Инкассация денежных средств

     Рекомендации  по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке  собственными силами организации приведены  в приложении № 2 к Порядку ведения кассовых операций.

     Согласно  пункту 2 указанных рекомендаций руководитель предприятия должен предоставить кассиру  охрану при транспортировке денежных средств и ценностей из учреждений банков или сдаче в них и, в  случае необходимости, транспортное средство для их доставки.

     При транспортировке денежных средств  кассиру, сопровождающим его лицам  и водителю транспортного средства запрещается:

• разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей;
• допускать в салон транспортного средства лиц, не назначенных руководителем предприятия для их доставки;
• следовать пешком, попутным или общественным транспортом;
• посещать магазины, рынки и другие т.п. места;
• выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставления денег и ценностей по назначению.

     В случае, если организация имеет собственное  специализированное охранное подразделение, в состав охраны могут выделяться вооруженные сотрудники указанного подразделения.

     При каждом выделении сотрудников для  обеспечения доставки наличных денежных средств, уполномоченным должностным лицом проводится инструктаж кассира, водителя, сотрудников охраны и иных привлеченных лиц. Как правило, в качестве ответственного за проведение инструктажа должностного лица выступает руководитель охранного и (или) кадрового подразделения. Факт проведения инструктажа рекомендуется отражать в специальном журнале (книге) учета.

     Расходы по обеспечению сохранности денежных средств собственными силами организации (включая оплату труда сотрудников, отчисления с оплаты труда на нужды обязательного социального страхования и обеспечения, горюче-смазочные материалы и т.п.) при их доставке в учреждения банков или наоборот в кассы организаций принимаются в целях налогообложения по налогу на прибыль при условии соблюдения положений статьи 252 НК РФ об обоснованности и документальном подтверждении производимых расходов.

     Расходы на содержание собственной охранной службы, включая расходы по обеспечению  сохранности наличных денежных средств  при их доставке, принимаются в целях налогообложения прибыли на основании подпункта 6 пункта 1 статьи 264 НК РФ. 

Обеспечение сохранности денежных средств при их доставке привлеченными частными охранными предприятиями 

     Согласно  положениями статей 1, 3 и 11 Закона Российской Федерации от 11 марта 1992 г. № 2487-1 "О частной детективной и охранной деятельности в Российской Федерации" (в редакции изменений и дополнений) оказание охранных услуг на договорной основе разрешается только предприятиям, специально учреждаемым для их выполнения.

     Таким предприятиям разрешается оказание услуг, в том числе, и в виде вооруженной охраны имущества собственников, включая и обеспечение доставки наличных денежных средств.

     Свои  полномочия на право осуществления  соответствующей деятельности охранные структуры должны подтверждать соответствующими лицензиями, выдаваемыми в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

     В настоящее время Положение о  лицензировании негосударственной (частной) охранной деятельности утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 14 августа 2002 г. № 600, согласно которому лицензирование охранной деятельности осуществляется МВД России.

     Учитывая  изложенные требования действующего законодательства, в заключаемых с охранными  фирмами договорах в обязательном порядке необходимо отражать сведения о реквизитах предъявленной лицензии, в частности, дата выдачи лицензии и ее порядковый номер; наименование органа, выдавшего лицензию; календарный период, на который лицензия выдана и вид деятельности согласно лицензии.

     Отношения организации с привлекаемыми  частными охранными предприятиями  регулируются письменным договором  на оказание возмездных услуг, в котором  отражаются сведения о договаривающихся сторонах, в том числе номер  и дата выдачи лицензии, содержание поручения (услуги), срок его выполнения, ориентировочная сумма денежных расходов и гонорара за услуги, меры ответственности сторон за невыполнение условий договора, порядок разрешения споров по ненадлежащему оказанию услуг (причинение ущерба хищением имущества и т.п.), порядок производства расчетов по договору и его дата заключения.

