положениями  об отделах ЧП «Академия цвета»;

- приказами  руководства;

-нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

- должностной инструкцией офис- менеджера.

        На протяжении своей  производственной практики я получила знания в области:

- организационно-штатной  структуры и сотрудников ЧП «Академия цвета»;

- положений,  приказов и внутренних процедур  фирмы ЧП «Академия цвета»;

- функций  и задач подразделений фирмы;

- функциональных обязанностей сотрудников административного отдела ЧП «Академия цвета»;

- своих функциональных обязанностей и прав;

- своих действий при внештатных и аварийных ситуациях.

        В ходе своей работы я занималась документационным обеспечением управления в фирме «Академия цвета» :

- принимала документы и личные заявления на подпись директора ЧП «Академия цвета»;

- фиксировала  оттиска  печати на договорах и приказах;

- работала с приказами, распоряжениями: готовила  проекты, оформляла, подписывала , согласовывала, знакомила сотрудников Компании, регистрировала, вела учёт, хранение, формирование дел;

- работала с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): занималась приёмом, регистрацией, передачей адресату, учётом, хранением;

-  получала  корреспонденцию по юридическому, почтовому и фактическому адресам;

- работала с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения):проводила  регистрацию, передачу, учёт, хранение; оформляла письма директора и его заместителей; отправляла срочные писем;

- занималась ведением и оформлением протокола совещаний и заседаний;

- оформляла  доверенности на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;

- по  поручению директора ЧП «Академия цвета» и сотрудников фирмы «Академия цвета» выполняла копировально-множительные работы;

- по  поручению директора Дзина Анатолия Федоровича проводила подготовку проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности ЧП «Академия цвета» в целом, а также по поручению директора печатала служебные материалы, вводила информацию в банк данных, формировала дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивала их сохранность и сдачу в архив.

       Также во время практики я  проводила приём телефонных звонков и, в случае необходимости, переводила их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксировала полученной по телефону для директора информацию в его отсутствие и доводила её содержание до его сведения.

Также готовила совещания и заседания, проводимых директором ЧП «Академия цвета» (оповещала участников о времени и месте проведения, повестке дня).

       В мои обязанности также входила:

-  организация встречи посетителей и гостей ЧП «Академия цвета».

- заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.

- обеспечение   жизнедеятельности офиса (заказ канцелярии ежеквартально.

- осуществление подписки на периодические издания.

- оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей.

- организация и контроль за соблюдением сотрудниками Компании инструкции по безопасности и режима работы, установленными администрацией фирмы-арендодателя.

        Также я координировала и контролировала работу водителя (приём заявок на машину и разработка графика использования автотранспорта ЧП «Академия цвета»),курьеров, уборщицы.

        На предприятии «Академия цвета» существует штатное расписание .

Штатное расписание — форма отчётности юридического лица, организационно-распорядительный документ, отображающий структуру компании, численность отделов, сотрудников, а также размер их заработной платы. Кроме того, оно включает в себя также учёт всех возможных дополнительных выплат сотрудникам — премий, компенсаций и т. д. в зависимости от занимаемой должности. Штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. Если штатное расписание занимает несколько листов, страницы нумеруются, затем оно прошивается и скрепляется печатью и подписью руководителя организации. 

«УТВЕРЖДАЮ»

Директор  ЧП ____________

_________________(Ф.И.О.)

Штатное расписание

с «__» ____________20   г.

                Итого

         Изменения в штатное расписания вносятся приказом по основной деятельности «О внесении изменений в штатное расписание», который подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо.

         В конце каждого месяца я составляла табель учета рабочего времени, где указывала количество рабочих дней, количество выходных дней, а также количество календарных дней,  которые проработали сотрудники за месяц.

Форма по ОКУД

__________________________________________________________________________по ОКПО                                                                                                    

                                              (Наименование организации)                               

                                                                                                                                

Штатное расписание