     Договор считается заключенным, если между  сторонами на конфиденциальной основе достигнуто соглашение по всем его  пунктам, и он составлен с соблюдением  условий, регламентированных Гражданском кодексом Российской Федерации.

     Стоимость услуги (цена) по договору определяется соглашением сторон. При этом цена может определяться исходя из согласованной  сторонами суммы ежемесячных  платежей (платежей за любой другой период), или исходя из согласованной сторонами стоимости "человека-дня" оказания услуги. В последнем случае, к выставляемым счетам должны прилагаться, кроме того, данные о фактически отработанном рабочем времени.

     Порядок пересчета цены услуги устанавливается  отдельными условиями договора. При этом могут предусматриваться как порядок увеличения цены услуги с досрочным уведомлением организации об этом, так и возможность снижения расценок по договору по причине ненадлежащего исполнения обязательств охранным предприятием, выразившегося в причинении ущерба организации.

     В отдельном порядке условиями  заключаемого договора предусматривается  ответственность охранного предприятия  за полноту доставки наличных денежных средств, а также за своевременность  их доставки, и возмещение в случае несвоевременной доставки денежных средств охранным предприятием штрафных санкций, накладываемых на организацию за превышение лимита денежных средств.

     Основным  первичным оправдательным документом, который используется в расчетах сторон по заключенному договору, является двусторонний акт приемки работ с отражением в нем характера оказанных услуг, их оценки (не ниже удовлетворительно) и (или) соответствия услуг условиям договора, а при организации расчетов по "человеку-дню" также и количества отработанного рабочего времени.

     Действующим порядком оформления актов за выполненные  работы и услуги предусмотрено наличие  подписей ответственных лиц обеих  сторон. Наличие печатей необходимо в том случае, если это определено условиями хозяйственного договора (см., в частности, письмо Госналогинспекции по г.Москве от 10 февраля 1995 года № 11-13/2072 "О первичных документах по отражению хозяйственных операций").

     Расходы по оплате услуг, оказываемых частными охранными предприятиями по доставке наличных денежных средств, принимаются в целях налогообложения по налогу на прибыль в соответствии с подпунктом 6 пункта 1 статьи 264 НК РФ. При этом обязательным условием для отнесения расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль является наличие у охранного предприятия лицензии на право осуществления охранной деятельности.

     В бухгалтерском учете при отражении  расходов по оплате услуг охранных предприятий оформляются следующие  записи:

• дебет счетов 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 29 "Обслуживающие производства и хозяйства", 44 "Расходы на продажу" кредит счетов 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" стоимость услуг по доставке наличных денежных средств, оказанных частными охранными предприятиями (без НДС);
• дебет счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" кредит счетов 60, 76 НДС с услуг, оказанных частными охранными предприятиями;
• дебет счетов 60, 76 кредит счетов 51 "Расчетные счета", 52 "Валютные счета" оплата услуг, оказанных частными охранными предприятиями;
• дебет счета 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "Расчеты по НДС" кредит счета 19. при расчетах с бюджетом зачтены суммы "входного" НДС в части оплаченных и фактически оказанных услуг, по которым имеются выставленные в установленном порядке счета-фактуры.

     Обеспечение сохранности денежных средств при их доставке подразделениями вневедомственной охраны 

     Для обеспечения сохранности наличных денежных средств при их доставке наряду со специализированными коммерческими  предприятиями могут также привлекаться подразделения вневедомственной охраны МВД России, которые осуществляют свою деятельность на основании Положения о вневедомственной охране при органах внутренних дел Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 14 августа 1992 г. № 589 (в редакции изменений от 13 июля 2004 г.).

     В соответствии с пунктом 10 указанного Положения оплата оказываемых данными  подразделениями услуг производится по договорным ценам с учетом экономически обоснованных затрат и 5-процентного  превышения доходов над расходами для возмещения убытков в связи с кражами и пожарами.

     Порядок оказания поручаемых услуг и производства расчетов с подразделениями вневедомственной охраны регулируются положениями заключаемого сторонами договора на оказание услуг  в сфере охраны.

     Обоснование цены услуги оформляется отдельным  приложением к договору (протоколу  согласования цены) с приложением  к нему соответствующих калькуляционных  расчетов.

     Расходы на оплату охранных услуг, оказываемых  подразделениями вневедомственной охраны, принимаются в целях налогообложения прибыли на основании того же подпункта 6 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

     При всем этом следует учитывать, что  согласно постановлению Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 25 ноября 2003 г. № 10500/03 услуги, оказываемые подразделениями вневедомственной охраны по охране имущества физических и юридических лиц на основе заключенных с ними договоров, подпадают под услуги, указанные в подпункте 4 пункта 2 статьи 146 НК РФ, согласно которой не признается объектом налогообложения налогом на добавленную стоимость выполнение работ (оказание услуг) органами, входящими в систему органов государственной власти и органов местного самоуправления, в рамках выполнения возложенных на них исключительных полномочий в определенной сфере деятельности в случае, если обязательность выполнения указанных работ (оказания услуг) установлена законодательством Российской Федерации, законодательством субъектов Российской Федерации, актами органов местного самоуправления.

     Освобождение от обложения НДС услуг, оказываемых подразделениями вневедомственной охраны по охране имущества физических и юридических лиц на основе заключенных с ними договоров, подтверждено в письме МНС России от 29 июня 2004 г. № 03-1-08/1462/17 "О налогообложении налогом на добавленную стоимость услуг, оказываемых подразделениями вневедомственной охраны".

     В данном письме также отмечено, что  если подразделениями вневедомственной охраны выставляются или выставлялись счета-фактуры с выделением сумм налога на добавленную стоимость за оказанные им охранные услуги, то в соответствии с подпунктом 4 пункта 2 статьи 170 НК РФ уплаченные организациями суммы НДС к вычету при расчетах с бюджетом не принимаются.

     Учитывая  законодательное регулирование  вопросов ценообразования на услуги подразделений вневедомственной охраны, а также освобождение указанных услуг от обложения налогом на добавленную стоимость, пользование услугами именно данных структур при доставке наличных денежных средств представляется наиболее выгодным.

     В бухгалтерском учете документально подтвержденные расходы по оплате услуг подразделений вневедомственной охраны оформляются записью по дебету счетов учета производственных затрат (20, 26, 29, 44 и др.) и кредиту счетов учета расчетов (60, 76), без отражения сумм "входного" НДС. 

     Обеспечение сохранности денежных средств при их доставке подразделениями инкассации 

     Доставка  наличных денежных средств при их сдаче в учреждения банков или  предприятия Россвязи может осуществляться на договорных условиях через инкассаторские службы учреждений банков или специализированные инкассаторские службы, имеющие лицензию Банка России на осуществление соответствующих операций по инкассации денежных средств или других ценностей.

     Отношения с указанными структурами также  регулируются положениями заключаемых сторонами договоров, в которых обязательно указание реквизитов лицензии, подтверждающей право другой стороны на оказание охранных услуг. Факт оказания услуг подтверждается двусторонними актами приемки-сдачи.

     Типовой договор на перевозку ценностей подразделениями инкассации утвержден Инструкцией Центробанка России от 16 ноября 1995 г. №  31.

     В соответствии со статьей 5 Федерального закона от 2 декабря 1990 г. № 395-I "О банках и банковской деятельности" (в редакции изменений и дополнений) инкассация денежных средств, векселей, платежных и расчетных документов отнесена к банковским операциям, а потому расходы по оплате услуг, оказываемых подразделениями инкассации в соответствии с пунктом 11 ПБУ 10/99 включаются в состав операционных расходов организации и, следовательно, отражаются непосредственно на балансовом счете 91 "Прочие доходы и расходы":

• дебет счета 91, субсчет "Прочие расходы" кредит счетов 60, 76 расходы по оплате услуг инкассации (без НДС);
• дебет счета 19 кредит счетов 60, 76 НДС со стоимости оказанных услуг.